2022年ERP系统管理制度 .pdf
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1、目录1 总则.2 2 操作规范及规定.2 2.1 新增系统资料规定.2 2.2 订单录入要求.2 2.3 单据录入规定.2 2.4 库管签章及盘点规定.2 2.5 生产订单管理规定.3 2.6 采购管理规定.3 2.7 采购发票录入及付款规定.3 2.8 销售管理规定.3 2.9 委外加工管理规定.3 2.10 退料业务处理.3 2.11 操作员增加及权限规定.3 2.12 交接工作.3 3 附表.4 ERP系统管理制度1 总则为了加强友邦电气集团信息系统的管理，确保信息数据的安全性和准确性，促使友邦电气集团信息系统工作持续健康的发展，根据公司相关管理制度，结合管理信息系统工作的特点，特制定本
2、制度。2 操作规范及规定2.1 新增系统资料规定2.1.1 各部门需要新增型号时，须填写申请确认单，注明新增型号的物品名称、型号、计量单位、库位、物品性质（自制/外购），经技术部门确认后，送ERP小组进行添加，禁止口头、电话等方式请求添加型号。技术部门必须在 1 小时内签字确认回复当事人，ERP小组收到技术部门确认的申请确认单后，必须在1 小时内添加到系统。2.1.2 新产品开发完成投入生产后，技术部负责人须安排技术部门相关人员在下达生产订单前将产品BOM 及时准确录入系统，BOM 录入完成后，技术部主管必须确认，如果因BOM 没能及时录入系统或录入信息错误而影响生产和成本计算，可对相关责任人
3、开出按20 元/次罚款单。2.1.3 各部门需新增往来单位时，需填写往来单位的名称、单位性质（供应商/客户/供销）、所属类型、如有其它信息请在备注中注明。送财务部门添加。禁止口头、电话等方式请求添加往来单位。财务部门收到新增单位申请单后，必须在1 小时内添加到系统。2.2 订单录入要求2.2.1 填制采购订单、销售订单时，必须按要求填写单据号、日期、部门、业务员，付款条件、开票日、到期日及单据分录。如果订单无需执行，必须在一个工作日内将订单关闭，如因订单没有关闭造成商品在订量数据不准确，影响生产部门生产计划，将对责任人进行5 元/张的罚单。2.2.2 填制生产预测单时，对应单位必须选择预测单位
4、，按要求填写预计需求日期及BOM 编码。MRP 运算结束后，必须在半小时内关闭生产预测单，如因生产预测单没有及时关闭影响缺货清单，将对责任人开出10 元/张的罚单。2.3 单据录入规定2.3.1 各岗位制单人必须保证当天所有单据按要求录入系统，如未将单据及时准确录入系统，影响正常工作，一经查实将对责任当事人开出按5 元/次罚款单，并希望大家的监督；2.3.2 当天单据必须在第二天上午10：00 前送交财务，若遇特殊情况，必须在3 日内送交财务，需写明迟交原因。自制入库单需附对应的领用出库单；样品出库单、补货单以及研发领用单需总经理签字后，方可送交财务，无领导签字，财务有权拒收。未按要求办理,将
5、对责任当事人开出按5 元/张罚款单。2.3.3 设有入库审批流的单据，仓库收货后，必须在1 小时内审批入库单。如遇加急单据，制单人必须在半小时之内将加急单据录入系统，仓库收货后，必须在半小时内审批入库单。未按要求办理,将对责任当事人开出按10 元/张罚款单。2.3.4 当月入、出库单据，当月必须处理，不得以任何理由隔月处理，公司每月结帐的时间为（上月26 日-下月 25 日），在此期间，所有出入库单据必须在每月25 日前全部录入系统；未按要求办理,将对责任当事人开出按10 元/张罚款单。2.3.5 各岗位制单人，须将各自当月所有出入库单据清单汇总核对后打印，部门主管及制单人签字后，每月27 日
6、上午10：00 前送交财务。一旦单据清单送交财务，如有单据遗漏、错误、修改等情况将对责任当事人开出5 元/张罚款单。2.3.6 制作单据时，必须按要求填写统计、部门、职员、出入库类别，单据号必须按照单据号命名规则填写，一张入、出库单上，货位必须相同，未按要求填制，将对责任当事人开出按5 元/次罚款单。2.3.7 连续三个月未出错，按50-100 元奖励当事人。2.4 库管签章及盘点规定2.4.1 所有入、出库单据必须有库管签章，包括手工签章和系统签章，且两者签章必须是同一个人。如库管签章人员请假或外出，部门经理必须及时安排其他人员暂时接替工作。文档编码:CA6S5G5E8O10 HE5C4U4
