保险公司预算操作及科目使用规范.docx
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1、财务预算操作手册总 那么为了标准分公司预算科目使用,提高预算工作质量,解决和指导各机构财务人员、各部门预算员日常工作中的财务操作问题,使预算工作更标准化和制度化,根据总、分公司相关制度制定福建分公司预算员操作手册以下简称“本手册。本手册适用于分公司及分支机构。目 录第一章预算科目名称及系统编号4第二章Oracle系统操作标准8系统签报的操作8考前须知说明11第三章关于单据的规定133.1 关于发票的标准要求:133.2 关于粘贴单的标准要求133.3 关于报销单的标准要求143.4 关于费用工程附件的标准要求14第四章各部门之间分摊费用的规定16第五章关于大额费用支付的规定17第六章预算科目的
2、使用标准186.1 资产费用186.2 经营费用196.3 业务费用23 第一章 预算科目名称及系统编号物料类别代码说 明4102资产费用-办公职场费用-房屋修缮费4103资产费用-办公职场费用-水电费4104资产费用-办公职场费用-平安防卫费4105资产费用-办公职场费用-绿化费4106资产费用-办公职场费用-保险费4108资产费用-营销职场费用-房屋修缮费4109资产费用-营销职场费用-水电费4110资产费用-营销职场费用-平安防卫费4111资产费用-营销职场费用-绿化费4112资产费用-营销职场费用-保险费4113资产费用-车辆固定费用-车辆保险费4114资产费用-车辆固定费用-年检及养
3、路费4115资产费用-车辆固定费用-车船使用税4116资产费用-车辆固定费用-车辆租赁4117资产费用-办公职场费用-其它4118资产费用-营销职场费用-其它4119资产费用-办公职场费用-营业用房租赁4120资产费用-办公职场费用-物业管理费4121资产费用-营销职场费用-营业用房租赁4122资产费用-营销职场费用-物业管理费5101经营费用-会议费-总公司会议费5102经营费用-会议费-外部会议费5103经营费用-会议费-机构内勤会议费5107经营费用-差旅费-差旅费5108经营费用-办公邮电费-邮寄费用5110经营费用-办公杂费-办公用品5111经营费用-办公杂费-报刊费5112经营费用
4、-办公杂费-电子、打印设备耗材5113经营费用-办公杂费-其他办公杂费5118经营费用-信息设备运转费-PC维护费5119经营费用-信息设备运转费-网络平安效劳费5120经营费用-信息设备运转费-主机托管效劳费5121经营费用-信息设备运转费-机房运行效劳费5123经营费用-信息设备运转费-信息设备修理5124经营费用-信息设备运转费-其他信息设备运转费5125经营费用-车辆变动费-车辆维修费5126经营费用-车辆变动费-燃油费5127经营费用-车辆变动费-路桥及停车费5128经营费用-修理费-机器设备修理费5129经营费用-修理费-其他修理费5130经营费用-租赁费用-员工住房租赁费5131
5、经营费用-租赁费用-其他租赁费5132经营费用-非单证印刷费-非单证印刷费5133经营费用-结算费用-收费结算费用5134经营费用-结算费用-资金划拨结算5135经营费用-结算费用-其他结算费用5136经营费用-税金-印花税5137经营费用-税金-土地使用税5138经营费用-税金-房产税5139经营费用-税金-其他税金5141经营费用-上交费用-同业公会会费5142经营费用-上交费用-学会费5143经营费用-咨询费-咨询费5145经营费用-审计费-审计费5146经营费用-法律事务费-诉讼费5147经营费用-法律事务费-公证费5148经营费用-外事费-外事费5149经营费用-投资业务费用-席位费
6、5150经营费用-投资业务费用-投资资讯费5151经营费用-投资业务费用-交易系统5152经营费用-投资业务费用-其他投资业务费用5153经营费用-损失准备-坏账损失5154经营费用-损失准备-呆帐损失5155经营费用-损失准备-投资风险损失5157经营费用-办公邮电费-移动 费5158经营费用-办公邮电费-固定 费5159经营费用-董监事会费-董事会会议5160经营费用-董监事会费-监事会会议5161经营费用-董监事会费-股东大会5162经营费用-董监事会费-董监事津贴5163经营费用-董监事会费-董监事差旅5164经营费用-董监事会费-其他董监事会费用5165经营费用-差旅费-市内交通费5
