access数据库报表.ppt

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1、Access2010Access2010数据库报表数据库报表本章内容报表概述创建报表 报表的预览和打印创建高级报表 2022/11/17.1.2 报表视图报表提供了4种视图：报表视图、布局视图、设计视图、打印预览视图，4种视图的功能说明如下：报表视图：用于查看报表的设计结果。设计视图：用于创建和编辑报表的结构，打印预览视图：用于查看报表的页面数据输出形态，布局视图：用来根据实际报表数据调整布局并设置报表布局及控件属性.用户可在这四种报表视图中切换，进入不同视图来查看该报表。4种视图之间的切换方式是：打开某个报表，单击“开始”选项卡上的“视图”选项组中的“视图”选项下的“”按钮，选择要查看的视图

2、。除了利用导航窗格的视图命令按钮外，打开某个报表对象后，状态栏的右侧也有各种视图按钮，可以快速切换视图按钮。报表表结构构 报表和窗体类似，也是由5个部分组成，每个部分称为一个“节”。这5个部分分别是报表页眉、页面页眉、主体、页面页脚和报表页脚.在报表的“设计视图”中，字段信息和控件信息可以放置在多个节中，同一信息放在不同节中的效果是不同的，如果在报表中设计了分组，在“设计视图”中还可以有组页眉和组页脚。用户可以通过在报表空白处单击鼠标右键，在快捷菜单中选择“页面页眉页脚”或“报表页眉/页脚”选项来显示和隐藏报表“设计视图”中的“页面页眉页脚”或“报表页眉页脚”。报表页眉报表页眉位于报表的开始处

3、，一般用于设置报表的标题、使用说明等信息，整个报表只有一个报表页眉，并且只在报表的第一页顶端打印一次。可以在单独的报表页眉内输入任何内容，通过设置控件“格式”属性特殊显示标题文字。一般来说，报表页眉主要用在封面的设计。页面页眉页面页眉中的内容一般在每页的顶端都显示一次。通常，用它作为显示数据的列标题。一般来说把报表的标题放在报表页眉中，该标题打印时仅在第一页的开始位置出现。如果将标题移动到页眉页眉中，则该标题在每一页上都显示。组页眉在报表中执行了“设计”选项卡中的“排序与分组”选项组内的“分组和排序”选项，可以设置“组页眉组页脚”，以实现报表的分组输出和分组统计。组页眉节内主要安排文本框或其他

4、类型控件显示分组字段等数据信息。打印输出时，其数据仅在每组开始位置显示一次。可以根据需要建立具有多层次的组页眉及组页脚。各各节的作用如下：的作用如下：各各节的作用如下：的作用如下：主体主体节是报表中显示数据的主要区域，根据字段类型不同，字段数据要使用不同类型控件进行显示，其字段数据均须通过文本框或其他控件(主要是复选框和绑定对象框)绑定显示，也可以包含字段的计算结果。每当显示不下一条记录时，在该节中设置的其他信息都将重复显示。组页脚组页脚节中主要显示分组统计数据，通过文本框实现。打印输出时，其数据显示在每组结束位置。在实际操作中，组页眉和组页脚可以根据需要单独设置使用。7.1.3 报表和窗体的

5、区别 报表和窗体有许多共同之处:它们的数据来源都是基础表、查询和SQL语句，创建窗体时所用的控件基本上都可以在报表中使用，设计窗体时所用到各种控件操作也同样可以在报表的设计过程中使用。报表与窗体的区别第一用途不同：在窗体中可以输入数据，在报表中则不能输入数据，报表的主要用途是按照指定的格式来打印输出数据。报表除不能进行数据输入外，可以完成窗体的所有工作，也可以把窗体保存为报表，然后在报表设计视图中自定义窗体控件。报表与窗体的另一项区别在于计算的处理方式：窗体采用计算字段，通过窗体中的字段进行计算；报表则以分组记录为依据，将每页的结果值或者整份报表的输出结果统计出来。7.2 创建报表 Acces

6、s提供了5种创建报表的方法：(1)快速创建报表、(2)创建标签报表、(3)创建空报表、(4)利用报表向导创建报表(5)利用设计视图创建报表一般情况下，在创建报表时，可以先使用“快速创建报表”或“报表向导”等方法自动生成报表，然后在“设计视图”中对已创建报表的功能及外观进行修改和完善，这样可提高报表设计的效率。7.2.2 快速创建报表及空报表报表工具提供了最快速创建报表的方式，因为它会立刻生成报表，而不提示任何信息。报表将显示指定数据源中的所有字段。报表工具可能无法创建完美的用户最终所需报表，但对于迅速查看数据源却极有帮助。单击报表选项组中的空报表按钮可以快速建立一个空白报表，表明报表的建立可从

