房管理工作流程.doc

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1、库房管理工作流程为加强医院仓储工作的规范化、科学化管理，使仓储管理工作更合理和顺畅，在保证医院药品、耗材、后勤物资正常供应的同时，合理确定采购量和领用量，减少库存药品、物资的过期、毁损和浪费，降低仓储成本，特制定本工作流程。一、 工作内容1、 仓储物品包括：药品、试剂、医用耗材、办公用品、印刷品、医护人员工衣、后勤物资、医疗器械、医疗设备及存放仓库不用的其他固定资产。2、 仓储物品的管理：包括 1）存储管理 2）申购管理 3）验收入库管理 4）领用出库管理 5）失效报损 6）库存盘点 7）资质档案管理二、 工作流程一）存储管理本着“安全可靠、作业方便、通风良好”的原则，结合仓库条件，按药品、物

2、资品种、规格、型号等分门别类进行合理摆放，要做到过目见数、作业和盘点方便、货号明显、成行成列、文明整齐。库存药品、物资在装卸、搬运过程中要轻拿轻放，不可倒置，保证完好无损；库房内严禁吸烟、携入易燃易爆物品。对库房内的电灯、电线、电闸、消防器具、设施要经常检查，发现故障及时维修排除，不得擅自挪动或挪用消防器具。经常对库房进行开窗通风、根据气候变化调节库房内温度和湿度；打扫卫生、保持库房干净整洁。做好各种防患工作，确保药品、物资的安全保管，预防内容包括：防火、防盗、防潮、防锈、防腐、防霉、防鼠、防虫、防尘、防爆、防漏电。 药品存储管理1、药品仓储设施要求：应具有足够的安全设施，并且保持通风干燥；不

3、应将库房设在低矮潮湿，阴暗的房间以免药品受潮变质；药品库房内应备有温湿度表来控制库房的温度与湿度。2、药品入库后，应全部摆放在货架上，货架应离地面距离15公分左右、离墙30公分，离顶墙50公分；同时应当按包装标示的温度要求储存药品，包装上没有具体温度标示的，按常温230、阴凉220、冷藏28的温度条件储存，储存药品相对湿度为45%75%。对有特殊要求的药品（低温、避光、冷藏）应严格按要求保管。3、药品入库后，应及时归类入位，按药品的剂型、性质用途的不同分门别类摆放整齐；易窜味的药品应分开（如片剂、中成药与针剂、盐水等）应分开摆放；药品品名标签应朝外便于查看，在领用、出库过程便于查找。4、药库管

4、理员应经常检查药品质量情况和药品效期，调整近效期药品，遵循近期药品先出原则。对有效期的药品要建立有效期药品一览表；注明效期，随时检查以免过期，对近期药品打印近期药品催销表及时对近期药品进行催销，对滞销药品打印滞销药品催销表及时对滞销药品进行催销。在失效前9个月应及时向单位负责人反映和上报公司物流部以便做出调整，避免造成损失；药品失效前6个月未报，未能按规定进行保管，导致造成药品过期、变质、失效或积压的，由库管员按损失药品价值赔偿。 5、应定期盘点库存，核对药品账目，发现问题应及时报告，查明原因。医疗器械分类存储管理1、耗材入库后，应置于阴凉干燥、通风良好的货架上；货架应离地面大于15公分、离墙

5、大于30公分、离顶大于50公分；并按耗材种类、型号、规格分类摆放整齐，以便于领用查找。2、消毒药械入库后，应密封，避光，置于阴凉干燥、通风良好的货架上；货架应离地面大于15公分、离墙大于30公分、离顶大于50公分；并按消毒剂、消毒器械种类、型号、规格分门别类摆放整齐，以便领用查找。消毒剂应当按原装箱与消毒药械、耗材分开储存。3、检验试剂入库后，应及时归类入位、分开摆放；同时货架应离地面距离15公分左右、离墙30公分，离顶墙50公分。应当按包装标示的温度要求储存试剂；包装上没有具体温度标示的，按常温230、阴凉220、冷藏28、冷冻0以下的温度条件储存、储存试剂相对湿度为45%75%。对有特殊要

6、求的试剂（低温、避光、冷藏、冷冻）应严格按要求保管。4、为避免医用耗材摆放过期，耗材摆放时按入库时间的先后顺序进行，确保先进先出、效期近的先出、效期远的后出；因责任心不强，管理不善导致物品过期，造成损失的应追究赔偿责任。5、库管人员对已到规定效期的一次性医用材料必须坚决执行“过期作废”的原则，及时进行换货或销毁处理，来不得半点虚假。6、定期对库中的实有物品进行逐一清点，将实际物品数量与库存数量核对，帐物不符时及时查找原因，进行纠正，并进行盘存盈亏登记。二）申购管理1、申购物品种类专科药品 医用耗材（包括检验试剂、药械消毒） 医疗设备 办公用品 日常用品 印刷品 被服类（包括手术衣、洗手衣、病人

