最新如何提高工作效率—时间ppt课件.ppt
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1、如何提高工作效率如何提高工作效率时间时间管理管理 写在前面的话写在前面的话用友软件园搬家的故事用友软件园搬家的故事姚明做家务的故事姚明做家务的故事基金狂潮中的思考基金狂潮中的思考2全球调查结果:时间管理无效十大原因全球调查结果:时间管理无效十大原因 1.优先顺序不明确2.电话打扰3.缺乏目标计划4.贪多嚼不烂5.不速之客6.无效授权7.桌面杂乱无章/找不到东西8.缺乏自律/拖延9.不会说“不”10.低效的会议 时间管理无效的十大原因时间管理无效的十大原因时间管理无效的十大原因时间管理无效的十大原因9 时间的价值时间的价值时间的价值时间的价值可以支配的时间就是财富本身。马克思世界上最珍贵的东西就
2、是时间。爱迪生人类都忽略了时间的可贵,失去它,才懊恼不已。伏尔泰要充分利用时间,每一事务都要安排时间。富兰克林时间是最高贵而有限的资源。彼德杜拉克 10 时间的价值时间的价值时间的价值时间的价值时时间间的的价价值值基基本本上上分分两两种种,一一种种叫叫做做无无形形的的价价值值,另另一一种种叫叫做做有有形形的价值。的价值。无形价值无形价值时间的无形价值是把时间投资于你的工作、家庭、社交的功能方面,建立工作关系、家庭关系、人际关系等。你为此花掉时间,但它带给你的收获可能是无法用金钱来衡量的,这叫做无形的价值。有形价值有形价值时间的有形价值是指你所苦心开拓的许多家庭关系、社会关系,会在以后带来有形的
3、报酬。例如你是一名销售人员,拜访客户,跟客户建立关系,最后与客户达成交易,你定会有报酬。11 时间的定义时间的定义时间的定义时间的定义韦韦氏大辞典中的定氏大辞典中的定义义:时间时间是由是由过过去、去、现现在及未来构成的。在及未来构成的。时间就是过去、现在及未来的连续不断的连续线。时间就是过去、现在及未来的连续不断的连续线。时时间间的的基基本本元元素素是是事事件件,是是过过去去的的事事,现现在在的的事事和和未未来来的的事。事。时间时间是由每一个是由每一个时间时间的事件构成的。的事件构成的。12时间管理中最根本的要素?-事件时间管理的实质是什么?-事件的选择与管理 认识时间管理认识时间管理认识时间
4、管理认识时间管理13 时间管理的关健时间管理的关健时间管理的关健时间管理的关健时时间间管管理理的的关关键键就就是是事事件件的的控控制制,即即把把每每一一件件事事情情都都能能够够控控制制得得很很好好。时时间间管管理理是是日日常常事事务务中中执执行行的的一一种种有有目目标标的的可可靠靠的的工工作作技技巧巧,例例如如,如如何何安安排排你你的的生生活活,怎怎样样去去规规划划你你的的职职业业生生涯涯或或者者工工作作的的步步骤骤,关键是合理有效地利用可以支配的时间。关键是合理有效地利用可以支配的时间。赢赢得得时时间间,就就可可以以赢赢得得一一切切。因因为为时时间间管管理理的的关关键键就就是是事事情情的的控
5、控制制,所所以以能能够够把把事事情情控控制制得得很很好好,就就能能够够赢赢得得时时间间。因因为为时时间间就就是是生生命命的的本身,本身,连连自己生命本身都管理不好,自己生命本身都管理不好,还还能管理些什么呢能管理些什么呢?不能管理时间的人,就不能够管理一切。不能管理时间的人,就不能够管理一切。彼得彼得杜拉克杜拉克时时间间管管理理的的基基本本思思路路就就是是让让自自己己活活得得更更快快乐乐,因因为为人人生生的的过过程程中中,快快乐乐、快快乐乐是是追追求求的的目目标标,所所以以时时间间管管理理的的基基本本目目的的就就是是更更能能够够活活出出你你自自己己,有有意意识识地地掌掌控控你你自自己己的的生生
