实用写作教程.ppt

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1、实用写作教程实用写作教程目 录n第一章第一章 绪论绪论n第二章第二章 实用写作基础实用写作基础n第三章第三章 行政公文行政公文n第四章第四章 宣传文书宣传文书n第五章第五章 事务文书事务文书n第六章第六章 经济文书（上）经济文书（上）n第七章第七章 经济文书（下）经济文书（下）n第八章第八章 公关礼仪文书公关礼仪文书n第九章第九章 学术论文学术论文第一章第一章 绪绪 论论n 明确实用写作的概念与作用、种类及特点，明确实用写作的概念与作用、种类及特点，熟悉实用写作的基本原理和发展历史，了解实熟悉实用写作的基本原理和发展历史，了解实用写作的基本知识和规律，从而有效地指导实用写作的基本知识和规律，从

2、而有效地指导实用写作实践。用写作实践。n第一节 实用写作概念与作用n第二节 实用写作的种类及特点n第三节 实用写作的基本原理n第四节 实用写作的产生与发展第一节 实用写作概念与作用n一、实用写作的概念n写作是对文字、文章撰写活动的统称。n按照社会功能将写作划分为两大类型：n一类是供欣赏、阅读的文艺性文体的写作；n一类是解决生活、工作、学习中实际问题的实用性文体的写作。n综合各种观念，对实用文定义如下：n实用文是行为主体在社会生活中，为处理事务和交际需要而形成并使用的具有惯用格式的普遍通行的实用性文体。n这个定义包含了四个方面的内容四个方面的内容：n第一第一，实用文是由行为主体，即使用者形成和使

3、用的。一般来说，使用者具有一定的文字修养，能够掌握实用文的写作技巧。行为主体包括机关、组织和个人。n第二第二，使用实用文的目的是为处理各类事务和进行人际交往。它说明实用文是人们处理事务和进行交际的一种工具。n第三第三，实用文是一种具有约定俗成体式的文章体裁形式，具有普遍通行性。n第四第四，实用文重在实际应用，注重实用是其本质属性。n 二、实用文的作用二、实用文的作用n （一）法规准绳作用（一）法规准绳作用n 在公务文书中，有相当一部分是用于公布法律和行政法规的。公文“是依法行政和进行公务活动的重要工具”。在现实生活中，实用文在加强社会主义法制、维护社会秩序上发挥着法规准绳作用。n （二）指挥管

4、理作用（二）指挥管理作用n 党政机关、企事业单位、群众团体，都在特定的范围内担负着组织、指挥、管理的职责，而实施这些职责的基本工具，就是公文。在党政公文中，命令、决定、决议、指示、批复等文种，就属于指挥、管理性的下行公文。n （三）联系知照作用（三）联系知照作用n 公务文书、事务文书等实用文，是各种政务、业务信息的主要载体。n 实用写作的联系和知照作用，使得全社会这个网络系统成为协调运转的有机整体。n （四）宣传教育作用（四）宣传教育作用n 实用文无论是对上还是对下，从广义上讲，都是在做宣传，它可以促进领导下决心、及时决断，动员群众正确执行政策、决定。n （五）凭证依据作用（五）凭证依据作用n

5、 实用文的凭证依据作用，在不同文种中都有不同程度的表现。第二节 实用写作的种类及特点n一、实用文的种类一、实用文的种类n（一）公文类（一）公文类n共有13种：命令（令）、议案、决定、意见、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要。n（二）宣传类（二）宣传类n常用的宣传类实用文主要有新闻、通讯、演讲稿、解说词等。n（三）事务类（三）事务类n常用的事务类实用文有一般书信、专用书信（介绍信、推荐信、感谢信、慰问信、倡议书、建议书、申请书、电报稿等）、条据、启事、规章制度、计划、总结、会议记录、简报、调查报告、述职报告等。n（四）法律类（四）法律类n主要包括公安机关使用的文书，如控告、检

6、举书、立案报告、案件侦查终结报告、通缉令等；人民检察院使用的文书，如起诉书、抗诉书、起诉（免予起诉）决定等；人民法院使用的文书，如判决书、裁定书、调解书等；当事人或法定代理人使用的文书，如起诉状、上诉状、申诉状、答辩状等。n（五）经济类（五）经济类n包括说明书、广告、意向书、协议书、经济合同、市场调查报告、市场预测报告、经济活动分析报告、市场决策方案、招标书、投标书等。n（六）外贸类（六）外贸类n包括对外交往中的函电、备忘录、议定书、照会、会谈纪要、声明、调研报告、经贸合同等。（七）科技类（七）科技类n 常用的科技类实用文主要包括科学技术专著、报刊自然科学论文、毕业论文、科技实验报告、科学研究

