国际工程项目合同管理组织模式的探讨.pdf

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1、国际工程工程合同管理组织模式地探讨合同管理是国际工程工程管理地核心,对于大型工程工程来说尤其如此.在国际工程中,合同各方,包括业主、监理工程师和承包商,都十分重视合同地管理工作.尤其对承包商来讲,可以说其合同管理直接关系到工程实施是否顺利,自身地利益是否能得到保护,而高效率地合同管理又在很大程度上依赖于合理、恰当地合同管理组织方式.本文主要从承包商一方合同管理地组织方式入手,探讨国际工程工程中合同管理组织地有关问题,提出了关于设置合同管理组织地方法,旨在为建立能高效运作地合同管理部门提供组织上地保证.1、关于组织和组织结构组织地含义可以从不同角度去理解,古今中外地管理学家也对此作出了各种不同地

2、解释.被称之为现代管理理论“鼻祖”地巴纳德(C.I.Barnard)将组织定义为“有意识地加以协调地两个或两个以上地人地活动或力量地协作系统”.著名管理学家布朗(A.Brown)认为,组织就是为了推进组织内部各组成成员地活动,确定最好、最有效地经营目地,最后规定各种成员所承担地任务及各成员间地相互关系.他认为组织是达成有效管理地手段,是管理地一部分,管理是为了实现经营地目地,而组织是为了实现管理地目地.也就是说,组织是为了实现更有效地管理而规定各个成员地职责及职责之间地相互关系.组织结构(Organization Structure)是为了便于管理,实现组织地宗旨和目标.每个组织都要分设若干管

3、理层次和管理结构,表明组织内各部分地排列顺序、空间位置、聚散状态、联系方式以及各要素之间地相互关系.常见地组织结构类型有:直线式、职能式、直线职能式、矩阵式、事业部式等.要使管理工作有效,一个健全地组织结构是极为重要地.因为,组织结构形成一种决定所有各级管理人员职责关系地模式.组织职能地目地是设计和维持一种职务结构,以便人们能为实现组织地目标而有效地工作.组织设计是对组织体系地结构安排进行地创新性安排,对今后管理效率高低有极大地影响.组织结构地设计要职责分明,使每一个单位和个人都知道应该做什么,谁对什么结果负责。应能排除由于工作分配地混乱和多变所造成地故障。并能提供反映和支持其目标地决策沟通网

4、络.2、国际工程合同管理地组织模式合同部作为一个国际工程合同管理职能部门,其组织结构设计可以根据工程工程地大小和复杂程度而采用不同地方式.在工程实施过程中作为承包商一方合同管理地主要任务有以下几个方面:(1)主合同地管理。(2)分包合同地管理。(3)主合同和分包合同地索赔管理。(4)与合同管理有关地行政管理(其中很重要地一项工作是合同文件地管理)。(5)与工程其它职能部门地协调.根据作者在国外参与国际工程工程合同管理工作地体会和研究,下文给出常见地两种承包商合同组织管理模式,并对这两种模式各自地优缺点进行了比较和分析.2.1合同管理员制直线式组织结构是最早使用也是最为简单地一种结构,是一种集权

5、式地组织结构形式,又称为军队式结构.如图 1 所示为国际工程工程承包商一方地合同部直线式地组织结构地一个示例,也可以称之为合同管理员制.此种组织结构设合同部经理一名,全面负责合同部地工作以及和工程其他职能部门地协调工作。设副经理两名,一位负责主合同和索赔管理,并专门配备主合同管理员,索赔管理也有专人负责。在签订承包合同尤其是总承包合同以后会有大量地工作需要分包出去,分包合同管理工作量也非常大,需有一位负责分包合同管理地副经理,在有很多分包合同需要管理地时候一个分包合同管理员可以同时负责多个分包合同地管理,但每一个分包合同都要对应某一个分包合同管理员。合同部另配负责行政管理地秘书,他要负责合同部

6、地所有行政管理工作,尤其是合同文件地登记、分类和存档等管理作.图 1所示仅仅是直线式合同组织方式地一种,在实际中可以根据工程具体情况对其进行改造,如合同部经理可以直接主管主合同,可专门设立索赔管理中心,设一个分主索赔工作地副经理.在工程地实施过程中组织结构也不是一成不变地,可以根据工程地进展对其进行文档编码:CJ4F3U8H5J8 HT10V7W1B2B6 ZN8C2P2Z4C8文档编码:CJ4F3U8H5J8 HT10V7W1B2B6 ZN8C2P2Z4C8文档编码:CJ4F3U8H5J8 HT10V7W1B2B6 ZN8C2P2Z4C8文档编码:CJ4F3U8H5J8 HT10V7W1B2

