建设项目文件归档要求与档案整理规范-院长办公室优秀PPT.ppt

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1、 建设项目档案管理建设项目档案管理1一、项目档案工作基本原则和特点一、项目档案工作基本原则和特点二、加强基础管理，保障项目档案工作二、加强基础管理，保障项目档案工作三、三、国家重大建设项目档案文件归档要求与档案国家重大建设项目档案文件归档要求与档案整理规范（整理规范（DA/T28 DA/T28）标准讲解标准讲解四、档案验收四、档案验收2集中统一管理；集中统一管理；完整、精确、系统；（难点、重点）完整、精确、系统；（难点、重点）平安保管、有效利用。平安保管、有效利用。（一）基本原则（一）基本原则3 1、责任大、责任大 从档案的价值、作用看，为从档案的价值、作用看，为建设管理、竣工验收、生产运行、

2、修理改造服建设管理、竣工验收、生产运行、修理改造服务，肩负着现实和历史的双重责任；从工作看，务，肩负着现实和历史的双重责任；从工作看，是项目建设、管理的组成部分和必不行少的环是项目建设、管理的组成部分和必不行少的环节。节。（二）（二）建设项目档案工作特点建设项目档案工作特点42、难度大、难度大项目法人与参建各方之间接项目法人与参建各方之间接口关系多，人员变动大，文件材料来源多不易口关系多，人员变动大，文件材料来源多不易限制（收限制（收 集难）；集难）；时间紧时间紧,伴随项目周期，各伴随项目周期，各阶段都有相应的任务，档案工作必需刚好跟进阶段都有相应的任务，档案工作必需刚好跟进同步管理，不能脱节

3、同步管理，不能脱节;形成的档案门类、载体形成的档案门类、载体困难、数量大（整理难）。困难、数量大（整理难）。如：文件收集不全、竣工图的编制不规范、图如：文件收集不全、竣工图的编制不规范、图物不符、签字手续不完备，有些重要的文件丢物不符、签字手续不完备，有些重要的文件丢失失.5 3、要求高、要求高是稽查、审计、验收、后是稽查、审计、验收、后评价的依据，是维护资产和权益的凭证，评价的依据，是维护资产和权益的凭证，是运行管理的保障。是运行管理的保障。6做好档案工作应成为项目领导、工程管理人员、做好档案工作应成为项目领导、工程管理人员、技术人员和档案工作者的自觉行为。依据质量技术人员和档案工作者的自觉

4、行为。依据质量管理原则：管理原则：A.发挥领导的作用发挥领导的作用.重视档案工作的项目负责人是重视档案工作的项目负责人是 有眼光、负责任、会管理的领导。有眼光、负责任、会管理的领导。B.全员参与全员参与,相互协作。相互协作。项目领导和工程管理人员应了解档案工作项目领导和工程管理人员应了解档案工作的要求；档案人员应熟悉相关专业和工程管理。的要求；档案人员应熟悉相关专业和工程管理。78一、项目档案工作基本原则和特点一、项目档案工作基本原则和特点二、加强基础管理，保障项目档案工作二、加强基础管理，保障项目档案工作三、三、DA/T28 DA/T28 标准讲解标准讲解四、档案验收四、档案验收9二二.加强

5、基础管理保障项目档案工作加强基础管理保障项目档案工作1.项目档案管理各方职责：项目档案管理各方职责：项项目目法法人人（建建设设单单位位、业业主主）负负总总责责,负负责责组组织织、协协调调、检检查查、指指导导本本单单位位和和参参建建各各方方；档档案案实实体体的的管管理理（收收集集、整整理理、归归档档、保管、移交等）。保管、移交等）。10 监监理理单单位位向向项项目目法法人人提提交交项项目目监监理理档档案案；监监督督项项目目文文件件的的完完整整、精精确确，审审核核、签签署署竣竣工工文文件件。（逐逐张张签签署署竣竣工工图，避开监理缺位）图，避开监理缺位）11设设计计单单位位向向项项目目法法人人提提交

6、交经经整整理理立立卷卷的的设设计计基基础础材材料料和和设设计计文文件件。（受受托付编制竣工图）托付编制竣工图）施施工工单单位位向向项项目目法法人人提提交交经经整整理理立立卷的竣工文件（含施工文件和竣工图）。卷的竣工文件（含施工文件和竣工图）。12其他相关方其他相关方 主动借助外部力气主动借助外部力气上级主管部门上级主管部门指导、检查指导、检查档案行政管理部门档案行政管理部门指导、监督指导、监督城建档案馆城建档案馆接收接收社会中介社会中介服务服务132.超前介入，同步管理 超前介入档案部门要驾驭文件材料形成规律，提早实行措施，提出要求，避开被动。（如：制定分类方案、归档范围，培训指导专兼职人员，

