会计电算化讲义第三章.doc

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1、第三章 会计电算化基本要求第一节会计电算化法规制度会计核算必须执行一系列的规章、制度和方法，这在手工方式下是靠会计人员来具体执行，由上级部门、审计部门、税务部门等来进行检查的。会计电算化后，原来进行数据处理的环节由计算机代替，而且由程序自动处理，十分隐蔽。为此，我国经过多年的探索，建立了会计软件的基本评估体系，以确认会计软件是否满足有关要求。 1999年 10月 31日通过的中华人民共和国会计法以法律的形式规定：使用电子计算机进行会计核算的，其软件及生成的会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他资料必须符合国家统一的会计制度规定；会计账簿的登记、更正应当符合国家统一的会计制度规定。在 1996年

2、 6月 17日由财政部发布的会计基础工作规范中，有多个条文对会计电算化工作做了具体规范。在 1998年 8月 21日财政部制订的会计档案管理办法的第十二条规定：采用电子计算机进行会计核算的单位，应当保存打印出的纸质会计档案。具备采用磁带、磁盘、光盘微缩胶片等磁性介质保存会计档案条件的，由国务院业务主管部门统一规定，并报财政部、国家档案局备案。为了配合我国会计电算化工作的顺利开展，财政部从 1989年起便先后为会计电算化制定了一系列具体的管理规章。 1994年 6月，财政部为了进一步加强对会计电算化工作的管理，促进我国会计电算化事业的健康发展，根据中华人民共和国会计法的有关规定，在前面试行文件的

3、基础上正式制定了会计电算化管理办法、会计核算软件基本功能规范和商品化会计核算软件评审规则。 1996年，财政部为了规范企业会计电算化工作又专门制定了会计电算化工作规范。初级会计电算化 (修订版 ) 第二节会计核算软件的要求一、会计核算软件的基本要求 1. 合法性要求会计核算软件设计应当符合我国法律、法规、规章的规定。对会计软件的基本要求，就是指会计软件设计应达到的基本要求。为什么要对会计软件作最低限度的要求，而不同时给出高标准的要求呢？主要原因有以下几个方面。 (1) 这是由行政法规的性质所决定的。制度规范只能是各单位普遍能达到的最基本的要求。 (2) 对标准上限要求很难确定。一方面是由于会计

4、软件的研制技术及相关的科学技术在不断发展；另一方面也存在着许多流派，一些理论问题还存在着很多分歧。而行政法规中不宜把目前还不能普遍做到的或有争议的问题作为规范固定下来，以免影响行政法规的可操作性。因此，基本要求可以理解为会计软件的合法性要求。一个会计软件达不到这些要求，就不能说是合法的。 2. 会计期间要求会计软件应当按照国家统一会计制度的规定划分会计期间，分期结算账目和编制会计报表。由于中外合资企业和部分特殊企业需要按其他会计期间提供数据，因此会计软件应根据用户需要同时具有提供按照其他会计年度生成参考性会计资料的功能。企业的生产经营活动在时间上是连续不断的，为了能及时报告企业的财务状况和经营

5、成果，就需要将企业持续不断的经营活动人为地划分为一定的时间段落，以便能及时地为企业提供会计信息，这种分段进行会计核算的时间区间就称为会计期间，如果以一年为一个会计期间则称为会计年度。会计年度有不同的划分方法，可以是以 12个月份为终止的历年制，也可以是以某个月份为终止的营业年。我国会计法规定，以公历年度作为会计年度，即以每年的 1月 1日起至 12月 31日止作为一个会计年度。有些国家的会计年度是以头年的 7月 1日至第二年的 6月 30日或以头年的 10月 1日至第二年的 9月 30日终止。此外，会计期间还分为半年度、季度、月度，为了能更及时地了解企业的经营情况，企业还要对不同的会计期间分别

6、. 50 .第三章会计电算化基本要求 编制对应期间的财务报告。 3. 中文要求会计核算软件中的文字输入、屏幕提示和打印输出必须采用中文，可以同时提供少数民族文字或者外国文字对照。 4. 权限要求在会计软件中，为保证系统的安全性，防止非法操作，明确职责范围，根据会计电算化后岗位的划分，对所有操作员分配一定的权限。操作权限的设置一般通过软件提供的“操作权限设置”功能实现。通过操作权限设置，一方面可以防止无关人员进行操作；另一方面可以防止操作员越权操作。操作权限应根据岗位分工进行设置，并遵循会计内部牵制制度。操作员工应使用真实姓名，严禁设置不存在的操作员。设置完毕后，应将系统默认操作员删除或取消其所