6、命命,这这叫叫做做自自己己做做决决定定。而而不不是是为为他他人生活,不是人生活,不是为为了某一了某一项项事情,或者成事情,或者成为为被被别别人利用的一种工具。人利用的一种工具。14 学习时间管理的理由学习时间管理的理由学习时间管理的理由学习时间管理的理由供供给给毫毫无无弹弹性性:时时间间的的供供给给量量是是固固定定不不变变的的,在在任任何何情情况况下下不不会会增增加、也不会减少,每天都是加、也不会减少,每天都是2424小小时时,所以我,所以我们们无法开源。无法开源。无无法法蓄蓄积积:时时间间不不象象人人力力、财财力力、物物力力和和技技术术那那样样被被积积蓄蓄储储藏藏。不不论论愿不愿意,我愿不愿
7、意,我们们都必都必须须消消费时间费时间,所以我,所以我们们无法无法节节流。流。无无法法取取代代:任任何何一一项项活活动动都都有有赖赖于于时时间间的的堆堆砌砌,这这就就是是说说,时时间间是是任何活任何活动动所不可缺少的基本所不可缺少的基本资资源。因此,源。因此,时间时间是无法取代的。是无法取代的。无无法法失失而而复复得得:时时间间无无法法象象失失物物一一样样失失而而复复得得。它它一一但但丧丧失失,则则会会永永远远丧丧失失。花花费费了了金金钱钱,尚尚可可赚赚回回,但但倘倘若若挥挥霍霍了了时时间间,任任何何人人都都无力挽回。无力挽回。时时间间是是一一种种心心态态、心心境境的的表表现现,你你如如何何看
8、看待待时时间间,如如何何运运用用时时间间,就就是是心心态态和和心心境境的的表表现现。良良好好的的时时间管理,是一种习惯的养成。间管理,是一种习惯的养成。15 时间管理是一种态度时间管理是一种态度时间管理是一种态度时间管理是一种态度大大趋势趋势的作者的作者约约翰翰艾艾兹兹彼特,曾彼特,曾经说过这经说过这么一句么一句话话:“我我们们正正站站在在一一个个新新的的起起点点,两两千千年年(即即20002000年年),这这重重要要的的一一年年,象象征征着着未未来来,是是人人们们为为之之奋奋斗斗的的里里程程碑碑,变变化化的的速速度度加加快快,知知道道的的事事情情增增多多,因因而而我我们们不不得得不不重重省省
9、自自身身,再再悟悟自自己己的的价价值值观观和和传传统统习习惯惯,而而这这一一切切,都都是是个个人人所所为为,个个人人试试图图改改变变这这个个社社会会之之前前,首首先先要改要改变变自己自己。”这这就就是是一一种种心心理理建建设设的的过过程程,其其实实这这句句话话,早早在在19051905年年,著著名名的的哲哲学学家家威威廉廉詹詹姆姆斯斯就就说说过过:“我我们们这这一一代代最最伟伟大大的的革革命命就就是是发发现现,一个人可以由改一个人可以由改变调变调整内在的心整内在的心态态来改来改变变外在的外在的环环境。境。”所所有有的的结结果果是是行行动动造造成成的的,所所有有的的行行动动是是思思考考造造成成的
10、的,所所有有的的思思考考是来自于你一念之是来自于你一念之间间。因因此此所所有有的的改改变变是是由由自自己己的的思思考考和和意意念念来来决决定定的的。它它这这里里包包括括哪哪些些东西呢?东西呢?16 时间管理是一种态度时间管理是一种态度时间管理是一种态度时间管理是一种态度欲望。你要把事情做好,欲望。你要把事情做好,时间时间管理好,欲望是不是很管理好,欲望是不是很强强烈烈?决决定定。决决定定做做或或时时间间管管理理的的目目标标是是什什么么?要要把把时时间间管管理理做做好好,你你的的目目标标价价值值,人生的方向很重要。,人生的方向很重要。行行动动。时时间间管管理理是是一一种种技技巧巧,也也是是一一种
11、种观观念念,跟跟行行为为有有一一定定差差距距,必必须须不断地去不断地去练习练习,才能养成一种良好的,才能养成一种良好的习惯习惯。决决心心。时时间间管管理理也也是是一一种种决决心心。你你下下决决心心持持续续地地学学习习,直直到到运运用用自自如如。如如果果你你把把时时间间管管理理好好,就就能能够够达达到到自自我我的的理理想想,建建立立自自我我的的形形象象,进进一一步步提提升升自自我我价价值值。每每个个人人应应该该把把自自己己当当成成一一个个时时间间管管理理的的门门外外汉汉,而努力不断学,而努力不断学习习。如如果果每每天天你你能能够够让让自自己己节节省省两两个个小小时时,一一个个星星期期就就能能够够
