有效的时间管理分解优秀PPT.ppt

《有效的时间管理分解优秀PPT.ppt》由会员分享，可在线阅读，更多相关《有效的时间管理分解优秀PPT.ppt（53页珍藏版）》请在淘文阁 - 分享文档赚钱的网站上搜索。

1、时间管理1有有 效效 的的 时时 间间 管管 理理 时间管理2培 训 目 标在完成本课程后，参与者将能：在完成本课程后，参与者将能：了解时间管理失控的问题了解时间管理失控的问题知道时间失控的缘由知道时间失控的缘由驾驭时间管理的基本技巧驾驭时间管理的基本技巧时间管理3培训内容概要时间的特点时间的特点时间管理的含义时间管理的含义时间管理的本质时间管理的本质有效时间管理的好处有效时间管理的好处个人时间管理方式评估个人时间管理方式评估时间管理的障碍时间管理的障碍时间管理不善的征兆和缘由（录像）时间管理不善的征兆和缘由（录像）驾驭时间管理的要诀（录像）驾驭时间管理的要诀（录像）时间管理的步骤时间管理的步

2、骤时间管理一些值得留意的要点时间管理一些值得留意的要点时间管理理论的发展时间管理理论的发展时间管理清规戒律时间管理清规戒律时间管理4时间有什么特点？时间有什么特点？珍贵珍贵一寸光阴一寸金，时间就是生命一寸光阴一寸金，时间就是生命均等均等没有人拥有比你更多没有人拥有比你更多/更少的时间更少的时间不行再生不行再生失不再来失不再来时间管理5时间管理的含义时间管理的含义时间管理是自我管理时间管理是自我管理时间管理对成功的启示时间管理对成功的启示时间的机会成本时间的机会成本时间管理6时间管理是自我管理时间管理是自我管理管理自己管理自己变更个人工作习惯变更个人工作习惯做时间的主子，要么被时间管理做时间的主

3、子，要么被时间管理时间管理7成 功 的 启 示生活现状生活现状生活越来越劳碌生活越来越劳碌工作压力日甚一日工作压力日甚一日成功的要求成功的要求做得更多更好做得更多更好运用资源更少更简运用资源更少更简加快脚步永往直前加快脚步永往直前走在他人的前面走在他人的前面时间管理8时间的机会成本时间时间 =金钱金钱 一小时看电视一小时看电视 =一小时不阅读报纸一小时不阅读报纸一小时与人闲谈一小时与人闲谈 =少了一小时的工作少了一小时的工作机会成本与个人成就机会成本与个人成就机会成本与机构成效机会成本与机构成效您的时间值多少钱？您的时间值多少钱？时间管理9时间管理的本质是选择管理时间管理的本质是选择管理80%

4、80%的效益来自于的效益来自于20%20%的工作的工作驾驭关键驾驭关键“我没有时间我没有时间”，其实只是一个藉口，其实只是一个藉口时间管理的本质时间管理10有效时间管理的好处提高效率提高效率更高的工作满足度更高的工作满足度人际关系的改善人际关系的改善削减惊惶与焦虑削减惊惶与焦虑时间管理11时间管理的障碍时间管理的障碍电话干扰电话干扰,不能集中工作不能集中工作别人打搅别人打搅,要放下重要的工作要放下重要的工作工作优先次序不明工作优先次序不明,重要工作未能按时完成重要工作未能按时完成多项重要工作须同时处理多项重要工作须同时处理,时间出现冲突时间出现冲突工作设施不足工作设施不足,引起不便引起不便,拖

5、慢工作进度拖慢工作进度人手不足人手不足,工作不能妥当安排工作不能妥当安排不妥当处理文件不妥当处理文件,造成资料遗失造成资料遗失无力拒绝要求无力拒绝要求,不能兼顾个人工作不能兼顾个人工作拖延工作拖延工作,把重要工作押后把重要工作押后,影响工作进度影响工作进度时间管理12时间管理的障碍时间管理的障碍(续）续）不能有效授权不能有效授权时间估计不切实际时间估计不切实际,未能有足够时间完成工作未能有足够时间完成工作信息不足信息不足/不正确不正确/延误延误沟通失误沟通失误/不足不足迟疑不决迟疑不决职权不清职权不清缺乏自律缺乏自律急于求成急于求成时间管理13时间管理的障碍分类时间管理的障碍分类 我能够影响我