7、有的权限，防止使用默认的操作员进行实际业务操作。 5. 符合国家标准数据接口的要求 (1) 制定标准的过程目前，在国内使用的会计软件有不同的种类，第一类是国外的会计软件或 ERP软件中的财务模块；第二类是国内的商品化会计软件；第三类是一些定点开发或自行开发的项目型会计软件。各软件由于采用不同的数据库平台和独立设计的数据库结构，形成了自己的体系。由于各种软件之间不能互相交换数据，在各会计软件之间就形成了数据孤岛，这对其他需要会计数据的软件构成了障碍。为获取会计软件的数据，人们不得不采用各种方法，但从整个社会的角度讲，这就是一种浪费，同时也影响了软件业本身的发展。 1998年，中国软件行业协会财务

8、及企业管理软件分会编制了财务软件数据接口标准 98001号，在一段时间内起到了一定的规范作用。 2002年，上海市质量技术监督局也发布了信息技术会计核算软件数据接口规范，在该区域进行应用。为使会计软件数据接口能在更大范围内执行和应用，满足会计软件和其他软件的发展要求， 2004年，审计署、财政部、国家标准化管理委员会制定和发布了信息技术会计核算软件数据接口 (GB/T 195812004)国家标准。这一标准的发布，无疑推动了整个软件业的发展。 2008年，国家标准化管理委员会又专门成立了全国审计信息化标准化技术委员会，挂靠在审计署信息中心，长期推动审计信息化的有关标准制定工作，其中会计软件数据

9、接口标准是其中的重要组成部分。根据会计软件和 ERP软件的发展，标准还将隔一定时间进行修订或重新制定发. 51 .初级会计电算化 (修订版 ) 布，具体应参照新的标准执行。 2010年，国家标准化管理委员会全国审计信息化标准化技术委员会 (SAC/TC341)经过总结接口标准实施的经验，重新制定了新一版的标准，即财经信息技术会计核算软件数据接口第 1部分：企业 (GB/T 24589.12010)和财经信息技术会计核算软件数据接口第 2部分：行政事业单位 (GB/T 24589.22010)。且总预算会计和商业银行部分也将逐步发布。 (2) 标准的主要技术内容各种会计软件保存会计核算数据的数据

10、模式不尽相同，但仍可从中归纳出其共有的数据模式。具体地讲，会计核算数据主要包括电子账簿、会计科目、科目余额、记账凭证、报表等部分，它们之间既相互独立又密切相关，构成有机统一的会计核算体系，这就为会计核算软件数据接口标准的建立奠定了基础。该标准对会计软件规定了统一的数据输入、输出的内容和格式。输出格式为 XML。财经信息技术会计核算软件数据接口第 1部分：企业 (GB/T 24589.12010)标准文本的基本条目如下，具体内容可参看标准文本。 1 范围 2 规范性引用文件 3 术语和定义 4 数据元素 4.1 数据元素的描述规则 4.2 数据元素细目 4.2.1 公共档案类数据元素 4.2.2

11、 总账类数据元素 4.2.3 应收应付类数据元素 4.2.4 固定资产类数据元素 4.2.5 员工薪酬类数据元素 5 接口文件的输出 5.1 输出文件的格式 5.2 输出文件的数据结构 5.2.1 公共档案类数据结构 5.2.2 总账类数据结构 5.2.3 应收应付类数据结构 5.2.4 固定资产类数据结构 5.2.4 员工薪酬类数据结构. 52 .第三章会计电算化基本要求 5.3 输出文件的输出说明 5.4 输出文件的时间要求 6 符合性评价附录 A (资料性附录 ) 企业会计核算软件数据接口的 XML大纲(Schema) A.1标准元素类型类 XML大纲(Schema) A.2公共档案类