7、制定归档支配，提出要求，参与工程调度协调会等）同步实施常常检查积累状况，参与阶段验收、开箱验收、交工验收。刚好协调，解决问题。(DA/T28 4.3条款：项目文件的收集、积累、整理、归档和项目档案的验收，要与项目的立项准备、勘察设计、建设施工和竣工验收同步进行。)14 3.3.健全归档制度，实施程序化管理健全归档制度，实施程序化管理 将将项项目目档档案案工工作作纳纳入入领领导导责责任任制制、监监理理制制和和合合同同管管理理制制；结结合合工工程程特特点点制制定定档档案案管管理理的的各各项项规规章章制制度度，制制度度覆覆盖盖要要全全，职职责责要要明明确确，制制约约要要有有效效（实实行行行行政政、经

8、经济手段）。济手段）。归档制度要：有要求、有考核、有奖惩、有权重归档制度要：有要求、有考核、有奖惩、有权重 。(如如DA/T28 DA/T28 5.15.1条条款款：文文件件的的形形成成、积积累累和和管管理理列列入入部部门门和和人人员员的的职职责责、工工作作标标准准，并并有有检检查查、限限制制和和考考核核措施。措施。)15 程序化程序化与工程管理程序、业务流程与工程管理程序、业务流程紧密结合。项目各阶段要随时收集积累，紧密结合。项目各阶段要随时收集积累，避开脱节（如设备开箱验收）。避开脱节（如设备开箱验收）。16例：秦山三核公司 按程序操作依据建立阶段质量保证大纲制订了27项文档管理程序监督和

9、指导承包商编制41项文档管理程序其它部门程序凡涉及文档方面均有相应条目并由文档处会签174.4.充分发挥合同的作用充分发挥合同的作用 合同管理在项目建设中的作用至关重要，合合同管理在项目建设中的作用至关重要，合同是约束参建各方的法律依据，用合同约束参建同是约束参建各方的法律依据，用合同约束参建各方是市场经济环境下，行之有效的做法。各方是市场经济环境下，行之有效的做法。建设单位档案部门要参与合同相关条款的起建设单位档案部门要参与合同相关条款的起草，把文件、档案方面的具体要求纳入合同条款草，把文件、档案方面的具体要求纳入合同条款,要参与合同支付会签。要参与合同支付会签。18 合同法第十六章专讲合同

10、法第十六章专讲“建设工程合同建设工程合同”，其中第，其中第274274条和条和275275条分别针对勘察设计条分别针对勘察设计合同和施工合同的内容中都提到了文件资料合同和施工合同的内容中都提到了文件资料的提交问题。的提交问题。合同法使当事双方可以依据自己的意合同法使当事双方可以依据自己的意愿来确定合同的条款，在合同中对文件的编愿来确定合同的条款，在合同中对文件的编制、提交、套数、费用、时间等可以由当事制、提交、套数、费用、时间等可以由当事双方依据各自的利益来确定。双方依据各自的利益来确定。19例：秦山三核按合同条款管理主合同和建安合同均有对文档要求的条款文件接收（附录F Baseline书目）

11、支付限制（有程序制约，需文档处签字确认）接收前审查会签20 在合同中在合同中规规定了乙方必需提交的文档内容、定了乙方必需提交的文档内容、数量和格式。文件档案数量和格式。文件档案处处在在项项目目执执行行规规程中随程中随时监时监督合同中文档部分的督合同中文档部分的执执行状况，在行状况，在项项目竣目竣工工验验收收时检查归时检查归档文件的完整、精确和系档文件的完整、精确和系统统性。性。凡竣工文件不合要求，凡竣工文件不合要求，则则令其整改。只有文档令其整改。只有文档部部门门在竣工在竣工验验收会收会签单签单上上签签署同意支付看法后，署同意支付看法后，支配和支配和财务财务部部门门才能才能对对承包商承包商进进

12、行行费费用用结结算。算。21一、项目档案工作基本原则和特点一、项目档案工作基本原则和特点二、加强基础管理，保障项目档案工作二、加强基础管理，保障项目档案工作三、三、DA/T28 DA/T28 标准讲解标准讲解四、档案验收四、档案验收22DA/T28-2002 DA/T28-2002 第第1 1部分：范围部分：范围 第第2 2部分：规范性引用文件部分：规范性引用文件 第第3 3部分：术语和定义部分：术语和定义 第第4 4部分：总则部分：总则 第第5 5部分：项目文件的收集部分：项目文件的收集 第第6 6部分：项目竣工文件的编制部分：项目竣工文件的编制 第第7 7部分：项目文件的整理与归档部分：项

