怎样做好企业档案管理工作A概论优秀PPT.ppt

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1、欢迎参与档案管理培训班加强档案管理服务企业发展如何做好档案管理工作如何做好档案管理工作如何做好档案管理工作如何做好档案管理工作v第一讲加强档案法规宣扬，提高档案意识其次讲建立健全档案管理机制，确保档案集中统一管理v第三讲加强材料收集，确保材料齐全完整第一讲第一讲 加强对档案法规的宣扬，提高档加强对档案法规的宣扬，提高档案意识案意识v（一）学习了解档案法v国家1987年制定了中华人民共和国档案法，1996年进行了修正。第七条：机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构或者档案工作人员，负责保管本单位的档案，并对所属机构的档案工作实行监督和指导。v第十条：对国家规定的应当立卷归档材料，必需依据规

2、定，定期向本单位档案机构或档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。第十一条：机关、团体、企业事业单位和其他组织必需依据规定，定期向档案馆移交档案。v第十三条：各级各类档案馆，机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构，应当建立科学的管理制度，便于对档案的利用；配制必要的设施；确保档案的平安；接受先进的技术，实现档案管理的现代化。v其 次 十 四 条：有 以 下 行 为 之 一 的，要 追 究 法 律 事 务：（一）损毁、丢失属于国家全部的档案的；v（二）擅自供应、抄录、公布、销毁属于国家全部的档案的；v（三）涂改、伪造档案的；v（四）违反本法第十六条、第十七条规定，擅自出卖或转让档

3、案的；v（五）倒卖档案牟利或将档案卖给、赠送外国人的；v（六）违反本法第十条、第十一条，不按规定归档或者不按期移交档案的；v（七）明知所保存的档案面临危急而不实行措施，造成档案损失的；v（八）档案工作人员玩忽职守，造成档案损失的。（二）学习贯彻相关标准规范v企业档案管理规定（20021022）v其次条本规定所称的企业档案，是指企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料。v第六条企业档案工作人员应当忠于职守，遵纪遵守法律，具有相应的档案专业学问和业务实力。v第七条企业各部门负责归档文件材料的收集和整理，并定期交本企业档案部门集中管理。任何人不得拒绝归档。v第

4、十条企业实行有效措施对档案进行平安保管，第十条企业实行有效措施对档案进行平安保管，并切实加强对学问产权档案和涉及商业隐私档案的并切实加强对学问产权档案和涉及商业隐私档案的管理。管理。(“借阅利用制度借阅利用制度”做保障做保障)v第十三条企业档案现代化应与企业信息化建设同第十三条企业档案现代化应与企业信息化建设同步发展，不断提高档案管理水平。步发展，不断提高档案管理水平。v第十九条企业应当建立档案工作责任追究制度，第十九条企业应当建立档案工作责任追究制度，对不按规定归档而造成文件材料损失的，或对档案对不按规定归档而造成文件材料损失的，或对档案进行涂改、抽换、伪造、盗窃、隐匿和擅自销毁而进行涂改、

5、抽换、伪造、盗窃、隐匿和擅自销毁而造成档案丢失或损坏的干脆责任者，依法进行处理。造成档案丢失或损坏的干脆责任者，依法进行处理。v国家企业档案管理方法国家企业档案管理方法v国家企业档案工作规范（国家企业档案工作规范（2009.11.02发布，发布，2010.01.01实施）实施）（三）了解驾驭档案基本学问 1、档案档案 （1）档档案案的的定定义义：是是指指过过去去和和现现在在的的国国家家机机构构、社社会会组组织织以以及及个个人人从从事事政政治治、军军事事、经经济济、科科学学、技技术术、文文化化、宗宗教教等等活活动动干干脆脆形形成成的的对对国国家家和和社社会会有有保保存存价价值值的的各各种种文文字

6、字、图图表表、声声像像等等不不同同形形式式的的历史记录。历史记录。（2）企企业业档档案案：企企业业在在研研发发、生生产产、经经营营和和管管理理活动中形成的有保存价值的各种形式的文件活动中形成的有保存价值的各种形式的文件 v档案的价值：历史文化价值、现实运用价值。v档案的作用：凭证、参考作用等。v档案的分类v（1）载体形式：纸质档案和非纸质档案。v（2）档案的分类：文书档案，科技档案(科研、产品、基建工程、设备等)，会计档案，声像档案，电子档案，专业档案等。(针对本单位特点,明确档案类型,做到分类科学)企业档案的价值企业档案是企业管理的基础企业是经济实体，在生产经营活动中会产生经营、技术、财务等