12、XML大纲(Schema) A.3总账类 XML大纲(Schema) A.4应收应付类 XML大纲(Schema) A.5固定资产类 XML大纲(Schema) A.6员工薪酬类 XML大纲(Schema) 附录 B (资料性附录) 企业会计核算软件数据接口的 XML实例 B.1 公共档案类 XML实例 B.2 总账类 XML实例 B.3 应收应付类 XML实例 B.4 固定资产类 XML实例 B.5 员工薪酬类 XML实例 (3) 会计软件接口标准的应用方法使用会计软件接口标准能够达到的目的 满足财政、审计、税务等有关部门对会计数据不同标准化的需要。现在，有关部门已经逐步实现信息化管理，并应

13、用于具体的业务管理工作。因此某些工作与企业的会计数据有密切关系，如审计软件运行的前提是应用被审计单位的有关电子数据 (包括会计核算数据 )，但由于不同的被审计单位的数据结构不同，采用的数据库系统也不同，这就需要通过会计数据接口进行。政府或行业主管部门对有关部门财务信息进行汇总、分析，进行宏观管理。然而，由于历史原因和其他因素，完全采用同种软件在一定时期内可能有困难，甚至会长期存在多种软件并存的状况。如在一个集团企业，集团总部和下属较大的单位，可能采用国外的一些大型 ERP软件，而中型单位可能会采用国内的中型 ERP软件，而在部分小型单位，则可能采用小型的会计软件。出于费用等多种因素，必然形成多

14、种软件并存的局面。通过会计数据标准接口，就可使软件的输出数据归一化，从而达到统一汇总、分析的目的，或用于其他方面。 满足本单位二次开发的需要。本单位在应用软件上也可能有多种软件并存的情况，如会计软件是一种，而采购、销售等是另一种，如此等等。因此，在会计软件与其他软件之间也需要接口。如果是集团企业，也有可能使用了多种会计软件，在此情况下，也需要对多种会计软件的数据进行统一的汇总、分析，或者用于内部审计、统计、计划等多个方面。. 53 . 初级会计电算化 (修订版 ) 所以，本单位在需要时可进行其他软件的开发，并通过接口进行数据交换，避免每个软件只作一个接口。 满足其他相关软件的需要。现在，会计师

15、事务所、咨询公司、金融单位在对具体单位进行审查、咨询、评估时，都要使用有关的业务分析和处理软件，这些软件需要以会计数据为基础，只有会计数据提供方的软件支持接口标准，才可以通过接口标准交换数据。 满足本单位建立会计数据资源库的需要。从长期看，建立本单位的会计数据资源库 (或称数据仓库)十分有好处。通过会计数据软件接口标准，可以长期建立自己的会计数据资源库，不管是使用一家软件，还是几家软件，只要满足接口标准的要求，都很容易建立。在此基础上，采用有关的分析软件或编制相关软件就显得十分容易。使用会计软件接口标准的方法 对于选择会计软件的单位。在选择会计软件时，应该要求软件提供方提供通过国家标准制定机构

16、认可的有关认证，并实际演示有关的功能，对相关输出的数据格式进行核对。此外，还可以考察软件是否提供有关的符合标准数据的导入功能，由于各软件数据组织的复杂性不同，所以在导入的数据上有所限制，并与具体的管理模式有关。选定软件后，在签订合同时，应该有相应的合同条款，明确会计软件提供方提供的软件是否满足信息技术会计核算软件数据接口，避免出现无效的口头承诺。 对于已经使用会计软件的单位。由于 2004年会计软件接口标准出来后，软件要适应标准有一个过程，同时还需要在应用中检验是否符合接口标准的要求。重新选择其他软件时，可利用原来导出的数据，部分或全部地导入到新的软件中。在选择新的软件时，要询问新的软件是否满

17、足符合标准数据的导入或经过对方提供的软件处理后导入。这样可以降低初始化的工作量，同时保留了以前的数据供查询和分析应用。 对于需要进行二次开发的单位。由于在某些业务模块上需要专门开发以满足本单位特殊要求，新开发的软件就需要与在用的会计软件数据进行接口检验。在作二次开发时，一般有两种开发接口的方法。一是间接法，就是会计软件导出有关的数据，新开发的软件采用这些数据进行处理，以满足有关业务的需要。一般优先采用标准的数据接口，在标准的数据接口不能满足部分要求时，其余部分由双方确定。这种方式一般适用于实时性要求不高的二次开发项目。二是直接法，就是不通过数据接口，在软件中直接操纵会计软件的有关数据，. 54

