千方百剂操作手册.docx

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1、前言在?千方百剂医药管理系统?历经屡次修改、创新、升级后，目前功能已日趋强大。同时，其帮助和说明书内容也逐渐丰富、递增。同时随着医药行业改革已经逐步完成。为了使您能更好结合GSP大纲要求使用?千方百剂医药管理系统?，我们特编写一本?千方百剂操作手册?。使您能对?千方百剂医药管理系统?中各模块操作流程和大体功能有个初步了解，并且能够清楚知道什么样岗位该使用什么样功能，同时也能了解他们相关工作职责。为您使用?千方百剂医药管理系统?做个坚实铺垫。?千方百剂操作手册?主要是结合GSP大纲要求与软件实际操作流程所编写一本实战教材。其主要是按流程、按部门、按岗位分别向您介绍其相关操作流程、使用注意、权限设

2、置等问题。让您能非常清晰直观了解软件操作流程与各模块衔接情况，同时该手册还与千方说明书相结合。使您能真正从应用到操作了解我们软件。药品是一种特殊商品，在生产、经营全过程中，由于内外因素作用，随时都有可能出现质量问题，因此，必须在所有这些环节上采取严格管理控制措施，才能从根本上保证药品质量。在药品经营过程中实施?药品经营质量管理标准?简称GSP。GSP是一系列质量控制中非常重要环节，我国在2001年12月1日公布实施?药品管理法?中已明确了监视实施GSP法律地位，监视实施GSP已经成为药品监视管理工作重点之一。目前随着信息技术飞速开展和计算机迅速普及，使得企业标准经营进、销、存业务处理过程中大量

3、数据保存和使用，能够利用信息开展成果和准确高效计算机工具，提高管理和经营质量。同时，也为GSP实施提供了无可替代效率保证，而?千方百剂医药管理系统?正是秉承这一规定严格按照GSP大纲要求设计制作医药管理系统软件，是您使用计算机管理企业首选软件。第一章 快速入门在正式使用软件以前应该首先了解使用软件前提条件、相关准备工作及软件根本操作流程。这样会让您到达事半功倍作用，使用软件起来也会更加得心应手。信息收集使用软件第一步是进展初始信息收集、整理和统计工作。首先应该对贵公司药品信息、往来单位信息、仓库信息、职员信息、会计科目、银行帐户等相关信息进展整理。收集整理后上述相关信息都将分别详细、完整录入到

4、根本信息相应模块中。例如：某某公司整理要药品信息、往来单位信息、仓库信息与内部职员信息如下：1、 药品信息中某个药品整理内容如下：小儿肺咳冲剂为拆零药品，拆零单位为袋，大单位为盒，其药品编码为01，条码为692311114，规格为110袋，为冲剂是中成药，为一般验收方式，常规养护，Otc类药品，零售价为8.5元，会员价为8元，批发价格为6.8元，是个GMP药品。2、 往来单位中某一个单位整理内容如下：长春人民制药厂为药品生产企业，编号001，地址：吉林长春滨江路136号，联系人：张小姐， 号码1234567，信用额度：100000元，目前应付款为5000元，法人代表：长春，签订了质量保证协议，

5、提供了营业执照、生产经营许可证、组织机构代码、国税/地税登记证、法人委托书等相关证件。3、 仓库信息中某一仓库整理内容如下：配送中心西药仓库，编号010，为合格品仓库。4、 内部职员信息中某一职员整理内容如下：小张女，质量管理部门主管，编号123，本科学历，毕业于成都中医药大学，2000年进入公司，拥有职业药师证书、药品上岗证、毕业证、技能登记证。说明：系统管理员应该根据所收集整理出来内容，分别将其录入【根本信息】相关功能模块中，如药品信息就应该录入【根本信息】/药品字典中。其次是对商品现有库存、应收应付帐款、现有银行存款等相关信息进展统计、整理。其整理后内容都将作为该企业期初数值，录入软件【

6、系统维护】/【期初建帐】中各项期初中，成为系统开帐前期初数据。注意：期初数据收集、整理、录入工作必须确保完整、详细、准确。因为在软件开帐以后，所有期初数值都是不能进展更改！最后是对软件中本钱核算方法进展设置，进入【系统维护】/【超级用户】/系统设置中选择“本钱核算方式。系统中提供了移动加权平均法、先近先出方法、后进先出方法和手工指定法四种本钱核算方法。特别注意：手工指定法能对药品效期和批次进展管理，但无法使用负库存销售；而移动加权平均法能使用负库存销售，但不能对药品效期和批次进展管理；先进先出法与后进先出法都无法对药品效期与批次进展管理。上述信息收集建议是由系统管理员向各环节相关负责人员索取，