7、一个空白报表入手，在建立了空白报表的同时，右侧出现字段列表，可提供空白报表的多个数据源的字段选择，进而使得空白报表称为一张满意的报表。7.2.3创建标签报表标签报表是一种特殊类型的报表，主要用于制作物品标签、客户标签等，下面我们就利用第3章查询中“不及格”查询为数据源，创建一个补考通知单标签，具体操作步骤如下：（1）打开“教务管理”数据库，选择“不及格”查询作为数据源；（2）选择“创建”选项卡中“报表”选项组内的“标签”选项，打开“标签向导”之指定标签尺寸对话框，并选择型号为“C2353”选项；（3）单击“下一步”按钮，打开“标签向导”之选择文本字体和颜色对话框，在这里可以设置标签的字体、字形

8、、字号和字符颜色；7.2.3创建标签报表（4）单击“下一步”按钮，打开“标签向导”之确定邮件标签的内容对话框，在这里用户可以输入各种计算能够识别的字符（包括空格在内），也可以选择数据源中的字段作为标签的内容，设置完的结果如图所示；（5）单击“下一步”按钮，打开“标签向导”之确定排序字段对话框，这里选择按“学号”字段进行排序，如图所示；（6）单击“下一步”按钮，打开“标签向导”之指定报表名称对话框，这里命名为“补考通知单标签”，在“请选择”选项中选择“查看标签的打印预览”选项，如图所示。（7）单击“完成”按钮，可以看到制作完成的标签效果，如图所示。2022/11/17.2.3创建标签报表2022

9、/11/17.2.3创建标签报表2022/11/17.2.3 创建标签报表2022/11/17.2.4 使用报表向导创建报表 n当使用“报表向导”创建报表时，“报表向导”会提示指定相关的数据源、选择字段和报表版式等内容，且根据向导提示可以完成大部分报表设计的基本操作，加快了创建报表的过程。n例如使用“报表向导”创建“教材”报表。具体操作步骤如下：n在数据库窗口中，选择左侧数据源列表中的“教材”表。n选择“创建”选项卡上的“报表”选项组中的“报表向导”选项，打开“报表向导”对话框，在“报表向导”之确定报表上的字段对话框中，在“表/查询”下拉列表框中指定报表数据源“教材”，并选择所有字段，如图所示

10、。2022/11/17.2.4 使用报表向导创建报表 单击“下一步”按钮，打开“报表向导”之是否添加分组对话框，在该对话框中指定分组级别。即在本题中选择“教材编号”字段为分组字段，单击 按钮即可完成分组字段的选择，效果如图所示。单击“下一步”按钮，屏幕显示“报表向导”之确定排序次序和汇总类型对话框，在该对话框中指定记录的排序次序。在第1个下拉列表框中选择“出版时间”作为记录排序字段，如图所示。最多可以安排4个字段完成排序。另外，当单击“汇总选项”按钮后，打开“汇总选项”对话框进行汇总，这里将统计单价的平均值，如图所示。2022/11/17.2.4 使用报表向导创建报表 单击“下一步”按钮，屏幕

11、显示“报表向导”之确定报表的布局方式对话框，在该对话框中指定选择报表的布局样式和方向。这里布局选择“递阶”，方向选择“纵向”，如图所示。单击“下一步”按钮，屏幕显示“报表向导”之为报表指定标题对话框，在该对话框中设置报表的标题名称，这里输入报表名称为“教材”，如图所示。单击“完成”按钮，屏幕显示由“报表向导”生成的报表，用户可以使用垂直和水平滚动条来预览报表内容。2022/11/17.2.4 使用报表向导创建报表 2022/11/17.2.4 使用报表向导创建报表 2022/11/17.2.4 使用报表向导创建报表 2022/11/17.2.5 使用报表设计视图创建报表 在ACCESS中，除了