18、 .第三章会计电算化基本要求 通过数据库的有关命令，转移到新开发的软件中。这种方式的优点是实时性强，缺点是当会计软件升级时，如果数据库结构进行了改变，新开发的软件就必须进行修改。如有多种会计软件在应用，就需要开发多个接口。若更换为外部的会计软件，则接口几乎会全部重做。同时，由于直接法直接操纵会计软件的数据库系统，这既对会计软件安全方面产生威胁，又影响其稳定性，同时也对新开发的应用软件带来了不稳定性。 对于外部开发与会计软件相关的单位。对开发审计软件、税务软件、报表汇总与分析软件等的单位来说，都需通过会计数据进行再加工和分析才能达到相关业务软件的目的。但会计软件众多，所以要针对各种会计软件开发接

19、口，一是工作量大，成本高；二是由于会计软件的不断升级，数据结构在不断变化，所以，要想不断适应各种会计软件的各种版本几乎是不可能的。通过标准数据接口，就可以将需要的数据进行导入，而且不用担心软件内部数据结构的变化。这样就节省了时间，减少了费用，增强了软件的稳定性。 对于需要建立会计数据资源库的单位。在会计标准数据接口中，已经将科目、凭证、报表等数据纳入，并进行了规范。实际上，会计的基础数据和业务数据等都具备了。所以，可以通过标准数据接口将每年的数据保存起来，形成会计的数据资源库，如果保存了多年的数据，就能够进行有关的分析、预测，以帮助我们在管理工作中进行应用。 6. 稳定性要求会计核算软件在设计

20、性能允许使用的范围内，不得出现由于自身原因造成死机或者非正常退出等情况。 7. 数据恢复要求会计核算软件应当具有在机内会计数据被破坏的情况下，利用现有数据恢复到最近状态的功能。数据恢复用于将备份在 U盘或其他介质上的财务数据恢复到当前处理软件中。数据恢复后，数据就完全与数据备份时一致了。当硬盘数据损坏或丢失时，利用以前制作的数据备份在此可很快恢复数据。如果没有发现数据损坏，一般不用进行数据备份恢复。当需要查询往年的数据时，也可使用数据恢复将往年的数据恢复到硬盘上。恢复数据将覆盖硬盘中现有的数据，因而只有在硬盘数据被破坏的情况下才能使用该功能，硬盘数据正常时禁止使用该功能。. 55 .初级会计电

21、算化 (修订版 ) 进行数据恢复之前，最好进行一次数据备份，以便数据恢复不成功或原备份盘有问题时还可以恢复当前的数据。数据恢复功能比较重要，容易错把硬盘上的最新数据变成备份的旧数据，所以应限定少数有权限的人才能进行此项操作。数据恢复时，不要在恢复过程中突然关机或重新启动机器，最好也不要强行结束数据恢复程序，否则可能会造成数据库损坏或其他不可预测的后果。 8. 审批管理要求会计软件随着计算机技术、软件开发工具和业务的变化，会不断推出新的版本。具体推出的频度，依据不同的软件和厂家有所不同。软件升级即意味着错误的纠正、功能的增强，也可能是有重大的创新。对于会计人员来讲是新技术的进步和功能的进一步增强

22、，将会大大提高会计工作效率。会计软件升级主要包括以下方面。 (1) 纠正软件中存在的错误由于多种原因，原先的软件可能存在某些错误，这些错误往往是在具体的应用中才发现的。软件厂家会不断地完善原先的软件，进行软件升级，把以前的缺陷解决。软件中存在的错误，一般分为程序错误和功能错误。 (2) 更新功能根据新的业务或管理的需要，增加新的功能。例如，在新的版本中增加了一些管理分析报表等。 (3) 界面和易用性的改进有些软件虽然可以应用，但界面不美观，流程不清晰，甚至影响应用的效果，为此进行的改进就是对界面的设计和优化。有些功能，虽然能用，但用起来不方便，这类软件须提高易用性。在会计软件的升级中，往往还可