7、报告、科技文摘、专利申请书、毕业设计任务说明书、科技成果鉴定书、科普作品等。n 二、实用文的特点二、实用文的特点n （一）实用性（一）实用性n 实用文的写作目的在于实际应用，实用性是实用文的主要价值体现。任何一篇实用文的内容都是“以实告人”，旨在务实，解决具体实际问题。n （二）程式性（二）程式性n 各类实用文一般都有惯用的格式，这种比较固定的格式，有的是约定俗成的，即人们在长期的使用过程中代代相传，互相仿效，习惯成自然，得到社会的公认的。n国家行政机关公文处理办法中对13类13种公文的格式做了明确规定。n（三）时效性（三）时效性n它包括两方面的含义:n一方面是内容的时效性。n另一方面是办文的

8、时效性。第三节 实用写作的基本原理n 一、客观反映与实用性原理一、客观反映与实用性原理n（一）反映论是实用写作的理论基础n 实用写作必须坚持反映论，做到真实、准确地反映客观现实。n（二）“实用性”是实用写作的逻辑起点n 实用文因事成文，以实际应用为写作的出发点和落脚点，它贯穿于实用写作活动的始终。n二、美观与方便处理的原理二、美观与方便处理的原理n（一）增强实用文的美感要求n一是体现在形式讲究整齐、匀称、层次分明、眉目清楚、美观得体；二是体现在行文上追求一种质朴、平实、简洁之美。n（二）方便阅读便于处理n一般要求内容专一、集中,篇幅要求简短，表达朴素平实，语言真实准确。n 三、约定俗成与时代性

9、原理三、约定俗成与时代性原理n（一）约定俗成是实用文保证运行的需要n 实用文的体例与格式要求是长期以来人们根据社会实践和社会发展需要总结出来的，是社会约定俗成的。n（二）时代性是实用写作发展的必然要求n 实用写作必须与时俱进，既强调约定俗成，又要体现时代性。n四、要素构成与主客体统一原理四、要素构成与主客体统一原理n（一）主体内化规律（一）主体内化规律n实用文作者的修养应包括以下几个方面：n1政策理论修养n2业务知识修养n3词章文体修养n（二）主客体统一规律（二）主客体统一规律n首先，是主观认识与客观实际相一致。n其次，是认识与实践的统一。n再次，是坚持主体与客体的具体的，历史的，环境的统一。

10、n（三）载体实现主体意图规律（三）载体实现主体意图规律n载体实现主体意图规律体现在四个方面的转化：n即从无向转化为有向，即“意化明旨”；从无限转化为有限，即达到“言之有物”；变无序为有序，即达到“言之有序”；化无形为有形，即“物化表达”。n（四）受体接受主体规律（四）受体接受主体规律n实用写作效果的检验，是写作受体的反馈。实用文的受体是特定的。n为提高文本的办事效果，写作者应当关注受体的个人情况，包括：受体的职业、年龄、所处的环境、知识结构、理解能力和阅读习惯等。第四节 实用写作的产生与发展n 人类的群体活动需要交流、协调、组织、指挥，实用文由此应运而生。实用文伴随着国家和文字的出现而产生，同

11、时也随着生产力的发展和社会的进步而不断发展变化。纵观实用文的发展历史，大体经历了四个阶段：n一、先秦时期一、先秦时期:幼年阶段幼年阶段n从甲骨刻辞到尚书，我们可以看到文章本源于实用，最早的文章是实用文。我国实用文的“尚实尚用”的传统，自实用文产生时起一直贯串于整个发展过程。n二、秦汉至辛亥革命之前二、秦汉至辛亥革命之前:逐步成熟阶逐步成熟阶段段n秦朝实现了“书同文”。政治的统一和文字的统一，为公务文书的统一创造了条件。n魏晋六朝历时约400年，在实用文发展史上占有重要地位，是实用文发展的自觉时期。n隋唐宋时期，是我国封建社会的顶峰时期，也是实用文发展的高峰期。n元、明、清时期，是我国实用文的稳

12、定发展时期。n三、辛亥革命以后三、辛亥革命以后:变革和崭新发展阶段变革和崭新发展阶段n辛亥革命对封建文书的改造；n新中国成立后，公文走上规范化、系统化、科学化的道路。n十一届三中全会后，实用文进入崭新发展时期。n20世纪80年代以来，实用文写作理论体系和基本功训练体系建立。进入21世纪，实用文在社会主义市场经济条件下，发展更为迅速，并日趋国际化、现代化、专业化。n 实用文因事而作，注重实用是其根本实用文因事而作，注重实用是其根本属性。实用文种类繁多，在社会生活中发属性。实用文种类繁多，在社会生活中发挥着重要作用。实用写作具有实用性、程挥着重要作用。实用写作具有实用性、程式性、时效性的特点。实用