12、可以使用快速创建报表、“报表向导”等功能创建报表外，还可以使用“设计视图”创建新的报表。例 使用“设计视图”创建“学生成绩”表格式报表.(1)在数据库窗口中，选择左侧数据源列表中的“教材”表。(2)选择“创建”选项卡上的“报表”选项组中的“报表设计”选项，如图所示，打开“报表设计视图”，如图所示（报表结构）。(3)单击“报表选定器”，单击“设计”选项卡上的“工具”选项组中的“属性表”选项，打开报表的“属性表”对话框，如图所示。7.2.5 使用报表设计视图创建报表 2022/11/17.2.5 使用报表设计视图创建报表（4）在报表的“属性表”对话框中，单击“数据”选项卡，在“记录源”属性下拉列表

13、框中选择已有的表或查询作为报表的记录源，也可以单击下拉列表框后面的 按钮，在打开的“查询生成器”窗口中创建新的查询作为报表的记录源。这里单击下拉列表框，选择“学生成绩”查询作为报表的记录源。如图所示。（5）鼠标右键单击“设计视图”网格区，打开快捷菜单选择菜单中的“报表页眉页脚”命令，添加报表页眉页脚节，如图所示。报表中会添加报表的页眉和页脚节区，如图所示。2022/11/17.2.5 使用报表设计视图创建报表 2022/11/17.2.5 使用报表设计视图创建报表 2022/11/17.2.5 使用报表设计视图创建报表（6）单击“设计”选项卡上的“控件”选项组中的“矩形”选项和“标签”选项；单

14、击“设计”选项卡上的“页眉/页脚”选项组中的“日期和时间”选项。其中，“日期和时间”选项用来在报表页眉节中添加个日期和时间控件；“标签”选项用来输入窗体标题“学生成绩表”，“矩形”选项用于修饰，调整矩形控件、标签控件、日期和时间的位置。效果如图所示。（7）设置标签格式属性：“标题”为学生成绩表，“字体名称”为黑体，“字号”为26，“文字对齐”为左。设置矩形格式属性：“高度”为13cm，“宽度”为5.9cm，“边框样式”为透明。当选择“日期和时间”选项时打开“日期和时间”对话框，如图所示，在其中设置包含日期、时间等参数。2022/11/17.2.5 使用使用报表表设计视图创建建报表表 2022/

15、11/17.2.5 使用使用报表表设计视图创建建报表表 从从“设计”选项卡上的卡上的“控件控件”选项组中向中向页面面页眉中添加眉中添加6个个标签控件，控件，标签标题属性分属性分别输入入“学号学号”、“姓名姓名”、“课程程编号号”、“课程名称程名称”、“平平时成成绩”和和“考考试成成绩”，再向，再向页面面页眉中添加眉中添加1个直个直线控件，并控件，并调整整标签控件和直控件和直线控件的位置，效果如控件的位置，效果如图6-32所示。所示。将字段列表中相将字段列表中相应字段拖字段拖动到主体到主体节中，在主体中，在主体节中添加了中添加了6个个文本框控件。同文本框控件。同时产生了生了6个附加个附加标签。将

16、。将产生的附加生的附加标签删除，然后除，然后调整主体整主体节中的文本框控件的位置，并在主体中的文本框控件的位置，并在主体节底部底部添加一个直添加一个直线控件，作控件，作为每条每条记录的分隔的分隔线，如，如图6-33所示。所示。2022/11/17.2.5 使用使用报表表设计视图创建建报表表 2022/11/17.2.5 使用使用报表表设计视图创建建报表表 在在“设计视图”或或“布局布局视图”中中调整整报表中表中页面面页眉眉节和主体和主体节的高度，以合适的尺的高度，以合适的尺寸容寸容纳其中的控件。其中的控件。切切换到到“打印打印预览”视图显示示报表，如表，如图所示。然后以所示。然后以“学生成学生

17、成绩”命名保存命名保存该报表。表。2022/11/17.2.5 使用使用报表表设计视图创建建报表表 2022/11/17.3 编辑报表表 报表向表向导使用使用简单，但，但创建的建的报表格式固定、用表格式固定、用户选择范范围小。与小。与报表向表向导相比，相比，报表表设计视图虽然然使用使用较为复复杂，但用，但用户有有较多自由多自由设计的空的空间，显示的示的报表是表是经过修改后的修改后的报表，添加了表，添加了标题、时间、页数等信息，数等信息，调整了整了报表中中文字体和字号，使表中中文字体和字号，使报表表显得更得更为美美观。本本节主要介主要介绍在在报表布局表布局视图中如何中如何对已存在的已存在的报表表

