维也纳酒店~财务处理介绍书.doc

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1、.目 录一、 酒店关键经营指标解释 .3二、 酒店业务章管理 .3（一） 酒店业务章申请 .3（二） 适用范围 .3（三） 领用与保管 .4三、 前台系统入账代码的使用 .4（一） 消费类入帐代码 .4（二） 结算类入帐代码 .5四、 前台结算单据处理方式 .6（一） 关于前台结算单据的审核与流转 .6（二） 对于冲减、调整账项的处理 .7五、 现金管理 .7（一） 备用金管理 .7（二） 营业收入现金管理 .8（三） 现金投保险箱流程 .8（四） 保险箱钥匙及密码掌控 .9（五） 银行存款及现金送行的规定 .9（六） 外币政策 .10六、 夜核 .10（ 一 ） 夜核的目 的 .10（二）

2、夜核的流程 .11七、 前台预收订金的处理 .12（一） 订金的收取 .12（ 二 ） 订金收取的前台系统账务操 作 流 程 .12（三） 特别提示 .13八、 小商品销售管理 .13九、 餐厅收银/票单管理 .14.十、 发票使用和管理 .15（一） 发票的购买 .15（二） 发票的领用与退回 .15（三） 发票的开具 .16（四） 发票的保管 .16十一、 借款与费用报销 .17（一） 各种单据的使用 .17（二） 借款 .17（三） 报销 .18十二、 采购及库存管理 .23（一） 申购流程 .23（二） 收货管理 .23（三） 报废流程 .24（四） 调拨 .24（五） 仓库管理 .2

3、5（六） 盘点 .25十三、 附表 .27（一） 总出纳现金记录表（印刷） .27（二） 收银袋投放/收取记录簿（记录簿） .28（三） 信用卡收入每日记录表（打印） .29（四） 转集团总部明细表（打印） .30（五） 外客挂帐明细表（打印） .31（六） 集团已收预付款明细表（打印） .32（七） 报废单（打印） .33（八） 调拨单（打印） .34（九） 出入库记录卡（印刷） .35（十） 盘点表（打印：略） .36（十一） 盘点损耗表（打印：略） .36（十二） 申购单（打印/电子版） .36（十三） 订货/验收单（打印） .37十四、 流程/标准调整记录 .38.一 、 酒 店 关

4、键 经 营 指 标 解 释1. RevPARRevPAR 是 Revenue Per Available Room 的缩写，指平均可出租客房收入，即每间可出租客房产生的平均实际营业收入，用实际平均房价乘以出租率即可(或用客房房费收入除以可出租客房数) 。RevPAR=平均房价客房出租率=客房收入总额可供出租客房数2. ADR ADR 是 Average Daily Rate 的缩写，指平均房价，即每间已出租客房的平均价格，用客房收入总额除以已出租房间数即可。平均房价(ADR)=客房收入总额已出租房间数3. 客房出租率客房出租率指已出租客房数占可供出租客房数的比率，用已出租客房数除以可供出租客房

5、数即可。客房出租率=已出租客房数可供出租客房数4. GOP GOP 是 Gross Operating Profit 的缩写，指经营毛利润，即营业收入减去营营业成本、营业税金及附加、经营费用后的毛利润。经营毛利润(GOP)=营业收入营业成本营业税金及附加 经营费用 5. GOP 率GOP 率是经营毛利率，用 GOP 除以酒店营业收入总额即可。GOP 率 =GOP营业收入二 、 酒 店 业 务 章 管 理（一）酒店业务章申请业务章由集团运营部提出申请，由采购主管联系供应商统一制作，样式在财务部备案。（二）适用范围1. 业务章只能用于内部单据确认和日常管理。.2. 业务章只确认涉及本店业务的单据。

6、3. 分店所有涉及结算的单据必须在经手人签名上面盖业务章，否则财务部不给予结算。（三）领用与保管1. 业务章由各分店店长签名领用，并从领用之刻起直至该印章交回或声明作废止，必须对该印章盖出之所有印负责。 2. 分店店长可根据业务管理需要授权给店长助理、值班经理或领班。但必须有清楚的交接记录。3. 遗失业务章属严重过失，公司将给予保管人及分店店长严厉处分。4. 自然损坏之业务章必须做出书面说明，经过运营部审核后用旧章更换新章。5. 遗失或业务章损坏必须及时通知运营部、财务部等相关部门。6. 业务章作为分店店长发生岗位变化时的交接内容之一。三 、 前 台 系 统 入 账 代 码 的 使 用（一）消