7、再由系统管理员分别录入到相关功能中。当信息收集好以后就可以进展期初信息录入和相关业务信息录入了。但首先我们先向您介绍一下软件大体操作流程。软件大体操作流程如下：根本信息录入期初建帐启用帐套业务录入月结存年结存各相关步骤信息详细讲解请查阅千方说明书中第四章快速入门讲解。在?千方百剂医药管理系统?中总共分了十二个管理模块，其分别为：零售管理、采购管理、销售管理、库存管理、配送管理、财务管理、往来管理、报表中心、GSP管理、其他、根本信息、系统维护。零售管理模块主要是用于零售门店进展日常零售业务，其中包括零售开票、零售退货、开具处方单、零售促销设置、零售报表查询、零售库存查询等功能。采购管理模块主要

8、是用于药品购进部门进展日常药品采购业务。其中包括采购、采购退货、采购退补、采购退补、采购退货退补、受托代销业务及其相关采购业务数据查询。销售管理模块主要是用于处理日常销售、销售退货、销售退补、销售退货退补、委托代销业务，并且还可以对相关业务报表、业务数据及原始凭证进展查询。库存管理模块该模块主要是用于处理非经营性出入库、本钱调价、报损报溢、效期管理、商品拆零、批次跟踪、库存盘点、库存查询及库存上下限制报警管理等等。配送管理模块主要是用于处理配送中心与门店之间，日常配送、配送退货业务，并且可以对相关业务单据与配送数据进展查询。财务管理模块该模块主要是用于财务部门对企业资金进展帐务管理，内容涉及公

9、司费用、收入、资产以及会计凭证。GSP管理模块本模块提供了检查验收、储存养护、检查验收、配送验收、不合格药品管理等十六大模块百余种GSP报表。同时将进、销、存与GSP管理向结合，所有GSP报表都进展了GSP流程控制，所有进、销、存相关GSP报表都可以自动生成。其他模块其他模块中提供了经营历程查询、业务草稿过帐审核、计算器、短消息等功能。根本信息模块主要是用于对企业药品信息、内部职员、往来单位、存货仓库等内容进展增加、修改、删除等维护。系统维护模块：该功能模块涉及推出系统、更换帐套、数据管理、数据结存、权限设置、系统设置、单据格式配置等功能，可以对系统全局集训宁相关设置与维护。为了提高软件操作效

10、率，提高软件录入速度我们特别在软件中添加了许多快捷键，您在录入业务单据或进展报表查询等操作时都可以非常便捷使用。1、在各业务单据中但凡在字段后面有中括号中带有字母加下划线标志如：a，都可以使用AIT括号中字母，将光标快速定位到该字段处。例如：在销售单中需要录入相应购置单位信息，在购置单位后面有个D标志，此时您可以直接用AITD键即可将光标定位在该信息录入框中，此时便可以进展相关往来单位信息录入了。2、在展开菜单栏后，您可以看到各业务单据右边都标有快捷键使用方法。如：零售管理中零售开票快捷键就为：CtrlR3、各单据中快捷键请分别查阅下面业务单据中讲解。第二章 系统管理员必读作为一个合格系统管理

11、员必须要担负起整个企业网络系统维护工作。对企业网络使用、电脑维护、软件使用起这及其重要作用。在软件中系统管理员担当着“超级用户角色，即拥有软件中所有权限。在?千方百剂医药管理系统?开帐以前，首先应该将企业根本信息录入到软件中，其中根本信息包括：药品信息、职员信息、往来单位信息、部门信息、银行科目、销售门店、存货仓库信息。其次还要进展期初帐务录入，也就是归企业在使用软件管理前库存商品数量、现有资产、应收应付账款、会计科目等。同时还要对所有操作人员进展授权，最后将软件开帐，开帐前是不能进展任何业务数据录入，只有在开帐以后才能进展业务往来数据录入。特别注意：在软件开帐以后根本信息中已有库存和期初商品

