最新如何填写岗位职责说明书教学课件.ppt

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1、如何填写岗位职责说明书如何填写岗位职责说明书目录目录什么是岗位分析什么是岗位分析为什么要进行岗位分析为什么要进行岗位分析如何进行岗位分析并撰写岗位说明书如何进行岗位分析并撰写岗位说明书下阶段工作安排下阶段工作安排岗位职责说明书岗位职责说明书岗位信息文本化包括书面的与工作内容相关的信息，一般是来自于岗位分析的结果。岗位信息文本化最主要的形式就是岗位说明书。岗位说明书是对岗位关键特征的描述性总结，包括总体特征（义务和责任）以及工作的层级。一般来讲，岗位说明书还应特别包括岗位任职者胜任岗位所应具备的能力。岗位说明书应该侧重描述岗位本身，而非任何潜在的岗位任职者。岗位职责说明书岗位职责说明书 目录目录

2、什么是岗位分析什么是岗位分析为什么要进行岗位分析为什么要进行岗位分析如何进行岗位分析并撰写岗位说明书如何进行岗位分析并撰写岗位说明书下阶段工作安排下阶段工作安排 为什么要做岗位分析？案例：机器清扫到底由谁干？头脑风暴头脑风暴1、职责不明，互相推委扯皮；、职责不明，互相推委扯皮；2、职责架空，工作无人管；、职责架空，工作无人管；3、用人标准模糊，无法有效招聘，只凭领导主观、用人标准模糊，无法有效招聘，只凭领导主观判断；判断；4、薪酬无法与岗位价值相匹配，无法有效激励员、薪酬无法与岗位价值相匹配，无法有效激励员工。工。5、岗位因人设岗，职责因人而异、岗位因人设岗，职责因人而异.1.1.为什么有些工

3、作问题出现了，大家互相扯皮，为什么有些工作问题出现了，大家互相扯皮，谁都不愿意去干？谁都不愿意去干？2.2.为什么有些人工作量很大，干也干不完，而为什么有些人工作量很大，干也干不完，而有些人却整天喝茶看报，无所事事？有些人却整天喝茶看报，无所事事？3.3.为什么许多新员工一直进入不了岗位角色，为什么许多新员工一直进入不了岗位角色，不知道这个岗位具体干什么？不知道这个岗位具体干什么？4.4.为什么有些人工作相互重叠，有功劳大家争，为什么有些人工作相互重叠，有功劳大家争，有责任没人担？有责任没人担？1.1.为什么我们的主管很难评价下级工作业为什么我们的主管很难评价下级工作业绩的好与坏？绩的好与坏？

4、2.2.为什么公司组织了一系列培训，而培训为什么公司组织了一系列培训，而培训效果一直不佳？效果一直不佳？3.3.为什么我们招聘的员工常常不符合岗位为什么我们招聘的员工常常不符合岗位的要求？的要求？4.4.为什么在岗人员十分迷茫，通常被许多为什么在岗人员十分迷茫，通常被许多莫名奇妙的临时工作任务搞得团团转莫名奇妙的临时工作任务搞得团团转？我们并不了解每个人的工作量是多少？我们并不了解每个人的工作量是多少？我们并不了解到底需要多少工作人员？我们并不了解到底需要多少工作人员？我们并不了解如何有效地考核员工的工作？我们并不了解如何有效地考核员工的工作？我们并不了解如何有效地发挥每个人的作用？我们并不了

5、解如何有效地发挥每个人的作用？我们并不了解员工的职业生涯？我们并不了解员工的职业生涯？我们并不了解到底需要什么样的员工？我们并不了解到底需要什么样的员工？我们到底该怎么办？！我们到底该怎么办？！岗位分析岗位分析岗位说明书岗位说明书是企业进行岗位价值评估、设计薪酬激励是企业进行岗位价值评估、设计薪酬激励体系的基础体系的基础是企业设计绩效管理体系的主要信息来源是企业设计绩效管理体系的主要信息来源是岗位招聘选拔的前提条件是岗位招聘选拔的前提条件是员工培训和职业发展的主要依据是员工培训和职业发展的主要依据建立岗位说明书对组织的好处建立岗位说明书对组织的好处营运及组织策略透过人力资源制度营运及组织策略透