13、写作以唯物主式性、时效性的特点。实用写作以唯物主义的反映论、美观和方便处理、约定俗成义的反映论、美观和方便处理、约定俗成和时代性、以主客体统一为写作的基本原和时代性、以主客体统一为写作的基本原理。实用文源远流长，为我们提供了丰富理。实用文源远流长，为我们提供了丰富的学习和借鉴资源。的学习和借鉴资源。第二章第二章 实用写作基础实用写作基础 n第一节第一节 实用写作的一般步骤实用写作的一般步骤n第二节第二节 实用写作的主题实用写作的主题n第三节第三节 实用写作的材料实用写作的材料n第四节第四节 实用写作的结构实用写作的结构n第五节第五节 实用写作的语言实用写作的语言 了解实用写作的一般过程，掌握实

14、用写作基本了解实用写作的一般过程，掌握实用写作基本要素的主要特征和要求，为学习具体的实用文种奠要素的主要特征和要求，为学习具体的实用文种奠定基础。定基础。第一节 实用写作的一般步骤n实用文写作要经历准备、构思、表达、准备、构思、表达、修改修改等四个阶段。n一、准备阶段一、准备阶段n包括两个方面即：思想准备和材料准备n思想准备：（1）加强思想修养；（2）熟悉党和国家的方针政策；（3）明确写作内容。n材料准备：做到：广泛收集，精鉴严选，为我所用 n二、构思阶段二、构思阶段n构思的基本内容主要有：主题的确立和深化，材料的鉴别和选择，结构的设计和安排。n三、表达阶段三、表达阶段n实用写作主要使用叙述、

15、议论、说明三种表达方式。n（一）实用写作的叙述（一）实用写作的叙述n有三个特点：n1客观的叙述人称;n2真实的叙述对象;n3单纯的叙述线索。n（二）实用写作的议论（二）实用写作的议论n实用文中的议论与议论文中的议论虽有许多相似的地方，但也有它的特殊之处：n1就事论事。针对特定的事实、事件，阐明对某一问题的看法。n2冷静、公允，不带主观色彩。不带个人的感情色彩，强调议论的客观性。（三）实用写作的说明（三）实用写作的说明在实用文中说明具有以下特点：1、使用行业术语进行说明；2、自然语言和人工语言交替使用。n四、审核修改阶段四、审核修改阶段n（一）审核修改的范围（一）审核修改的范围n实用文审核修改的

16、主要范围包括：主题、材料、结构、表达和文种格式等五个方面：n（1）看主题是否客观正确、明确集中。n（2）看材料是否真实典型，合乎观点。n（3）看层次条理是否清晰，详略安排是否得当，前后顺序是否合理，整体布局是否符合文种要求。n（4）审查语言是否规范、得体，表达方式是否符合文体特点，字句标点是否有误。n（5）检查文种选择是否正确，格式是否规范，行文对象是否准确等。n（二）修改的方式（二）修改的方式n1作者自改n2领导、专家审阅n3会议讨论n（三）修改的符号（三）修改的符号n常用的修改符号有删除号、增补号、换位号、提行号、连接号、复原号、空格号、空行号、缩行号等。第二节 实用写作的主题n一、主题的

17、含义一、主题的含义n主题是作者在文章中通过各种材料所反映出来的中心意思。n实用文的主题是撰写者根据实际工作需要，或针对领导交拟，或为了配合形势，在传达政策、汇报工作、交流思想、传递信息时，通过文章内容所表达出来的基本精神或主要观点。n二、主题的确立二、主题的确立n确立主题要求做到正确、明确、集中、深刻、新颖。n（一）主题正确（一）主题正确n一是符合国家的方针、政策和法律、法规；二是符合客观实际，符合领导意图和广大人民群众的意愿，能够根据实际工作中迫切需要解决的问题，提出科学、合理的指导意见和具体措施。n（二）主题明确（二）主题明确n主题明确，是指观点明确，态度明朗。它要求作者以鲜明的立场和观点

18、评判客观现实中的是与非、好与坏、真理与谬误。n文章在撰写时必须明确指出：问题应该怎样办，办到什么程度，达到何种效果，这些都与实用文的办事效果息息相关。n（三）主题集中（三）主题集中n主题集中，是指主题的简明与单一，即“一文一事”。n要求文章的目的要单纯，一篇文章只涉及一个主要事件，提出一个基本观点，这样才有利于对问题的分析论证和事情的最终解决。n（四）主题深刻（四）主题深刻n主题深刻，是指文章能透彻地揭示生活本质，准确地反映客观规律，善于击中问题要害，具有深刻的思想意义和丰富的内在意蕴。n当然，实用文重在实用，且时效性强，并非每篇文章都特别强调其主题深刻。n（五）主题新颖（五）主题新颖n主题新