23、能需要相应的系统环境。会计软件的环境更换、升级，如果处理不当，有可能导致系统不能正常运行，甚至使数据丢失。因此，单位修改、升级正在使用的会计核算软件，改变会计核算软件运行环境，应当建立相应的审批手续。 9. 服务要求软件开发商的技术实力和发展前景，直接关系到今后软件功能的改进和升级。若选择实力不够强的公司，一旦公司倒闭，则用户购买的软件将得不到后续的技术支持。软件公司的售后服务体系是否健全，服务水平的高低以及服务态度的好坏对于所选用的会计软件能否顺利投入使用也是至关重要的。在选择会计软件时，要特别注意，选用的软件在企业所在地是否已设立了售后服务机构，这对于该软件的长期. 56 .第三章会计电算

24、化基本要求 运行是一个重要的保障。因此，会计软件开发销售单位必须为使用单位提供会计核算软件操作人员培训、会计核算软件维护、版本更新等方面的服务。二、会计数据输入功能的基本要求 1. 对初始数据输入的基本要求 (1) 输入会计核算所必需的期初数据及有关资料企业在首次使用会计软件时，需要将手工会计加工的数据录入到会计软件系统中，从而使企业的电算化工作建立在前期的手工账务处理的基础上。例如，企业第一次进入电算化会计系统，须将上期期末手工处理的会计科目余额、材料的结存额、固定资产的已提折旧额、各项债权债务的余额等录入到电算化系统中，在此基础上开始本期和以后各期的会计电算化工作。 (2) 输入需要在本期

25、进行对账的未达账项未达账项是指企业或银行一方已取得结算凭证并已登记入账，而另一方尚未取得结算凭证而未登记入账的事项。在会计核算软件，必须有相应的功能录入有关未达账数据。 (3) 选择会计核算方法会计核算方法是对经济业务进行完整、连续和系统的记录和计算，为经营管理提供必要的信息所应用的方法。一般包括设置账户、复式记账、填制会计凭证、登记账簿、成本计算、财产清查、报表编制和会计资料的分析利用等。在会计核算软件中，相关的软件功能中要提供相应的设置，才能进行相关的业务处理。 (4) 定义自动转账凭证会计业务中存在一类转账凭证，它们每月重复或年年重复且有规律地出现。例如，每月提取折旧费，按月上交税金，按

26、月发放工资，月底结转管理费用到损益账户，年底进行收入、费用的决算等。这些凭证的摘要、借贷方科目，金额的来源或计算方法基本不变，如果要编制此类凭证，每月都将做许多这样的重复工作，而且所取金额必须在计算机记账后才能查阅，然后通过手工记录在纸张上后再录入，稍有不慎，就会出现遗漏或输入错误。因此，在会计软件的账务处理系统中专门设置了“自动转账”功能，可以把此类凭证的摘要、借贷方科目，金额的来源或计算方法预先设置好定义存入计算机，并用不同的“凭证号”标记命名。使用时，选择相应的“自动转账”凭证，由计算机自动调入该“自动转账”凭证，并根据预先定义的金额来源或计算方法自动取数，填制相应的金额并产生凭证。这样

27、就不必经常重复输入此类凭证，可成倍地提高录. 57 .初级会计电算化 (修订版 ) 入速度。 (5) 用户设置配备与单位会计工作相适应的会计人员是完成会计工作的先决条件。同时，根据内部控制制度的规定，还须对会计人员进行合理的分工和职责权限划分。在会计电算化下，为体现不同会计人员的职责划分，主要是通过设置权限的方式来加以控制的。为此，应根据内部管理制度的规定，对不同的会计人员设置相应的职责权限，并不定期地更换密码来限制越权操作。 2. 对记账凭证输入的基本要求记账凭证是根据经过审核无误的原始凭证填制的。可以分为三种：收款凭证、付款凭证和转账凭证；也可以分为五种：银收、银付、现收、现付和转账凭证。

28、对于经济业务量不大的单位，可以采用一种形式。记账凭证的输入至少应包括以下内容。日期：业务的处理日期。凭证类型和凭证号。凭证摘要：可直接输入汉字，或者输摘入要码，自动产生摘要。也可将摘要内容中有关单位或个人的名称单独划出，另列一户名栏，以便于查询。借、贷方科目代码：可以弹出科目表窗口，允许用户选择。借、贷方科目名称：根据科目代码自动生成。金额：操作员逐笔输入。合计：自动计算产生。操作员、审核员、记账员、收款员、会计主管等：为明确责任必须记录，操作员与审核员不能是同一人。除以上项目之外，一般还要包括辅助核算等有关信息的录入。 3. 对记账凭证的控制功能 (1) 正在输入的记账凭证编号与已输入的记账