13、目文件的整理与归档 第第8 8部分：项目档案的整理与移交部分：项目档案的整理与移交 附录附录A A 和参考文献和参考文献231 1、制订的背景、目的：、制订的背景、目的：在市场经济条件下加强建设项目档案工作在市场经济条件下加强建设项目档案工作 (项项目目法法人人制制、招招投投标标制制、监监理理制制、合合同同管管理制理制)用用统统一一的的标标准准作作指指导导，保保证证项项目目档档案案的的完完整整、精确、系统精确、系统 为档案验收供应依据为档案验收供应依据242.2.本标准的特点本标准的特点突突出出项项目目档档案案工工作作的的特特点点，强强化化基基础础管管理理。管管理理层层面面可可以以严严于于标标

14、准准，高于标准。高于标准。面面对对工工程程管管理理人人员员、技技术术人人员员、档档案人员。案人员。25 3.3.本标准与其他相关主要文件、本标准与其他相关主要文件、标准之间标准之间 的关系的关系基本建设项目档案资料管理暂行规定基本建设项目档案资料管理暂行规定（国档发（国档发1988419884号）号）国家重点建设项目档案管理登记方法国家重点建设项目档案管理登记方法（档发字（档发字199715199715号）号）城市建设档案归属与流向暂行方法城市建设档案归属与流向暂行方法（档发字（档发字199720199720号）号）26国国家家重重大大建建设设项项目目档档案案验验收收方方法法20052005年

15、年 将将替替代代建建设设项项目目（工工程程）档档案案验验收收方方法法（国国档档发发1992819928号号）27 GB/T118222000 标准的主要内容第一章 范围；（一般科技档案的案卷整理）其次章 定义；第三章 组织案卷；第四章 案卷和案卷内科技文件材料的排列；第五章 案卷的编目；第六章 案卷的装订；第七章 卷皮、卷内表格的规格及其制成材料标准的附录（案卷格式）28DA/T22标准归档文件整理规则如标准归档文件整理规则如何接受：何接受：原则上不打破原有的分类体系原则上不打破原有的分类体系管理性的文书档案可执行归档文件管理性的文书档案可执行归档文件整理规则，科技档案整理规则，科技档案(产品

16、、科研、产品、科研、基建、设备基建、设备)执行科学技术档案案执行科学技术档案案卷构成一般要求。卷构成一般要求。29 建设部发布建设工程文件归档整理规范建设部发布建设工程文件归档整理规范 GB/T50328 GB/T5032820012001动身点：城建档案馆接收和管理动身点：城建档案馆接收和管理接收范围超出档发（接收范围超出档发（9797）2020号文件规定，号文件规定，不符合不符合GB/T11822GB/T118222000 2000，给建设单位的档，给建设单位的档案整理造成混乱案整理造成混乱 不适宜接受的标准不适宜接受的标准:30第第1 1部分：范围部分：范围适用范围广泛：适用范围广泛：名

17、称叫名称叫“国家重大国家重大”，但不限于国，但不限于国家重大项目，其他项目也可执行。家重大项目，其他项目也可执行。31第第2 2部分：规范性引用文件部分：规范性引用文件GB/T10609.3GB/T10609.3技术用图复制图的折叠技术用图复制图的折叠方法方法档发字档发字199720199720号城市建设档案归号城市建设档案归属与流向暂行方法属与流向暂行方法 32第第3 3部分术语和定义部分术语和定义术语的理解：术语的理解：GB/T1.1GB/T1.1标标准准化化工工作作导导则则标标准准的的起起草草和和表表述述规规则则中中关关于于术术语语和和定定义义的的起起草草与与表表述述：“任任何何不不是是

18、一一看看就就懂懂或或众众所所周周知知的的术术语语，以以及及在在不不同同状状况况下下可可能能有有不不同同说说明明的的术术语语，均均应应给给有有关关概概念念下下定定义义予以明确予以明确”。33第第4 4部分：部分：总则总则参建单位各司其职，相互协调。发挥合同的作用确保完整、精确、系统34第第5 5部分：项目文件的收集部分：项目文件的收集 5.2 建设项目各阶段文件的收集及其责任 项目前期文件|项目建设文件（施工、竣工图）|项目竣工验收文件 1、可行性探讨、立项、|5、施工（安装）文件+竣工图|10、生产技术准备 评估、报批|试生产文件 2、设计基础资料|6、监理文件、资料|11、财务、器材管理文件