19、颖，就是文章的主题不落俗套，不人云亦云，根据实际工作需要，有自己的见解和主张。n要与日新月异的社会发展形势相适应，要为各项工作提供新鲜而有价值的信息或认识。n小结：正确、明确、集中是确立主题的基本要求，深刻、新颖则应视具体文种而定。n三、主题的表现三、主题的表现n表现主题的常用方式有以下几种。n（一）题目明旨（一）题目明旨 在标题中直截了当地点出主题。例如：n大学关于加强学生思想政治工作大学关于加强学生思想政治工作的意见的意见n以标题高度概括全文，以简洁、明快的语言把文章的主题告诉读者。在新闻、行政公文写作中应用最为普遍。n（二）开门见山（二）开门见山 在文章的开头部分明确地提出行文的目的或主

20、要内容。如市水利局关于转发省水利厅正文第一段：n“现将省水利厅关于开展水土保持规现将省水利厅关于开展水土保持规划工作的通知（划工作的通知（水发水发20052012005201号）转号）转发给你们，请按文件要求认真落实，具体事发给你们，请按文件要求认真落实，具体事宜通知如下：宜通知如下：”n这一通知开头即明确告知了通知发文的目的。n（三）篇末点题（三）篇末点题n在文章的结尾处，以简洁的语言点明或强调文章的主题。n篇末点题，能加深读者对文章主题的印象，提高办事的准确性。使用这种方法，要注意前后文之间的关系，保证主题的提出水到渠成。n（四）小标题显示主题（四）小标题显示主题n一些篇幅较长、内容较复杂

21、的实用文，往往借助文中小标题（段旨）明确文章的主题。n这种表现主题的方式，不仅使文章主题鲜明突出，而且文章层次清楚，条理分明，便于读者理解其核心内容。n以上表现主题的方式，写作者在使用时应根据实际情况，可以单独使用，也可以综合使用。第三节 实用写作的材料n一、材料的概念与作用一、材料的概念与作用n（一）材料的概念（一）材料的概念n材料是体现文章主题的感性形态的具体材料和理性形态的抽象材料的总称。从不同的角度分类。n根据特点和内容可分为事实材料和理论材料；n根据存在形态或表述方式可分为个别材料和综合材料；n根据性质可分为正面材料和反面材料；n根据存在的时间背景可分为历史材料和现实材料；n根据来源

22、可分为直接材料和间接材料。n（二）材料的作用（二）材料的作用n材料是构成文章的基本要素之一。如果说主题是实用写作的灵魂，材料就是实用写作的血肉。没有材料，主题就不能确立。n材料是确立主题、形成观点的基础。n材料是表现主题、论证观点的支柱。n二、材料的收集与整理二、材料的收集与整理n（一）材料的收集（一）材料的收集n（1）可以通过自身的工作实践，或通过实地采访、调查直接获取大量的第一手材料。n（2）可以从机关的公文、报表及其他类文书中获取材料。n（3）可以利用图书馆、阅览室及其他信息渠道，从报刊、书籍、计算机信息网络等方面收集国内外有关情况与信息。n收集材料的方法：n1、观察。即有目的的感知。n

23、2、调查。亲临事发现场，或通过知情者而获取材料。n3、查阅。即查找和阅读相关的资料。n（二）材料的整理（二）材料的整理n1分类法n对杂乱无章、形式各异的材料进行分门别类的整理，使之条理化、系统化，以备选择、使用。n2分析法n主要有三种类型：一是部分分析，二是阶段分析，三是层次分析。n3综合法n把事物的各个部分，或不同的方面、不同的特征结合起来进行分析、整理的思维过程。n综合与分析实际上是一个互相衔接甚至互相包容的过程，不存在纯粹的综合或是纯粹的分析。分析的目的是为了综合，而综合的基础又存在于分析。n三、材料的选择和使用三、材料的选择和使用n（一）材料的选择（一）材料的选择n1 1真实性真实性

24、n不仅仅意味着“确有其事”，还意味着围绕某事实或问题的事例、人物、情节、时间、地点、数据等都确凿无误，出之有处。n2 2对应性对应性 n选取的材料与文章的主题相对应，能够有力地支持主题。n3 3典型性典型性n所选材料在同类材料中最具代表性，能够反映事物本质。n4 4新颖性新颖性n选取的材料富有时代感，富有新意。n（二）材料的使用（二）材料的使用n1 1顺序合理顺序合理n首先，要弄清各个材料在文章中的具体作用。n其次，要明确每个材料在文章中所处的地位。n再次，材料本身有不同的特点，有的说服力强，有的较生动，写作时要把重点材料放前边，补充材料放后边。n2 2详略得当详略得当n说明中心观点的典型材料