29、凭证编号重复的，予以提示并拒绝保存。 (2) 以编号方式输入会计科目的，自动显示该代码所对应的会计科目名称。 (3) 借贷双方金额不平衡，或没有输入金额的，予以提示并拒绝保存。 (4) 有借方会计科目而无贷方会计科目或者有贷方会计科目而无借方会计科目的，予以提示并拒绝保存。 (5) 正在输入的收款凭证借方科目或付款凭证贷方科目不是“现金”或“银行存款”的，予以提示并拒绝保存。 (6) 会计核算软件应提供对已经输入尚未记账的记账凭证进行修改和审核的功能。. 58 .第三章会计电算化基本要求 (7) 对同一张记账凭证，应当具有权限控制功能。如凭证的录入与审核不能是同一人，只能修改自己录入的凭证等。

30、会计软件应提供对已经输入但未登记会计账簿的机内记账凭证 (不包括会计软件自动产生的机内记账凭证 )进行修改的功能，在修改过程中，应给出相应的提示。会计软件应当提供对已经输入但未登账记账凭证的审核功能，审核通过后即不能再提供对机内凭证的修改。会计软件应当分别提供对审核 (复核)功能与输入、修改功能的使用权限控制。发现已经输入并审核通过或者登账的记账凭证有错误的，可以采用红字凭证冲销法或者补充凭证法进行更正；记账凭证输入时，红字可用“”号或者其他标记表示。 4. 对原始凭证输入的基本要求 (1) 在输入记账凭证的同时，输入相应原始凭证。 (2) 在记账凭证未输入前，直接输入原始凭证，由会计软件自动

31、生成记账凭证。三、会计数据输出功能的基本要求 1. 屏幕查询的基本要求 (1) 各级会计科目的名称、编号、年初余额、期初余额、累计发生额、本期发生额和当前余额等项目。 (2) 本期输入的记账凭证、原始凭证。 (3) 本期和以前各期的总账和明细账。 (4) 往来项目的结算情况。 (5) 本期和以前各期的会计报表。 2. 打印输出的基本要求 (1) 应当提供打印输出原始凭证、记账凭证、日记账、明细账、总账、会计报表的功能。 (2) 在总账和明细账的直接记账依据完全相同的情况下，总账可以用总分类账户本期发生额、余额对照表替代。 (3) 在保证会计账簿清晰的条件下，打印输出的会计账簿中的表格线条可以适

32、当减少。 (4) 对于业务量较少的账户，提供会计账簿的满页打印输出功能。. 59 . 初级会计电算化 (修订版 ) 四、会计数据处理功能的基本要求 1. 会计核算软件应当具有记账功能会计软件应当提供根据审核通过的机内记账凭证及所附原始凭证登记账簿的功能。在计算机中，账簿文件或者数据库可以设置一个或者多个。根据审核通过的机内记账凭证或者计算机自动生成的记账凭证或者记账凭证汇总表登记总分类账。根据审核通过的机内记账凭证和相应机内原始凭证登记明细分类账。总分类账和明细分类账可以同时登记或者分别登记，可以在同一个功能模块中登记或者在不同功能模块中登记。会计软件可以提供机内会计凭证审核通过后直接登账或成

33、批登账的功能。机内总分类账和明细分类账登记时，应当计算出各会计科目的发生额和余额。会计软件应当提供自动进行银行对账的功能，根据机内银行存款日记账与输入的银行对账单及适当的手工辅助，自动生成银行存款余额调节表。 2. 会计核算软件应当提供自动进行银行对账的功能由于企业与银行的账务处理和入账时间不一致，企业和银行之间经常会出现“未达账项”，为了能够准确掌握银行存款的实际余额，企业必须定期将银行存款日记账与银行出具的对账单进行核对，并编制银行存款余额调节表。银行对账是货币资金管理的主要内容。在账务系统中，银行对账的科目在科目设置时应定义为“银行”辅助账类的科目性质。要进行银行对账，就需要输入银行对账