7、费类入帐代码1 房费 “房费”记录酒店客人租住客房的过夜房租。一般情况下，客人入住登记时定义好房价后，在夜核过夜租过程中，由前台电脑系统根据房租计划自动计入客人客单中。如发现客单中少计客人房费时，前台收银员也可用该入账代码在客单中手工输入房费。2 日租房费“日租房费”记录客人租用房间没有过夜、白天占用房间的房租。日租房费包括两种情况：一是客人在白天租用，在夜晚之前退房；二是上日或以前入住的客人在退房时超过酒店规定的时间而加收的半天房租或全天房租。3 加床 “加床”记录根据客人需要在房间内增加的床位，多为儿童床。4 房费调整“房费调整”是个调整项目，用于在特殊情况下，对客户的房费进行调增或调减的

8、处理。使用该入账代码时，须填写“调整单” ，同时应注意：调整的理由必须充分；必须要有店长或店助在凋整单上的书面签字；调整单的单号必须录入“备注栏” ，以便财务部核查。5 洗衣.“洗衣”记录酒店住店客人洗衣消费。6 长途电话费“长途电活费”是住店客人在客房使用电话发生的长途电话费用，由前台电话计费系统在客人拨打电话时自动计入对应房间的客单中。7 市内电话费“市内电话费”是住店客人在客房使用电话发生的市内电话费用。由前台电话计费系统在客人拨打电话时自动计入对应房间的客单中。8 电话费“电话费”是前台收银员手工补入电话计费系统漏计的电话费用。9 餐厅“餐厅”记录客人在餐厅的消费，使用该入账代码时，须

9、在“原始凭证号”中输入入账单的单号。注意，从小商品柜中销售的食品、饮料等请勿使用入账代码“餐厅” 。10 商务“商务”记录客人在酒店复印、传真等商务活动的消费。11 商品“商品”记录酒店小商品销售的收入，包括小商品柜及自动售卖机销售商品的收入、浴室套装收入。12 会员卡费“会员卡费”记录酒店销售会员卡实现的收入。l 3 其他杂项“其他杂项”记录酒店提供的除以上项目以外的其他服务所实现的收入。（二）结算类入帐代码1 现金“现金”是客人在前台订房预交订金、客人入住登记时预交押金或客人退房结账时补付现金的入账代码。预收押金时给客人开具押金单，为便于查账，在入账时须注意在“原始凭证号”中录入押金单号。

10、 一般情况下，入账时， “现金”代码的输入金额为正数。2 现金支出“现金支出”是客人退房结账时退还客人多付押金的入账代码。入账时，按照应退还客人的现金金额用负数入账。例如，客人入住时预交押金 600 元，实际消费 500 元，应退还客人100 元，在客账中输入“现金支出 100”。 一般情况下，入账时， “现金支出”代码的输入金额为负数。退还现金时，应从前台备用金中支付。.3 银行卡 “银行卡”是客人持信用卡、储蓄卡在前台预交押金或结算时的入账代码。4 集团已收预付款“集团已收预付款”是财务部已收到预订客人通过汇款等方式预交的房费，前台收银员在得到财务部确认后所用的入账代码。使用该代码时，必须

11、在“备注”栏中输入该客人的订单号。5 外客挂账 “外客挂账”是经本公司特别许可的公司或个人在酒店签单挂账时所用的入账代码。使用时，一定要有相关部门的书面批准，否则一律不予挂账。对于外客挂账的客户或个人，因需要日后找其结算，因此特别注意请客人在消费退房时在外客挂账的账单上签名，以确认其欠付本公司的账款。用该代码入账时，必须在“备注”栏录入挂账的公司名称或个人名称，以便财务部确认该笔应收账款。6 兑换积分“兑换积分”是酒店会员根据公司的会员积分兑换规则，用积分兑换房晚时所用的入帐代码，这种结算方式的前提条件是一定要有客服中心的确认预订单，预订单上须有“积分兑奖房”的备注指引。7 转集团总部“转集团

12、总部”是集团付费招待客户时，前台收银员所用的入帐代码。这种结算方式的前提条件是一定要有客服中心的确认预订单，预订单上须有相应的备注指引。客服中心在确认预订单时，须获得分管领导的书面批准方可办理，同时应做好统计工作。四 、 前 台 结 算 单 据 处 理 方 式（一）关于前台结算单据的审核与流转1. 对于前台结算单据，各店指定每人自行保管，无须送交财务部。前台结算单据保管期限不少于一年，每年由财务部、运营部、分店集中对结算单据进行处理。2. 对于前台结算单据的审核，由前台夜审人员执行，具体审核项目参见夜审流程。财务部对前台结算帐项的复核通过两个途径进行：一是通过总部报表系统审核各店的结算帐项；二