6、能够影响的因素的因素我能够控制我能够控制的因素的因素我不能控制的我不能控制的因素因素时间管理14王延亮问题征兆王延亮问题征兆与与”美儿美儿”电话闲聊电话闲聊3030分钟分钟与挚友电话闲聊与挚友电话闲聊工作信件未完成工作信件未完成同事突然到访闲谈同事突然到访闲谈未能恰当婉拒未能恰当婉拒会议未做准备会议未做准备开会时失控开会时失控超时工作超时工作办公桌文件特别凌乱办公桌文件特别凌乱,虽有秘书帮助虽有秘书帮助,劳碌时间还亲自接听电话劳碌时间还亲自接听电话迟到赴会迟到赴会时间管理15梁美儿问题征兆梁美儿问题征兆电话闲聊电话闲聊遇到同事有须要遇到同事有须要,便毫不考虑个人的工作时间便毫不考虑个人的工作时

7、间个人工作未能按时完成个人工作未能按时完成超时工作超时工作没有组织有关部门和下属帮助进行工作没有组织有关部门和下属帮助进行工作迟到赴会迟到赴会其它征兆其它征兆感到较大的工作压力感到较大的工作压力因工作进展问题，心情烦乱因工作进展问题，心情烦乱时间管理16时间失控的缘由时间失控的缘由缺乏支配缺乏支配缺乏组织缺乏组织缺乏安排缺乏安排缺乏限制缺乏限制时间管理17驾驭时间管理要诀驾驭时间管理要诀找出问题的根源找出问题的根源改善管理习惯改善管理习惯开发时间领域开发时间领域时间管理18驾驭时间管理要诀驾驭时间管理要诀找出问题的根源找出问题的根源找出时间失控的征兆客观分析问题的缘由检讨你的工作目标及内容时间

8、管理19陈经理工作分类工作项目分类工作项目分类处理次数处理次数所费时间所费时间(分钟分钟)浏览文件浏览文件323处理邮件处理邮件(拆阅及答复拆阅及答复)440写会议记录写会议记录449聊天（包括电话及同事）聊天（包括电话及同事）428接听电话接听电话523提点职员祖儿提点职员祖儿228个人事项及休息个人事项及休息210时间管理20时间失控的根源时间失控的根源做了根本不须要做的事做了能够由别人做/应当由别人做的事因考虑不周而耗时过多不能惯彻，致使重复工作缺乏支配/组织/授权/限制没有人情愿承认奢侈了别人的时间时间管理21驾驭时间管理要诀驾驭时间管理要诀改善管理习惯改善管理习惯支配支配组织与授权组

9、织与授权限制进度限制进度自我约束自我约束时间管理22改善管理习惯改善管理习惯支配支配定立目标定立目标确定优先处理依次确定优先处理依次时间管理23定立目标的意义更有效地实现目标更有效地实现目标改进绩效改进绩效提高你实现目标的动机提高你实现目标的动机提高你对成就的骄傲和满足提高你对成就的骄傲和满足提高自信念提高自信念消退止步不前和不兴奋的想法消退止步不前和不兴奋的想法更有效地利用时间更有效地利用时间时间管理24您是先捡那些有爱好的事做吗？您是先捡那些有爱好的事做吗？是是 否否您是先做简洁的事再做困难的事吗？您是先做简洁的事再做困难的事吗？是是 否否您是先做紧急的事再做重要的事吗？您是先做紧急的事再

10、做重要的事吗？是是 否否您是按事情发生的先后依次处理它们吗？您是按事情发生的先后依次处理它们吗？是是 否否您是到接近最终期限才真正投入项目吗？您是到接近最终期限才真正投入项目吗？是是 否否下面哪些做法是对您的描述：下面哪些做法是对您的描述：确定优先处理依次时间管理25处理优先次序处理优先次序重要重要急急不急不急不重要不重要分析工作的轻重缓急分析工作的轻重缓急时间管理26处理优先次序处理优先次序(续）续）重要重要急急不急不急不重要不重要分析工作的轻重缓急分析工作的轻重缓急首先处理首先处理尽量少做尽量少做 尽可能委派尽可能委派给下属给下属用大多数时间用大多数时间最好别做最好别做或有时间再做或有时间

11、再做时间管理27确定处理优先次序上司和你在工作的优先依次上可能会上司和你在工作的优先依次上可能会有所不同有所不同-澄清您的工作目标和您澄清您的工作目标和您的老板保持一样的老板保持一样工作的优先依次会变更，所以须要在工作的优先依次会变更，所以须要在每天起先时重新进行评估。每天起先时重新进行评估。越是接近自己目标的工作，集中、重越是接近自己目标的工作，集中、重点地处理就越重要点地处理就越重要时间管理281、把每天要做的事情列一份清单2、确定优先次序，从最重要的事情 起先做起3、每天都这么做通过支配帮您有效利用时间通过支配帮您有效利用时间认清主要工作目标，围绕主要工作目标认清主要工作目标，围绕主要工