6、过人力资源制度予以落实予以落实透过岗位分析确认组织各层级的定透过岗位分析确认组织各层级的定位及岗位之关键职责与绩效要求位及岗位之关键职责与绩效要求使主管与部属间的主要角色能明确使主管与部属间的主要角色能明确区分区分有助于组织中岗位之相对价值更加有助于组织中岗位之相对价值更加明确化明确化促使员工与主管对于职责与绩效要促使员工与主管对于职责与绩效要求获得共识求获得共识建立市场行情比较之基础建立市场行情比较之基础清楚的岗位职责是落实组织及人力资源策略的重要基础清楚的岗位职责是落实组织及人力资源策略的重要基础企业愿景企业愿景运营战略运营战略组织及人力资源策略组织及人力资源策略岗位管理岗位管理1.岗位架

7、构图岗位架构图2.岗位说明书岗位说明书职业生涯与职业生涯与继任人计划继任人计划学习与发展学习与发展奖酬与激励奖酬与激励招聘与选拔招聘与选拔绩效管理绩效管理组织与岗位组织与岗位 设计设计为适应新的竞争环境，人力资源管理对员工和公司都提为适应新的竞争环境，人力资源管理对员工和公司都提出了新的要求出了新的要求员工是公司的员工是公司的“战略伙伴战略伙伴”结果结果新的发展方向新的发展方向过去的关注焦点过去的关注焦点发展公司需要的能力发展公司需要的能力运用这些能力帮助公司成运用这些能力帮助公司成功落实经营战略功落实经营战略展现与公司一致的价值观展现与公司一致的价值观员工员工必须必须忠诚忠诚工作认真听话工作

8、认真听话作交办事项作交办事项如果如果员工员工提供具挑战性的工作提供具挑战性的工作协助员工能力的发展协助员工能力的发展奖励员工的贡献奖励员工的贡献公司公司就会就会提供终身雇用提供终身雇用定时增加薪酬定时增加薪酬提供生活保障提供生活保障公司公司就会就会公司缺乏能力去应对环境公司缺乏能力去应对环境改变及激烈的商业竞争改变及激烈的商业竞争结果结果新的岗位管理呈现各岗位在组织中的相对定位，反映其新的岗位管理呈现各岗位在组织中的相对定位，反映其职责重点、能力需求与价值贡献职责重点、能力需求与价值贡献职等职等 职责职责职职等等=职职称称=人人不同层级的岗位在工作内容不同层级的岗位在工作内容方面重复较多方面重

9、复较多由主管分派职务，员工根据由主管分派职务，员工根据其指示进行工作其指示进行工作以职等和年资作为薪酬调整以职等和年资作为薪酬调整及晋升的依据及晋升的依据职等=职责职等=职责重点+核心能力各岗位目的与职责定义明确，不同层级的岗位有清楚的分工主管的岗位必须对组织具有附加价值，员工则在其岗位上发挥所长以岗位评估作为组织诊断的工具未来未来过去过去目录目录什么是岗位分析什么是岗位分析为什么要进行岗位分析为什么要进行岗位分析如何进行岗位分析并撰写岗位说明书如何进行岗位分析并撰写岗位说明书下阶段工作安排下阶段工作安排l部门名称部门名称l职位名称职位名称l岗位编码岗位编码l岗位级别岗位级别 l工作环境工作环

