文件和记录控制培训优秀PPT.ppt
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1、文件和记录限制程序文件和记录限制程序文件和记录限制程序文件和记录限制程序外来文件的收集与管理外来文件的收集与管理文件的文件的修改和发放修改和发放文件的编制文件的编制与与审批审批文件的编号文件的编号的规定的规定体系文件的结构、定义体系文件的结构、定义发放文件的学习发放文件的学习记录的填写、查阅、保存规定记录的填写、查阅、保存规定文件的文件的作废及回收作废及回收文件的版次管理与评审文件的版次管理与评审文件和记录限制程序文件和记录限制程序一级文阶一级文阶二阶文件二阶文件三阶文件三阶文件四阶文件四阶文件体系手册体系手册程序文件程序文件作业类文件作业类文件记录类文件记录类文件体系文件的结构体系文件的结构
2、文件和记录限制程序文件和记录限制程序体系文件定义体系文件定义体系手册管理的纲领性文件,概括了本公司管理的构成及要素(过程);程序文件干脆支撑管理手册的主要文件,是对各部门运作过程及质量要求的具体说明;作业文件行政文件、工作文件、技术文件。是从程序文件中引申出来的,具体叙述各部门运作过程及操作规程,它是程序文件的支持性内容;外来文件包括国际和国家标准、法律法规、客户技术标准、产品规格书(含供应商)、工程图等技术资料;记录凡是管理体系运行中的记录、报告及产品相关的质量数据均属于记录的范围。文件和记录限制程序文件和记录限制程序体系文件定义体系文件定义受控文件凡是干脆影响产品质量的文件、资料及程序文件
3、。受控文件分受控原版和受控副本,受控原版为不加盖印章的签字原件,仅作为复制用途,品管部保存;受控副本为加盖红色“受控章”的受控原本复印件;非受控文件不影响产品质量的文件或资料,如公司简介、产品说明书、物料平安资料及各类参考资料等。文件和记录限制程序文件和记录限制程序文件的编号规定文件的编号规定(1)体系管理手册编号:-编写年号质量手册代号企业代号文件和记录限制程序文件和记录限制程序文件的编号规定文件的编号规定(2)程序文件、行政文件、工作文件、技术文件等编号:-部门发放号文件代号企业代号流水号(从001起先编与部门无关)备注:1)程序文件代号90,行政文件代号01,工作文件代号91,技术文件代
4、号92;2)部门分发号见附件文件和记录限制程序文件和记录限制程序文件的编号规定文件的编号规定(3)记录编号:93 -/部门发放号文件代号企业代号分项号可用A-Z表示,也可用a-z表示流水号(001起先)年号备注:记录表格代号93,部门分发号见附件。文件和记录限制程序文件和记录限制程序附件:分发号比照表附件:分发号比照表部门部门文件分发号文件分发号部门部门文件分发号文件分发号总经办01技术服务部10管理者代表02HSE办11财务部03生产部树脂厂12人事行政部04生产部工程科13技术部05业务一部14采购部06业务二部15生产部07财务部信管办16品管部08技术中心17营业部09产品部18文件和
5、记录限制程序文件和记录限制程序文件的编制与审批文件的编制与审批1、文件的编制、文件的编制新增体系文件编制由申请部门依据文件清单,编制与审批规定进行,并将审批过的纸质及电子档文件交品管部体系专员备案;新增的体系引用文件,要求在文件最终标注参考的文件编号及文件名。文件和记录限制程序文件和记录限制程序文件的编制与审批文件的编制与审批2、文件的审批:、文件的审批:公司体系文件的编制、审核、批准按下述规定执行文件类型文件类型编制编制审核审核批准批准管理手册品管部组织管理者代表总经理程序文件品管部组织管理者代表总经理行政文件人事行政部责任部门负责人总经办技术文件技术部项目工程师技术负责人工作文件责任部门责
6、任部门负责人品管部负责人记录表单责任部门责任部门负责人品管部负责人外来/集团文件责任部门收集HSE办负责人管理者代表注:注:1 1)修改程序修改程序 2 2)内容修改内容修改文件和记录限制程序文件和记录限制程序文件的发布文件的发布受控体系文件原本由品管部保管,发放受控体系文件副本。体系管理手册的发放以手册限制为准,程序文件发放至各相关职能部门,行政文件、技术文件、工作文件和集团文件发放至各相关职能部门;文件发放时需填写文件收发登记表,由文件接收部门负责人或指定人员签收,由其将所收到的文件知会到本部门的相关人员,且填写文件书目清单。同时收集本部门全部的旧版记录交给品管部;各部门另需索取纸质受控文
7、件时,找由品管部体系专员领取,并填写文件收发登记表。为了便利相关方的审核,品管部要求存档保管三套纸质手册和程序文件受控副本;新增或修改批准后的空白记录表格由品管部发放至各运用部门,填写文件收发登记表。接收部门签收后要求更换掉全部旧版的空白记录表格。文件和记录限制程序文件和记录限制程序文件的修改文件的修改1、修改程序、修改程序公司内部任何员工发觉受控文件存在不合理或因条件变更不适用时,均 提出更改,需征求相关部门和原编制部门的看法;技术文件的修改,如为技术内容更改,须对比集团相关文件现行版本,如有不一样,须发至集团品管部组织复审,分公司技术部依据复审结果,评估是否更改;若公司的生产经营条件发生较
8、大的变更,管理者代表需组织各部门对程序文件进行修改;体系文件修改后,审批参照审核流程规定进行。文件和记录限制程序文件和记录限制程序文件的修改文件的修改2、内容修改、内容修改体系文件全文修改或某一章节修改时(附件除外),须更改整份文件或该章节版序;体系文件或其附件只更改部分页内容时,只须在更改页的版序后加脚标“-x(x用a-z表示)”(如原为B0版,更改页则为B0-a版,表示该页更改的次数,其它页版序不变,仍为B0版)。修改页数占整份文件的一半以上,则整份文件更改版序。当体系文件部分页修改后,参照审核流程规定对修改页进行审核。若修改内容很少,可以接受手写更改的形式,但须予以记录在前言中,受控文件
9、手改统一由品管部进行并注明更改的日期,但无须更换版序。文件和记录限制程序文件和记录限制程序文件的修改文件的修改3、修改后文件的发放修改后文件的发放手改文件干脆在原受控文件上进行,不需另行发放;修改后的文件只须发放更改页;修改后文件的发放时要作好记录。文件和记录限制程序文件和记录限制程序文件的作废及回收文件的作废及回收受控文件的作废分两种:停用文件的作废和旧版文件的作废。文件停用由运用部门填写文件变更申请表经相关部门的审批人参照6.1进行审批,批准后方可作废,作废文件要求移交至品管部;旧版文件由品管部发放新版文件时回收。品管部需填写作废文件登记表存档,作废受控文件原版由品管部加盖“作废”章后归档
10、加以妥当保管,作废受控文件副本由各部门收集交品管部收回并全部加盖“作废”章。破损或损伤的受控文件有效版本可以找品管体系专员以旧换新,旧页由品管部加盖“作废”印章处理。记录表格的作废,由运用部门统一收集打“”作好作废标识。文件和记录限制程序文件和记录限制程序外来文件的收集与管理外来文件的收集与管理各部门须要通过相关的渠道收集与本产品或业务相关的外来文件,各部门须要通过相关的渠道收集与本产品或业务相关的外来文件,并对这些外来文件进行理解、识别和转化。并对这些外来文件进行理解、识别和转化。技术部负责有关供应商及客户供应的技术标准及技术资料的收集和技术部负责有关供应商及客户供应的技术标准及技术资料的收
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