13、是财务专员不定期直接到各分店检查前台结算的单据。3. 对于前台结算刷卡出现的错误(包括重复刷卡、刷卡金额有误等) ，财务部一经发现，直接通知前台进行核查。.（二）对于冲减、调整账项的处理对于冲减、调整等账务操作必须经过店长或店长助理的签字确认，具体处理要求为：1. 每个营业日夜核结束后，由夜核人员打印当日的冲减明细表 、 “转集闭总部及“房费调整的收银员入帐项目明细表。2. 第二天由店长或店长助理审阅上述报表，店长或店助对于冲减账项、 “转集团总部”及“房费调整”的处理应核实其真实性、正确性，审阅无误后签字确认。3. 签字确认后的冲减明细表 、 “转集团总部”及“房费调整”的收银员入帐项目明细

14、表与当日的前台结算单据放在一起存档备查。 另外，需要强调的是，收银员在用“外客挂账” 、 “集团已收预付款”代码入帐时，必须在备注栏录入客户的名称。五 、 现 金 管 理（一）备用金管理根据经营业务的特点，酒店设置前台备用金和店长备用金。1. 备用金均由店长在酒店开业之初向集团公司总部提出借款申请，经审批后在财务部办理借款手续。2. 备用金的限额为前台备用金 1 万元、店长备用金 1 万元。如遇特殊情况需临时增加前台备用金的，应向集团公司总部说明原因、提出申请，在特殊情况消除后及时归还增加的备用金。3. 各分店实行备用金制度的，原则上不再允许其他借支。4. 各分店严格实行收支两条线，严禁各分店

15、擅自挪用前台现金。集团财务部将对各分店现金管理情况不定期不通知地进行抽检，并对抽检情况进行通报。5. 前台备用金仅用于退还住店客人多交的消费押金等前台结算项目，不得挪用，不允许存在白条抵库的现象。如遇到前台备用金不足以支付退还客人款的情况时，可临时从店长备用金中进行借支，次日补充备用金后返还。6. 店长备用金用于店内紧急支付项目，不得擅自挪用。对于各项从店长备用金中开支的项目，店长应及时报销后补足备用金，不得从前台备用金中借款开支。7. 前台备用金应每天补充，每天店长或店助补完备用金后，将当日营业现金净额仍存放在投币保险箱中，按规定时间送存银行。8. 店长发生人事变动时，在运营部监督下，交接双

16、方办理备用金的交接手续、签署备用金交接报告，并到财务部办理相关手续。对于前台备用金，在核对无误后，交接双方到财务部办理借款的转名手续；对于店长备用金，离任店长直接还款至财务部，新任店长直接从财务部另.行借款。（二）营业收入现金管理为保证酒店资金安全，特制定如下现金管理办法，相关人员均应绝对遵守本管理办法的各项规定，违反者将受纪律处分，以至追究经济及法律责任。1. 收银员不得携带个人现金上岗，如违反此规定将填写过失通知书。所带现金一律没收。2. 收银员应严格加强前台系统中各自操作员密码的管理，在前台系统中入账时应首先确认系统中当前的操作员是否为本人，无误后方可录入账项，入账完毕后应及时退出。未按

17、本项规定进行者，对因此引起的所有后果负全部责任。3. 营业收入现金的投缴必须即核、即签、即时投箱，不得以任何理由拖延。应缴款的收银员和见证人均有责任监督对方按照规定的流程完成规定的事项和核签，对不按规定操作而引起的后果，双方均负同等责任，受同等处分。4. “收银袋投放收取记录簿”和“总出纳现金记录表”的每一栏，均应按规定的内容和格式填写，并在规定的位置签名，不得有遗漏、错填。若确因错写需要更正的，应用横线划去，再在其上方写上正确数据，然后由缴款和见证双方签名确认。5. 每一班次的主管或领班应对该班收银员的营业现金收入的缴纳情况加以检查，保证所有营业收入现金已投缴，所有收银员必须办妥当班营业现金

18、的缴纳，并完成当班报表及账务后，方可下班。每一班次的值班经理或领班应对“收银袋投放收取记录簿”进行检查，发现不完善的情况即时查明原因，并将情况通知在班的上一级主管人员。6. 财务部应对前台备用金不定期检查，检查时间按营业情况定，但不预先通知。检查应有记录，记录应有检查人员和收银员双方签名，以确认当时的检查结果。为保证检查在公正和认真的情况下进行，所有的现金检查，均应具备第三者作为见证，整个检查过程应在见证人监督下进行，并由见证人在双方人员在检查记录上签名后，最后签名证明。对发现的违规行为将知会运营部对相关责任人进行严肃处理。7. 财务部定期对酒店的现金缴存银行情况进行检查，如发现酒店未在规定时

19、间缴存营业收入现金，将知会运营部对相关责任人进行严肃处理。8. 收银员在结账过程中，造成短款的，一律由当事人全部赔偿。9. “收银员缴款袋”和“总出纳现金记录表”应予保存不少 12 个月， “收银袋投放/收取记录簿”应保存不少于 18 个月。（三）现金投保险箱流程项目 操作 注意清点核对1. 前台员工认真清点当班的现金收入和现金支出。2. 从报表系统中调出收银员入账项目汇 如实际库存现金与收银员入账项目汇总表中自己操作的.总表查看自己当班的现金收入和现金支出情况，并与实际库存现金核对。3. 将备用金余额(上班转交本班的现金一本班现金支出)转交给下班人员，并在“备用金交接簿”上签字。现金收入和现