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8、8文档编码:CJ4F3U8H5J8 HT10V7W1B2B6 ZN8C2P2Z4C8文档编码:CJ4F3U8H5J8 HT10V7W1B2B6 ZN8C2P2Z4C8文档编码:CJ4F3U8H5J8 HT10V7W1B2B6 ZN8C2P2Z4C8文档编码:CJ4F3U8H5J8 HT10V7W1B2B6 ZN8C2P2Z4C8文档编码:CJ4F3U8H5J8 HT10V7W1B2B6 ZN8C2P2Z4C8文档编码:CJ4F3U8H5J8 HT10V7W1B2B6 ZN8C2P2Z4C8文档编码:CJ4F3U8H5J8 HT10V7W1B2B6 ZN8C2P2Z4C8文档编码:CJ4F3U8

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11、4C8文档编码:CJ4F3U8H5J8 HT10V7W1B2B6 ZN8C2P2Z4C8文档编码:CJ4F3U8H5J8 HT10V7W1B2B6 ZN8C2P2Z4C8文档编码:CJ4F3U8H5J8 HT10V7W1B2B6 ZN8C2P2Z4C8文档编码:CJ4F3U8H5J8 HT10V7W1B2B6 ZN8C2P2Z4C8文档编码:CJ4F3U8H5J8 HT10V7W1B2B6 ZN8C2P2Z4C8文档编码:CJ4F3U8H5J8 HT10V7W1B2B6 ZN8C2P2Z4C8文档编码:CJ4F3U8H5J8 HT10V7W1B2B6 ZN8C2P2Z4C8文档编码:CJ4F3

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13、W1B2B6 ZN8C2P2Z4C8调整,对于大型工程,如果当工程施工高峰期分包合同数量很多时,可以采取增加管理层次减小管理幅度地办法,即可以按专业或其他标准将众多分包合同划分成若干个小组,每个小组设小组长一名,可以仍设分管分包合同地副经理,也可以由合同部经理直接管各个分包合同小组长。对于索赔管理,在工程实施前期可以由某一合同副经理兼管,到了工程中后期索赔工作量比较大时,对于重大索赔事件,也可以将其分成若干索赔小组来进行管理.直线式组织结构地优点是组织结构设置简单、权责分明、信息沟通方便,便于统一指挥,集中管理.主要地缺点是缺乏横向地协调关系,灵活性较差,一旦工程规模很大时,会使管理工作复杂化

14、,合同部经理可能会因为经验、精力不及而顾此失彼,难以进行有效地管理,如当分包合同数量、或索赔很多时由于管理跨度过大容易产生失控.另外,这种组织方式对每一位合同管理员本身素质地要求很高.以分包合同管理员为例,一个分包合同地管理几乎包括了合同管理地各个阶段和多个专业地内容.一个分包合同管理员从投标者地资格审查、招标文件地编制、招标、评标、合同谈判,到合同签订之后实施过程中地合同条款地解释、工程量地核实、合同进度款地支付、合同变更、法律和保险等,还有与技术人员和现场施工管理人员地协调等等,所以要求他具备很宽地知识面和各方面地经验,并有很强地组织协调能力.2.2专业划分制合同管理地另外一种组织结构就是

15、矩阵式,也可以称之为专业划分制(如图 2 所示).矩阵式地组织结构是一种混合组织结构,此种结构从各有关功能性单位集合了各方面地专家,形成对具体工程负责、协调地目标导向地专门部门或小组,以保证按质、按量、按期经济地完成工程任务.任务一旦完成,该小组即行解散.在这种组织模式下,合同管理工作分成若干专业,可包括合同条件、索赔、计量、支付、技术、法律、保险、协调和文档等.专业划分地粗细程度视工程地复杂程度来确定.采用这种管理方式时将一个主合同、重大索赔事件或分包合同划分为若干专业管理区域,由对应地专业人员来管理.这种管理方式地优点是能充分发挥每一个专业人员地专业特长,能文档编码:CJ4F3U8H5J8

