客服前台接待服务工作流程优秀PPT.ppt
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1、客服中心来访接待流程来访接待形象来访接待形象顾顾客客感感受受分分析析一、视觉感受一、视觉感受1办公环境整齐光明办公环境整齐光明2服务人员真诚的笑容服务人员真诚的笑容3服务人员的礼仪姿态服务人员的礼仪姿态二、听觉感受二、听觉感受1办公环境不嘈杂办公环境不嘈杂2服务人员声音温顺服务人员声音温顺3服务人员礼貌用语服务人员礼貌用语三、嗅觉感受三、嗅觉感受1办公环境气味清爽办公环境气味清爽2服务人员身上无异味服务人员身上无异味四、心理感受四、心理感受1 1办公环境良好有愉悦感办公环境良好有愉悦感2 2主动接待有被重视感主动接待有被重视感3 3语言、姿态礼貌规范有被敬重感语言、姿态礼貌规范有被敬重感4 4
2、服务人员面带笑容有亲切感服务人员面带笑容有亲切感5 5服务人员声音温顺有轻松感服务人员声音温顺有轻松感来来访访接接待待流流程程客户来到管理处热情接待客服人员有接待工作服务上移业务办理转相关人员接待洽淡业务投诉答疑见标准1见标准2过户迁入,装修办理,缴纳费用,客户报修,放行手续.管理处主任客服主管转相关人员不满意满意送走客户见标准6见标准4见标准5见标准3标准标准 2 2:工作繁忙接待标准:工作繁忙接待标准场景一:场景一:A A 先生正在办理业务,先生正在办理业务,B B 小姐来到服务中小姐来到服务中心心 表情:向表情:向 B B 小姐微笑点头(留意事项见温馨贴士小姐微笑点头(留意事项见温馨贴士
3、 B2B2)语言:很愧疚,请您先坐下稍等一会,我帮这位先语言:很愧疚,请您先坐下稍等一会,我帮这位先生办理完事务之后马上为您服务。生办理完事务之后马上为您服务。(如(如 B B 小姐事情紧急或小姐事情紧急或 B B 小姐已等待小姐已等待 3 3 分钟)分钟)语言:(向语言:(向 A A 先生)请您稍等一下,我帮这位小先生)请您稍等一下,我帮这位小姐支配其他人员接待,立刻回来。姐支配其他人员接待,立刻回来。动作:马上找寻相关人员接待动作:马上找寻相关人员接待 B B 小姐小姐(找人回来后,向(找人回来后,向 B B 小姐)您好,请小姐)您好,请 XX XX 帮您办帮您办理好么?(向理好么?(向
4、B B 小姐点头示意)(向小姐点头示意)(向 A A 先生)很愧先生)很愧疚耽搁了您的时间,我们接着。疚耽搁了您的时间,我们接着。标准标准 2:工作繁忙接待标准:工作繁忙接待标准 场景二:服务人员正在接听场景二:服务人员正在接听 A 先生的电话,先生的电话,B 小姐小姐来到服务中心来到服务中心 表情:向表情:向B小姐微笑点头手势:并用未小姐微笑点头手势:并用未接电话的手示意客户就坐。(留意事项见温馨贴士接电话的手示意客户就坐。(留意事项见温馨贴士 C4)(如(如 B 小姐事情紧急或小姐事情紧急或 B 小姐已等待小姐已等待 3 分钟)分钟)语言:(向语言:(向A先生)很愧疚,我这里有紧急事情须要
5、先生)很愧疚,我这里有紧急事情须要处理一下,请您等我处理一下,请您等我 20 秒好么?我会立刻回来。秒好么?我会立刻回来。动作:轻轻放下电话,听筒朝下,马上找寻相关人动作:轻轻放下电话,听筒朝下,马上找寻相关人员接待员接待 B 小姐(找人回来后,向小姐(找人回来后,向B小姐)您好,请小姐)您好,请 XX 帮您办理好么?(点头向帮您办理好么?(点头向B小姐示意)小姐示意)(轻轻拿起话筒,向(轻轻拿起话筒,向A先生)很愧疚耽搁了您的时间,先生)很愧疚耽搁了您的时间,我们接着。我们接着。标准标准 2:工作繁忙接待标准:工作繁忙接待标准 场景三:场景三:A 先生接待于先生接待于 3 分钟内结束,转而接