18、进行修行修饰，如改，如改变控件的控件的边框，框，对齐控件、控件、为报表添加日期表添加日期时间、页码等内容。等内容。2022/11/17.3.1 设置置报表格式表格式oACCESS提供了多种预定义报表主题格式，比如：提供了多种预定义报表主题格式，比如：“暗香扑暗香扑面面”、“行云流水行云流水”、“穿越穿越”、“龙腾四海龙腾四海”等，这些格等，这些格式可以统一地更改报表中所有文本的字体、字号、颜色及线式可以统一地更改报表中所有文本的字体、字号、颜色及线条粗细等外观属性。条粗细等外观属性。o 设置报表格式具体操作步骤如下：设置报表格式具体操作步骤如下：o在在“设计视图设计视图”中打开相关报表。中打开

19、相关报表。o单击单击“设计设计”选项卡上的选项卡上的“主题主题”选项组内的选项组内的“主题主题”选项选项下方的下拉选项按钮下方的下拉选项按钮 ，打开系统预定义的主题组，打开系统预定义的主题组.o选择一种合适的主题格式来代替目前报表格式。选择一种合适的主题格式来代替目前报表格式。o设置后报表将按用户所选择的主题格式进行修饰设置后报表将按用户所选择的主题格式进行修饰。2022/11/17.3.1 设置置报表格式表格式2022/11/17.3.2 修修饰报表表 o添加背景图案添加背景图案o在在“设计视图设计视图”中打开相关报表。如图中打开相关报表。如图6-34所示。所示。o双击报表双击报表“设计视图

20、设计视图”左上角的左上角的“报表选定器报表选定器”，打开，打开报表的报表的“属性表属性表”对话框。对话框。o在报表在报表“属性表属性表”对话框中，单击对话框中，单击“格式格式”选项卡，可选项卡，可以使用以使用“图片图片”的相关属性设置报表背景效果。的相关属性设置报表背景效果。o单击单击“图片图片”属性右侧的属性右侧的 按钮，屏幕显示按钮，屏幕显示“插入图片插入图片”对话框，如图对话框，如图6-37所示。所示。o在该对话框中，选择要作为报表背景的图片文件，然后在该对话框中，选择要作为报表背景的图片文件，然后单击单击“确定确定”按钮，将所选的图片文件加入到报表中。按钮，将所选的图片文件加入到报表中

21、。2022/11/17.3.2 修修饰报表表 2022/11/17.3.2 修修饰报表表 与背景与背景图片相关的其他属性片相关的其他属性说明如下：明如下：图片片类型：可以型：可以选择“嵌入嵌入”或或“链接接”图片方式。片方式。图片片缩放模式：可以放模式：可以选择“剪裁剪裁”、“拉伸拉伸”或或“缩放放”选项来来调整整图片的大小。片的大小。图片片对齐方式：可以方式：可以选择“左上左上”、“右上右上”、“中中心心”、“左下左下”或或“右下右下”来确定来确定图片的片的对齐方式。方式。图片平片平铺：选择是否平是否平铺背景背景图片。片。图片出片出现的的页：可以：可以设置置显示背景示背景图片的片的报表表页，

22、如如“所有所有页”、“第一第一页”和和“无无”。2022/11/17.3.2 修修饰报表表 添加日期和添加日期和时间、页码和分和分页符符在在报表表中中添添加加日日期期和和时间、页码、分分页符符、徽徽标和和标题对ACCESS 2010来来说是是很很容容易易的的事事。在在ACCESS 2010有其有其专门控件来完成控件来完成这些操作。如些操作。如图所示：所示：2022/11/17.3.2 修修饰报表表（1）在添加日期和）在添加日期和时间时，我，我们可以象添加其它常用控件一可以象添加其它常用控件一样添加他添加他们。当。当单击“设计”选项卡上的卡上的“页眉眉/页脚脚”选项组中的中的“日期和日期和时间”

23、选项 时，会打开，会打开“日期和日期和时间”对话框，用框，用户确确认其其显示格式即可。示格式即可。（2）在）在报表中添加表中添加页码可可单击页码 选项，此，此时将打开将打开“页码”对话框，用框，用户确确认其其显示示格式即可。格式即可。2022/11/17.3.2 修修饰报表表 对齐方式有下列对齐方式有下列5种：种：l左：在左页边距添加文本左：在左页边距添加文本框。框。l中：在左右页边距的正中中：在左右页边距的正中处添加文本框。处添加文本框。l右：在右页边距添加文本右：在右页边距添加文本框。框。l内：在左、右页边距之间内：在左、右页边距之间添加文本框，奇数页打印添加文本框，奇数页打印在左侧，而偶