25、要详写，说明从属观点的材料应略写；重要材料详写，次要材料略写；新材料详写，旧材料略写；人所难知者宜详，人所易知者宜略。n3 3内外、上下有别内外、上下有别n根据受文对象和发送范围，在材料的使用上也应有所区分。第四节第四节 实用写作的结构实用写作的结构n一、结构的概念一、结构的概念n结构，即文章的组织方式和内部构造。它是文章部分与部分、部分与整体之间的内在联系和外部形式的统一。n二、结构的特征二、结构的特征n（一）逻辑性n（二）条款性n三、结构的基本要素及模式三、结构的基本要素及模式n（一）标题标题 n实用文标题的制作大致有两种形式：n1 1公文式标题公文式标题n由发文单位、内容和文种三部分组成

26、。n程式性强，表达平直，便于理解和处理；n公文、计划、规章制度等文体主要采用这种标题形式。n2 2文章式标题文章式标题n一般有单标题和双标题两种形式。n单标题准确、简要地反映文章的核心内容、中心观点或主要问题。n双标题一般由正题和副题两部分构成，正题往往揭示文章的主要内容或基本观点，副题则从某方面对正题进行补充、说明。n（二）开头开头 n常见的开头方式有下面几种：n1 1概述式概述式n即在开头部分简明扼要地叙述写作对象的基本状况，或写工作的基本过程，使之起到统领全文的作用。n报告、总结、调查报告、经济活动分析报告等文种常用此种开头方式。n2 2依据式依据式n在文章开头先说明行文的原因、目的或依

27、据，往往用“由于”、“鉴于”、“为了”、“根据”、“按照”等介词领出下文，表明内容前后的逻辑联系。n这种开头方式，在行政公文、规章制度、计划、合同等文种中被广泛应用。n3 3引叙式引叙式n引叙式即文章开头有针对性地引叙有关来文。这种开头方式常用于回复性文章，如批复、复函等。n4 4提问式提问式n提问式即在文章开篇先提出问题，然后引起下文。调查报告、新闻、学术论文有时用这种开头方式。n（三）结尾结尾 n常见的有以下几种：n1 1总结式总结式n用揭示主旨、总括全文主要意思的话语结束全文。总结、调查报告、学术论文等常用此种方式结尾。n2 2期请式期请式n在结尾处针对文件内容写几句期望、请求性的话。请

28、示、报告、函等公文常用这种结尾方式。n3 3建议式建议式n对反映、调查和研究的问题提出明确的建议。这种结尾方式在市场调查报告、市场预测报告、经济活动分析报告中经常使用。n4 4启示式启示式n在结尾处提出问题，引人思考，拓展文章的深度或加深读者的印象。在新闻和广告文案中使用较多。n5 5号召式号召式n在行文结束时，提出要求，发出号召。行政公文中的决定、通报、会议纪要和部分简报以及讲话稿常用这种结尾方式。n（四）层次（四）层次n1 1并列式并列式 层次之间的内容是平等的、呈并列关系的。n2 2递进式递进式 按照事理内涵的逐层深入来安排层次和段落 n3 3总分式总分式 层次之间是总述和分述的关系。n

29、4 4时间顺序式时间顺序式 按照事件发生、发展、结局的时间顺序来安排层次。n（五）段落（五）段落n段落的构成和设置应注意：n1分段依据明确n2内容单一、完整n3长短适度，匀称得当n（六）过渡（六）过渡n过渡是指上下文之间的衔接、转换。它能承上启下，起到桥梁、纽带作用。n1关联词语过渡n2句子过渡n3段落过渡n（七）照应（七）照应n指文章内部前后、上下之间的关照和呼应。n1文题照应n2首尾照应n3前后照应第五节第五节 实用写作的语言实用写作的语言n一、实用写作语言要求一、实用写作语言要求n（一）庄重得体（一）庄重得体n1使用规范的书面语言n2使用专用语n3使用全称和规范化的简称、统称n（二）朴实

30、平易（二）朴实平易n1用直笔，不用曲笔n2叙述概括，说明客观，议论精辟n（三）准确规范（三）准确规范n1使用限制性词语n2使用模糊词语n3要符合语法与逻辑n（四）言简意赅（四）言简意赅n1使用介词结构n2使用简缩词组n3使用短句n4撮要n二、学习掌握二、学习掌握“实用语言实用语言”应注意的应注意的问题问题n1多读名篇，增强文章语感n2加强写作训练，提高驾驭语言的能力n本章介绍了实用写作的一般过程，强调写本章介绍了实用写作的一般过程，强调写作的准备过程和实用文的基本要素。主题和材作的准备过程和实用文的基本要素。主题和材料构成实用文的内容，强调主题的正确、材料料构成实用文的内容，强调主题的正确、材