20、金支出情况不符，应调出收银员入账项目明细表，逐笔查看自己操作的现金收入和现金支出明细找出问题，及时解决。封包4. 如核对无误，在其他前台员工见证下将当班现金收入封入收银袋中。5. 在收银袋上写明日期、班次、收款员、现金明细等项目，并在袋口骑缝加签。6. 在其他前台员工见证下将收银袋投入前台投币式保险箱内。 营业收入现金的投缴必须即核、即签、即时投箱，不得以任何理由拖延。记录7. 在“收银袋投放收取记录簿”上记录投缴情况(日期、时间、班次、收银员、封包金额、证明人)，并请见证人签名证明。 所有收银袋必须用胶水封口，不准使用透明胶或钉书机封口。（四）保险箱钥匙及密码掌控1. 保险箱钥匙由值班经理保

21、管，每班必须交接并记录，密码由分店店长掌控。2. 店长请假或外出时，密码只能交给店助。特殊原因不能按规定进行交接的，必须书面通知公司财务部和运营部总监。3. 保险柜钥匙与密码必须分开管理， 不得由一人同时兼管， 违反规定的， 公司将予以通报并追究相关人员责任。 （五）银行存款及现金送行的规定项 目 操 作 注 意准 备1 上午10：00，由店长从前台系统中调出前一天全天的收银员入账项目汇总表。2分别按每班次、每个员工将现金收入和现金支出金额填入总出纳现金记录表的应收金额中，该表应收现金的合计数为当天应存入银行的现金总额。 分店每两天送存一次现金，即周一送存上周五至周日现金、周三送存周一至周二现

22、金、周五送周三至周四现金。开 保 险 箱3总出纳现金记录表的应收金额填写完毕后，店长和一名前台员工一同打开保险箱，按“收银袋投放收取记录簿”中的内容将前一天投入保险柜中的收银袋逐个点收。 如果发现“收银袋投放收取记录簿”上有记载而保险箱内并没有该收银袋或收银袋存在破损情况，应立即追查原因。.现 金 清 点4 由该前台员工逐个拆开收银袋，倒出现金。5 根据收银袋上各币种的数额进行清点，店长在场监点。6 在现金清点过程中，店长将实际清点的金额分别每班次、每个收银员填入总出纳现金记录表的实收金额栏中，实收金额与应收金额存在的差异为现金长短款。对于现金长短款应立即查明原因，出现长款时，应由财务入帐转入

23、酒店的营业外收益；出现短款，原则上由短款个人赔偿。7 如果内装现金金额与收银袋上记录金额一致，由店长在收银袋投放收取记录簿上签收。 如现金金额与收银袋上记录金额不一致应追究封袋人的责任。 “收银员缴款袋”和 “总出纳现金记录表”、“收银袋投放收取记录簿”应保存不少于3个月。 “收银袋投放收取记录簿”和“总出纳现金记录表”的每一栏，均应按规定的内容和格式填写，并在规定的位置签名，不得有遗漏、错填。若确因错写需要更正的，应用横线划去，再在其上方写上正确数据，然后由缴款和见证双方签名确认。补 充 备 用金 8 店长根据总出纳现金记录表应收金额中的现金支出金额，补充前台备用金。送 银 行9 店长应保证

24、在每天上午12：00之前将所收前一日现金收入净额存入公司财务部指定的银行账户。 不定期更换装现金的袋子。 为保证营业现金送存的安全，凡现金金额超过5万元，分店必须派两人同时送存现金。由店长指定人送存营业款的， 若出现责任事故， 店长全权负责： 每次存入银行的回单及 时 交 前台 ， 前 台 核 对 现 金 实 存 数 与 应 存 数 是 否 一 致 ， 前 台 未 及 时 跟 进 、 核 对 现 金 回 单 的 ， 若 出现责任事故， 前台全权负责。 现金回单是财务入账依据， 前台每周五将现金回单寄回集团财务部或指定地点。（六）外币政策分 店 一般情况下不接受外汇付款， 特殊情况必须经过财务部批准。六 、 夜 核（ 一 ） 夜核的目 的夜核又称夜间核帐， 是酒店所必须的工作之一， 日班员工忙了 一整天， 可能会发生错误， 到了深夜 涉 及 外 部 的 业 务 较 少 时 ， 必 须 有 人 去 核 对 帐 目 ， 确 定 帐 项 记 录 等 有 无 错 误 或 遗 漏 ， 以 保 护 酒 店利益。