16、 HT10V7W1B2B6 ZN8C2P2Z4C8文档编码:CJ4F3U8H5J8 HT10V7W1B2B6 ZN8C2P2Z4C8文档编码:CJ4F3U8H5J8 HT10V7W1B2B6 ZN8C2P2Z4C8文档编码:CJ4F3U8H5J8 HT10V7W1B2B6 ZN8C2P2Z4C8文档编码:CJ4F3U8H5J8 HT10V7W1B2B6 ZN8C2P2Z4C8文档编码:CJ4F3U8H5J8 HT10V7W1B2B6 ZN8C2P2Z4C8文档编码:CJ4F3U8H5J8 HT10V7W1B2B6 ZN8C2P2Z4C8文档编码:CJ4F3U8H5J8 HT10V7W1B2B6

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23、是中小型工程一般可采用第一种方式,使管理工作简单化,因为在很大程度上简单就意味着高效。只有很大地综合性地工程才考虑是否采用第二种方式.在现实中还会出现上述两种方式交叉使用地情况,如图 1 所示直线式地组织结构中地索赔管理,对于重大地索赔事件可由一个索赔管理员牵头,由其他合同管理员和工程部地其他部门地相关人员兼职共同处理.而在图 2 所示矩阵式组织结构中也可采用将相近地几个专业归到一个小组中,小组内部地管理又可以采用直线式,这样可以减少各专业之间地协调工作量等.3、合同部与工程其它职能管理部门地关系作为一个合同部经理他主要考虑地可能是如何搞好合同部内部地工作,采用一种适宜地组织结构,使合同部地工

24、作高效进行.而合同管理是整个工程管理地核心,作为一个工程地工程经理就必须从更高地层次来看待这个问题,要想真正搞好工程合同管理工作必须为合同部创造一个良好地外部环境.因为合同部本身也是工程部地一个职能部门,所以又必须考虑合同部与其他职能管理部门地关系问题.下面以作者曾在国外参加过地一个大型国际工程总承包交钥匙工程为例,对此进行分析和讨论.该工程部由如下职能部门组成:设计部、合同部、工程控制部、采购部、质量控制与质量保证部、施工部、文档控制中心、安全与保卫部、财务部、生产准备部和行政管理部.工程部整体可以采用直线职能式和矩阵式相结合地结构.为使国际工程合同管理工作有组织上地保证,对于主合同地管理、

25、重大地索赔事件地管理和主要分包合同地管理在实际处理地过程中往往采用矩阵式组织方式地原理,由合同部牵头,工程部有关地职能部文档编码:CJ4F3U8H5J8 HT10V7W1B2B6 ZN8C2P2Z4C8文档编码:CJ4F3U8H5J8 HT10V7W1B2B6 ZN8C2P2Z4C8文档编码:CJ4F3U8H5J8 HT10V7W1B2B6 ZN8C2P2Z4C8文档编码:CJ4F3U8H5J8 HT10V7W1B2B6 ZN8C2P2Z4C8文档编码:CJ4F3U8H5J8 HT10V7W1B2B6 ZN8C2P2Z4C8文档编码:CJ4F3U8H5J8 HT10V7W1B2B6 ZN8C2

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31、T10V7W1B2B6 ZN8C2P2Z4C8文档编码:CJ4F3U8H5J8 HT10V7W1B2B6 ZN8C2P2Z4C8文档编码:CJ4F3U8H5J8 HT10V7W1B2B6 ZN8C2P2Z4C8文档编码:CJ4F3U8H5J8 HT10V7W1B2B6 ZN8C2P2Z4C8文档编码:CJ4F3U8H5J8 HT10V7W1B2B6 ZN8C2P2Z4C8文档编码:CJ4F3U8H5J8 HT10V7W1B2B6 ZN8C2P2Z4C8门共同协调解决(如图 3所示),这也是实践证明最有效地处理方式之一.图 3 主合同和重大索赔事件处理组织方式示例例如,一个重大索赔事件地处理,从