12、换算比率不能更改，本钱核算方法不能更改，期初商品信息不能更改，启用帐套时间也不能更改。所以在开帐以前不行要保证根本信息、期初信息、本钱核算方法录入准确无误！根本信息完整准确是使用本软件前提条件，根本信息录入包括：药品字典、往来单位、内部职员、银行帐户、存货仓库、会员管理、费用类型、其他收入、固定资产、会计科目、销售片区、公司部门、销售门店、pos机、商品关联、配伍禁忌设置、根本信息编号配置。各信息需要根据贵企业实际情况进展完成准确录入，具体录入方法与使用注意请参照千方说明书中第五章第一节根本信息中讲解。系统维护中包含了退出系统、更换用户、更换帐套、修改密码、系统锁定、数据管理、月结存、反月结存

13、、年结存、系统重建、超级用户、期初建帐、单据格式配置、帮助、版本说明、新功能说明、开帐。第三章 质量管理部门必读质量管理部门作为企业药品质量管理核心部门，对整个企业药品质量起着举足轻重作用。是保证药品质量重要关口。 执行有关药品质量管理法律、法规和行政管理规章。 起草企业药品质量管理制度，并指导、监视制度执行。 负责首营企业和首营品种质量审核。 负责药品质量查询和药品质量事故或质量投诉等内容调查、处理及报告。 负责药品验收管理、指导和监视药品保管、养护和运输过程中质量工作。 负责质量不合格审核，对不合格药品处理过程实施监视。 收集和分析药品质量信息。 协助开展对企业职工药品质量管理方面教育或培

14、训。3.2软件中首营企业、首营药品处理方法如何正确处理首营企业首营企业是指购进药品时与本企业首次发生供需关系药品生产或经营企业。首营企业审核时必须向本企业提供加盖首营企业原印章合法证照复印件、药品销售人员必须提供加盖企业原印章和企业法定代表人印章或签字委托授权书，并标明委托授权范围、机有效期限，药品销售人员身份证复印件，还应该提供首营企业质量认证情况有关证明。软件中首营企业审批处理流程为：l 第一步：进入【根本信息】/往来单位中添加该单位相关信息，并在“首营企业处打勾，以确定该企业为首营企业。提示：如果该企业已经通过首营审批后，那么“首营企业审批处会自动打上一个勾。l 第二步：进入【GSP管理

15、】/【检查验收】/首营企业审批表中对该企业进展首营审批。注意：如该企业确定为首营企业， 并且在【GSP系统设置】/采购入库中在“是否进展首营企业判断处打勾，那么在发生采购业务前必须进展首营企业审批，才能进展采购业务。反之，如不打勾，那么无论是否进展首营企业审批都可以进展采购业务。提示：上述两个报表使用方法与考前须知请查阅千方说明书中讲解。如何正确处理首营药品首营药品是指本企业向某一药品生产企业首次购进药品，包括新产品、新规格、新机型、新包装。首营药品审核时必须向本企业提供加盖生产单位原印章合法证照复印件，药品质量标准、药品生产批准证明文件，首营品种药品出厂检验报告书，药品包装、标签、说明书试样

16、及价格批文等。软件中首营药品处理流程为：l 第一步：进入【根本信息】/药品字典中添加该商品相关信息。并且在辅助信息“首营企业中打勾，确定该药品为首营药品。如：如果该企业已经通过首营审批后，那么“首营审批处会自动打上一个勾。l 第二步：进入【GSP管理】/【检查验收】/首营药品审批表中对该药品进展首营审批。注意：如该药品确定为药品企业， 并且在【GSP系统设置】/采购入库中在“是否进展首营药品判断处打勾，那么在发生采购业务前必须进展首营审批，才能进展采购业务。反之，如不打勾，那么无论是否进展首营审批都可以进展采购业务。提示：上述两张报表使用方法与考前须知请查询千方说明书中讲解。3.3如何进展进展

17、质量保证协议、合格供方档案表录入当与任何企业发生业务往来时，对方都必须提供相关合法手续，此时，质管部门应该与其签订质量保证协议，并建立相应合格供方档案。此时，您需要进入【GSP管理】/【检查验收】中再分别进入质量保证协议与合格供方档案表中进展相关内容录入。具体才作方法请参照千方说明书中讲解。 GSP大纲中对不合格药品要求在配送退回过程中如发现有质检不合格药品，应该严格按照GSP大纲中不合格药品处理流程进展处理。确认不合格药品后，应该集中存放在配送中心不合格药品库或区中，有仓库部门专门设置人员管理并给予明显标志，同时建立不合格药品档案，对不合格药品进展严格控制，防止出现质量事故。不合格药品确认、