7、很多环节的各种类型文件材料，支撑着企业的发展，是企业的原始记录。企业档案是企业的无形资产物质资产的凭证（土地、房产、设备）；资质的证明；技术革新的依据；解决纠纷的法律凭证；是提高产品质量的保证；是企业文化的传承。档案材料各自为政，不利于平安和利用2、档案工作（1）档案工作的定义广义：档案事业各组成部份的工作。包括档案行政管理工作、档案馆（室）工作、档案教化工作、档案宣扬工作、档案学术探讨工作、档案出版工作、档案学会工作、档案外事工作等。狭义：用科学的原则和方法管理档案，为各项工作服务，具体包括收集、整理、鉴定、保管、统计、编目与检索、编研、利用。3、档案工作的原则、档案工作的原则 集集中中统统

8、一一管管理理企企业业全全部部档档案案，维维护护档档案案的的完完整整与与平平安安，便便于于企企业业各各项项工工作作的的利利用用。（要要严严格格遵遵守守国国家家有有关关保保密密制制度、规定等）度、规定等）4、档案工作涉及的范围v档案工作是一种社会事业性工作，涉及到的领域很广范v 工作 （尤其新形势下产生的新的内容和门类）电子档案、最低生活保障档案 v 生活（家庭档案）家庭档案介绍v家庭档案是家庭生活中的原始记录与工作中生成的其他档案有关明显的本质区分。但它是档案的一部分，是国家档案的重要补充。v家庭档案的特点私有性（经全部者同意，方可移交和赠送到国家档案馆或其他部门）丰富性（无所不有，内容可应有尽

9、有）多样性（载体形式、记录方式）家庭档案（续）v好用性（物质、学问产权、各种经营活动的凭证等）社会性（成员参与公务社会活动的记录，对国家和社会有重要的保存价值。如：宗谱，可捐增给国家档案馆；有的经一个历史时期后，可转化为国家、社会档案，如：胡山源手稿、孙元良日记）隐私性（健康状况、特殊工艺、技术诀窍和秘方等，要对社会保密，或家庭内部，国家爱护）时效性（大多数只有运用价值，如：发票、设备运用说明书）家庭档案（续）v家庭档案的作用 生活的助手 家庭教化的生动教材 生产经营的牢靠资料（民营企业档案）丰富了国家档案馆藏（宗谱、名人手记）v家庭档案的内容（纸质、声像、电子）宝宝康乐、学生时代、恋爱婚姻、

10、工作踪迹、家庭理财、医疗保健、家庭历史、成员活动v家庭档案整理 分类：两种方法（内容或成员）整理：每一类中，按时间依次，编一个流水号，装盒，并制作盒内书目表其次讲其次讲 建立健全档案管理机制，确保档建立健全档案管理机制，确保档案集中统一管理案集中统一管理 v档案工作是反映和衡量本单位整体管理水平的一个重要标记。应纳入单位年度工作支配，纳入管理制度及有关科室和人员职责范围。v企业档案工作应纳入企业领导工作议事日程，纳入企业规章制度及工作流程，纳入企业部门和有关人员的经济责任制或岗位责任制。（企业档案工作规范）v1、成立综合档案室，建立档案管理人员网络。v成立综合档案室，集中统一管理文书、会计、科

11、技（基建、设备、科研、产品、营售等）、声像、实物和电子档案等各种门类和载体的档案。v档案工作是一个单位的基础性管理工作，是全体在职人员的共同性的工作。v建立档案管理人员网络：由单位分管领导、档案管理部门负责人、档案员、各部门兼职档案员组成v充分发挥档案网络人员作用：各负其责（综合档案室职责、分管领导职责、专职档案员职责、兼职档案员职责）企业档案管理规定：企业档案管理规定：第第五五条条企企业业负负责责档档案案工工作作的的部部门门依依法法履履行行下下列列职职责责：（一一）贯贯彻彻执执行行档档案案法法等等有有关关法法律律、法法规规和和方方针针政政策策，制制定定本本企企业业文文件件材材料料归归档档和和