19、3、设计文件|7、工艺设备文件|12、竣工验收文件 4、项目管理文件|8、科研项目文件|9、涉外文件|准备阶段 开 施工（安装）阶段 竣 试生产（试运行）竣 投 建设单位 工 施工单位 工 建设单位 工 产 设计单位 监理单位 （施工单位）验 建设单位 收 35第第5 5部分：项目文件的收集部分：项目文件的收集5.3 5.3 收集范围见附录收集范围见附录AA项目文件归档范围项目文件归档范围和保管期限表。和保管期限表。-接受接受“三结合三结合”制定各项目的文件归档范制定各项目的文件归档范围围:结合附录结合附录A A，结合行业系统的规定（行业，结合行业系统的规定（行业特点），结合本项目实际。特点）

20、，结合本项目实际。5.5.5.5.文件的质量要求文件的质量要求 不应有热敏纸和圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、不应有热敏纸和圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸、铅笔（特殊要求除外）等。复写纸、铅笔（特殊要求除外）等。36第第6 6部分：项目竣工文件的编制部分：项目竣工文件的编制竣竣工工图图编编制制的的基基本本要要求求源源于于：编编制制基基本本建建设设工工程程竣竣工工图图的的几几项项暂暂行行规规定定（8282建建发发施施字字5050号）号）37 第第6 6部分：项目竣工文件的编制部分：项目竣工文件的编制竣工图的编制主体：竣工图的编制主体：竣工图一般由施工单位编制，监理要逐张竣工图一般由施工单位编制，监理

21、要逐张审核签字。审核签字。38（一）竣工图章的规格与样式：（一）竣工图章的规格与样式：（80mm60mm）39 也可依据建设单位要求：也可依据建设单位要求：可由设计院编制；可由设计院编制；设计院、施工单位分别编制；设计院、施工单位分别编制；施工单位托付设计院编制；施工单位托付设计院编制；各施工单位托付建设单位指定的设计院编制。各施工单位托付建设单位指定的设计院编制。留意加强设计与施工方之间的协调和沟通，供应留意加强设计与施工方之间的协调和沟通，供应完整、精确的变更依据。完整、精确的变更依据。40（火电工程竣工图问题）（火电工程竣工图问题）依据：电力部电建依据：电力部电建199619966666

22、66号文火力号文火力发电厂工程竣工图文件编制规定发电厂工程竣工图文件编制规定如何加强限制削减问题：如何加强限制削减问题：1.1.通过合同要求设计院做全套竣工图；通过合同要求设计院做全套竣工图；监理章加盖在设计院竣工图标上方）监理章加盖在设计院竣工图标上方）2.2.加强现场跟踪，加强变更文件收集加强现场跟踪，加强变更文件收集和监理确认，包括：变更单、工程联系单、和监理确认，包括：变更单、工程联系单、技术会议纪要等。技术会议纪要等。413.3.监理审核签字并出具监理报告，对监理审核签字并出具监理报告，对其完整、精确负责。其完整、精确负责。阅历：用合同要求设计院同时供应一套阅历：用合同要求设计院同时

23、供应一套电子版光盘电子版光盘 。42第第7 7部分：项目文件的整理与归档部分：项目文件的整理与归档 7.2-7.7 7.2-7.7内容源自内容源自GB/T118222000 GB/T118222000 编目工作的一般程序：编目工作的一般程序：编文件页号编文件页号编卷内书目编卷内书目编备考表编备考表编案卷封面、脊背编案卷封面、脊背编档案号编档案号编案卷书目编案卷书目43幻灯片 35新 版44幻灯片 36旧版 454647第第7 7部分：项目文件的整理与归档部分：项目文件的整理与归档照照 片片 的的 整整 理理：照照 片片 档档 案案 管管 理理 规规 范范 GB/T11821-2002GB/T1

24、1821-2002照照片片档档案案的的构构成成应应由由照照片片、底底片片和和文文字字说说明明三三部部分分组组成成。每每一一张张或或一一组组照照片片的的文文字字说说明明，说说明明照照片片所所反反映映事事务务的的时时间间、地地点点、人人物物、事由等。事由等。48 数码照片的管理：数码照片的管理：1、分类、编号、建立文件夹、编目、分类、编号、建立文件夹、编目 编号：给照片文件重名名，形成照片号。编号：给照片文件重名名，形成照片号。编目：要拟写反映照片内容要素的照片题编目：要拟写反映照片内容要素的照片题名。名。2、刻录光盘：、刻录光盘：只写光盘只写光盘2套；套；刻录内容包括：照片文件夹；书目；光盘刻录