18、报告、报损、销毁应有完整手续或记录。质量管理机构负责填写“不合格药品报损审批表，报企业质量负责人及企业负责人审核后，通知购进、配送中心、财务部门办理消帐、下帐手续。销毁药品应按照规定程序履行手续并做好记录。质量管理机构负责对一般药品销毁进展监视，销售特殊药品时，应该商报药品监视部门批准后，在药品监视管理部门监视下销毁。销毁一般采用焚毁、深埋、无论形状破坏等方法。软件中不合格药品处理.1处理流程配送退回发现的不合格药品不合格药品报损清单不合格药品情况分析不合格药品报损审批表药品销毁记录入不合格药品库，过帐后自动生成不合格药品台帐第四章 采购部门必读药品购进管理是药品经营企业质量控制第一关，也是确

19、保企业经营行为合法性、保证药品经营质量关键环节。业务购进部门再药品采购过程中，承当这药品购进质量控制直接责任，质量管理部门必须对药品购进权过程实施有效监视控制。药品经营企业应当把确保药品经营质量发在首选药品和供货单位条件首位，购进药品应当以满足人们预防、治疗、诊断疾病需要为目标，以市场需求为导向，坚持“以质量为前提，按需进货，择优选购原那么，最大限度地保证社会需求和企业业务经营活动安康开展，不断提高企业质量管理水平。企业在开展药品购进活动中，必须制定能够确保购进药品符合质量要求进货程序，进货质量管理程序应包括以下环节： 确定供货企业法定资格及质量信誉。 审核所购入药品合法性和质量可靠性。 对与

20、本企业进展业务联系供货单位、销售人员，进展合法资格验证。 购进方案编制与审核。 签订有明确质量条款购货合同。 首营企业及首营药品审核 药品购进记录编制 药品验收入库在?千方百剂医药管理系统?中严格按照GSP大纲要求，独立开发了一个专门用于药品购进管理功能模块采购管理。该模块流程分为“GSP流程控制和“自动生成GSP报表两种模式，您可以根据贵企业实际情况进展选择使用。GSP流程控制与自动生成GSP报表区别：l 两种流程都需要进入【GSP管理】/【GSP系统设置】/采购入库中进展设置。l GSP流程控制每张报表都必须是由相关操作人员一步一步完成。l 自动生成GSP报表那么只需要完成“采购入库单一张

21、业务单据，其他报表都会按照在GSP系统设置中设置而自动生成。自动生成GSP报表自动生成GSP报表首先需要进入【GSP管理】/【GSP系统设置】/采购入库中选择“自动生成GSP报表，并根据实际需要分别在采购方案、采购合同、药品购进记录表、购进药品质量验收记录处打勾。在采购入库单过帐后系统会按照设置自动生成相应GSP报表。 GSP流程控制.1根本流程图首营药品审批首营企业审批合格供方档案质量保证协议采购方案采购合同购进记录表购进药品到货请验单购进药品质量验收药品验收入库通知单采购入库单/业务草稿提示：该四个步骤是在GSP系统控制中打勾后，才需要完成。如没有打勾那么可以直接进展采购方案的编制。.2流

22、程讲解1采购方案1概述采购方案是业务经营活动重要工作内容，企业应该按照实际出发，遵循市场经济规律、提高企业经济效益原那么，科学合理制定采购方案。采购方案按照企业需要一般分为：年度方案、季度方案和月份方案。该方案应该由相关业务人月进展录制，并通过分管经理或主管签字审核前方能生效。2权限设置在?千方百剂医药管理系统?中要使用相应业务单据都必须要有相关业务单据使用权限，否那么在软件后将看不到相应功能。采购方案权限授予请进入【系统设置】/【超级用户】/【用户口令及权限设置】/GSP报表权限中将“采购方案打勾。并根据实际情况赋予该操作员增加、修改、审核、删除、查看权限。3考前须知如在【GSP系统设置】/