12、节节省省1010个个小小时时,一一年年就就能能节节省省500500个个小小时时,这这种种生生产产力力就就能能提提升升到到至至少少25%25%以以上上。所所有有有有成成就就的的人人,或或是是有有成成就就的的企企业业,总总会会把把时时间间用用在在高高深深产产业业的的地地方方,源源自自于于他他们们知知道道时时间间大大于于金金钱钱,时时间间就就是是他他们们生生活活追追寻寻的的一一种方向。种方向。17 时间管理的发展阶段时间管理的发展阶段时间管理的发展阶段时间管理的发展阶段理论的演进理论的演进特点特点优点优点缺点缺点第一代时间管理第一代时间管理备忘录型备忘录型应变力很强没有压力应变力很强没有压力随随意意
13、忽忽略略整整体体规规划划第二代时间管理第二代时间管理计划导向型计划导向型追追踪踪约约会会事事件件达达成成率率比较高比较高产生安排的习惯产生安排的习惯第三代时间管理第三代时间管理目标导向型目标导向型重视目标重视目标忽忽略略了了自自然然法法则则缺乏远见缺乏远见第四代时间管理第四代时间管理团队导向型团队导向型关注团队关注团队忽视个体忽视个体第五代时间管理第五代时间管理自自然然法法则则和和罗罗盘盘导导向向型型工作生活均衡工作生活均衡181.效果效率 -做正确的事情2.目标计划 -书面界定结果3.计划行动 -缜密思考策划4.排序罗列 -优先高于一切5.20 80 -保证少数重点6.集中分散 -专注整块时
14、间7.人 事 -投资情感帐户8.罗盘时钟 -平衡工作生活 时间管理的八大原则时间管理的八大原则时间管理的八大原则时间管理的八大原则19 讲座日程安排讲座日程安排讲座日程安排讲座日程安排时间管理的理论与原则时间管理的理论与原则时间管理的步骤与方法时间管理的步骤与方法时间管理的工具介绍时间管理的工具介绍201.明确角色、职责与目标 2.列出事件清单3.排定事件次序4.制定时间计划表5.言行一致地执行6.调整和改善 时间管理的核心步骤时间管理的核心步骤时间管理的核心步骤时间管理的核心步骤211、明确角色、职责与目标 1)公私兼顾:工作+家庭2)价值为先:以价值观为依据 时间管理的核心步骤第一步时间管
15、理的核心步骤第一步时间管理的核心步骤第一步时间管理的核心步骤第一步22【案例】1953年,美国耶鲁大学对应届毕业生做了一项研究调查,他们发现有3%的同学还没有毕业就设定了他们人生的目标,20年后,也就是1973年,这3%的同学比其他97%的同学更显得富裕。这3%的同学,他们做了7件事情:他们曾经很确实地写下了他们想做的事情;他们列出了达成目标所得到的好处;他们列出达成目标要克服的障碍;他们列出了达成目标必须必备的知识以及信息;他们列出了达成目标需要共同协力的团队、人员或者组织;他们总结出一套行动计划;他们写出了达成目标的具体时间。另外97%的人他们没有去设定目标。原因在于:他们对目标不了解;他
16、们不知道如何去设立目标;对失败有一种恐惧感;害怕被拒绝;自我形象不佳;他们对自己缺乏热忱。要想在你的一生或者未来实现你的梦想,你必须做一件事情,那就是设定目标。要想在你的一生或者未来实现你的梦想,你必须做一件事情,那就是设定目标。目标管理目标的设定目标管理目标的设定目标管理目标的设定目标管理目标的设定23 目标管理目标的设定目标管理目标的设定目标管理目标的设定目标管理目标的设定24 目标管理:时间规划目标管理:时间规划目标管理:时间规划目标管理:时间规划时间规划系统里,日计划就是每天要花一些时间规划你的活动。你的日计划要从周计划而来。自己每天的趋势都是朝着更大的目标迈进。一天检查所有工作的来源
17、,包括你的专案、你记载截止日期的计划、排进去的活动和应该注意的事项等。你未来的一周应该处理的事情,首先应该决定这些事情的优先顺序然后再做周计划,这样可以对工作做一些全盘的检查,将你自己的目标系统化以后可以为新的一周做更好的准备。周计划往上延伸就是月计划。有时从比一周更长的时间范围来看,工作也是非常重要的,月计划可以提供一个宽广的视野,使你每一周计划得更有效果。它通常包含的都是下个月工作里更重要的事情。月计划再往上就是你的季计划,一年之中固定每隔一段时间就要检查已经到期的目标,并视情况做必要的修正和改进。在每一个季度末你可以确定下一个季度的方针,并决定哪些方面任务应该取消、增加或加快。例如下一季