24、数页打印在在左侧，而偶数页打印在右侧。右侧。l外：在左、右页边距之间添加外：在左、右页边距之间添加文本框，偶数页打印在左侧，文本框，偶数页打印在左侧，而奇数页打印在右侧。而奇数页打印在右侧。2022/11/17.3.2修修饰报表表（3）在）在报表中添加分表中添加分页符的具体操作步符的具体操作步骤如下：如下：在在“设计视图”个打开相关个打开相关报表。表。单击“设计”选项卡上的卡上的“控件控件”选项组中的中的“分分页符符”选项。单击报表中需要表中需要设置分置分页符的位置，将会在指定位置符的位置，将会在指定位置处添加一添加一个分个分页符，添加的分符，添加的分页符会以短虚符会以短虚线标志志显示在示在报

25、表的左表的左边界上。界上。分分页符符应设置在某个控件之上或之下，以免拆分了控件中的数置在某个控件之上或之下，以免拆分了控件中的数据。如果要将据。如果要将报表中的每个表中的每个记录或或记录组都另起一都另起一页，可以通，可以通过设置置组标头、组注脚或主体注脚或主体节的的“强制分制分页”属性来属性来实现。2022/11/17.3.3 排序排序在默在默认情况下，情况下，报表中的表中的记录是按照数据是按照数据输入的先后入的先后顺序序进行行显示的。但在具体示的。但在具体应用中，用中，经常要求常要求输出的出的记录要按照某个指定的要按照某个指定的顺序来排列，例如，按照序来排列，例如，按照总分分从高到低排列。从

26、高到低排列。报表表还经常需要就某个字段按照其常需要就某个字段按照其值的相等与否划分的相等与否划分成成组来来进行一些行一些统计操作并操作并输出出统计信息。信息。设置置记录排序，可以在排序，可以在“报表向表向导”或或“布局布局视图”中中进行。在行。在“报表向表向导”中最多只能中最多只能设置置4个排序字段，并个排序字段，并且排序只能是字段，不能是表达式。在且排序只能是字段，不能是表达式。在“布局布局视图”中，中，最多可以最多可以设置置10个字段或字段表达式个字段或字段表达式进行排序。行排序。2022/11/17.3.3 排序排序例如在例如在“学生成学生成绩”报表表设计中按照考中按照考试成成绩由高到低

27、由高到低进行排序行排序输出。出。记录排序的具体操作步排序的具体操作步骤如下：如下：在在“布局布局视图”中打开中打开“学生成学生成绩”报表。表。选择“设计”选项卡上的卡上的“分分组和和汇总”选项组中的中的“分分组和排序和排序”选项，在，在窗口底端会出窗口底端会出现“分分组、排序和、排序和汇总”窗格，其中包含窗格，其中包含“添加排序添加排序”与与“添添加加组”按按钮单击“添加排序添加排序”按按钮，打开，打开“排序排序”工具工具栏，选择排序字段排序字段为“考考试成成绩”、排序方式排序方式为“降序降序”完成排序后，完成排序后，预览报表中数据排序效果，可以看到表中数据排序效果，可以看到报表中表中显示的数

28、据是示的数据是按按“考考试成成绩”字段的字段的值是按由高到低是按由高到低进行排列的。行排列的。2022/11/17.3.4 记录的分的分组和和汇总记录分分组是是把把报表表中中的的记录信信息息按按某某个个或或某某几几个个字字段段值是否相等将是否相等将记录分成不同的分成不同的组。报表表通通过分分组可可以以实现同同组数数据据的的汇总和和显示示输出出，增增强了了报表的可表的可读性和信息的利用。性和信息的利用。2022/11/17.3.4 记录的分的分组和和汇总1简单的分的分组、汇总简单的排序、分的排序、分组和和汇总操作可以通操作可以通过以下方式以下方式执行：在布局行：在布局视图中右中右键单击字段，然后

