excel 基础培训课件.doc

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1、EXCEL公式一、Excel表的四舍五入“Round”函数功能格式：=round(A1,2)Round这个函数在Excel表不是很容易就找到，你得在“插入”的下拉菜单中找到函数，然后在其中选择“全部”函数，才能找到。然而，实际使用公式时，直接在等号后写Round就可以了，例：=Round（）。如果你是做日常财务工作，常常要计算乘除，计算后的得数不是四舍五入，小数位不当，怎么办？这时就用上四舍五入的函数功能了。也许有人会说，工具栏上有小数位数的选择项呀，可以把数字改动。但是，那仅仅是在显示上取小数位，并不是真正地四舍五入，必须使用Round函数功能了。举例说明：如，你要把A5格中数字与B5格数字

2、相乘，取小数位为两位。那么函数公式就是=Round(A5*B5,2)，如果是相除公式则是=Round(A5/B5,2) 。其公式中逗号后的2是保留的小数位数，如果是不要小数则写0，如果是保留一位则写1，以此类推。在实际工作中，有时要对一组数字进行四舍五入。用下位或是填充的方法，都会出错。为什么？下拉后的公式不对，还要根据实际改动公式一下，还原正确的公式，计算后的数就正确了。例：=Round（A5*B5/A12,2）公式中A5与A12是常数，B5是变量。那么，下拉后三个数字都变了，下一个格中或许变成了=Round（A6*B6/A13,2），这时将A5，A12两个常数再手工改回来，公式就正确了。

3、二、vlookup的使用格式：Vlookup（判断的条件，跟踪数据的区域，返回第几列的数据，是否精确匹配），各个参数的使用说明：1、第四个参数表示是否绝对引用，如果是就输入 true ，如果是近似即可满足条件那么输入false （近似值主要用于带小数点的财务、运算等）2、vlookup是垂直方向的判断，如果是水平方向的判断可使用Hlookup函数三、数学函数SUMPRODUCT应用实例1函数SUMPRODUCT的功能返回相应的区域或数组乘积的和。2基本格式SUMPRODUCT（数据1，数据2，数据30）3示例数据表A列 B列 C列 D列 E列数据1数据2数据3数据4数据52 3 4 12 10

4、5 5 6 5 209 7 8 #N/A 307 2 7 9 KL1 6 2 8 2基本计算区域计算要求：计算A、B、C三列对应数据乘积的和。公式：=SUMPRODUCT(A2:A6,B2:B6,C2:C6)计算方式：=A2*B2*C2+A3*B3*C3+A4*B4*C4+A5*B5*C5+A6*B6*C6即三个区域A2:A6,B2:B6,C2:C6同行数据积的和。返回值788。数组计算要求：把上面数据表中的三个区域A2:A6,B2:B6,C2:C6数据按一个区域一个数组，计算对应数组积的和。把A2:A6,B2:B6,C2:C6分别作为一个数组,即A2:A6表示为数组-2;5;9;7;1B2:

5、B6表示为数组-3;5;7;2;6C2:C6表示为数组-4;6;8;7;2公式：=SUMPRODUCT(2;5;9;7;1,3;5;7;2;6,4;6;8;7;2)=788注意：数组数据用大括号括起来。行数据之间用分号；分隔，如果是同一行的数据，用逗号,分隔。可能出现的错误编辑公式时，引用的数据区域大小不一致导致计算错误，返回值为#VALUE！。示例：在上面的数据表中，计算A列与B列数据区域积的和。公式：=SUMPRODUCT(A2:A6,B2:B5)或=SUMPRODUCT(A2:A6,B2:B8)都会返回错误值#VALUE！。所以在用SUMPRODUCT函数时，引用的数据区域大小要一致。数

6、据区域中有错误值时，计算出现错误值。示例：在上面的数据表中，计算数据区域A2：A6与D2：D6对应积的和。公式：=SUMPRODUCT(A2:A6,D2:D6)因为D2：D6中有错误值#N/A，所以公式返回值为错误值#N/A。数据区域引用不能整列引用。示例：计算上面数据表中A2：A6和B2：B6区域对应数据积的和，正确公式为=SUMPRODUCT(A2:A6,B2:B6)则返回正确的计算值94。如果用公式=SUMPRODUCT(A:A,B:B)则返回错误值#NUM！。数据区域有文本，计算中系统默认文本值为0。示例：在上面数据表中，计算A2：A6和E2：E6区域中对应数据积的和。公式=SUMPR