31、料的真实，强调主题与材料的一致性；结构和语的真实，强调主题与材料的一致性；结构和语言构成实用文的形式，强调结构的逻辑性，语言构成实用文的形式，强调结构的逻辑性，语言的准确性，实用文的形式服务于内容，服从言的准确性，实用文的形式服务于内容，服从于表达主题的需要。于表达主题的需要。第三章第三章 行政公文行政公文n掌握行政公文的性质和规范体式，理解行政公文的特点作用；弄清报告与请示的主要区别、会议纪要与会议记录的区别；了解函的适用范围；掌握本章所列常用七种行政公文的写法要求并能实际撰写。第一节 行政公文概述第二节 报告、请示第三节 批复、函第四节 通知、通报第五节 会 议 纪 要第一节第一节 行政公

32、文概述行政公文概述n一、行政公文的概念一、行政公文的概念n“行政机关的公文是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。”n二、行政公文的特点二、行政公文的特点n（一）鲜明的政策性（一）鲜明的政策性 是行政机关指挥意图、决策意图、行动意图的体现。n（二）法定的权威性（二）法定的权威性 具有法定的作者。根据法定的原则和程序制发、发布。n（三）严格的时效性（三）严格的时效性 针对公务活动中的某类具体问题而制发的，这些问题的解决具有很强的时效性。n（四）程式的规范性（四）程式的规范性 编制和办理具有一系列的原则、要求、方法、程序和格式。n三、行政公

33、文的演变和种类三、行政公文的演变和种类n我国的行政公文，自新中国建立至今，根据党的革命事业和国家形势的发展之需，前后发生了多次变化，时至今日，我国各级各类行政机关、企事业单位和人民团体主要使用的行政公文即以上13种。行政公文的种类（共行政公文的种类（共1313种）种）n1 1命令（令）命令（令）n命令（令）是国家机关及其领导人颁布的具有强制性的文件，一般分为发布令、行政令、嘉奖令和任免令等。n2 2决定决定n决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。n3 3公告公告n公告“适用于向国内外宣布重要事项或法定事项。”n4 4通告通告n通告“

34、适用于公布社会各有关方面应当遵守或周知的事项。”n5 5议案议案n议案“适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。”n6 6意见意见n意见主要“适用于对重要问题提出见解和处理办法”。n此外，通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要7个文种因使用频率高，将在第二节至第五节中专门加以讲述。n国家行政机关公文处理办法中规定使用的13种行政公文，按照不同标准，可以划分不同种类。按行文方向（即文件走向）划分：有上行文、平行文上行文、平行文和下行文下行文三种。n上行文是下级机关向直属上级机关报送的公文，有请示、报告和意见。n下行文是上级机关向所属下级机关发送的

35、公文，有命（令）、决定、公告、通告、通知、通报、批复、意见、会议纪要。n平行文是指平行机关或不相隶属机关之间的来往行文，有函和意见等。n四、行政公文的格式四、行政公文的格式n行政公文的格式有文面格式和用纸、印装格式两种。n（一）公文的文面格式（一）公文的文面格式n1 1文头部分文头部分n（1）版头 由发文机关名称加“文件”二字组成。n（2）发文字号 为便于登记、管理而编的序号。n（3）签发人和会签人n（4）份号 只用于大量印发或有密级的公文。n（5）秘密等级 分为“绝密”、“机密”和“秘密”。n（6）紧急程度。根据紧急程度分别标明“特急”或“急件”字样。n2 2行文部分行文部分n行文部分主要包

36、括标题、主送机关、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、附注。印章、附注。n（1 1）标题。）标题。标题又叫公文题目，位于间隔横线正下方。完整的标题形式有发文机关名称、事由和文种三个要素构成。n（2 2）主送机关。）主送机关。主送机关是公文主要送达的机关，即负责办理或答复该文主要内容的机关。n （3 3）正文。）正文。正文是公文的具体内容，是文件的主体和核心。n（4 4）附件。）附件。附件是附属于正文的文件和材料。n（5 5）发文机关署名。）发文机关署名。发文机关署名又叫落款，表明公文的法定作者，在正文下方右侧标注。n（6 6）成文日期。

37、）成文日期。成文日期一般是指公文的生效期，以机关负责人签发之日为准。n（7 7）印章。）印章。印章是机关权力的凭证和象征，盖不盖印章关系着公文的生效与否。n（8 8）附注。）附注。附注是指公文需要附加说明的事项。n3 3文尾部分文尾部分n文尾部分包括主题词、抄送机关、印主题词、抄送机关、印制部门、印制时间制部门、印制时间和印制份数印制份数。n（1 1）主题词。）主题词。主题词是公文检索标示，是用来揭示公文基本内容并经过规范化处理的名词术语。以35个为宜。n（2 2）抄送机关。）抄送机关。抄送机关包括抄报、抄发在内，是指需要了解公文内容而不需承担主办或答复责任的机关。n（3 3）印发机关、印发日

