如何成为卓越的行政助理.ppt
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1、如何成为卓越的行政如何成为卓越的行政助理助理立足本职立足本职行政助理要为企行政助理要为企业和社会的发展作出更大贡献业和社会的发展作出更大贡献 一、本职:一、本职:1财务清晰财务清晰2费用节约费用节约3团队廉洁,人人奋发向上团队廉洁,人人奋发向上二、怎样才能贡献好呢二、怎样才能贡献好呢1自身修养自身修养2纪律执行纪律执行3互相监督互相监督互动式讨论和演讲互动式讨论和演讲只有重视今天自我激励只有重视今天自我激励的力量才能汩汩不绝的力量才能汩汩不绝人很容易后悔当初人很容易后悔当初.以下方法能使你改变这种思以下方法能使你改变这种思维方式维方式,转而向前看转而向前看在我们不断塑造自我的过程中在我们不断塑
2、造自我的过程中,影响最大的莫过影响最大的莫过于是选择乐观的态度还是悲观的态度于是选择乐观的态度还是悲观的态度.我们思想上的我们思想上的这种抉择可能给我们带来激励这种抉择可能给我们带来激励,也有可能阻滞我们前也有可能阻滞我们前进进认识自己认识自己聘用原因聘用原因个人形象个人形象专业特长专业特长沟通得体沟通得体经验背景经验背景临场发挥临场发挥取其一点重在表现取其一点重在表现个人职业发展理念个人职业发展理念选择比努力重要选择比努力重要马上成功马上成功过程比结果重要过程比结果重要偶然必然偶然必然行动比空想重要行动比空想重要执行伟大执行伟大进入角色进入角色企业需要职业化的员工企业需要职业化的员工责任为中
3、心责任为中心结果为导向结果为导向工作为首选工作为首选理性为基础理性为基础服务为灵魂服务为灵魂品质为保障品质为保障员工需要职业化的前程员工需要职业化的前程最小成本,最大效益最小成本,最大效益以此为生,精于此道以此为生,精于此道细微之处,做得专业细微之处,做得专业理性的态度对待工作理性的态度对待工作不能别让人轻易替代不能别让人轻易替代进入角色进入角色心态篇心态篇行动篇行动篇技巧篇技巧篇心态篇心态篇消极心态的障碍消极心态的障碍1.丧失机会丧失机会2.希望破灭希望破灭3.限制潜能限制潜能4.消耗精力消耗精力5.失道寡助失道寡助6.走向毁灭走向毁灭消极心态产生的原因消极心态产生的原因1.缺乏目标缺乏目标
4、2.害怕失败害怕失败3.害怕拒绝害怕拒绝4.怨天忧人怨天忧人5.否定现实否定现实6.好高骛远好高骛远心态篇心态篇积极心态的魔力积极心态的魔力激发热情激发热情增强创造力增强创造力让你遇到好运让你遇到好运进入角色之心态篇进入角色之心态篇保持积极心态的四个信念保持积极心态的四个信念1、过去非未来、过去非未来过去过去成功成功吕蒙吕蒙被人讥为吴下阿蒙被人讥为吴下阿蒙白衣过江的名将白衣过江的名将勾践勾践举国投降亡国君主举国投降亡国君主成功的复仇者成功的复仇者里根里根好莱坞的二流演员好莱坞的二流演员美国总统美国总统吴士宏吴士宏中等学历的小护士中等学历的小护士TCL集团副总裁集团副总裁心态篇心态篇保持积极心态
5、的四个信念保持积极心态的四个信念2、做事先做人、做事先做人案例:拼图案例:拼图心态篇心态篇保持积极心态的四个信念保持积极心态的四个信念3、我有必成公式、我有必成公式案例:案例:迫切希望迫切希望明确目标明确目标立即行动立即行动勤奋进取勤奋进取贵人相助贵人相助永不放弃永不放弃心态篇心态篇保持积极心态的四个信念保持积极心态的四个信念4、准备立即行动、准备立即行动YES,I AM READY!进入角色之心态篇进入角色之心态篇总结总结1、过去非未来、过去非未来2、做事先做人、做事先做人3、我有必成公式、我有必成公式4、准备立即行动、准备立即行动态度决定一切态度决定一切唐僧师徒之态度与结果比较唐僧师徒之态