10、境l汇报上级汇报上级l直属下级直属下级l主要服务对象主要服务对象l岗位目标岗位目标l岗位职责岗位职责l任职要求任职要求岗位说明书岗位说明书岗位说明书模板岗位说明书模板1、岗位目标、岗位目标岗位目标岗位目标，是指用非常简洁简洁和明确明确的一句话来表述该岗位存在的价值价值和理由理由。岗位目标岗位目标岗位目标岗位目标岗位目标岗位目标岗位目标岗位目标岗位目标组织目标组织目标组织目标组织目标分解部门目标部门目标部门目标部门目标分解组织目标：12年内成为本省权威的XX试验研究院；35年内成为华Y区权威的XX科学研究院；人力资源部部门目标：吸引、保留、激励与优化配置公司的人力资源，确保人力资源能支持组织目标

11、；进行组织优化和管理变革，以提升竞争力，并满足电力科研机构的要求；薪酬主管的岗位目标 建立并管理科学的薪酬体系，以确保公司对于核心人才的吸引、保留与激励。岗位目标的书写有其严格的规范，具体如图岗位目标的书写有其严格的规范，具体如图1-11-1，实例见表，实例见表1-11-1。图图1-1：岗位目的的写法及示例：岗位目的的写法及示例工作依据工作依据工作行动工作行动工作对象工作对象目的目的依依据据国国家家电电网网规规划划设设计计导导则则及及相相关关技技术标准术标准 负责湖北电网及下属地负责湖北电网及下属地市供电公司规划的编制、市供电公司规划的编制、指导、审核指导、审核 电电网网规规划划研研究究工工程

12、程师师表表1-1 某电网规划研究工程师的岗位目的某电网规划研究工程师的岗位目的1.1.岗岗位位责责任：任：依据国家电网规划、设计导则及相关技术标准，负责湖北电网及下属地市供电公司规划的编制、指导、审核，完成电网规划报告。2、岗位职责、岗位职责说明一项岗位所要求的最终结果。为达到岗位的目的，工作主要在哪些领域中开展？说明该项岗位具有明确的成果或产出的主要部分以及为完成该工作个人所负有的责任。岗位在职人员所负有的职责以及其所要求的最终结果是什么？2.1 岗位职责说明的特点岗位职责说明的特点总的来说代表了岗位的主要产出。描述了工作的成果而非过程。按照该岗位承担指责的重要性顺序进行撰写，先写宏观层面的

13、，再写微观层面的。每一说明描述了单独的、不同的最终结果。不是广义的，含糊的说明。每一个说明都是没有时限的。如果岗位没有改变，职责不会改变。每一职责说明应不超过八项职责。1.1.明确列举必须执行的任务。明确列举必须执行的任务。2.2.指出每项工作的目的或目标。指出每项工作的目的或目标。3.3.分析任务并归类相关任务。分析任务并归类相关任务。4.4.简要描述各部分的主要责任。最多以两句话描述。简要描述各部分的主要责任。最多以两句话描述。5.5.指出工作频率，可能的情况下，说明时间的占用比率。指出工作频率，可能的情况下，说明时间的占用比率。6.6.合并相关行为的描述。合并相关行为的描述。责任责任工作

14、职责工作职责工作任务工作任务 工作的基础要素工作的基础要素 提供董事长的要求进行速记提供董事长的要求进行速记 准备和保存月董事会记录准备和保存月董事会记录适合岗位说明适合岗位说明董事会速记董事会速记 整理速记记录整理速记记录 打印董事会会议记录打印董事会会议记录 复印会议记录，分发给董事会成员复印会议记录，分发给董事会成员 会议记录保管归档会议记录保管归档 在打字印机中插入打印纸在打字印机中插入打印纸 确定打字机的边距确定打字机的边距可能不适合岗可能不适合岗位说明位说明行政秘书行政秘书招聘助理的任务招聘助理的任务 职责职责 接收和记录辞职申请接收和记录辞职申请 确定空缺岗位确定空缺岗位 每周更