38、期和印制份数。）印发机关、印发日期和印制份数。印发机关指负责把公文文稿印成正式公文的机关。位于抄送机关之下左侧空一格书写。右侧写印发时间，印发时间以文稿付印的日期为准。印制份数指公文印成的总数量，位于印发时间之下，以“（共印份）”表示。n（二）公文的用纸和排版装订格式（二）公文的用纸和排版装订格式n1 1公文用纸公文用纸n公文用纸一般采用国际标准A4型。张贴公文如公告、通告等用纸可视实际需要确定。n2 2排列装订排列装订n行政公文的文字从左至右横写、横排，左侧装订。n3 3字号的选用字号的选用n一般按版头、大标题、小标题、文头文尾各种标志、正文、附注等顺序依次由大至小选用。n4 4版面尺寸版面

39、尺寸n公文页边尺码规定：天头（上白边）37mm；订口（左白边）为28mm；版心尺寸为156mm225mm。n五、行政公文的行文规则五、行政公文的行文规则n（一）下行文规则（一）下行文规则n（1）政府各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。n（2）部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关应当责令其纠正或撤销。n（3）向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送上级机关。n（4）上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。n（二）上行文规则（二

40、）上行文规则n（1）请示应当一文一事，只写一个主送机关。需要同时抄送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。n（2）报告中不得夹带请示事项。n（3）各级行政机关一般不得越级请示。因特殊情况必须越级请示时，应当抄送被越过的上级机关。n（4）除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。n（5）受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送和抄送机关。n（三）联合行文规则（三）联合行文规则n（1）同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文。n（2）政府与同级党委和军队机关可以联合行文。n（3）政府部门与相应的党组织和军

41、队机关可以联合行文。n（4）政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合下文。n（四）其他行文规则（四）其他行文规则n（1）属于部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文或联合行文。联合行文应当明确主办部门。须经政府审批的事项，经政府同意，也可由部门行文，文中应当注明经政府同意。n（2）属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理。n六、行政公文的写作要求六、行政公文的写作要求n第一，符合党和国家的大政方针及法律、法规，不得有悖于此。n第二，公文内容要情况确实，条理清晰，观点鲜明，语言通畅，文字精炼，标点准确，篇幅力求简短。n第三，公文中所用人名、地名、数字、引文要准确

42、。如引用公文，应当先引公文标题，后引发文字号，日期应写具体的年月日。n第四，用词、用句准确、规范。文中若使用简称，首次先使用全称，并在全称之后括注简称。文中如使用计量，必须用国家法定计量单位。第二节第二节 报告、请示报告、请示n一、报告一、报告n（一）报告的概念、特点和种类（一）报告的概念、特点和种类n1报告的概念n报告是上行文，是向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见和建议、答复上级机关询问的公文。n报告只向本机关的直接上级发出。n2报告的特点n一是广泛性 是上级机关了解下情、下级机关反映情况上下沟通的主要渠道。n二是单向性 是备案性质的文件，不要求上级给以批复，属于单向行文。n三是陈述性

43、以具体的事实、情况和准确的数据为汇报的主要内容。表达方式主要是叙述。n3报告的种类n（1）按内容涉及的范围，报告可分为综合性和专题两类。n综合性报告。是反映本地区、本单位全面情况的报告。n专题报告。是仅就某一方面情况、某项工作或某个活动向上级所作的报告。n（2）按行文目的，报告可分为呈报性和呈转性两类。n呈报性报告。是以单一汇报为目的的报告。n呈转性报告。是针对某一问题、某项工作提出具体“意见”、“安排”，求得上级赞同批准，再由上级机关批转有关部门执行的报告。n（3）按性质和用途，报告可分为工作报告、情况报告、建议报告和答复报告。n工作报告。是下级机关向上级机关汇报工作时使用的报告。n情况报告

44、。主要用于反映情况。它与工作报告的不同之处在于：工作报告重在汇报做了哪些工作，是如何做的，取得哪些成绩和经验，还存在何问题，今后有何打算；情况报告重在反映突发事件或重要问题。n建议报告。是就某项工作或某个问题，向上级机关提出意见和建议的报告，是一种请求批转的祈使性上行文。n答复报告。是下级部门针对上级部门提出的问题或询问的事情而做出回答的报告。n（二）报告的结构和内容（二）报告的结构和内容n报告一般由标题、主送机关、正文、落标题、主送机关、正文、落款、成文时间款、成文时间等部分构成。n1标题标题 有基本型和省略型两种拟法。基本型由发文机关名称、事由和文种三部分组成。省略型由事由和文种组成。n2