34、期初数据和银行对账单。银行对账可以采用自动对账与手工对账相结合的方式。自动对账即由会计软件根据对账依据将银行日记账未达账项与银行对账单进行自动核对和购销。手工对账是对自动对账的补充。在自动对账后可再通过手工对账进行调整。在对银行账进行两清勾对后，会计软件自动整理汇总未达账和已达账，生成“银行存款余额调节表”，用户可直接查询或打印输出。 3. 会计核算软件应当提供按照规定的会计期间结账的功能会计软件应当提供机内会计数据按照规定的会计期间进行结账的功能。结账前，会计软件应当自动检查本期输入的会计凭证是否全部登记入账，全部登记入账后才能结账。机内总分类账和明细分类账可以同时结账，也可以由处理明细分类

35、账的功能模块先结账、处理总分类账的功能模块后结账。. 60 .第三章会计电算化基本要求 机内总分类账结账时，应当与机内明细分类账进行核对，如果不一致，总分类账不能结账。结账后，上一会计期间的会计凭证就不能再输入，下一个会计期间的会计凭证才能输入。 4. 会计核算软件应当具有自动编制符合国家统一会计制度规定的会计报表的功能通用会计软件应当提供会计报表的自定义功能，包括定义会计报表的格式、项目、各项目的数据来源、表内和表间的数据运算和核对关系等。 5. 会计数据的安全会计软件应当采取加密存储、用户身份验证等多种手段确保会计数据安全保密，防止对数据的未授权访问、复制、篡改、删除。对存储在磁性介质或者

36、其他介质上的程序文件和相应的数据文件，会计软件应当有必要的加密或者其他保护措施，以防止被非法篡改。一旦发现程序文件和相应的数据文件被非法篡改，应当利用标准程序和备份数据，恢复会计软件的运行。第三节会计电算化岗位及其权限设置的基本要求一、电算化会计岗位的划分及职责 1. 电算主管电算主管的职能是负责协调计算机及会计软件系统的运行工作，要求具备会计和计算机知识，以及相关的会计电算化组织管理的经验。电算化主管可由会计主管兼任，采用大中小型计算机和计算机网络会计软件的单位，应该设立此岗位。系统管理人员的权限很大，一般可调用所有的功能和程序，但不能调用系统的源程序及详细的技术资料。系统管理人员不能由软件

37、的开发人员 (包括分析员、设计员、编程人员)担任。根据实际情况，也可以将有关职能分配给其他的人员负责。其具体职责如下：负责电算化系统的日常管理工作，监督并保证系统的有效、安全、正常运行，在系统发生故障时，应及时到场，监督与组织有关人员恢复系统的正常运行。协调系统各类人员之间的工作关系。. 61 .初级会计电算化 (修订版 ) 负责组织和监督系统运行环境的建立，以及系统建立时的各项初始化工作。负责系统各有关资源 (包括设备、软件、数据及文档资料等 )的调用、修改和更新的审批。负责系统操作运行的安全性、正确性、及时性的检查。负责计算机输出的账表、凭证数据正确性和及时性的检查与审批。负责做好系统运行

38、情况的总结，提出更新软件或修改软件的需求报告。负责规定系统内各使用人员的权限等级。负责系统内各类人员的工作质量考评，以及提出任免意见。 2. 软件操作软件操作员也称为业务操作员，负责输入记账凭证和原始凭证等会计数据以及输出记账凭证、会计账簿、报表和进行部分会计数据处理工作，要求具备会计软件操作知识，达到会计电算化初级知识培训的水平。一般由基本会计岗位的会计人员兼任。操作员是系统运行中的关键人员，不能由系统开发人员担任，不能调用非自己权限内的功能。其主要职责如下： 负责本岗位业务的录入、处理与输出。 严格按照系统操作说明进行操作。 系统操作过程中发现故障，应及时报告系统管理员，并做好故障记录及上

39、机记录等事项。 做到当日账当日清。 按规定打印系统所有的明细账、总分类账和会计报表，以及自动转账凭证。 3. 审核记账审核记账负责对输入计算机的会计数据 (记账凭证和原始凭证等 )进行审核，操作会计软件登记机内账簿，对打印输出的账簿、报表进行确认。此岗位要求工作人员具备会计和计算机知识，达到会计电算化初级知识培训的水平，可由主管会计兼任。其主要职责如下：负责输入数据凭证的审核工作，包括各类代码的合法性、摘要的规范性和数据的正确性。负责输出数据正确性的审核工作。对不真实、不合法、不完整、不规范的凭证退还各有关人员更正、补齐，再行审核。对于不符合要求的凭证和不正确的输出账表数据，不予签章确认。.