15、新空缺岗位每周更新空缺岗位 查阅职务说明查阅职务说明 起草招聘广告起草招聘广告 请示上级批准请示上级批准 与广告代理联络与广告代理联络 确认广告确认广告 2.2.2 合并相关任务举例合并相关任务举例保管并定期查阅空缺岗位表，便于进行保管并定期查阅空缺岗位表，便于进行招聘及行使其他人事职能招聘及行使其他人事职能准备招聘启事，请示上级批准，与准备招聘启事，请示上级批准，与广告商联络，确保广告正确并及时广告商联络，确保广告正确并及时出版出版2.3 撰写职责说明撰写职责说明2.3.1 书写的格式行动或角色行动或角色（动词）（动词）具体对象具体对象职责目标职责目标（成果）（成果）示例组织拟订、修改和实施

16、 公司的人力资源管理政策、制度 以提高公司的人力资源管理水平 组织拟订、修改和实施 公司的人力资源需求计划 使公司员工队伍结构合理，素质优良。示例组织拟订、修改和实施 公司薪酬制度及经营者年薪制管理办法 达到激励和约束经营者的目的 核定 控股子公司的工资计划监督其收入分配的程序 示例示例审核 示例控股子公司的人员编制、机构设置和人员招聘情况 以控制公司系统员工总量和素质结构 组织 公司高级管理人员和控股子公司总经理层的考核、培训及办理任免手续 以提高管理人员的素质和能力 表表1-2 2.3.2 2.3.2 描述常用动词描述常用动词 1、对计划、制度、方案、文件等、对计划、制度、方案、文件等编制

17、、制订、拟定、起草、审定、审核、审查、2、针对信息、资料、针对信息、资料调查、研究、收集、整理、分析、归纳、总结、3、某项工作、某项工作(上级上级)主持、组织、指导、安排、协调、指示、监督4、思考行为、思考行为研究、分析、评估、发展、建议、倡议、参与、5、直接行动、直接行动组织、实行、执行、指导、带领、控制、监管、6、上级行为、上级行为许可、批准、定义、确定、指导、确立、规划、2.3.3 2.3.3 描述的书写规则描述的书写规则职责描述的书写规则职责描述的书写规则1、必须采用“动动词词+名名词词+目目标标”或者“工工作作依依据据动动词词名名词词目标目标”的书写格式；2、必须尽量避免采用模糊性的

18、数量词避免采用模糊性的数量词，如“许多”、“一些”等，而尽可能表达为准确的数量；3、必须尽量避免采用任职者或其上级所不熟悉的专业化术语，4、当其存在着多个行动和多个对象时，避免引起歧义，需要进行分别表述。图图1-2：职责描述的书写规则：职责描述的书写规则典型错误一典型错误一X 管理MIS系统X 管理内部银行的运作.X 管理人事配置工作典型错误二典型错误二X 领导公司的企业文化建设工作X 领导组织的薪酬与福利管理工作X 领导公司的对外宣传工作典型错误三典型错误三X 无条件完成领导交办的其他工作2.3.4 2.3.4 描述的格式规范描述的格式规范，必须根据职责 在对职责进行描述时之间的内在逻辑关系

19、确定职责的书写次序，如图1-1所示；描述格式描述格式格式说明格式说明目的目的并列式根据重要性排序，依次列出所有职责。列出全部职责的组合流程式将某些职责依所在流程的顺序或位置进行排列。描述操作类职责，调试/实验/计量/质检等3、职位要求、职位要求 职位要求，指的是与工作绩效高度相关的一系列人员特征。具体包括：为了完成工作，并取得良好的工作绩效，任职者所需的具备的知识、技能、能力、知识、技能、能力、以及个性特征要求。关于任职资格的主要组成部分及其与工作的内在关系参见图1-4任职者能够做什么？知识技能能力任职者乐意做什么？态度价值观动机兴趣岗位要求工作满意人事匹配高绩效 显显性性任任职职资资格格与与

20、隐隐性性任任职职资资格格 任职资格可以区分为显性任职资格与隐性任职资格两大部分，关于这两大部分的特点及其关系请参见图1-5。“隐性隐性”任职资格任职资格能力（或称为素质）“显性显性”任职资格任职资格教育程度、工作经验、培训与工作技能通过背景审查、资格证书或者工作样本等方法来进行证明或衡量；具有很高的准确性难以测量或者测量的准确性较低；与工作绩效相关性更高包括：学历要求、专业要求、职业资格、工作经验、专业知识、工作技能、能力要求；它们是任职资格体系的基础部分3.13.1学历要求学历要求 指所取得的最高学历，包含全日制国民教育系列的文凭学历3.23.2专业要求专业要求 是指岗位对新任职者的学历专业