23、采购入库中将“采购方案打勾，那么在采购方案录入保存后，进入下一步采购合同时，采购合同可以调用采购方案相关内容；反之，如不在采购方案处打勾，那么在进展采购合同录入时就不能调用采购方案内容。2采购合同1概述采购合同是药品经营过程中明确供销双方责权重要形式之一。其目就是有效到达使供销双方在经营活动中结实树立质量意识，明确双方质量责任，促使企业自觉主动加强质量控制，依法标准经营，确保药品经营质量。2权限设置采购合同授权请进入【系统设置】/【超级用户】/【用户口令及权限设置】/GSP报表权限中将“采购合同打勾。并根据实际情况赋予该操作员增加、修改、审核、删除、查看权限。1概述GSP规定购进药品应有合法票

24、据，并规定建立购进记录应做到：票、帐、或相符。购进记录是对企业业务购进展为合法性及标准性有效监控和追溯。是由企业业务购进人员在确定了具体业务购进活动后所作处记录，其内容应包含购进药品同用名称、剂型、规格、有效期、生产厂商、供货单位、购进数量、购货日期等内容。2权限设置购进记录表授权请分别进入【系统设置】/【超级用户】/【用户口令及权限设置】/GSP报表权限中将“购进记录打勾；进入GSP签字权限中将“采购业务员签字权限打勾。1概述购进药品到货请验收单是只在GSP流程控制流程中存在业务单据，而在自动生成GSP报表流程中是没有该业务单据。该单据主要是用于供给商将商品送到后，由购进部门或仓储部门开出单

25、据，并通知质量验收人员进展商品质量验收。2权限设置进入【系统设置】/【超级用户】/【用户口令及权限设置】/GSP报表权限中将“到货请验单打勾，并且在下方赋予该操作人员增加、修改、审核、删除、查看权限。3考前须知：如在【GSP管理】/【GSP系统设置】/采购入库中没有将“购进药品到货请验打勾，那么该业务单据只能进展查询而不能进展录入！1概述对药品进展质量验收，是把好药品入库质量关，是对药品质量进展有效控制关键环节。而质量验收记录是企业质量检查核心资料，验收记录应根据质量验收实际情况，将验收药品质量状况记录下来，并做出明确验收结论。验收记录应该做到真实、完整、准确、有效。企业对药品质量验收记录保存

26、应超过药品有效期一年，但不得少于三年。2权限设置分别进入【系统设置】/【超级用户】/【用户口令及权限设置】/GSP报表权限中将“药品质量验收记录打勾；进入GSP签字权限中将“入库验收员签字权限打勾。3验收不合格药品处理当验收过程中发现不合格药品，应填写药品拒收报告单。单据位置：【GSP管理】/【检查验收】/药品拒收报告单。4抽样验收设置、记录生成与澄明度检查记录生成验收抽取样品应具有代表性，即必须保证抽取样品能准确反映被验收药品总体质量状况。抽样验收设置应进入【GSP管理】/【GSP系统设置】/GSP验收设置中进展设置。如在完成抽样验收后，需要自动生成药品验收抽样记录还需要在下方“质量验收审核

27、后生成抽样检查记录处打勾。否那么在完成质量验收记录后系统将不会自动生成抽样验收记录。同时，如需要完成购进记录后自动生成针剂澄明度检查记录，也需要在“量验收审核后生成澄明度检查记录。反之，不打勾那么不会生成！提示：当抽样验收设置好以后，在质量验收记录中系统便会自动根据设置条件在“抽样数量字段中自动计算好该批药品抽样数量。5使用注意该单据只能通过调单方式，调用上一步生成数据进展填写，而不能自行选择商品录入！6操作技巧如调用上步骤数据时药品只有一个批次，而实际到货验收商品却有两个批次，那么此时，您可以选中该商品并点击鼠标右键，使用“分批验收功能，或选中该商品后直接使用快捷键：CtrlC。1概述药品验

28、收入库通知单只能调用上个步骤相关数据进展录入。主要是在质量检查人员完成质量验收后，开出该单据通知保管人员准备进展商品入库。2权限设置进入【系统维护】/【超级用户】/【用户口令及权限设置】/GSP签字权限中将“购进药品入库通知单处打勾。并同时赋予该操作人员增加、修改、审核、删除、查看权限相关权限。当上述步骤完成后，系统会自动提示：“入库数据已经成功生成采购入库单草稿数据，请到业务草稿中查询！此时，只是完成了采购入库单草稿生成，并没有真正商品入库，此时库存数量没有改变。还必须进入采购入库单或业务草稿中将入库单草稿过帐，实际库存数量才会增加。此时，才真正完成了整个采购业务流程。说明：GSP流程控制下