7、ODUCT(A2:A6,E2:E6)返回值是392，其中E5是文本KL，则A5*E5=0。二、用于多条件计数用数学函数SUMOPRODUCT计算符合2个及以上条件的数据个数数据表如下数据表所示：A列 B列 C列姓名性别职称F男中二G女中二H男中一I男中一J女中一A男中一B女中二C女中一D男中一E女中一统计表E列 F列G列 中一 中二男女要求：统计上面数据表中男、女性中分别是中一、中二的人数。如下图片，A1：C11数据区域，在E1：G3区域统计男、女中中一和中二的人数是多少。公式在数据统计区域中的F2单元格编辑如下公式：=SUMPRODUCT($B$2:$B$11=$E2)*($C$2:$C$1

8、1=F$1)向下复制到F3，向右复制到G3。公式分解及分析条件1$B$2:$B$11=$E2在计算过程中，条件1是一个数组，返回多值，写成公式如下：=$B$2:$B$11=$E2具体操作：选中10个连续的单元格，输入上述公式后，按Ctrl+Shift+回车键确认，返回10个逻辑判断值TRUE；FALSE；FALSE；TRUE；FALSE；TRUE；FALSE；TRUE；TRUE；FALSE。这10个逻辑判断值构成一个新的由TRUE主FALSE组成的数组1。条件2$C$2:$C$11=F$1与条件1相同，是一个数组，返回多值，写成公式如下：=$C$2:$C$11=F$1具体操作：同样的方法，选中

9、对应的10连续单元格，输入上述公式，按Ctrl+Shift+回车键确认，返回10个逻辑判断值TRUE；FALSE；TRUE；TRUE；TRUE；FALSE； FALSE；TRUE； TRUE；TRUE。这10个逻辑判断值构成另一个新的由TRUE主FALSE组成的数组2。($B$2:$B$11=$E2)*($C$2:$C$11=F$1)由新构成的数组1乘以数组2，即：=($B$2:$B$11=$E2)*($C$2:$C$11=F$1)=数组1*数组2= TRUE；FALSE；FALSE；TRUE；FALSE；TRUE；FALSE；TRUE；TRUE；FALSE * TRUE；FALSE；TRUE

10、；TRUE；TRUE；FALSE； FALSE；TRUE； TRUE；TRUE =TRUE*TRUE;FALSE*FALSE;FALSE*TRUE;TRUE*TRUE;FALSE*TRUE;TRUE*FALSE; FALSE*FALSE;TRUE*TRUE;TRUE*TRUE; FALSE*TRUE=1;0;0;1;0;0;0;1;1;0其中,逻辑值TRU*与*LSE参与计算时:TRUE=1FALSE=0TRUE*TRUE=1TRUE*FALSE=FALSE*TRUE=0FALSE*FALSE=0因此数组1*数组2=1;0;0;1;0;0;0;1;1;0由1和0构成了一个新的数组3。SUMPR

11、ODUCT($B$2:$B$11=$E2)*($C$2:$C$11=F$1)函数SUMPRODUCT对新的数组3中的所有数据求和。即：=SUMPRODUCT($B$2:$B$11=$E2)*($C$2:$C$11=F$1)=SUMPRODUCT(数组1*数组2)=SUMPRODUCT(数组3)=SUMPRODUCT(1;0;0;1;0;0;0;1;1;0)=4这里需要说明的是，公式编辑按照函数SUMPRODUCT的一般格式，可以编辑如下等效的公式：=SUMPRODUCT($B$2:$B$11=$E2)*1，($C$2:$C$11=F$1)*1)函数SUMPRODUCT的作用是对数组($B$2:

12、$B$11=$E2)与数组($C$2:$C$11=F$1)计算其乘积的和，即：=SUMPRODUCT($B$2:$B$11=$E2)*1，($C$2:$C$11=F$1)*1)=SUMPRODUCT( TRUE；FALSE；FALSE；TRUE；FALSE；TRUE；FALSE；TRUE；TRUE；FALSE *1， TRUE；FALSE；TRUE；TRUE；TRUE；FALSE； FALSE；TRUE； TRUE；TRUE *1)=SUMPRODUCT(1;0;0;1;0;1;0;1;1;0,1;0;1;1;1;0;0;1;1;1)=SUMPRODUCT(1*1;0*0;0*1;1*1;0*