12、作目标支配轻重缓急支配轻重缓急时间管理29练练 习习日工作支配日工作支配时间管理30改善管理习惯改善管理习惯-组织及授权组织及授权充分准备充分准备促进合作促进合作责权清晰责权清晰适当人选适当人选时间管理31 改善管理习惯改善管理习惯限制进度限制进度定出完成时间定出完成时间支配跟进支配跟进帕金森定律表明，工作往往会越拖越长，帕金森定律表明，工作往往会越拖越长，最终耗尽全部可用时间。最终耗尽全部可用时间。时间管理32改善管理习惯改善管理习惯自我约束自我约束处理电话干扰处理电话干扰应付不速之客应付不速之客改善拖延的习惯改善拖延的习惯整理文件整理文件有效地进行会议有效地进行会议时间管理33有效地打电话

13、有效地打电话像准备会议一样准备你的电话像准备会议一样准备你的电话集中打电话。假如一个号码占线，集中打电话。假如一个号码占线，试完其他号码再重拨试完其他号码再重拨依据确定的优先依次打电话依据确定的优先依次打电话驾驭并主导交谈驾驭并主导交谈简短，节约自己和他人的时间简短，节约自己和他人的时间时间管理34有效地接听电话有效地接听电话让秘书先处理，削减不重要的电话让秘书先处理，削减不重要的电话询问须要多长时间询问须要多长时间转给可以处理的人转给可以处理的人集中精力，有效倾听集中精力，有效倾听限制接听时间限制接听时间留言电话留言电话时间管理35结束电话结束电话在我走之前，还有什么须要探讨在我走之前，还有

14、什么须要探讨的吗？的吗？我有一个电话要接，以后再回电我有一个电话要接，以后再回电给你行吗？给你行吗？进一步的问题可以下次再谈进一步的问题可以下次再谈我得去开会了，老板在等我呢我得去开会了，老板在等我呢我得走了，同事正招呼我呢我得走了，同事正招呼我呢时间管理36如何应付不速之客如何应付不速之客?秘书支配秘书支配选择到对方办公室选择到对方办公室不要坐下不要坐下事先说明事先说明婉拒婉拒“正在开会，谢绝打搅正在开会，谢绝打搅”时间管理37如何改善拖延的习惯如何改善拖延的习惯?工作支配工作支配贯彻完成贯彻完成定期检讨定期检讨化整为零化整为零时间管理38备忘录和宣备忘录和宣扬品放在电扬品放在电脑上脑上重要

15、联系人重要联系人名单贴在电名单贴在电脑上脑上电话机被纸电话机被纸张沉没了张沉没了废纸溢出未废纸溢出未清理清理废纸撒落在废纸撒落在地上地上阅读文件塞阅读文件塞入文档中被入文档中被遗忘了遗忘了文件数量在文件数量在膨胀，却未膨胀，却未随时更新随时更新文件柜中充文件柜中充斥着无关的斥着无关的资料资料整理文件整理文件-从清理办公桌起先从清理办公桌起先时间管理39只打开正在只打开正在运用的文件运用的文件发函文件发函文件常常清理常常清理只保留当前只保留当前的来函文件的来函文件文件都是最文件都是最新的新的最频繁运用的文最频繁运用的文档极易拿到档极易拿到电话伸电话伸手可及手可及常用文档靠常用文档靠近办公桌近办公

16、桌无用的东西无用的东西刚好清除刚好清除清理办公桌清理办公桌时间管理40处理文件处理文件紧急：马上处理紧急：马上处理不紧急：待处理不紧急：待处理 只摆放目前手头须要处理的文件只摆放目前手头须要处理的文件每天都清理，扔掉存档已处理文件每天都清理，扔掉存档已处理文件时间管理41如何有效进行会议如何有效进行会议?没必要不开会没必要不开会电话会议电话会议明确目的明确目的必要的人参与、准时必要的人参与、准时用日程支配，紧扣主题用日程支配，紧扣主题限制探讨及进程限制探讨及进程结论简洁明白，措施可行结论简洁明白，措施可行 书面记录、跟进行动书面记录、跟进行动时间管理42驾驭时间管理要诀驾驭时间管理要诀-开发时

17、间领域开发时间领域时间管理43开发时间领域开发时间领域提高阅读实力提高阅读实力加强决策实力加强决策实力运用工具运用工具训练下属提高工作效率，授权训练下属提高工作效率，授权定时运动，适时正确地摄取养分，保持健康定时运动，适时正确地摄取养分，保持健康增广见闻，拓宽视野增广见闻，拓宽视野早起晚睡早起晚睡依据个人的节律支配时间依据个人的节律支配时间时间管理44依据个人节律支配时间依据个人节律支配时间记录你的体力和脑力状况的高峰时间，了解它记录你的体力和脑力状况的高峰时间，了解它们持续的时间长度们持续的时间长度将要求最高的重要任务，支配在每天体力和脑将要求最高的重要任务，支配在每天体力和脑力的高峰期力的