29、采购入库单是查询功能，不能进展业务数据录入，而自动生成GSP流程下采购入库单才是真正业务单据。是用于采购业务数据录入。.3采购退货、采购退货退补、采购退补业务处理当完成采购业务流程后，因为包装问题、效期问题等其他原因需要对已经入库商品进展退货时，采购退货单可以快捷帮助您进展业务处理。如在完成退货业务后，发现退货商品退货价格录入错误，此时，您也不用担忧，您可以使用采购退货退补单进展调帐处理。而采购入库后发现采购入库价格有误，此时采购退补单也能非常轻松帮助您完成进货价风格整。注意：上述三张单据使用方法与考前须知请查阅千方说明书中讲解！采购报表查询在?千方百剂医药管理系统?中，为了使您在完成采购业务

30、后，能及时而便捷查询到每笔采购业务来龙去脉。我们根据查询内容不同而开发制定了强大报表查询功能，您可以根据实际情况分别使用不同查询报表查询到您需要相关采购数据与信息。真正做到有根可寻、有据可查。采购管理中查询报表如下：采购方案查询、采购合同查询、采购合同统计查询、采购退补查询、采购本钱表、采购统计报表、药品进价分析、采购明细查询、商品进货销售分析、供给商进货销售分析、供给商进货配送分析、生产厂商供货销售分析提示：各报表使用方法与考前须知请查阅千方说明书中讲解！.5使用考前须知 在使用GSP流程控制时，一定要完成整个操作流程后才能进展销售、零售等其他业务开展，否那么在进展商品选择时，该药品状态会显

31、示为：“质检中不能选择。处理方法：请将检查是那个步骤没有完成，并将其补上。或直接进入GSP 采购管理中各单据具体使用方法、考前须知等内容请全部查阅千方说明书中第五章第三节中各单据讲解！在医药流通企业中除了使用采购进货销售模式外，还存在另一种销售方式：受托代销。即供给商供货给企业，但企业不需要马上向供货商付款，而是在销售完成后统一进展付款，或销售一批付一批。在?千方百剂医药管理系统?中特别开发提供了“商品受托代销业务管理模块。位于【采购管理】/商品受托代销模块中共包括受托代销入库、受托出库、受托代销退货、销售情况查询、退货情况查询、代销库存状况功能。提示：详细讲解请查阅千方说明书中中讲解！第五章

32、 配送部门必读配送中心是零售连锁企业物流控制机构，其职能为验收、储存、养护、出库复核、运输等，并且只能向本企业连锁范围内门店配送，不得对外批发，零售、及配送，国家药品监视管理局另有规定除外。在?千方百剂医药管理系统?中配送管理系统提供了网内配送与网外配送两种连接方式，两种连接方式配送流程都是一样。 网外配送：是指配送中心与门店使用远程连接，即配送中心与门店不在同一个局域网内。使用网外配送必须进展数据上下传输，才能进展相关业务操作。例如：在门店完成一张门店要货方案后，需要将数据上传给配送中心，当配送中心接收门店数据后，才能进展相关业务操作。 提示：在?千方百剂医药管理系统?5.1以后版本中还增加

33、了一个数据传输工具该工具只需要门店进展相关上传与接收，当配送中心接收到门店数据后，会在配送中心自动进展提示。具体使用情况请查阅下面讲解。 网内配送：是指配送中心与门店使用实施连接，即配送中心与门店在同一个局域网内。使用网内配送可以不用进展数据上下传输，便可以进展相关业务操作。例如：在门店完成一张门店要货方案单后，配送中心就能马上接收到该数据，可以直接在配送中心做出相应业务操作。5.1配送出库业务在医药流通企业实际配送流程为：首先由门店提出要货方案，或者配送中心依据企业管理对各门店最低储存药品极限制定配送方案，然后将配送方案转变为配送清单交仓库，仓库凭配货清单按批号将药品发至配送场所，由专职配货

34、员依据门店配货凭证，将药品分发到相应门店货位中；复核员对已配发好药品按品种、逐批号进展质量复核，复核无误后，复核人员在配送单上签字并注明质量结论，并将复核后药品贴封，最后移送至待发药品区，由运输员向门店进展配送。在?千方百剂医药管理系统?中配送出库模式分为：自动生成GSP报表与GSP流程控制两种。自动生成GSP报表.1简介使用自动生成GSP报表首先应该进入【GSP管理】/【GSP系统设置】/配送出库中选择使用“自动生成GPS报表模式。同时选择是否自动生成“出库复核记录与“药品配送记录两张GSP报表。如需要自动生成上述两张报表，必须分别在上述两处中打勾。如不需要生成上述两张报表，那么不用打勾。使