45、主送机关主送机关 写明主送上级机关的全称或规范化简称。主送机关只有一个的，其他机关以抄送形式处理。n3正文正文 报告的关键部分。开头一般应简明扼要说明发文的依据、缘由。主体部分要详细叙述有关情况或问题。结尾要用简明的文字概括全文，或以习惯语结束全文。n4落款落款 写明发文机关名称。n5成文时间成文时间 以领导签发的时间为准。n（三）报告的写作要求（三）报告的写作要求n1重点突出，中心明确n报告要抓住主要问题反映，重点突出，并非流水账式事无巨细什么都写。n2叙述要条理清晰n报告以叙述事实为主，但事物均有内在的逻辑性，摆情况、讲事实要符合逻辑顺序，不能杂乱无章，条理不清。n二、请示二、请示n（一）

46、请示的概念、特点和种类（一）请示的概念、特点和种类n1 1概念概念 用于向上级请求指示、批准的公文。下级机关在工作中出现新情况、新问题，对上级的规定、精神在某些特殊情况下本单位难以执行时，对有关方针、政策、法规不甚明了难以开展工作时，对上级明文规定经请示方能办理的事项，都需要写请示。n2 2请示的特点请示的特点n（1）内容的单一性 请示要严格按照“一文一事”的原则撰拟。n（2）要求的可行性 请示中提出的要求，要切实可行，不提根本办不到和有悖情理的要求。n（3）语气的祈请性 写请示本身就有求于上级，因此应注意多使用祈请语气。n3 3请示的种类请示的种类n（1）请求指示的请示n主要是向上级要政策、

47、要办法。n（2）请求批准的请示n多用于下级机关增设机构、增加编制、上项目、列计划、申请经费、购置设备等。n（二）请示的结构和内容（二）请示的结构和内容n请示主要有标题、主送机关、正文、标题、主送机关、正文、落款落款等部分组成。n1标题标题 分为基本型和省略型两种。前者发文机关名称、事由、文种三部分俱全；后者仅事由、文种即可。n2主送机关主送机关 主送机关只有一个，其他机关抄送。n3正文正文 通常由请示缘由、请示事项及结束语三部分组成。n请示缘由，请示开头要先写明请示的原因和理由。n请示事项。写出请求批复的事项和问题，且要明确提出下级机关对解决这些问题的意见，供上级参考。n结束语。常采取惯用语。

48、n4落款落款 写发文机关名称、日期并加盖印章。n（三）请示与报告的区别（三）请示与报告的区别n1 1性质不同性质不同 n报告属呈报性公文，常用以反映本部门职权范围内可以解决的问题；请示属呈请性公文，一般是针对实际工作中遇到的问题无法解决，请求上级帮助或批准。n2 2内容繁简不同内容繁简不同 n请示一般一文一事，而综合性报告，内容则可涉及多方面。n3 3行文时间不同行文时间不同n请示必须是事前行文，上级批复后方可行事，不可先斩后奏；报告根据情况需要，事前、事中、事后均可行文。n4 4文件处理不同文件处理不同n对下级的请示，上级无论同意与否，都要及时批复；报告一般不需批复。n（四）请示的写作要求（

49、四）请示的写作要求n1必须一文一事 这是撰写请示的基本要求，有利于上级机关一次性迅速批复。n2应该逐级请示 一般不得越级请示，特殊情况越级的，应抄送被越过的上级机关。n3不能多头请示 一般不同时请示两个甚至多个上级机关。例文1银字2001号中国人民银行中国人民银行市市区分行区分行关于发现变相货币的报告关于发现变相货币的报告 市人行：最近，我区内专科学校用计划外资金，发给教职工每人100元购物券。据了解，这是该校与百货商场商妥，用支票付给百货商场20000元，教职工凭该校发给的购物券到百货商场选购商品。据了解该购物券共印一百张，上有编号和财务公章，但未标明金额，购物有效时间为12月15日至12月

50、25日。因购物券已在规定时间内购齐商品而销毁，故我们未见到实样。为此我们 。根据总行关于“禁止发行变相货币的规定”，特此报告。中国人民银行市区分行 二OO一年十二月二十八日例文2府财19 号省财政厅关于会计人员职权条例中省财政厅关于会计人员职权条例中“总会计师总会计师”是行政职务不是技术职称的请示是行政职务不是技术职称的请示财政部：国务院19年国发19 号通知颁发的会计人员职权条例规定，会计人员技术职称分为总会计师、会计师、助理会计师、会计员四种；其中“总会计师”既是行政职务又作为技术职称。在执行中，工厂总会计师按条例规定，负责全工厂的财务会计事宜。可是每个工厂，尤其大工厂，授予总会计师职称的