7、服、员工工衣、鞋、丝巾、头花、领带等）2、物品申购流程A、专科药品、医用耗材、医疗设备、印刷品、被服类申购由仓管员根据库存的储备量情况，结合近期需用量，确定申购品种、数量、规格等详细填写申购单，有特殊要求的注明清楚（如厂家、品牌等）交主管会计审核签字由院长审批签字将申购单原件扫描至公司采购部，同时用QQ发送电子版申购单。B、办公用品、日常用品申购由仓管根据库存的储备量情况，结合近期需用量，详细填写申购单主管会计审核签字交院长审批签字直接交医院采购员。3、申购时间和申购量的确定申购时间的确定，首先应设定本单位的最低储备量，当库存量接近最低储备量时，应及时提出申购。一般情况下，专科药品、医用耗材的

8、统一申购时间为每月1日、15日，其他物品的申购时间根据实际需求决定。具体如下：序号库存品种最低储备量每次申购量最高库存量1普通药品5天需用量2周消耗量1个月消耗量2专科药品10天需用量1个月消耗量3个月消耗量3医用耗材10天需用量1个月消耗量3个月消耗量4办公用品7天需用量1个月消耗量3个月消耗量5日常用品7天需用量1个月消耗量3个月消耗量6印刷品30天需用量6个月消耗量12个月消耗量7被服类各5件（套）6个月消耗量12个月消耗量8设备类无实际需求零库存备注：应北方气候问题，在确定用量的情况下可以适当增加1个月的采购量！医疗设备不设库存，根据医院业务需要，由使用科室提出申请，经医院领导审批或直

9、接由医院领导研究决定申购提交公司采购部按需求购买；所有物品的申购都应结合医院近期实际业务情况进行调整数量。调整申购量时须报上级主管审批，同意后方可执行。（备注：因库存量过多一方面占用医院资金流动，一方面占用仓储空间，同时增加仓储管理成本、加大过期、失效等报损风险，因此库管员一定要密切关注库房内各品种的使用情况，及时调整申购量和库存量。）三） 验收入库管理：先验收后入库验收：所有采购物品均应根据申购情况亲自对实物进行验收，包括物品剂型、规格、数量、质量等的验收，药品、试剂、医用耗材、消毒药械还应对供应商、生产企业的资质证件进行验收。验收无误后药品由药剂师(员)在进货单上签字确认，其他物品由仓管员

10、签字确认。1、供应商资质的验收 最基本应具备“三证一照一书”, “三证”是指：税务登记证、组织机构代码证、生产许可证、或经营许可证, 一照是指营业执照，一书是指GMP证书或GSP证书。具体如下：首营企业需提供的资料药品供应商分类首营企业须提供资料首营品种须提供资料药品生产企业1. 营业执照（当年年检）复印件2. 药品生产许可证复印件3. 企业税务登记证正反复印件4. 企业组织代码证复印件5. GMP证书复印件6. 企业法人委托书原件7. 受托人购销员证及身份证复印件8. 供贷单位质量保证体系表9. 质量保证协议l 药品的包装盒、说明书l 药品质量标准复印件l 药品注册证复印件l 药品省药检所检

11、验报告复印件l 首次供货的厂检报告复印件l 药品价格批文复印件或省级物价部门的登记证明资料药品经营企业1. 营业执照（当年年检）复印件2. 药品经营许可证复印件3. 企业税务登记正反复印件4. 企业组织代码证复印件5. GSP证书复印件6. 企业法人委托书原件7. 受托人购销员证及身份证复印件8. 供贷单位质量保证体系表9. 质量保证协议同上医疗器械（包括耗材、设备）供应商分类首营企业须提供资料首营品种须提供资料医疗器械生产企业1. 营业执照（当年年检）复印件2. 医疗器械生产许可证（二、三类）或医疗器械备案表（一类）复印件3. 企业税务登记正反复印件4. 企业组织代码证复印件5. 企业法人委

12、托书原件6. 受托人身份证复印件l 说明书l 医疗器械质量标准复印件l 医疗器械产品注册证复印件l 医疗器械产品注册登记表复印件l 厂检报告复印件（每个批次）医疗器械经营企业1. 营业执照（当年年检）复印件2. 医疗器械经营许可证（二、三类）3. 企业税务登记证正反复印件4. 企业组织代码证复印件5. 企业法人委托书原件6. 受托人身份证复印件同上试剂供应商分类首营企业须提供资料首营品种须提供资料生产企业1. 营业执照（当年年检）复印件2. 医疗器械生产许可证复印件3. 企业税务登记证正反复印件4. 企业组织代码证复印件5. GMP证书复印件6. 企业法人委托书原件7. 受托人购销员证及身份证