29、从快捷菜字段，然后从快捷菜单中中选择所需的操作。要切所需的操作。要切换到到“布局布局”视图，请在在“所有所有Access对象象导航窗格航窗格”中右中右键单击报表，然后表，然后单击“布局布局视图”。虽然然简单的排序、分的排序、分组和和汇总操作没有直接使用操作没有直接使用“分分组、排序和、排序和汇总”窗格，窗格，但在操作但在操作时最好打开最好打开该窗格并窗格并观察察该窗格的窗格的变化。用化。用户将更好地了解将更好地了解 Access 的工作的工作过程，要程，要显示示“分分组、排序和、排序和汇总”窗格可在窗格可在“格式格式”选项卡卡上的上的“分分组和和汇总”选项组中，中，单击“分分组和排序和排序”选

30、项。2022/11/17.3.4 记录的分的分组和和汇总例如例如对上面建立的上面建立的“学生成学生成绩”报表，以表，以“姓名姓名”为分分组字段字段对学生考学生考试成成绩进行分行分组统计。记录分分组的具体操作步的具体操作步骤如下：如下：在在“布局布局视图”中打开中打开“学生成学生成绩”报表。表。右右键单击“姓名姓名”字段，然后从快捷菜字段，然后从快捷菜单中中选择“分分组形式：姓名形式：姓名”命令，命令，如果要如果要进行字段的行字段的汇总，则右右键单击该字段任意字段任意值，在快捷菜，在快捷菜单中中选择要要执行的操行的操作：即作：即“求和求和”、“平均平均值”、“记录计数数”（统计所有所有记录的数目

31、）、的数目）、“值计数数”（只（只统计此字段中有此字段中有值的的记录的数目）、的数目）、“最大最大值”、“最小最小值”、“标准偏差准偏差”或或“方差方差”等。等。Access 在在报表表页脚添加一个脚添加一个计算文本框控件，算文本框控件，该控件控件创建建总计。同。同时，如果，如果报表中有任何分表中有任何分组级别，则 Access 将添加将添加组页脚（如果尚不存在），并在每个脚（如果尚不存在），并在每个组页脚中放置小脚中放置小计。此外，此外，还可以通可以通过以下方式来添加以下方式来添加汇总：单击要要进行行汇总的字段，然后在的字段，然后在“格式格式”选项卡上的卡上的“分分组和和汇总”选项组中，中，

32、单击“合合计”选项。2022/11/17.3.4 记录的分的分组和和汇总 2使用使用“分组、排序和汇总分组、排序和汇总”窗格添加分组、排序和汇总窗格添加分组、排序和汇总 o要在报表中添加或修改分组、排序顺序或汇总选项时，使用要在报表中添加或修改分组、排序顺序或汇总选项时，使用“分组、排序分组、排序和汇总和汇总”窗格提供了最大的灵活性。此外，布局视图是首选的操作视图，窗格提供了最大的灵活性。此外，布局视图是首选的操作视图，因为在该视图中更易于看到所做的更改如何影响数据的显示。因为在该视图中更易于看到所做的更改如何影响数据的显示。o（1）显示）显示“分组、排序和汇总分组、排序和汇总”窗格窗格o在布

33、局视图中，在在布局视图中，在“格式格式”选项卡上的选项卡上的“分组和汇总分组和汇总”选项组中，单击选项组中，单击“分组和排序分组和排序”选项选项 。或在设计视图中在。或在设计视图中在“设计设计”选项卡上的选项卡上的“分组和汇分组和汇总总”选项组中，单击选项组中，单击“分组和排序分组和排序”选项，选项，Access均会显示均会显示“分组、排分组、排序和汇总序和汇总”窗格。如图所示：窗格。如图所示：2022/11/17.3.4 记录的分的分组和和汇总若要添加新的排序和分组级别，请单击“添加组”按钮或“添加排序”按钮，“分组、排序和汇总”窗格中将添加一个新行，并显示可用字段的列表。如图所示：2022

34、/11/17.3.4 记录的分的分组和和汇总可以单击其中一个字段名称，或单击字段列表下的“表达式”以输入表达式。选择字段或输入表达式之后，Access 将在报表中添加分组级别。如果位于布局视图中，则报表内容将立即更改为显示了分组后或排序后的效果。如果已经定义了多个排序或分组级别，则可能需要向下滚动“分组、排序和汇总”窗格才能看到“添加组”或“添加排序”按钮。一个报表最多可定义 10 个分组和排序级别。设置完成分组、排序、汇总操作后，若要对其进行修改或删除。2022/11/17.3.5 报表的表的计算算 报表的计算分为两种形式：（1）汇总计算（2）报表的汇总计算可通过菜单完成。例如在“学生成绩”