13、1;1*0;0*0;1*1;1*1,0*1)=SUMPRODUCT(1;0;0;1;0;0;0;1;1,0)=4注意：TRUE*1=1，FALSE*1=1*FALSE=0，TRUE*0=0*TRUE=0 。数组中用分号分隔，表示数组是一列数组，分号相当于换行。两个数组相乘是同一行的对应两个数相乘。三、用于多条件求和对于计算符合某一个条件的数据求和，可以用SUMIF函数来解决。如果要计算符合2个以上条件的数据求和，用SUMIF函数就不能够完成了。这就可以用函数SUMPRODUCT。用函数SUMPRODUCT计算符合多条件的数据和，其基本格式是：SUMPRODUCT（条件1*条件2*，求和数据区域

14、）数据表A列B列C列D列姓名性别职称课时A男中一15B女中二16C女中一14D男中一13E女中一18要求：计算男、女分别是中一或中二的总课时数。统计表F列G列H列 中一 中二男女在G2中编辑公式=SUMPRODUCT($B$2:$B$11=$F2)*($C$2:$C$11=G$1),$D$2:$D$11)回车确认后向下向右复制公式到H3单元格。公式释义：性别区域$B$2:$B$11中满足条件男和职称区域$C$2:$C$11中满足条件中一的数据，通过判断计算后由1和0组成一个新的数据区域，这个新的数据区域再和课时区域$D$2:$D$11中的对应数据相乘后求和。公式对比：到此，对函数SUMPROD

15、UCT用来计数和求和，试作一对比计数公式=SUMPRODUCT($B$2:$B$11=$E2)*($C$2:$C$11=F$1)求和公式=SUMPRODUCT($B$2:$B$11=$F2)*($C$2:$C$11=G$1),$D$2:$D$11)不难看出，求和公式在原来的计数公式中，在相同判断条件下，增加了一个求和的数据区域。也就是说，用函数SUMPRODUCT求和，函数需要的参数一个是进行判断的条件，另一个是用来求和的数据区域。四、用于排名次如下A列数据：A列B列数据 名次56658965567890526090需要排出区域A2：A11中10个数据的名次。在B2中编辑公式：= SUMPRO

16、DUCT(A2$A$2:$A$11)*1)+1向下复制到单元格B11。公式释义：用A2到$A$2:$A$11(用绝对引用$保证公式在向下复制时整个数据区域不发生变化)中进行比较,当A2$A$2:$A$11成立时,则返回TRUE;如果A2$A$2:$A$11不成立就返回FALSE。所以数组公式=A2$A$2:$A$11返回一个由TRUE和FALSE构成的逻辑数组。把数组公式=A2$A$2:$A$11构成的逻辑数组乘1，得到一个由0和1构成的新数组。SUMPRODUCT再对由0和1构成的新数组求和，表示在数据区域$A$2:$A$11中比A2大的数据个数。所以A2在数据区域$A$2:$A$11内排列

17、的位次应该是比A2大的数据个数+1，即公式=数据区域$A$2:$A$11内比A2大的个数+1=SUMPRODUCT(A2$A$2:$A$11)*1)+1公式向下复制，则依次对$A$2:$A$11中每一个数据重复进行上述判断求和，从而排出数据区域$A$2:$A$11中每一个数据的位次。很显然，对于数据区域$A$2:$A$11中相同的数，判断和计算结果是相同的，也就是排出来的位次相同。所以用SUMPRODUCT函数排出来的名次，与直接用RANK函数排出来的名次是一样的，有重复名次，但最大位次数不超过数据区域$A$2:$A$11中的总数据个数。如果希望排出的位次没有重复，而数据区域$A$2:$A$1

18、1中相同数据的位次按数据出现的先后顺序排位，可以用下面的公式：=SUMPRODUCT(A2$A$2:$A$11)*1)+COUNTIF($A$2:A2,A2)公式向下复制即可。两种排名对比如下表所示：A列B列 C列数据 名次重复顺序名次56 8 865 5 589 3 365 5 656 8 978 4 490 1 152 10 1060 7 790 1 2综上所述，对于多条件的计数或者求和，可以用数学函数SUMPRODUCT来比较方便的解决。在使用函数时，进行数据引用的单元格区域或数组应该大小一致，不能采取整列引用（形如A：A）。如果跨表使用函数SUMPRODUCT，与其它函数跨表引用数据一样，数据区域前面应该标明工作表名称。计数公式中最关键的是确定计数的判断条件。求和公式在原来的计数公式中，在相同判断条件下增加了一个求和的数据区域。用函数SUMPRODUCT求和，函数需要的参数一个是进行判断的条件，另一个是用来求和的数据区域。