6、分钟内结束,转而接待待 B 小姐。小姐。表情:面带微笑,点头示意。表情:面带微笑,点头示意。语言:很愧疚,耽搁了您珍贵的时间,请问有什语言:很愧疚,耽搁了您珍贵的时间,请问有什么能帮您?么能帮您?假如在接待过程中令客户不满足或客户坚持要其假如在接待过程中令客户不满足或客户坚持要其他人员接待,依据客户需求,请将服务上移转至相他人员接待,依据客户需求,请将服务上移转至相关人员或客服主管。关人员或客服主管。标准标准 3 3:具体业务办理:具体业务办理 场景一:过户、迁入场景一:过户、迁入 您请坐,请您供应房产证以及您的身份证您请坐,请您供应房产证以及您的身份证/请您供应房屋请您供应房屋租赁合同及您的
7、身份证。(倒茶,见温馨贴士租赁合同及您的身份证。(倒茶,见温馨贴士 A1 A1)请您稍等片刻,我们须要将资料复印留底,请您稍等片刻,我们须要将资料复印留底,愧疚让您久愧疚让您久等了,这里是过户等了,这里是过户/迁入所需填写的表格(留意事项见温馨迁入所需填写的表格(留意事项见温馨贴士贴士 A2 A2)(指导客户填写相关表格,全程站立式服务)(指导客户填写相关表格,全程站立式服务)好了,现在好了,现在您正式入住云裳丽影了,我们丽影物业全体员工欢迎您。您正式入住云裳丽影了,我们丽影物业全体员工欢迎您。这是我们管理处的名片,假如有什么须要可以随时拨打我们这是我们管理处的名片,假如有什么须要可以随时拨打
8、我们服务中心的电话。服务中心的电话。假如您有时间,占用您两分钟时间,让假如您有时间,占用您两分钟时间,让我来介绍一下我们小区的周遍环境好么?我来介绍一下我们小区的周遍环境好么?(介绍小区四周主要建筑、主要道路、公交站点、菜市场(介绍小区四周主要建筑、主要道路、公交站点、菜市场位置)位置)请问您须要办理停车么?请问您须要办理停车么?(须要则说明停车卡收费标准,及办车卡需出示的相关证(须要则说明停车卡收费标准,及办车卡需出示的相关证件)件)请问您须要装修您的新居子么?请问您须要装修您的新居子么?(须要则说明装修管理规定,及办理装修需出示的相关材(须要则说明装修管理规定,及办理装修需出示的相关材料证
9、件)料证件)假如在接待过程中令客户不满足或客户坚持要其他人员假如在接待过程中令客户不满足或客户坚持要其他人员接待,依据客户需求,请将服务上移转至相关人员或客服主接待,依据客户需求,请将服务上移转至相关人员或客服主管。管。场景二:装修场景二:装修(工程主管在办公室)(工程主管在办公室)您请坐,请用茶。您请坐,请用茶。(倒茶,见温馨贴士(倒茶,见温馨贴士 A1)并将工程主管带到客户面)并将工程主管带到客户面前,介绍给客户)前,介绍给客户)这位是我们的工程主管这位是我们的工程主管 办理装修须办理装修须要供应施工单位的营业执照、资质证书以及施工图纸,要供应施工单位的营业执照、资质证书以及施工图纸,还须
10、要供应每个装修还须要供应每个装修 工人一张一寸照片和装修工人的工人一张一寸照片和装修工人的证件(详见装修管理流程),请问您都带来了么?证件(详见装修管理流程),请问您都带来了么?(装修主管在现场审核相关的装修资料)(装修主管在现场审核相关的装修资料)请您稍等片请您稍等片刻,我们须要将资料复印留底。刻,我们须要将资料复印留底。愧疚让您久等了,这愧疚让您久等了,这里是装修所需填写的表格(留意事项见温馨贴士里是装修所需填写的表格(留意事项见温馨贴士 A2)(指导客户填写相关表格,告之客户装修期间的留意(指导客户填写相关表格,告之客户装修期间的留意事项,并协作我们的工作)事项,并协作我们的工作)依据装
11、修管理规定,依据装修管理规定,您一共须要缴纳您一共须要缴纳 XXX 元装修保证金。您有元装修保证金。您有 X 名装修名装修人员,须要交纳人员,须要交纳 XXX 元的办证工本费和元的办证工本费和 XXX 元的装元的装修出入证押金。(并依据小区实际状况收取垃圾清运修出入证押金。(并依据小区实际状况收取垃圾清运费)费)(如财务人员在,带领业主及施工单位负责人到财务(如财务人员在,带领业主及施工单位负责人到财务窗口缴费)窗口缴费)(如财务人员不在,代行收取,并开据收据给客户)(如财务人员不在,代行收取,并开据收据给客户)装修已经办理完毕了,这是您的装修许可证,请装修已经办理完毕了,这是您的装修许可证,