35、报表中，根据各课程考试成绩使用计算控件来计算学生的考试成绩总分。在“布局视图”中打开“学生成绩”报表，按以上提供的方法建立分组字段“姓名”，。单击“设计”选项卡上的“分组和汇总”选项组中的“分组和排序”选项，出现“分组、排序和汇总”窗格，单击“分组、排序和汇总”窗格中的“汇总”选项，打开该项的下拉列表，从中选择“考试成绩”字段，类型选择“平均值”，此时汇总值将显示在组页脚中：设置完成的报表。2022/11/17.3.5 报表的表的计算算 创建计算控件。计算控件的控件源是计算表达式，当表达式的值发生变化时，会重新计算结果并输出显示。文本框控件是报表中最常用的计算控件。在Access中利用计算控件

36、进行统计计算并输出结果的操作主要有两种形式：在主体节内添加计算控件 在主体节内添加计算控件，对每条记录的若干字段值进行求和或求平均计算时，只要设置计算控件的控件源为不同字段的计算表达式即可。在组页眉页脚或报表页眉页脚节内添加计算按件在组页眉页脚内或报表页眉页脚内添加计算控件用于汇总记录数据。例如对某些字段的一组记录或所有记录进行求和或求平均，这种形式的统计计算一般是对报表字段列的纵向记录数据进行统计。在列方向进行统计时，可以使用Acccss的内置统计函数来完成相应计算操作。例如，avg函数、sum函数、count函数等。2022/11/17.3.5 报表的表的计算算 例如 利用计算控件完成上例

37、，并计算分数的总平均分。打开进行了“姓名”分组的“学生成绩”报表切换到“设计视图”，在组页脚中根据需要添加相应的基于文本框的计算控件，在报表页脚添加相应计算控件。并输入表达式“=avg(考试成绩)”。切换到“窗体视图”，查看效果，为该报表添加了总平均分后并对姓名按升序排列后的后半部分图。2022/11/17.4 创建高建高级报表表 7.4.1 子报表概述子报表是指插入到其他报表中的报表。在合并两个报表时，其中的一个必须作为主报表。主报表有两种，即绑定的和非绑定的。绑定的主报表是基于数据表、查询或SQL语句等数据源。非绑定的主报表不基于数据源，可用来作为容纳要合并的子报表的容器。主报表可以包含多

38、个子报表，也可以包含多个子窗体。在子报表和子窗体中，还可以包含子报表或子窗体。但是，一个主报表最多只能包含两级子窗体或子报表。2022/11/17.4 创建高建高级报表表 7.4.2 在已有的报表中创建子报表 o在创建子报表之前，首先要确保主报表和子报表的数据源之间已经建立了正确的联系，这样才能保证在子报表中显示的记录与主报表中显示的记录相一致。o例如 在“学生信息”主报表中增添“学生成绩”子报表。o打开已有的“学生信息”报表，将其作为主报表，如图所示。o确保“设计”选项卡上的“控件”选项组中的“控件向导”选项处于锁定状态，然后单击“控件”选项组中的“子窗体/子报表”选项。o在主报表的主体节中

39、合适位置上单击，屏幕显示“子报表向导”之选择子报表数据源对话框，在该话框中可以指定子报表的“数据来源”，如图所示。2022/11/17.4 创建高建高级报表表 o单击“下一步”按钮，屏幕显示“子报表向导”之确定主报表与子报表链接字段对话框，在该对话框中指定主报表与子报表的连接字段。这里选择“从列表中选择”单选按钮，并在下面列表项中选择“对“学生”中每个记录用“学号”显示学生成绩”项。o单击“下一次”按钮，屏幕显示“子报表向导”之指定子报表名称对话框，在该对话框为子报表指定名称。这里设置子报表名称为“学生成绩”。o单击“完成”按钮，关闭“子报表向导”对话框。然后在主报表设计视图的主体节中出现子报

40、表的设计视图，调整子报表各控件的位置。o单击“格式”选项卡上的“视图”选项组中的”打印预览”选项，预览主报表和子报表显示效果如图所示。o单击快速访问工具栏上的“保存”按钮，保存对报表的更改。2022/11/17.4 创建高建高级报表表 2022/11/17.4 创建高建高级报表表 2022/11/17.4 创建高建高级报表表 2022/11/17.4 创建高建高级报表表 7.4.3 将一个已有的报表添加到已有报表中创建子报表将一个已有的报表添加到已有报表中创建子报表 n 在在Acccs s数据库中，将某个已有报表作为子报数据库中，将某个已有报表作为子报表，添加到其他已有报表中，子报表在添加到主