18、度你可能晋升为主管,你需要接受一些主管方面的知识培训;你下个月可能要去一个地方旅游,那你必须要去收集旅游地点的一些信息资料,这些都应该安排在季计划的内容之内。25 目标管理:角色目标管理:角色目标管理:角色目标管理:角色如果目标不明确,就没有办法做时间规划。同时如果你的目标设定还要把健康、家庭、工作、人际、理财、心智、休闲、心灵等因素考虑进来,把每一个你它目的、角色、价值观、信念诠释出来。例如,你重视健康,因为你相信健康就是财富,你知道拥有健康的身体,才可以做你能做的事情。第二个角色,你现在是一个什么层次的年龄,你在家庭里扮演的是一个什么样的角色,假如你的健康出问题的话,你可能会怎么样。你了解
19、健康是人生最重要的一点,因此你相信不好的食物不能随随便便入口,所以你必须让我自己更快乐,更健康,而且你的健康不只是生理的健康,我还追求心理的健康。你相信,你的锻炼,你的付出,会让你的健康更得到充实,让你的健康状态变得更佳,这就是全方位的检视过程。借此去达到你的目的、价值观和信念。26nSpecificSpecific具体的;具体的;nMeasurableMeasurable可以计量的;可以计量的;nAttainmentAttainment可以达到的;可以达到的;nReasonableReasonable合理的;合理的;nTime有时间性的有时间性的 目标管理有效目标的设定目标管理有效目标的设定
20、目标管理有效目标的设定目标管理有效目标的设定271 1、具体的:、具体的:有人说:“我将来要做一个伟大的人”。这就是一个不具体的目标。目标一定要是具体的,比如你想把英文学好,那么你就订一个目标:每天一定要背十个单词、一篇文章。有人曾经做过一个试验,他把人分成两组,让他们去跳高。两组人的个子差不多,先是一起跳过了1米。他对第一组说:“你们能够跳过1.2米。”他对第二组说:“你们能够跳得更高。”经过练习后,让他们分别去跳,由于第一组有具体的目标,结果第一组每个人都跳过1.2米,而第二组的人因为没有具体目标,所以他们中大多数人只跳过了1米,少数人跳过了1.2米。这就是有和没有具体目标的差别所在。2
21、2、可衡量的:、可衡量的:任何一个目标都应有可以用来衡量目标完成情况的标准,你的目标愈明确,就能提供给你愈多的指引。比如你要买一栋房子,先要在心里有个底。房子要多大,是几层楼?需要多少卧室?要木头砌还是钢筋水泥的?要多少平方?座落地点呢?你的预算呢?有了这些明确的标准,你才有可能顺利地盖好你的房子。3 3、可达到的:、可达到的:不能达到的目标只能说是幻想、白日做梦,太轻易达到的目标又没有挑战性。多年前在美国进行了一项成就动机的试验。15个人被邀请参加一项套圈的游戏。在房间的一边钉上一根木棒,给每个人几个绳圈套到木棒上,离木棒的距离可以自己选择。站得太近的人很容易就把绳圈套在木棒上,而且很快地就
22、泄气了;有的人站得太远,老是套不进去,于是很快就泄气了;但有少数人站的距离恰到好处,不但使游戏具有挑战性,而且他们也还有成就感。实验者解释这些人有高度的成就动机,他们通常不断地设定具挑战性但做得到的目标。4 4、相关的:、相关的:目标的制定应考虑和自己的生活、工作有一定的相关性,比如一个公司的职员,整天考虑的不是怎样才能做好工作,却一心发着明星梦,又不肯努力奋斗,在一天一天消耗中丧失学习、工作的能力,不思进取,不努力提高工作业务能力,最终会被公司抛弃、会被社会遗弃。5 5、基于时间的:、基于时间的:任何一个目标的设定都应该考虑时间的限定,比如你说:“我一定要拿到律师证书。”目标应该很明确了,只
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