18、高峰期将休息时间支配在精力不济之时，以重新振作将休息时间支配在精力不济之时，以重新振作将不重要的工作放在精力低谷期将不重要的工作放在精力低谷期时间管理45要做什么？要做什么？-可以不做？可以不做？/可以授权？可以授权？按先后排序轻重缓急？按先后排序轻重缓急？安排时间安排时间按支配行动自我约束按支配行动自我约束评估工作刚好间效益评估工作刚好间效益时间管理的步骤时间管理46时间管理一些值得留意的要点遵循遵循20/8020/80法则法则记住帕金森定律记住帕金森定律（Parkinsons LawParkinsons Law）把不太重要的事集中起来办把不太重要的事集中起来办避开将整块时间拆散避开将整块时

19、间拆散4D4D原则原则时间管理474D原则Do it nowDo it now（亲自做）：（亲自做）：不能丢掉不管、不能拖一拖再办、不能丢掉不管、不能拖一拖再办、不能授权的事，依据优先依次自己亲自去完成。不能授权的事，依据优先依次自己亲自去完成。Delegate itDelegate it（授权）：（授权）：学会授权，将能派出去的事尽量学会授权，将能派出去的事尽量派给他人干，这样可以节约时间干最重要的工作。派给他人干，这样可以节约时间干最重要的工作。Do it laterDo it later（稍后再办）：（稍后再办）：把一些偏离目标的精神心情把一些偏离目标的精神心情活动，次要的工作、信息资料

20、不全的工作，短暂挂在一边，活动，次要的工作、信息资料不全的工作，短暂挂在一边，待有空时再去处理。待有空时再去处理。Dont do itDont do it（丢掉不管）：（丢掉不管）：把一些与目标无关的事，把一些与目标无关的事，无效益的事，应差的事丢掉不管无效益的事，应差的事丢掉不管时间管理48时间管理理论的发展第一代：利用便条和备忘录第一代：利用便条和备忘录其次代：强调日历与日程表其次代：强调日历与日程表第三代：讲求优先依次第三代：讲求优先依次第四代：以原则为重心，着眼第四代：以原则为重心，着眼个人支配，兼顾重要性和紧急个人支配，兼顾重要性和紧急性，强调效果和效率齐头并进性，强调效果和效率齐头

21、并进时间管理49 留意结果，留意结果，而不是留意忙劳碌碌。而不是留意忙劳碌碌。（Concentrate on results,not on being busy）时间管理50行动支配行动支配找出你的时间障碍，并确定改善方法及行动找出你的时间障碍，并确定改善方法及行动时间管理511.1.设立有挑战但可实现的目标设立有挑战但可实现的目标2.2.设定全部工作的完成期限设定全部工作的完成期限3.3.建立固定的日常工作模式建立固定的日常工作模式4.4.在精力最足够时做最用脑力的工作在精力最足够时做最用脑力的工作5.5.不要推迟你不宠爱但重要的事情不要推迟你不宠爱但重要的事情6.6.不重要的事迟一点做不重

22、要的事迟一点做7.7.分析你在时间管理方面的障碍分析你在时间管理方面的障碍8.8.确立你不希望被打搅的时间确立你不希望被打搅的时间9.9.一次只做一件事一次只做一件事10.10.假如你起先做一件事，尽可能做完它假如你起先做一件事，尽可能做完它时间管理清规戒律时间管理5211.11.做好电话沟通的支配做好电话沟通的支配12.12.在工作效率低时做几次小休的支配在工作效率低时做几次小休的支配13.13.用固定的时间用固定的时间/会议与下属探讨日常事宜会议与下属探讨日常事宜14.14.有选择，要学会拒绝有选择，要学会拒绝15.15.在同一地方收集你全部的想法在同一地方收集你全部的想法16.16.定时检讨时间的运用，恒久找寻更大发挥时间价值的方法定时检讨时间的运用，恒久找寻更大发挥时间价值的方法17.17.如不能确定你会做什么就避开带作业回家如不能确定你会做什么就避开带作业回家18.18.弄清问题才去做弄清问题才去做19.19.把事情做得足够好，避开过份的完备主义把事情做得足够好，避开过份的完备主义20.20.养成记笔记组织思路的习惯养成记笔记组织思路的习惯时间管理清规戒律（续）时间管理53立刻行动！立刻行动！学以致用学以致用