41、表，添加到其他已有报表中，子报表在添加到主报表之前，应当确保已经正确地建立了表间关系。报表之前，应当确保已经正确地建立了表间关系。2022/11/17.4.4 创建多列建多列报表表 一般情况下，一般情况下，设计报表只有一列，但在表只有一列，但在实际应用中，用中，报表表往往由多列信息往往由多列信息组成的，成的，对于多列于多列报表，表，报表表页眉、眉、报表表页脚和脚和页面面页眉、眉、页面面页脚将占脚将占满报表整个表整个宽度，多列度，多列报表的表的组页眉、眉、组页脚和主体将占脚和主体将占满整个列的整个列的宽度。度。要要创建多列建多列报表，首先要有一个普通表，首先要有一个普通报表，然后通表，然后通过页

42、面面设置将置将报表表设置置为多列，最后在多列，最后在报表表设计视图中中进一步修一步修改改报表，使表，使报表能正确打印出来。表能正确打印出来。注意：打印多列注意：打印多列报表表时，报表表页眉、眉、报表表页脚和脚和页面面页眉、眉、页面面页脚跨越脚跨越报表的完整表的完整宽度，但多列度，但多列报表的表的组页眉、眉、组页脚和主体脚和主体节跨越一列的跨越一列的宽度。度。2022/11/17.4.5导出成出成HTML报表表导出成出成HTML文档是指将文档是指将报表内容表内容导出到出到Web网网页中，可中，可以通以通过IE或或360浏览器器查看看报表内容。如果表内容。如果选择相相应HTML模板可以保留模板可以

43、保留报表的二表的二维布局、布局、图形和其他嵌入的形和其他嵌入的对象，象，扩展名展名为.HTML。HTML文档可使文档可使报表及表及时的在网上的在网上发布。布。HTML文档与文档与报表的不同在于其存表的不同在于其存储格式上的不同，格式上的不同，HTML文档可通文档可通过浏览器器查看。看。创建建HTML文档的方法是将文档的方法是将报表表导出出为HTML文档格式，具文档格式，具体操作步体操作步骤如下：如下：2022/11/17.4.5导出成出成HTML报表表在在报表表视图中打开中打开为其建立其建立HTML文档的文档的报表。表。在在“外部数据外部数据”选项卡上卡上选择“导出出”选项组中的中的“其他其他

44、”选项，打开下拉菜，打开下拉菜单，如，如图所所示。示。选择“HTML”文档格式，文档格式，弹出出“导出出-HTML文档文档”对话框，如框，如图所示；所示；2022/11/17.4.5导出成出成HTML报表表在在“指定目指定目标文件名及格式文件名及格式”中中给出文件名及保存位置；在出文件名及保存位置；在“指定指定导出出选项”中中选择相相关关选项即可，即可，单击“确定确定”按按钮后后弹出出“HTML输出出选项”对话框，如框，如图所示。所示。在在“HTML输出出选项”对话框中框中选择默默认方式，方式，单击“确定确定”按按钮即可即可导出成出成HTML文档，文档，结果如果如图所示。最后关所示。最后关闭“

45、保存保存导出步出步骤”对话框即可。框即可。2022/11/17.4.5导出成出成HTML报表表2022/11/17.4.5导出成出成HTML报表表2022/11/1本章小本章小结 通通过本章的学本章的学习，可以使用，可以使用报表可以把来自不同表、表可以把来自不同表、查询中的数据中的数据结合起来，并以指定的格式在打印上合起来，并以指定的格式在打印上输出。出。与窗体的操作相似，使用向与窗体的操作相似，使用向导可以可以创建建纵栏式、表式、表格式、格式、图表式、表式、标签式式报表等，在表等，在报表的表的设计视图中使用工具箱中使用工具箱为报表添加各种控件，也可表添加各种控件，也可为报表表对象添如各种事件象添如各种事件过程。通程。通过报表的排序与分表的排序与分组，可，可以以为报表添加表添加组页眉眉组页脚，并以指定的分脚，并以指定的分组形形式式对报表的数据表的数据进行分行分组统计或或汇总。2022/11/1结束语结束语谢谢大家聆听！谢谢大家聆听！70