32、索赔事件地发生和确认、索赔意向通知书地发出、索赔事件地跟踪、同期记录地保存、索赔资料地准备、索赔报告地编写、索赔谈判,直到索赔地最终决策,必须得到工程部各主要职能部门和现场各部门地支持.合同部地索赔管理员要负责对合同中有关条款进行分析研究。需要设计部地技术人员提供技术支持。控制部地计划人员对工期地影响进行分析,由成本工程师提出索赔地费用估算。由采购部地人员提供供应商对索赔地影响。由施工部地现场管理人员保持有关地同期记录和资料。同时需要其他各有关部门地通力配合.要由各部门地有关人员兼职组成索赔小组,合同部地索赔管理员就是这个小组地总协调员和负责人,他要负责有关地所有组织和协调工作.矩阵式地组织方

33、式为象类似索赔这样综合性、变化性很强地工作地管理效率地提高,资源地充分利用提供了组织保障,使索赔工作地管理水平得到了很大地提高.矩阵式组织方式是一种现代地组织结构,它否定了许多传统地管理原则.比如,它否定了一个人只能有一个上司地原则,因为该组织中地每一个成员实际上有两个或两个以上地正式上司,既有功能单位地上司(各职能部门经理),又有目标导向单位地上司(各子工程经理或管理小组组长).矩阵型组织在功能部门主管与目标导向部门主管之间容易产生冲突,因此,应尽量让两个方面地权力保持平衡.矩阵式组织结构,是由纵横两套管理系统组成地组织结构,一套是纵向地职能领导系统,另一套是为完成某一任务而组成地横向工程系

34、统.也就是既有按职能划分地垂直领导系统,又有按工程划分地横向领导系统地结构.当同时有几个子工程需要完成时,每个工程要求配备不同专长地技术人员或其他资源.为了加强对工程地管理,每个工程在工程经理领导下由专人负责.因此,在直线职能结构地纵向领导系统地基础上,又出现了一种横向工程系统,形成纵横交错地矩阵结构.其中工作小组或工程小组一般是由不同背景、不同技能、不同知识、分别选自不同部门地人员组成文档编码:CJ4F3U8H5J8 HT10V7W1B2B6 ZN8C2P2Z4C8文档编码:CJ4F3U8H5J8 HT10V7W1B2B6 ZN8C2P2Z4C8文档编码:CJ4F3U8H5J8 HT10V7

35、W1B2B6 ZN8C2P2Z4C8文档编码:CJ4F3U8H5J8 HT10V7W1B2B6 ZN8C2P2Z4C8文档编码:CJ4F3U8H5J8 HT10V7W1B2B6 ZN8C2P2Z4C8文档编码:CJ4F3U8H5J8 HT10V7W1B2B6 ZN8C2P2Z4C8文档编码:CJ4F3U8H5J8 HT10V7W1B2B6 ZN8C2P2Z4C8文档编码:CJ4F3U8H5J8 HT10V7W1B2B6 ZN8C2P2Z4C8文档编码:CJ4F3U8H5J8 HT10V7W1B2B6 ZN8C2P2Z4C8文档编码:CJ4F3U8H5J8 HT10V7W1B2B6 ZN8C2P

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39、2P2Z4C8文档编码:CJ4F3U8H5J8 HT10V7W1B2B6 ZN8C2P2Z4C8文档编码:CJ4F3U8H5J8 HT10V7W1B2B6 ZN8C2P2Z4C8文档编码:CJ4F3U8H5J8 HT10V7W1B2B6 ZN8C2P2Z4C8文档编码:CJ4F3U8H5J8 HT10V7W1B2B6 ZN8C2P2Z4C8文档编码:CJ4F3U8H5J8 HT10V7W1B2B6 ZN8C2P2Z4C8文档编码:CJ4F3U8H5J8 HT10V7W1B2B6 ZN8C2P2Z4C8文档编码:CJ4F3U8H5J8 HT10V7W1B2B6 ZN8C2P2Z4C8文档编码:C

40、J4F3U8H5J8 HT10V7W1B2B6 ZN8C2P2Z4C8文档编码:CJ4F3U8H5J8 HT10V7W1B2B6 ZN8C2P2Z4C8文档编码:CJ4F3U8H5J8 HT10V7W1B2B6 ZN8C2P2Z4C8文档编码:CJ4F3U8H5J8 HT10V7W1B2B6 ZN8C2P2Z4C8文档编码:CJ4F3U8H5J8 HT10V7W1B2B6 ZN8C2P2Z4C8文档编码:CJ4F3U8H5J8 HT10V7W1B2B6 ZN8C2P2Z4C8文档编码:CJ4F3U8H5J8 HT10V7W1B2B6 ZN8C2P2Z4C8文档编码:CJ4F3U8H5J8 HT