40、62 .第三章会计电算化基本要求 4. 电算维护电算维护员负责保证计算机硬件、软件的正常运行，管理机内会计数据。此岗位要求工作人员具备计算机和会计知识，经过会计电算化中级知识培训。采用大型、中型、小型计算机和计算机网络会计软件的单位，应设立此岗位，此岗位在大中型企业中应由专职人员担任。软件维护员了解所用的软件，所以，其不能从事系统的任何操作使用工作。其主要职责如下：定期检查软、硬件设备的运行情况。负责系统运行中的软件、硬件故障的排除工作。负责系统的安装和调试工作。负责与有关会计人员一起，利用软件提供的通用功能，生成满足新需求的操作维护工作。 5. 电算审查电算审查人员负责监督计算机及会计软件系

41、统的运行，防止利用计算机进行舞弊，要求具备计算机和会计知识，达到会计电算化中级知识培训的水平。此岗位可由会计稽核人员兼任。采用大型、中型、小型计算机和大型会计软件的单位，可设立此岗位。其主要职责如下：协助制定有关的内部控制措施和制度。对有关数据及现象进行分析，发现线索。进行日常审查。 6. 数据分析数据分析人员负责对计算机内的会计数据进行分析，并提交有关分析报告。要求工作人员具备计算机和会计知识，达到会计电算化中级知识培训的水平。采用大型、中型、小型计算机和计算机网络会计软件的单位，可设立此岗位，可由主管会计兼任。其主要职责如下：协助建立日常的分析制度和规范。提交有关的常规分析报告。完成领导下

42、达的有关分析任务。 7. 会计档案保管保管员负责保管各类数据和会计档案，应具备计算机常识，如 U盘、光盘的使. 63 . 初级会计电算化 (修订版 ) 用与保护等，一般应由能做好安全保密的人员担任。其主要职责如下：负责系统的各种开发文档、各类数据 U盘、光盘及各类账表、凭证、资料的备份和存档保密工作。做好各类数据、资料、账表、凭证的安全保密工作，不得擅自借出。按规定期限，向各类有关人员催交备份数据及存档数据。二、中小企业实行会计电算化的岗位设置对会计电算化人员岗位的设置应按照“责、权、利相结合”的基本管理原则，明确系统内各类人员的职责、权限并尽量将其与各类人员的利益挂钩，即建立、健全岗位责任制

43、。这样一方面可以加强内部控制，保护资金财产的安全；另一方面可以提高工作效率，充分发挥系统的运行效率。在设立各种会计电算化岗位及其责任时，关键在于以下几个方面。 (1) 软件维护人员与业务操作人员职务要分离。如果维护人员又是系统操作人员，则非法篡改系统和程序的风险极大。因为维护人员对程序的逻辑关系及相关控制了解较多，如果他们又是业务操作人员，则完全可以在系统验收批准并投入使用后，再利用操作处理之便篡改某些关键环节，为其达到某些不正当的目的提供了机会。 (2) 中小企业会计电算化岗位的设置会计电算化岗位的设置除要考虑会计人员的工作规则外，还要受单位电算化系统模式、规模的制约，这种制约甚至是决定性的

44、，单位采用的系统大小、复杂程度都对岗位设置产生重要影响。一般来讲，大型单位分工细，可以设置各种专门岗位。而对于中小企业，一般根据会计人员的数量，将很多岗位进行合并。但在合并时，要注意关键环节的内部牵制。. 64 .第三章会计电算化基本要求 第四节计算机替代手工记账的基本要求一、替代手工记账的任务和条件 1. 替代手工记账是会计电算化的目标之一采用计算机替代手工记账，是指应用会计软件输入会计数据，由计算机对会计数据进行处理，并打印输出会计账簿和报表。计算机替代手工记账是会计电算化的目标之一。计算机替代手工记账的过程是会计工作从手工核算向电算化核算的过渡阶段，由于计算机与手工并行工作，会计人员的工作强度比较大，各单位需要合理安排财务会计部门的工作，提高工作效率。计算机与手