21、要求是指岗位对新任职者的学历专业要求；某职位的学历要求、专业要求的实例请参见表1-3。任任职资职资格：格：学历要求：全日制大学本科及以上学历专业要求：电力系统专业为主，技术经济等相关专业为辅3.33.3专业资格专业资格指专业技术职称、证书3.43.4工作经验工作经验 工作经验，包括任职者的所有工作经历。图图1-5：工作经验的层次及其包含关系：工作经验的层次及其包含关系 任任职资职资格：格：专业资格：助理工程师及以上工作经验：三年以上电力规划研究工作经验，能够独立承担电网规划研究工作，独立完成规划报告的撰写。3.4 工作技能工作技能 工作技能，是指对与工作相关的工具、技术和方法的运用，包含通用技

22、能、专业技能（专业岗位、操作岗位、市场部岗位均有特定的专业技能项目）。通用技能是少数几项对所有岗位均通用的技能，一般包括：计算机技能、外语技能与公文处理技能。3.3 专业知识专业知识 履行本岗位不可缺少的专业知识；中层以上岗位应包含管理基础知识 专业岗位、操作岗位（隶属于专业所或多经实体）仅指专业/操作范围内知识；管理科室岗位的专业知识往往包含行政管理或宣传或党务等特定知识；3.5 能力要求能力要求 包含一般能力、管理能力和特殊能力。一般能力包含：学习能力、分析判断能力、协调能力、表达能力、沟通能力、人际交往能力等能力项目。管理能力：决策能力（适用于高层）、经营管理能力（适用于高层）、计划与组

23、织能力、领导能力、指挥能力、控制与协调能力、人员管理能力、项目管理能力等能力项目。特殊能力：谈判能力（适用于市场部岗位）。任职资格：任职资格：能力要求：沟通能力：具备较强的人际沟通能力；协调能力：能够完成部门内外部的工作协调；分析判断能力：能够通过对资料及数据做出科学分析判断，保证项目的研究方向正确性。表达能力：具备较强的文字表达及口头表达能力。回到我们填写的岗位职责说明书u 课程开始之前，每组征集了对于岗位职责课程开始之前，每组征集了对于岗位职责说明书填写的问题，如：是否感觉无从下说明书填写的问题，如：是否感觉无从下手？填写内容是否重复？填写岗位职责说手？填写内容是否重复？填写岗位职责说明书

24、是否有用的问卷。明书是否有用的问卷。现填写的岗位职责说明书样例岗位职责说明书岗位职责说明书职位名称：所属部门：汇报上级：薪资级别：主要服务对象：（包括对内和对外）工作时间与地点工作时间：行政班工作地点：办公室职位责任：岗位工作内容职位要求学历：技能工作经验专业资格讨论u 请大家通过培训，讲一下仍然存在的疑问。请大家通过培训，讲一下仍然存在的疑问。作业 展示三个岗位的职责说明书范例，请大家根展示三个岗位的职责说明书范例，请大家根据此，将之前填写的岗位职责说明书，进据此，将之前填写的岗位职责说明书，进行修改。行修改。岗位说明书规定岗位的关键职责即可，不应一味求全，岗位说明书规定岗位的关键职责即可，不应一味求全，反倒限制了员工工作发挥的余地和空间反倒限制了员工工作发挥的余地和空间以前岗位说明书的功能未来岗位说明书的功能做到岗位说明书的要求能让你站在起做到岗位说明书的要求能让你站在起跑线上，但是跑多快要看自己的发挥跑线上，但是跑多快要看自己的发挥做到了岗位说明书的要求就是做到了岗位说明书的要求就是冠军冠军