41、10V7W1B2B6 ZN8C2P2Z4C8文档编码:CJ4F3U8H5J8 HT10V7W1B2B6 ZN8C2P2Z4C8地.组成工作小组后,大家为某个特定地工程而共同工作.矩阵式组织适合在需要对环境变化作出迅速而一致反应时使用.在复杂而动荡地环境中,由于采取了人员组成灵活地工程小组形式,大大增强了对外部环境变化地适应能力.矩阵式组织方式地主要优点是:1)将组织地纵向联系和横向联系很好地结合起来,有利于加强各职能部门之间地协作和配合,及时沟通情况,解决问题。2)它具有较强地机动性,能根据特定需要和环境活动地变化,保持高度民主地适应性。3)把不同部门、具有不同专长地专业人员组织在一起,有利于

42、互相启发,集思广益,有利于攻克各种复杂地技术和管理难题,更加圆满地完成工作任务.它在发挥人地才能方面具有很大地灵活性.矩阵式组织方式地问题主要是:1)在资源管理方面存在复杂性。2)稳定性差,由于小组成员是由各职能部门临时抽调地,任务完成以后还要回到原职能部门工作,容易使小组人员产生临时观点,不安心工作,从而对工作产生一定影响。3)权责不清,由于每个成员都要接受两个或两个以上地上级领导,潜伏着职权关系地混乱和冲突,造成管理秩序混乱,从而使组织工作过程容易丧失效率性.4、结语选择适宜地合同管理组织结构和准确、灵活地运用所选择地组织方式,扬长避短,才能真正提高国际工程合同管理地水平.但是,同时也还必

43、须有以下几方面工作地配合:1)与合同组织结构相适应地完善、合理、具有可操作性地规章制度和相应地程序。2)标准化、规范化完备地文档管理工作。3)高素质地合同管理人员,尤其是合同部经理。4)工程经理对合同管理工作地高度重视.本文主要是从承包商地角度对国际工程工程合同组织管理模式进行分析和探讨地,相信这些分析也有助于业主和咨询工程师对承包商一方合同组织管理方式地深入了解,对其自身合同管理部门地建立也有一定地借鉴意义.文档编码:CJ4F3U8H5J8 HT10V7W1B2B6 ZN8C2P2Z4C8文档编码:CJ4F3U8H5J8 HT10V7W1B2B6 ZN8C2P2Z4C8文档编码:CJ4F3U

44、8H5J8 HT10V7W1B2B6 ZN8C2P2Z4C8文档编码:CJ4F3U8H5J8 HT10V7W1B2B6 ZN8C2P2Z4C8文档编码:CJ4F3U8H5J8 HT10V7W1B2B6 ZN8C2P2Z4C8文档编码:CJ4F3U8H5J8 HT10V7W1B2B6 ZN8C2P2Z4C8文档编码:CJ4F3U8H5J8 HT10V7W1B2B6 ZN8C2P2Z4C8文档编码:CJ4F3U8H5J8 HT10V7W1B2B6 ZN8C2P2Z4C8文档编码:CJ4F3U8H5J8 HT10V7W1B2B6 ZN8C2P2Z4C8文档编码:CJ4F3U8H5J8 HT10V7W

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49、P2Z4C8文档编码:CJ4F3U8H5J8 HT10V7W1B2B6 ZN8C2P2Z4C8文档编码:CJ4F3U8H5J8 HT10V7W1B2B6 ZN8C2P2Z4C8文档编码:CJ4F3U8H5J8 HT10V7W1B2B6 ZN8C2P2Z4C8文档编码:CJ4F3U8H5J8 HT10V7W1B2B6 ZN8C2P2Z4C8文档编码:CJ4F3U8H5J8 HT10V7W1B2B6 ZN8C2P2Z4C8文档编码:CJ4F3U8H5J8 HT10V7W1B2B6 ZN8C2P2Z4C8文档编码:CJ4F3U8H5J8 HT10V7W1B2B6 ZN8C2P2Z4C8文档编码:CJ4F3U8H5J8 HT10V7W1B2B6 ZN8C2P2Z4C8文档编码:CJ4F3U8H5J8 HT10V7W1B2B6 ZN8C2P2Z4C8