35、用“自动生成GSP报表模式进展配送商品时，只需要完成配送出库单录入与过帐工作。便完成配送业务。注意：如果是门店制定门店要货方案单上传配送中心，那么必须先对门店要货方案进展审核。当审核完成后，可以进入配送出库单中，直接调用审核后门店要货方案数据。.2根本流程图配送出库单过帐配送中心配送出库单过帐门店版配送中心门店库存增加门店仓库库存增加配送仓库库存减少门店收货入库单过帐门店版业务草稿 GSP流程控制使用GSP流程控制同样也需要进入【GSP管理】/【GSP系统设置】/配送出库中选择使用“GSP流程控制。.1根本流程图门店要货方案门店版门店要货方案审核配送中心配送出库单配送中心配送出库复核记录配送中

36、心药品配送记录配送中心配送过帐/业务草稿配送中心门店收货入库单门店版此时的配送出库只能存为草稿，必须在完成出库复核记录后才能进展过帐处理。门店仓库库存增加配送中心门店库存增加配送中心库存减少门店收货入库单过帐门店版业务草稿.2流程讲解1. 门店要货方案门店要货方案是由店长或相关负责人员根据本门店最低储存药品及实际销售情况以书面方式告知配送中心。再由配送中心进展统一配送。注意：该张单据中商品零售价格是调用药品字典中所设置零售价格，是不能进展更改。2. 门店要货方案审核门店要货方案审核目是让配送中心相关负责人员根据门店实际要货情况，并结合门店要货内容合理进展商品配送。根据审核方案内容制定配送出库单

37、。3. 配送出库单当对门店要货方案审核完成后，进入该张业务单据中，可以对审核后数据进展调用，并且还可以增加或减少方案中内容。同时，库管人员应该遵循先产先出、先进先出原那么按照配送出库单内容进展发货。提示：该单据只能存为草稿，必须要完成出库复核记录后才能进展过帐。当该单据存为草稿后其数据自动生成为出库复核记录草稿数据。4. 配送出库复核记录出库复核记录是记录复核人员根据配送出库单内容与库管人员实际发出商品进展核对详细情况。核对内容有：数量、批号、生产日期、生产厂家等内容是否真确，包装是否完好无损等。当核对无误后还需要在配送当上签字并注明复核结论。同时做好出库复核记录。配送出库复核要点： 证件药品

38、复核，应该注意检查包装完好性。 拆零药品应逐品种、逐批号对照发货凭证进展复核，复核无误后，在拼箱内附随货通行票据并封箱。 拆零药品拼箱应有醒目拼箱记录，防止发货过失。 出库复核记录中必须标明质量状况，并由复核人签字。提示：该单据过帐后，库存数量会自动减少。并且在单据保存后其数据会自动成生为药品配送记录草稿数据。5. 药品配送记录药品配送记录需要由配送中心相关负责人员根据每天实际配送数量、金额、单价等内容详细记录商品配送情况。该记录应该保存至超过药品有效期一年，但不得少于三年。进入该单据中调出配送出库复核记录草稿数据，生成药品配送记录。6. 门店收货入库单在门店接到配送中心配送商品后。需要根据配

39、送单内容与实际配送药品进展核对，此时，在软件中有两种情况，如下列图：配送出库单配送中心审核收货入库单门店版门店拒收收货入库单配送中心配送中心审核配送中心原配送单红冲配送中心生成门店入库单数量为零下 传票实不符票实相符过帐上传上 传说明：1如票货不符，拒收收货入库单传入后台，过帐以后在经营历程中，原配送单被自动红冲，同时过帐后收货入库单数量和金额都为零。 2如出现局部票货相符，局部票货不符情况。还可以只将票货相符局部商品收货入库。而不符局部做拒收处理。详细操作方法请查阅千方说明书中讲解。3门店收货入库单录入保存后，门店库存增加，而此时，配送中心门店库存还未发生变化，需要将书就传入后台配送中心以后