7、Z7J3 ZP6S7Z8U7C4文档编码:CA6S5G5E8O10 HE5C4U4Z7J3 ZP6S7Z8U7C4文档编码:CA6S5G5E8O10 HE5C4U4Z7J3 ZP6S7Z8U7C4文档编码:CA6S5G5E8O10 HE5C4U4Z7J3 ZP6S7Z8U7C4文档编码:CA6S5G5E8O10 HE5C4U4Z7J3 ZP6S7Z8U7C4文档编码:CA6S5G5E8O10 HE5C4U4Z7J3 ZP6S7Z8U7C4文档编码:CA6S5G5E8O10 HE5C4U4Z7J3 ZP6S7Z8U7C4文档编码:CA6S5G5E8O10 HE5C4U4Z7J3 ZP6S7Z8U
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14、1 当月下达的生产订单，生产调度人员必须在每月25 日后，两个工作日内全部关闭。2.5.2 生产调度每月运行MRP计算前，必须查看所有的出入库单据是否审批，是否存在未关闭的生产订单以及对应BOM单是否正确。2.5.3 以上未按要求办理,造成系统MRP计算数据不准，将对责任当事人开出按10 元/个的罚款单。2.6 采购管理规定2.6.1 采购材料到货后，由采购部门填写送检单送交检验部门，质检部门接到送检单后，须当天将质检报告送交仓库，如当天不能完成，请注明延期原因。仓库清点数量收货后，填写实际到货数量，须当天将质检报告送交供应部。2.6.2 供应部收到质检报告后，当天所有单据必须按要求录入系统，
15、每周的采购入库单必须在下周一上午10：00 点前送交财务。如果制单人未将单据及时录入系统，影响正常工作，一经查实将对责任当事人开出按10 元/张罚款单。2.6.3 同一张物品采购入库单上，货位必须相同，未按要求填制，将对责任当事人开出按10 元/次罚款单。2.6.4 当天采购入库单录入完毕后，须在2 小时内，将质检报告返还仓库，仓库人员必须在1 小时内确认采购入库单，进行库管签章。2.7 采购发票录入及付款规定2.7.1 填制采购发票时，金额必须与实际发票金额一致，如果发票金额与收货金额有差异，请注明差异金额以及原因。2.7.2 供应部收到发票后，必须在当天按要求录入系统，每周一上午10：00
16、 前将上周的全部发票送交财务。2.7.3 在签字付款时，付款单位名称与发票单位名称一致，才能予以支付货款。2.8 销售管理规定2.8.1 销售人员必须按要求录入销售结算清单，如出现产品型号、发货库位错误造成库存数据不准，影响成本计算，一经查实将对责任当事人开出按10 元/张罚款单。2.8.2 送交财务的销售结算清单必须库管签字，若销售清单与系统单据金额不一致，将对责任人开出5 元/张的罚款单。2.8.3 所有的出库清单必须在第二天上午10：00 前送交财务，财务在接到销售清单后必须在2 小时内签章，并在48 小时内开票，若财务人员未在规定时间内签章，将对财务人员开出5 元/张的罚款单。2.8.
17、4 累计三个月已发货未开票，除特殊情况，将对销售负责人开出每家单位50 元的罚单。2.9 委外加工管理规定2.9.1 仓库人员应按采购部门对材料的外发加工收、发及时办理相关的手续，填写委托加工出入库单据，所有的材料或产品外出，必须先办理入库后出库，登记入帐。2.9.2 委托加工出库单必须有采购部门签字确认方可送交财务，单据按照2.3 规定将单据送交财务。2.9.3 未按以上工作要求办理,将对责任当事人开出按10 元/张罚款单。2.10 退料业务处理2.10.1 退回仓库的废料，相关人填制领用出库退货单，首先退回原库，然后，填制物品调拨单将废料调入废品库。2.10.2 废料调拨单每月填制两次（每
18、月10 号和 25 号），如有加急单据处理，可当天填制调拨单，按照2.3 规定将单据送交财务。2.11 操作员增加及权限规定2.11.1 各部门如需添加新用户，需填写增加权限申请表，由部门经理签字后，送交财务负责人签字，方可送交ERP小组进行添加。2.12 交接工作2.12.1 各岗位人员工作调动或者因故离职，必须将本人工作移交给接替人员。没有办清交接手续的，不得调动或者离职。2.12.2 接替人员应当认真接管移交工作，并继续办理移交的未了的事项。文档编码:CA6S5G5E8O10 HE5C4U4Z7J3 ZP6S7Z8U7C4文档编码:CA6S5G5E8O10 HE5C4U4Z7J3 ZP6
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