12、请您贴在大门外,感谢您的协作。您贴在大门外,感谢您的协作。(工程主管不在办公室)您请坐,很愧疚,我们的工程主管目前不在办公室。您先稍等片刻,我先和他联系一下。(工程主管有紧急事情须要处理,无法马上赶回)我刚联系过工程主管,现因*急事不能刚好赶回,这样好么,您先将相关资料填好,放在管理处,等我们工程主管回来审批后,我们再通知您。(倒茶,见温馨贴士 A1)办理装修须要供应施工单位的营业执照、资质证书以及施工图纸,还须要供应每 个装修工人一张一寸照片和装修工人的证件(详见装修管理流程),请问您带来了么?请您稍等片刻,我们须要将资料复印留底(加盖说明专用章见温馨贴士 A3)愧疚让您久等了,这里是装修所
13、需填写的表格(表格正面便于阅读方向递交客户,递笔时应将笔杆一端朝向客户见温馨贴士 A2)(指导客户填写相关表格,告之客户装修期间的留意事项,并协作我们的工作)好了,表格已经全部填完了,等工程主管回来审批后我们会马上通知您。(首接责任制,负责跟踪落实究竟)假如在接待过程中令客户不满足或客户坚持要其他人员接待,依据客户需求,请将服务上移转至相关人员或客服主管。场景三、缴费场景三、缴费 请您跟我来,财务窗口在这边(将财务人员引见给客户)这位是我们的财务人员,请他来接待您。(点头示意后,处理其他业务)财务人员不在特别愧疚,我们的财务人员不在。您看这样可以么?我先将钱收下,给您开收据,等我们财务人员回来
14、后,我们将发票送到您家里,好么?假如在接待过程中令客户不满足或客户坚持要其他人员接待,依据客户需求,请将服务上移转至相关人员或客服主管。场景四、报修场景四、报修 您请坐,请问您住在哪个单元?您请坐,请问您住在哪个单元?请问您须要我们请问您须要我们修理哪方面?修理哪方面?(细致询问报修项目,做好具体记录)(细致询问报修项目,做好具体记录)1、(属于工程部修理实力范围内的)、(属于工程部修理实力范围内的)好的,我们好的,我们立刻联系工程部,请您稍等片刻。立刻联系工程部,请您稍等片刻。(电话联系工程部)(电话联系工程部)您好,这里是客服中心。您好,这里是客服中心。X 栋栋 X 单元须要修理单元须要修
15、理 XX,客户没有相关配件,须,客户没有相关配件,须要工程部供应。要工程部供应。请问或许什么时候能支配人员上门查请问或许什么时候能支配人员上门查看?看?恩,好的,感谢您。恩,好的,感谢您。(转向客户)(转向客户)让您久等了,您须要的修理服务须让您久等了,您须要的修理服务须要专业人员现场确定,我们会在要专业人员现场确定,我们会在 X 分钟内派分钟内派 专业人员专业人员进行查看,确定缘由,您看可以么?进行查看,确定缘由,您看可以么?这里是经过物价这里是经过物价局审批后的修理价目表,您可以先参考一下。局审批后的修理价目表,您可以先参考一下。请问您请问您家里什么时候有人?好的,我们将会在规定时间内为家
16、里什么时候有人?好的,我们将会在规定时间内为您供应修理服务。您供应修理服务。(因特殊状况,无法刚好上门进行修理,电话联系)(因特殊状况,无法刚好上门进行修理,电话联系)您好,这里是云裳丽影管理处,您好,这里是云裳丽影管理处,X 点点 X 分您的报分您的报修服务我们因修服务我们因 XXX 特殊状况无法按时上门,特别愧特殊状况无法按时上门,特别愧疚。我们会在疚。我们会在 Y 点点 Y 分上门为您供应修理服务,您看分上门为您供应修理服务,您看这样行么?您很忙的话,那您看什么时间修理好呢?这样行么?您很忙的话,那您看什么时间修理好呢?(时间要求在(时间要求在 Y 点点 Y 分后)分后)好的,感谢您的谅
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