7、166经营费用-办公邮电费-短信平台5167经营费用-办公邮电费-95596专线费5168经营费用-信息设备运转费-线路租用费5169经营费用-信息设备运转费-ISP平台租用费5170经营费用-信息设备运转费-效劳器维护费5171经营费用-信息设备运转费-小型机维护费5172经营费用-信息设备运转费-存储设备维护费5173经营费用-信息设备运转费-网络设备维护费5174经营费用-信息设备运转费-备份设备维护费5175经营费用-信息设备运转费-其他设备维护费5176经营费用-信息设备运转费-设备租用费5177经营费用-信息设备运转费-操作系统维护费5178经营费用-信息设备运转费-办公软件维护费
8、5179经营费用-信息设备运转费-开发软件维护费5180经营费用-信息设备运转费-专用软件维护费5181经营费用-信息设备运转费-系统软件维护费5182经营费用-信息设备运转费-其他软件维护费5183经营费用-法律事务费-律师费6101业务费用-外勤会议费-外勤会议费6102业务费用-外勤培训费-外勤培训6105业务费用-承保费用-承保单证印刷费6106业务费用-承保费用-单证邮寄6107业务费用-承保费用-体检费6110业务费用-保全续期费用-保全单证印刷费6111业务费用-保全续期费用-续期邮电费6112业务费用-保全续期费用-客户活动费用6113业务费用-理赔费用-理赔单证印刷费6114
9、业务费用-理赔费用-理赔查勘费6115业务费用-理赔费用-防预费6116业务费用-业务宣传费-广告费6117业务费用-业务宣传费-宣传用品费6118业务费用-业务宣传费-宣传活动费6120业务费用-业务宣传费-其他业务宣传费6121业务费用-业务推动费-展业费6122业务费用-业务推动费-业务推动费6123业务费用-业务招待费-业务招待费6124业务费用-外勤会议费-会议差旅费6134业务费用-外勤培训费-培训差旅费6136业务费用-外包费用-新单录入外包6137业务费用-外包费用-保单打印外包效劳费6138业务费用-外包费用-呼出外包效劳费6139业务费用-外包费用-新单收费录入外包6144
10、业务费用-业务推动费-业务开展专项资金6145业务费用-业务推动费-机构整改专项资金第二章 Oracle系统操作标准由于总公司已将ORACLE ERP系统开启了预算的预警控制系统,因此要求在签报提交审批之前必须进展预算检查,无法通过预算检查的签报将无法进入审批环节;通过预算检查的签报将会在通过预算检查后,扣除相应的预算额度。下面详细介绍相关内容的流程及步骤:1、 流程示意图2、 签报操作步骤: 预算员进入系统做签报时,看到以下界面 进入签报界面 将签报各工程填写完毕生成帐户后,“预算检查按钮将被激活 点击“预算检查按钮,进入预算检查界面,勾选“保存选项,并点击“确定 将签报各工程填写完毕,并生
11、成帐户后,“预算检查按钮将被激活; 如果没有通过预算检查,点击“确定后,系统将提示:“您的预算控制活动已完成,但出现例外。请检查签报的工程和金额是否超出预算范围,修改后再进展预算检查。注意:如果修改了预算工程,务必要重新生成帐户 此时签报行上保存的状态为没有勾选的状态 如果预算检查顺利通过,系统将提示“您的预算活动已成功完成。 此时签报行上保存状态被已勾选: 通过预算检查后,将激活“审批按钮 点击“审批按钮,选择审批路径,并提交审批; 3、 签报内容的修改、撤销及预算额度的释放 签报内容修改:主要包括修改签报工程例如将差旅费改为会议费、修改申请人根据申请人所关联的本钱中心将对费用归属的本钱中心
12、产生影响、修改金额等。修改以上内容的前提是签报尚未提交审批,或签报已被拒绝;在这两种状态下,又分为签报行已经通过预算控制,和签报行尚未通过预算控制两种情况;在签报行未通过预算控制的情况下,可以直接删除该签报行,保存后再新建签报行进展录入注:仅删除需要修改的签报行即可,不必删除整张签报;对于已经通过预算控制的签报行,需要先进展“撤销保存的操作,再进展删除行操作:首先将光标定位到需要撤销保存的签报行,然后点击“工具菜单下的“撤销保存 签报预算释放:如果签报在审批过程中,需要撤销并释放预算额度,直接由当前审批人拒绝即可; 如果签报已经走完审批流程,仍需要取消签报并释放预算,请以预算员用户登录系统,进