6、度与结果比较行动篇行动篇重新认识企业重新认识企业除了军队最讲求纪律除了军队最讲求纪律除了家庭最讲求伦理除了家庭最讲求伦理除了舞台最讲求表演除了舞台最讲求表演案例:一个人坏了一台案例:一个人坏了一台戏戏职业化要求职业化要求1.自动自觉自动自觉2.客户第一客户第一3.团队至上团队至上了解岗位了解岗位职务的构成职务的构成上司和下属上司和下属前手与后手前手与后手进入角色之行动篇进入角色之行动篇权限责任义务服务服务检查检查行动篇行动篇接受命令三步曲接受命令三步曲立刻响应命令立刻响应命令记下事项重点记下事项重点重复确认无误重复确认无误注意点注意点不清楚的地方,询问不清楚的地方,询问清楚为止清楚为止尽量以具
7、体化的方式,尽量以具体化的方式,向主管确认命令的内向主管确认命令的内容容要让主管把话说完后,要让主管把话说完后,再提出意见或疑问再提出意见或疑问进入角色之行动篇进入角色之行动篇评估工作的种类评估工作的种类1.紧急/重要2.紧急/不重要3.重要/不紧急4.不重要/不紧急行动篇行动篇工作目标分类工作目标分类达成状态的工作目标达成状态的工作目标是指维持公司营运或达成公司的年度经营目标,企业是指维持公司营运或达成公司的年度经营目标,企业内的各个员工必须完成的目标内的各个员工必须完成的目标.解决问题的工作目标解决问题的工作目标是指我们在工作上碰到问题发生,使我们的目标与现是指我们在工作上碰到问题发生,使
8、我们的目标与现状产生差距,或和我们的预想与期望不一样,因此,状产生差距,或和我们的预想与期望不一样,因此,必须采取一些解决问题的手段去克服问题,使问题必须采取一些解决问题的手段去克服问题,使问题消失不再发生消失不再发生.进入角色之行动篇进入角色之行动篇解决问题的三个重点解决问题的三个重点1.找出问题的真正的原因找出问题的真正的原因2.找出解决问题的重点对策找出解决问题的重点对策3.订出问题解决的行动计划订出问题解决的行动计划要做什么(要做什么(what)?谁来做谁来做(who)?什么时候完成什么时候完成(when)?各项行动如何进行各项行动如何进行(howto)?行动篇行动篇问题解决的九个步骤
9、问题解决的九个步骤步骤步骤1明确的目标、标准明确的目标、标准步骤步骤2发现问题点发现问题点步骤步骤3分析问题点的产生原因分析问题点的产生原因步骤步骤4确定要解决的课题确定要解决的课题步骤步骤5拟订对策拟订对策步骤步骤6做出行动计划做出行动计划步骤步骤7执行行动计划执行行动计划步骤步骤8效果确认效果确认步骤步骤9标准化标准化进入角色之行动篇进入角色之行动篇职业化的基本守则职业化的基本守则守则守则1比期待的做得更好比期待的做得更好守则守则2不断提升效能效率不断提升效能效率守则守则3在指定时限内完成在指定时限内完成守则守则4集中精神专心工作集中精神专心工作守则守则5用心防止错误出现用心防止错误出现守
10、则守则6养成节约节俭习惯养成节约节俭习惯守则守则7坚持做好整理整顿坚持做好整理整顿进入角色之行动篇进入角色之行动篇总结:总结:PDCA的工作方法的工作方法P计划(计划(plan)D执行执行(do)C检查检查(check)A改正再执行改正再执行(action)赢得合作的关系赢得合作的关系 您对企业的期望:您对企业的期望:知名度高知名度高 待遇不错待遇不错 好的主管好的主管 好的同事好的同事 工作场所工作场所 气氛愉快气氛愉快 企业的人际关系,就是企业的人际关系,就是赢得合作的关系赢得合作的关系 企业的期望企业的期望人是企业成败最重要的人是企业成败最重要的因素因素不懂得如何和别人共同不懂得如何和别
