单位印刷品管理制度和常用印刷品介绍.pdf
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1、XXXX有限公司印刷品管理规定XXXX 有限公司印刷品管理规定已由总经理办公会议于年月日通过,现予公布,自年月日 起施行。XXXX 有限公司总经理张振涛年月日目录第一章总则 2第二章印刷品的设计、制作和印刷 2第三章印刷品的验收入库、保管和费用结算 3第四章印刷品的领用发放、使用、收回和报废 5第五章罚则 5第六章附则 6第一章总则第一条为了加强对公司印刷品的统一管理,规范公司印刷品的设计、制作、印刷采购、验收、保管、领用和报废管理,保证公司各部门业务正常开展,控制办公费用,特制定本规定。第二条本规定适用于公司各部门和全体员工。第三条本规定所指印刷品,指公司在业务中需要使用的并需要印刷的单证、
2、宣传册等,包括:1.各类单据、表格和报表等;2.公司宣传册;3.产品宣传册、促销宣传册、促销活动宣传页等;4.其它需要印刷的资料。第二章印刷品的设计、制作和印刷第四条公司现有业务和规章制度中规定使用的各类单据、表格和报表的格式,由公司人力资源与公共事务部企业管理员统一负责设计、制作;需要印刷时,由行政管理员提出申请,填写印刷申请单,注明需印刷的理由、资料名称、印刷数量和交货期限等,并附设计、制作的格式样本,交办公室主管审核后,报本部门经理和总经理或副总经理审批。公司领导批准后,交采购部采购员办理采购印刷手续。第五条采购部根据批准后的印刷申请单,同时联系几家印刷单位,要求印刷单位根据格式样本进行
3、打样,样品经过人力资源与公共事务部企业管理员和经理签字确认后(样品应一式三份,企业管理员、采购员和印刷单位各一份封存,以备验收),采购部根据几家印刷单位的报价、印刷质量、信誉、服务态度、交货期等,与人力资源与公共事务部经理共同确定印刷单位(必要时可以指定印刷单位)、印刷费用和付款条款等。第六条确认样品和确定印刷单位、印刷费用和付款条款后,由采购部与印刷单位签订委托印刷协议,经副总经理签字批准后生效。委托印刷协议一式四份,行政管理员、采购部采购员、财务管理部出纳和印刷单位各执一式。签订委托印刷协议 后,采购员负责催货、供货跟踪、到货确认和入库协调工作。第七条今后各部门需要新增的单据、表格和报表的
4、格式,由使用部门负责文档编码:CW3L9D8Z7V2 HW8D7G2F4V3 ZM5R6S1Q3C3文档编码:CW3L9D8Z7V2 HW8D7G2F4V3 ZM5R6S1Q3C3文档编码:CW3L9D8Z7V2 HW8D7G2F4V3 ZM5R6S1Q3C3文档编码:CW3L9D8Z7V2 HW8D7G2F4V3 ZM5R6S1Q3C3文档编码:CW3L9D8Z7V2 HW8D7G2F4V3 ZM5R6S1Q3C3文档编码:CW3L9D8Z7V2 HW8D7G2F4V3 ZM5R6S1Q3C3文档编码:CW3L9D8Z7V2 HW8D7G2F4V3 ZM5R6S1Q3C3文档编码:CW3L9
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6、M5R6S1Q3C3文档编码:CW3L9D8Z7V2 HW8D7G2F4V3 ZM5R6S1Q3C3文档编码:CW3L9D8Z7V2 HW8D7G2F4V3 ZM5R6S1Q3C3文档编码:CW3L9D8Z7V2 HW8D7G2F4V3 ZM5R6S1Q3C3文档编码:CW3L9D8Z7V2 HW8D7G2F4V3 ZM5R6S1Q3C3文档编码:CW3L9D8Z7V2 HW8D7G2F4V3 ZM5R6S1Q3C3文档编码:CW3L9D8Z7V2 HW8D7G2F4V3 ZM5R6S1Q3C3文档编码:CW3L9D8Z7V2 HW8D7G2F4V3 ZM5R6S1Q3C3文档编码:CW3L9
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10、M5R6S1Q3C3文档编码:CW3L9D8Z7V2 HW8D7G2F4V3 ZM5R6S1Q3C3文档编码:CW3L9D8Z7V2 HW8D7G2F4V3 ZM5R6S1Q3C3文档编码:CW3L9D8Z7V2 HW8D7G2F4V3 ZM5R6S1Q3C3设计、制作样本,经人力资源与公共事务部企业管理员签字确认后,由行政管理员负责办理印刷申请审批手续。新增的单据、表格和报表的印刷手续,按第五条和第六条的规定办理。第八条公司宣传册的策划、设计、制作和印刷,由人力资源与公共事务部企业管理员按第四条的规定办理印刷申请审批手续,经公司领导批准后,按第五条和第六条的规定由采购部委托外部专业单位进行策