13、入“签报汇总界面查询出此张签报,点击“工具菜单下的“控制项,选择“最终关闭工程并确定即可。注意:“最终关闭为不可逆操作,关闭后该签报将无法翻开;如果该签报已经全部入帐,即使最终关闭,也无法释放预算;如果该签报有局部金额入帐,“最终关闭只能将剩余金额释放预算;1、 房屋租赁费和物业费不做系统签报,凭借发票直接报销;2、 签报的说明事项应该在签报头的部位点击回形针按钮,再进展描述,不然审批人员无法看到内容描述。3、 对于费用需按部门进展分摊的签报,由原始发票取得部门负责签报操作、费用分摊及报销事宜。原始发票取得部门预算员按照各部门签字确认的费用工程金额选择“相关部门的申请人完成签报操作。4、 对于
14、系统签报附件的要求:u 会议费和培训费的签报必须有会议/培训通知;会议/培训日程课程安排表;参会人员签到名单和费用明细清单。u 业务推动费的签报必须有下发的方案;业绩清单;实物发放签收单等。u 为借款所做的签报,在系统签报中应将借款人放在说明的第一行进展标注借款人、报销人和供给商必须是同一人;且由于经济事项还未发生,因此预算员需做好事先的了解,列出发生事项的预估费用明细。借款时应将签报及附件附在借款单后办理借款手续。u 签订的合同需扫描后添加在签报中为附件。u 邮寄费用尽可能附上邮寄材料的明细清单。5、 低值易耗品不做系统签报,但必须要做纸质的工作联系函,经过汇签同意后由办公室采购。6、 员工
15、出差的费用应区分差旅费和市内交通费,分别列示科目及金额。市内交通费报销按照?关于进一步加强差旅费、会议费、经营费用管理的紧急通知?执行。7、 员工因特殊情况需要自驾车出差的,必须事前经过总经理同意,按照公司规定完成审批流程前方可自驾车出差,油费报销时按实际里程每百公里12升油标准计算,过路桥费用按实际票据据实报销。员工出差发生的住宿费及伙食补贴需严格按照标准报销,超出标准局部由个人承当。8、 预算员在签报操作过程中进展保存的动作后,预算即被动支,形成保存款;保存款的释放会增加预算额度。为了保证预算的可管控性,今后在系统中超过1个月保存款将被去除。大家注意。9、 为了保证签报的严肃性,对于被拒绝
16、两次以上含两次的签报,不允许再修改提交,必须重做。10、 新入司无工号的员工在系统中无法进展费用报销,这一特殊情况可以由本部门的其他人员为其进展报销,但在系统签报中应将报销人放在说明的第一行进展标注。第三章 关于单据的规定3.1 关于发票的标准要求:凡因工作需要发生的费用在取得发票时,必须注意以下问题:1、 保证发票的真实性、完整性及合理性。发票必须真实有效;票面上客户名称必须填写公司名称、日期、工程等必须填写完整,所盖出具单位的发票专用章必须清晰可见;发票需及报销的经济事项相符如用12月10日的住宿费发票报销11月26日的培训费用、11月12日报销的餐票由四个以上的单位提供,均不符合事实逻辑
17、。2、 原那么上发票只能在开票年度报销使用。如发生跨年度使用发票的情况,须经财务部负责人允许,在次年1、2月可以报销上年度11、12月的发票;3.2 关于粘贴单的标准要求1、 粘贴单用于粘贴发票、结算单等公司取得的外部原始票据。2、 粘贴原始票据时,每张票据的左边为粘贴处,要求将发票按“从下至上、从右至左、先小后大、先短后长的次序,整齐有序、从右向左阶梯状整齐排列,平铺在粘贴单上,保证每张单据至少露出0.3 cm 0.5cm。3、 粘贴发票要将发票粘贴在粘贴线以内,不能超出粘贴线;当所附单据的面积如分摊表、清单等大于粘贴单面积的2/3时,将这些单据折叠到粘贴单大小,无须粘在粘贴单上,直接附在粘
18、贴单后即可。4、 粘贴单上的张数及金额需填写完整,假设所报金额小于票面金额,需添加“实报金额:XX元。3.3 关于报销单的标准要求1、 除差旅性质的费用工程填写出差报销单外,其他费用均填写费用报销单。包括发生的市内交通费需用差旅费报销单报销,但培训、会议等的包车费或交通费使用费用报销单报销。2、 报销 费、房租、水电费等需在报销单费用描述上用水笔注明“XX职场/部门XX月XX费用3、 实际报销人及供给商有出入时,报销单上的人员填实际报销人,后面的部门、预算员及部门负责人等及实际报销人对应,并在报销单费用注明“供给商:XXX.4、 保证报销单、发票、粘贴单填写工程如:大小写、附件张数、费用工程及
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