40、，在配送中心对相应收货入库单过帐后，配送中心相关库存才会变化。特别说明：所有配送出库业务单据操作方法与考前须知都请查阅说千方明书中第五章第七节中配送管理讲解！在药品流通企业中正常配送退货流程为： 退货药品首先应由配送中心进展查询，如符合企业制度所规定退货条件，可开具退货凭证，通知仓储部门收货。 仓库保管员凭配送中心开具退货凭证，对退货药品进展核对无误后，将退货药品存放于退货药品库或区。 退货药品应指定专人负责保管，并建立退货药品台帐，其内容应包括改批退货药品根本情况及退货原因、处理结论等内容。 质量验收员按照配送后退回药品验收程序进展质量验收，验收合格，记录后转入合格药品库或区，验收不合格，记

41、录后转入不合格药品库或区，并做好不合格药品台帐。 配送退货药品质量验收记录应至少保存3年。配送退回业务在软件中配送退货同样也分为GSP流程控制和自动生成GSP报表两种。.1自动生成GSP报表根本程图门店退货申请单门店版审核门店退货申请配送中心门店退货出库单门店版门店库存减少配送中心门店库存门店退货出库单配送中心上 传 下 传 上 传注意：门店退货申请单需要根据【根本信息】/销售门店中“退货模式设置。如在该销售门店需要在“退货按照严格流程控制出打勾，那么必须完成该张业务单据。假设没有打勾，可以直接录入门店退货出库单便完成配送退货业务。.2 GSP流称控制门店退货申请单门店版门店退货申请审核配送中

42、心门店退货出库单门店版配送退回通知单配送中心配送退回到货请验单配送中心配送退回药品验收记录配送中心配送退回入库通知单配送中心退货入库单草稿过帐配送退回药品台帐配送中心门店库存减少在验收过程中发现不合格商品，在填写入库通知单时，自动进入不合格药品库。进入不合格品仓库的药品，进入不合格药品处理流程。配送中心库存增加应收帐款减少加盟店上 传下 传上 传1） 店退货申请单如在门店出现因滞销、近效期、包装问题等原因需要将药品退货配送中心进展统一处理时，此时，便需要门店相关负责人员填写该张单据，并上传配送中心进展审核，审核同意后，方能进展退货业务。提示：如在配送退货时，门店不需要向配送中心递交退货申请，那

43、么可以不销售门店中将“退货按照严格流程控制处打勾。这样在进展配送退货时，就可以由门店直接填写门店退货出库单进展门店退货业务。2） 店退货申请单审核门店退货申请单是调用门店退货申请单数据，由配送中心相关负责人对退货商品进展审核，同意退货后，在单据上签字。并将数据下传门店，门店方能进展配送退货出库操作。提示：该张单据中内容是调用门店退货申请单数据，调用所有信息都是不能进展修改。3） 门店退货出库单如使用了“退货按照严格流程控制，那么该张单据只能是调用配送中心审核退货申请单数据，此时，可以对退货数量进展修改，但修改退货数量只能是小于同意退货数量；如没有使用“退货按照严格流程控制那么可以按照实际情况进

44、展退货商品录入。单据过帐后，门店库存数量减少，同时将数据上传配送中心，由配送进展下一步配送退货流程处理。4） 配送退回通知单当门店退货出库后，由配送中心相关退货负责人员开具配送退回通知单，通知仓库人员接收该药品。并将该批药品放在待验商品区，同时开具配送退回到货请验单给相关质检人员，等待质量检查人员对该批药品进展质量检查。提示：该张单据只能是调用门店上传店退货出库单数据进展录入，不能手工进展录入。5） 配送退回到货请验单配送退回到货请验单是在仓库保管人员接到门店退货药品后，按照通知单内容开具该单据给质检人员，由质检人员根据单据内容对药品进展检查，并做好配送退货药品验收记录。提示：a.该张单据只能是调用配送退回通知单数据进展录入，不能手工进展录入。“GSP流程控制 中设置不同而状态不同。如在该单据前面打勾，那么该张单据是作为业务单据可以进展录入；反之假设不打勾，那么该张单据是以查询状态出现，此时只能对指定时间段内所录制过此单据进展查询。6） 配送退回药品验收记录质量验收人员按照门店退回药品验收程序进展质量验收，并在该单据中按照验收实际结果进展填写，同时签上名字。如检查合格那么转入合格药品库，如不合格那么转入不合格药品库