11、划、设计、制作和印刷。第九条各销售部门的产品宣传册、促销宣传册和促销活动宣传页的策划、设计、制作和印刷,由各销售部门负责提出具体实施方案,并办理印刷申请审批手续,经各销售部门经理和公司领导批准后,由采购部联系专业单位进行策划、设计和制作样本,经各销售部门经理在样本上签字确认后,与采购部共同确定印刷单位、费用和付款条款等,并由采购部按第六条的规定办理采购合同签订手续。各销售部门负责配合外部专业单位进行策划、设计和制作。第十条公司其它需要印刷的资料的设计、制作,根据具体情况确定。如属于公司统一使用的公共性资料,按第四条、第五条和第六条的规定办理。如属于各部门单独使用的资料,按第九条的规定办理。第三
12、章印刷品的验收入库、保管和费用结算第十一条公司现有业务和规章制度中规定使用的各类单据、表格和报表印刷后,在印刷单位完成印刷通知送货前,必须由人力资源与公共事务部企业管理员根据封存的样品对印刷品的内容、格式、印刷质量等进行核对和确认,确认无误后由企业管理员签发印刷品验收单。印刷品验收单一式四份,企业管理员、物流管理部综合库库管员、采购员和印刷单位各留存一份。第十二条采购员凭印刷品验收单方可通知送货,由采购员填写送货通知单一式三份,物流管理部综合库库管员、采购员和印刷单位各留存一份,印刷单位凭印刷品验收单和送货通知单方可送货。第十三条库管员凭印刷品验收单和送货通知单方可入库。采购员没有印刷品验收单
13、擅自通知送货的,综合库库管员不得接收入库;已经送货的,后果由采购员承担;库管员没有接到印刷品验收单和送货通知单擅自入库的,后果由库管员承担;印刷单位没有 印刷品验收单 和送货通知单私自送货的,库管员不得接收入库,后果由印刷单位自行承担。入库后在使用中文档编码:CW3L9D8Z7V2 HW8D7G2F4V3 ZM5R6S1Q3C3文档编码:CW3L9D8Z7V2 HW8D7G2F4V3 ZM5R6S1Q3C3文档编码:CW3L9D8Z7V2 HW8D7G2F4V3 ZM5R6S1Q3C3文档编码:CW3L9D8Z7V2 HW8D7G2F4V3 ZM5R6S1Q3C3文档编码:CW3L9D8Z7V
14、2 HW8D7G2F4V3 ZM5R6S1Q3C3文档编码:CW3L9D8Z7V2 HW8D7G2F4V3 ZM5R6S1Q3C3文档编码:CW3L9D8Z7V2 HW8D7G2F4V3 ZM5R6S1Q3C3文档编码:CW3L9D8Z7V2 HW8D7G2F4V3 ZM5R6S1Q3C3文档编码:CW3L9D8Z7V2 HW8D7G2F4V3 ZM5R6S1Q3C3文档编码:CW3L9D8Z7V2 HW8D7G2F4V3 ZM5R6S1Q3C3文档编码:CW3L9D8Z7V2 HW8D7G2F4V3 ZM5R6S1Q3C3文档编码:CW3L9D8Z7V2 HW8D7G2F4V3 ZM5R6S
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20、宣传册印刷后的确认、验收、送货和入库手续,按第十一条、第十二条和第十三条的规定办理。第十五条各销售部门的产品宣传册、促销宣传册和促销活动宣传页印刷后的确认和验收工作,由各销售部门经办人员负责,并参照第十一条的规定负责签发印刷品验收单。送货和入库手续,参照第十二条和第十三条的规定办理。第十六条公司其它资料印刷后的确认、验收、送货和入库手续,如属于公司统一使用的公共性资料,按第十一条、第十二条和第十三条的规定办理;如属于各部门单独使用的资料,参照第十二条、第十三条和第十五条的规定办理。第十七条各类印刷品验收接收后,由综合库库管员凭 印刷品验收单 和送货通知单对到货的印刷品办理清点、入库手续,并出具
21、入库单。入库单一式四份,人力资源与公共事务部行政管理员、采购部采购员、指定供应商和库管员本人各执一式。第十八条综合库库管员,负责印刷品的库存保管和防火、防潮等工作。负责办理印刷品的出库和发放工作。对于各类单据、表格和报表以及公司宣传册,在每月 30 日前库管员负责向行政管理员提供印刷品月末库存数。各销售部门的产品宣传册、促销宣传册和促销活动宣传页以及部门单独使用的资料,根据要求提供印刷品库存数。行政管理员负责根据每月需求情况确定公共性印刷品的最低合理库存量。第十九条印刷品入库后,根据因公借款和报销管理制度采购部采购员负责填写借款申请单 办理借款手续。根据印刷品费用金额大小决定借用现金或支票并交
22、付印刷单位。印刷单位提供发票后,由采购员根据 因公借款和报销管理制度填写费用报销单,并附入库单经行政管理员确认和相关领导审批后办理报销手续。财务管理部出纳根据入库单和委托印刷协议的数量金额等情况对费用报销单进行复核无误后给予报销。第二十条公司各类印刷品的费用承担,按以下规定执行:1.以下印刷品的费用,由公司承担:公司现有业务和规章制度中规定使用的各类单据、表格和报表的印刷费用;文档编码:CW3L9D8Z7V2 HW8D7G2F4V3 ZM5R6S1Q3C3文档编码:CW3L9D8Z7V2 HW8D7G2F4V3 ZM5R6S1Q3C3文档编码:CW3L9D8Z7V2 HW8D7G2F4V3 Z
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