12、档档案案保保管管、利利用用、鉴鉴定定、销销毁毁、移移交交等等有有关关规规章章制制度度；（二二）统统筹筹规规划划并并负负责责本本企企业业档档案案的的收收集集、整整理理、保保管管、鉴鉴定定、统统计计和和供供应应利利用用工工作作；（三）指导本企业各部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作；（四）监督、指导本企业所属机构（含境外机构）的档案工作。专、兼职档案员职责v要求：形成书面材料,并制度上墙。层层把关分工负责分管领导:建立机制、明确责任、常常过问；宏观调控、经费保障部门领导：上承下达、督促检查、协调落实综合档案管理员：正确相识工作实质，增加责任心和主动主动性；留意纵向横向沟通，取得各级领导和同仁的

13、支持，做到事半功倍兼职档案员：关切了解本部门各项工作的概况，把好本部门种类材料的收集关，做好与综合档案员的有效对接（对本人驾驭业务、进取有利）v2、建立和完善档案管理管理制度、建立和完善档案管理管理制度v用用制制度度来来约约束束档档案案材材料料的的收收集集、整整理理、保保管管和和利利用用等等方方面面的的工工作作，确确保保档档案案材材料料的的完完整整性、确保档案工作的规范化、制度化。性、确保档案工作的规范化、制度化。v 收收发发传传阅阅制制度度：全全部部收收、发发文文及及会会议议材材料料，都都应应统统一一登登记记编编号号。传传阅阅完完毕毕的的材材料料应应刚刚好好退还到文书档案人员手中。退还到文书

14、档案人员手中。v 移移交交接接收收登登记记制制度度：规规范范部部门门间间档档案案材材料料移交接收，建立台帐移交接收，建立台帐v 库房管理制度：库房管理制度：v库房的温湿度要求，温度1527，相对湿度4060%，最佳环境温度是18、湿度40%。做到“八防防光、防火、防潮、防高温、防尘、防虫、防鼠”，另外对电子档案的载体，还 应 防 磁、防 重 压 等。装具：铁皮柜、不能用木柜v卷皮：无酸卷皮v档档案案利利用用制制度度：办办理理利利用用登登记记手手续续，不不准准涂涂改、污损、撕页等改、污损、撕页等v档档案案保保密密制制度度：不不得得擅擅自自向向外外单单位位供供应应档档案案、情报、资料。情报、资料。

15、v档档案案的的鉴鉴定定与与销销毁毁制制度度：成成立立鉴鉴定定小小组组，负负责责对对到到期期档档案案材材料料进进行行鉴鉴定定、（报报批批后后）销销毁毁v注：以上各项制度均有具体规定注：以上各项制度均有具体规定第三讲第三讲加强材料收集，确保档案齐全完加强材料收集，确保档案齐全完整规范整规范（一）材料的收集（一）材料的收集 材材料料收收集集，是是国国家家有有关关规规定定，通通过过确确定定的的接接收收制制度度和和征征集集方方法法，把把分分散散在在机机关关、个个人人手手中中或或散散失失在在其其它它地地方方的的档档案案，集集中中到到档档案案馆馆室室的的一一项项工工作。作。本本单单位位在在工工作作中中形形成

16、成的的对对国国家家和和社社会会有有保保存存价价值值的的各各种种文文字字、图图表表、声声像像、电电子子等等材材料料。主主要要分分为为以以下下几几类类：文文书书档档案案、会会计计档档案案、基基建建档档案案、设设备备档档案案、科科研研档档案案、产产品品档档案案、营营售售档档案案、声声像像档档案案、实实物物档档案案和和电电子子档档案案（材材料料内内容容和和载载体体类类型有区分）型有区分）。v企业规档文件的主要来源：本企业形成的文件本企业引进项目、外购设备等接收的文件所属单位及参股企业应向本企业提交的文件本企业参与的合作项目，合作单位按要求应向本企业提交的文件本企业执行、办理的外来文件各类档案材料的收集

17、、归档应参照国家企业档案工作规范执行。文书档案应留意以下方面材料收集：1、召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料。2、职能活动中形成的重要业务材料（如：.）。3、资产管理的重要合同、协议、登记凭证等。4、上级业务主管部门制发的文件材料。5、人事管理工作中形成的文件材料（介绍信、待遇、工资调整等）。6、工作中的请示、报告与上级的批复、指示等。7、本单位、本部门的支配、总结、综合统计报表、其他汇总性材料等。8、日常事务管理性文件材料。9、各部门在从事科研、开发、生产等活动的过程材料10、科技成果申报、专利、资质申请、定级、达标等的整套材料；编著的与本单位职能活亲密相关文章、期刊、图书等材料