25、内容包括：照片文件夹；书目；光盘说明（本盘的各种信息：盘号、题名、起说明（本盘的各种信息：盘号、题名、起止、保期、软件、设备）。止、保期、软件、设备）。3、永久照片要冲洗出纸质保存。、永久照片要冲洗出纸质保存。49录音、录像的整理：录音、录像的整理：一般按问题（内容、事由）进行分类。一般按问题（内容、事由）进行分类。每每合合（盘盘）的的外外套套上上要要有有标标签签，注注明明：内内容容、主主要要人人物物、形形成成日日期期、带带长长（分分钟钟）、编编号号、型型号号和和保保管管期期限限，及对应的文字材料等，并填写书目。及对应的文字材料等，并填写书目。第第7 7部分：项目文件的整理与归档部分：项目文件

26、的整理与归档50 文件整理与档案整理的关系文件整理与档案整理的关系 文件整理文件整理 档案整理档案整理对象：对象：文件文件 档案档案内容：内容：组卷编目组卷编目 分类编号分类编号成果形式：成果形式：案卷案卷 系统的整体系统的整体室藏室藏时间：时间：形成案卷前形成案卷前 形成案卷形成案卷后后担当者：担当者：文件形成部门文件形成部门 档案部档案部门门要求：要求：完整精确完整精确 系统系统51第第8 8部分部分 项目档案的整理与移交项目档案的整理与移交档案的分类编号：档案的分类编号：对档案分类只提出原则性要求，不作具体对档案分类只提出原则性要求，不作具体规定。规定。（因不同行业、项目差异性大）（因不

27、同行业、项目差异性大）有行业或系统规定的可按其规定执行。有行业或系统规定的可按其规定执行。（例：电力行业按（例：电力行业按0 09 9大类分、马路建大类分、马路建设）设）稳定性、包涵性、前瞻性。稳定性、包涵性、前瞻性。52例：秦山三核档案分13类53秦山三核文档一体化管理文档一体化管理运用文件、档案生命周期理论，在文件运用文件、档案生命周期理论，在文件运转期间由文件科负责，竣工或项目结运转期间由文件科负责，竣工或项目结束后移交档案科归档束后移交档案科归档编码的一样性编码的一样性 建立阶段的文件、图纸建立阶段的文件、图纸在竣工阶段转成历史文件和竣工图，运在竣工阶段转成历史文件和竣工图，运用同一编

28、码，只是区分于版本号用同一编码，只是区分于版本号54秦山三核文档编码图纸类98-31710-9015-7-DD-D纸张大小纸张大小图纸类型图纸类型图纸张数图纸张数图纸系列号图纸系列号BSI编码编码机组代码机组代码55文件类9801-79320-DM-001系列号系列号文件类型文件类型BSI编码编码机组代码机组代码56记录类9801-QY-71310-WR-27542-A-00系列号系列号记录类型记录类型BSI编码编码记录产生单位记录产生单位机组代码机组代码57信函类AY QY-04-00270-L信函类型信函类型信函系列号信函系列号年度年度收函单位收函单位发函单位发函单位58参建单位按统一的分

29、类，暂用铅笔填参建单位按统一的分类，暂用铅笔填写卷盒档号，项目档案全部移交生产写卷盒档号，项目档案全部移交生产运行单位后，再正式填写。运行单位后，再正式填写。移交的时间、手续。移交的时间、手续。59理解标准及工作中理解标准及工作中应留意处理好几个关系应留意处理好几个关系1、管理与整理（宏观与微观）：强化基础管理，、管理与整理（宏观与微观）：强化基础管理，留意过程限制留意过程限制,不能被动接受、埋头整理。不能被动接受、埋头整理。强化管理，强化管理，深化检索，减化手工。深化检索，减化手工。2、原则与实际：整理工作要遵循档案工作的基、原则与实际：整理工作要遵循档案工作的基本原则（维护原貌，保持文件有机联系，便于本原则（维护原貌，保持文件有机联系，便于利用，平安保管），结合实际敏捷处理（例如：利用，平安保管），结合实际敏捷处理（例如：页号、金属物、等等）。页号、金属物、等等）。603、创新与借鉴、创新与借鉴:既要主动探究既要主动探究,随时总结，随时总结，不断创新，更要擅长学习借鉴其他单位、不断创新，更要擅长学习借鉴其他单位、其他项目的阅历，少走弯路（培训、考其他项目的阅历，少走弯路（培训、考察、沟通）。察、沟通）。61感谢大家-2014年2月62