11、人共同完成一件工作的人,在完成一件工作的人,在企业内很难有绩效产生企业内很难有绩效产生赢得合作的正确意识赢得合作的正确意识自我管理自我管理管理好自己的事务,不要给别人带来困扰管理好自己的事务,不要给别人带来困扰自我管理是获得别人的尊重与合作的起点自我管理是获得别人的尊重与合作的起点将心比心将心比心站在别人的立场考虑问题容易达成共识站在别人的立场考虑问题容易达成共识站在别人的立场并不是牺牲自己的立场站在别人的立场并不是牺牲自己的立场主动关怀主动关怀自尊与尊重从来都是一起产生的自尊与尊重从来都是一起产生的上司相处上司相处即时汇报即时汇报有问题第一时间告知直接上司有问题第一时间告知直接上司不理解要和
12、直接上司直接沟通不理解要和直接上司直接沟通执行当中要及时汇报进展程度执行当中要及时汇报进展程度赢得常识赢得常识让上司确认你的能力让上司确认你的能力认真做好上司亲托之事认真做好上司亲托之事不计较个人得失不计较个人得失有效地沟通有效地沟通积极倾听积极倾听运用反馈运用反馈情绪同步情绪同步肢体提示肢体提示沟通禁忌沟通禁忌不良的口头禅不良的口头禅过多专业术语与英文过多专业术语与英文只顾表达自己的看法只顾表达自己的看法用威胁的语句用威胁的语句易受干扰的环境易受干扰的环境忽略无法确认的信息忽略无法确认的信息只听自己想要听的只听自己想要听的被第一印象及身份、被第一印象及身份、名位左右名位左右过度以自我为中心过
13、度以自我为中心不信任对方不信任对方赢得合作的谈话技巧赢得合作的谈话技巧用建议代替直言用建议代替直言直言:直言:“到客户那里怎么可以不打领带,快把领带打起来到客户那里怎么可以不打领带,快把领带打起来”建议:建议:“我们让客户觉得很尊重他,打起领带是不是更好我们让客户觉得很尊重他,打起领带是不是更好一些一些.”提问题代替批评提问题代替批评批评:批评:“这么简单的错误还犯,太这么简单的错误还犯,太B了吧了吧.”提问:提问:“如果别人对你总是小麻烦不断,会怎么样呢?如果别人对你总是小麻烦不断,会怎么样呢?”赢得合作的谈话技巧赢得合作的谈话技巧让对方说出期望让对方说出期望 “经理,我是不是还要经理,我是
14、不是还要.”.”“经理,您看您还有什么安排经理,您看您还有什么安排”诉求共同的利益诉求共同的利益上个月我们都上个月我们都XX,所以我们部门制定了改进办法,所以我们部门制定了改进办法,主要是为了进一步督促服务人员加强自我管理,同主要是为了进一步督促服务人员加强自我管理,同时还会提高我们时还会提高我们XX部门的顾客满意度,当然一些表部门的顾客满意度,当然一些表格需要您安排人配合填写,您看格需要您安排人配合填写,您看.沟通艺术沟通艺术金字塔原则金字塔原则先说结果,再说过程先说结果,再说过程小标题小标题72原则原则企业内的沟通准则企业内的沟通准则迅速迅速正确正确易懂易懂美国海军陆战队的例子美国海军陆战
15、队的例子十二个高效方法十二个高效方法 方法四:先明确工作的目的及目标 方法五:并行您的工作 方法六:认清工作的特性 方法七:培养气氛转换的方法 方法八:拒绝自己的任何拖延理由 方法九:准备八分,当日二分 方法十:制定长远的目标 方法十一:把握工作进行的程序 方法十二:从错误中学习卓越服务卓越服务卓越服务的概念卓越服务的概念卓越服务的卓越服务的工作职责与工作本质工作职责与工作本质做事先做人做事先做人永远自信的人永远自信的人放下成就未来放下成就未来必不可少的人必不可少的人展现你的价值展现你的价值有影响力的人有影响力的人改变从我开始改变从我开始值得信赖的人值得信赖的人坚持诚信为先坚持诚信为先受人尊重
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