18、。11、以上内容的照片、录音、摄像、实物、电子文件（数码照片、网站程序及信息、业务软件及数据、工作中形成的电子版的文字性材料）等也须收集归档。v要求：将单位归档范围，细化到每个部门，并以书面形式，通知到每个部门，定期将材料收集、移交到档案室，并做好移交登记。v企业档案工作规范之（企业文件归档基本范围与保管期限参考表）（十个方面：经营管理、生产管理、行政管理、党群管理、产品生产、科研开发、项目建设、设备仪器、会计业务、职工管理）（分类方案示例）（二）材料的整理归档（先确定分类方案）（二）材料的整理归档（先确定分类方案）各类档案的整理，均应照国家的相关规范。各类档案的整理，均应照国家的相关规范。归

19、档时间（企业档案工作规范）归档时间（企业档案工作规范）：1 1、经营管理工作、生产技术管理工作、行政管理工作、经营管理工作、生产技术管理工作、行政管理工作、党群工作中形成的文件一般应在办理完毕后的其次党群工作中形成的文件一般应在办理完毕后的其次年一季度归档。年一季度归档。2 2、科研开发、项目建设文件应在其项目鉴定、竣工验、科研开发、项目建设文件应在其项目鉴定、竣工验收前归档，周期长的可分阶段、单项归档；产品生收前归档，周期长的可分阶段、单项归档；产品生产及服务业务应定期或按阶段归档。产及服务业务应定期或按阶段归档。3 3、产权产籍、质量认证、资质信用、合同协议、学产权产籍、质量认证、资质信用

20、、合同协议、学问产权等文件应随时归档；外购设备仪器或引进项问产权等文件应随时归档；外购设备仪器或引进项目的文件应在开箱验收或接收后即时登记归档。目的文件应在开箱验收或接收后即时登记归档。v4、会计核算专业材料应在会计年度终了后由会计部门整理归档，保管一年后向档案部门移交。v5、电子文件逻辑归档宜定时进行，物理归档应与相应门类或内容的其他载体归档时间一样。v6、磁带、照片及底片、胶片、实物等载体形式的文件应在工作结束后刚好归档，或与相应内容的纸质载体归档时间一样。v7、更新、补充的文件；企业内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件；企业资产与产权变动过程中形成的文件；其他活动中形成

21、的文件等，应随时归档。v归档材料质量要求：本单位产生的文件材料归档时必需是原件（纸质、电子件），纸抟文件底稿必需用碳素墨水或蓝黑墨水书写。v对于企业：在材料收集整理时应留意科技档案阶段性材料的齐全完整。v1、产品：初步设计、技术设计、工艺、工装、加工制造、生产定型等阶段材料v2、科研：准备立项、探讨试验、总结鉴定、成果申报、推广应用等阶段材料v3、基建：项目依据性材料、基础性材料、工程设计（初步设计、技术设计、施工设计）、施工、监理、竣工验收材料等（变更、隐藏性工程材料）v4、设备：设备依据性材料、外购设备开箱验收（自制设备的设计、制造、验收）、安装调试、随机材料、运行、维护等v另：外文资料的

22、译文v5、营售：说明书、宣扬材料、往来函件、合同协议、台帐、汇总表等（五）说明（五）说明 1 1、人人事事管管理理过过程程中中产产生生的的材材料料（如如：花花名名册册、统统计计表表、介介绍绍信信、用用工工合合同同、工工资资转转移移证证明明等），是属于文书档案范畴。等），是属于文书档案范畴。2 2、各各部部门门在在业业务务工工作作中中形形成成的的上上报报材材料料（如如：统统计计汇汇总总性性材材料料），必必需需留留存存一一份份归归档档（纸纸质、电子）质、电子）3 3、各各部部门门在在从从事事科科研研、开开发发、生生产产等等活活动动的的过程材料过程材料4 4、材材料料收收集集（内内容容、类类别别）确确定定要要齐齐全全、完完整；种类档案材料整理归档必需符合规范。整；种类档案材料整理归档必需符合规范。v5、数码照片，纸质和电子双套制。v6、各类电子文件材料要依据实际状况，刚好收集；可分类存放在不同的文件夹中，刻盘保存。v7、依据省星级测评标准，对如下状况应在日常工作做好记录：v 档案法宣扬活动（时间、内容、人员）网络人员业务学习（时间、内容、人员）v 单位大事记 材料移交、接收登记；查阅、借阅登记（台帐）