13、复印件8. 供贷单位质量保证体系表9. 质量保证协议l 医疗器械产品注册登记表复印件l 医疗器械注册证复印件l 产品批次检验报告复印件经营企业1. 营业执照（当年年检）复印2. 医疗器械经营许可证复印件3. 企业税务登记证正反复印件4. 企业组织代码证复印件5. GSP证书复印件6. 企业法人委托书原件7. 受托人购销员证及身份证复印件8. 供贷单位质量保证体9. 质量保证协议同上药械消毒供应商分类首营企业须提供资料首营品种须提供资料生产企业1. 营业执照（当年年检）复印件2. 卫生许可证复印件3. 企业税务登记正反复印件4. 企业组织代码证复印件5. 企业法人委托书原件6. 受托人身份证复印

14、件l 产品的样品盒、说明书l 产品生产批件或备案表l 省市防疫部门检验报告（当年）复印件l 厂检报告复印件l 卫生评价报告l 医疗器械产品注册证复印件l 医疗器械产品注册登记表复印件l 医疗器械质量标准复印件经营企业1. 营业执照（当年年检）复印件2. 卫生许可证复印件3. 企业税务登记正反复印件4. 企业组织代码证复印件5. 企业法人委托书原件6. 受托人身份证复印件不提供注：上述所有证件均为复印件，但都必须加盖单位公章，并建立档案，同一供货单位，在协议期内供货只需一份即可，不需反复索取。 所有证件均应归档保存以备相关单位检查。 如证件不齐全，应及时与采购部联系，督促供应商补齐资料，如未补齐

15、资料，应通知财务部延期付款。 要经常检查所有证件是否过期失效，如发现过期失效的证件应通知采购部门及时更新。2、药品的验收：根据本单位的申购单及供应商的销售清单、发票，对到货的药品进行验收货物内外包装有无破损、外观有无异常品名、剂型、规格、数量、生产厂家、有无药品批准文号、生产批号及有效期有无产品合格证产品该批次质量检验报告。验收无误后在购货清单上签名确认，一联由库房保管做入库依据，一联作为报销凭证附件。如验收不合格，应要求退货。所有药品的产品检测证书应归档以备相关部门审查时用。（备注：新购进的药品的有效期必须在1年以上方可入库）3、检验试剂的验收：根据本单位的申购单及供应商的销售清单、发票，对

16、到货的医用检验试剂进行验收货物包装完整品名、型号、数量、厂家、生产日期、消毒日期、有效期标识清楚产品检验合格证书相应批号的检测证书，验收无误后在购货清单上签名确认，一联由库房保管做入库依据，一联作为报销凭证附件。如验收不合格，应要求退货。所有医用检验试剂的产品检测证书应归档以备相关部门审查时用。4、医用耗材、设备的验收：根据本单位的申购单及供应商的销售清单、发票，对到货的医用耗材、设备进行验收货物包装完整品名、型号、数量、厂家、生产日期、消毒日期、有效期标识清楚产品检验合格证书相应批号的检测证书，经过检验合格后方可入库。一联由库房保管做入库依据，一联作为报销凭证附件。如验收不合格，应要求退货。

17、所有耗材的产品检测证书应归档以备相关部门审查时用。5、消毒药械产品的验收：根据本单位的申购单及供应商的销售清单、发票，对到货的药械消毒产品进行验收货物包装完整品名、型号、数量、厂家、生产日期、消毒日期、有效期标识清楚产品检验合格证书相应批号的检测证书，经过检验合格后方可入库。一联由库房保管做入库依据，一联作为报销凭证附件。如验收不合格，应要求退货。所有药械消毒的产品检测证书应归档以备相关部门审查时用。 以上物资凭供应商的发票销售清单做好验收入库台账记录。对未到发票销售清单的货物品名、规格型号、数量、价格、供货商等及时做好记录以便发票销售清单到达后进行核对验收。6、办公用品、印刷品、医护人员工衣

18、等物品的验收根据申购清单对所申购的办公用品、印刷品、医护人员工衣等物品进行验收，对货物的包装完整品名、型号、数量、价格等信息逐一进行认真的核对。入库：入库前的准备：建立电脑药品、物资库管理系统信息输入药品、物资信息供应商信息科室部门信息科室领用部门信息。1、药品入库的管理：1）本地医药公司购进的药品（含西药、中成药、中草药）全部作为普通药品入库根据药房验收签字的药品送货单登陆电脑“门诊收费”系统点药房管理选择“药品入库”点库房（分西药、中药库）点供应商点新增输入药品名称、规格、数量、单价、批号、生产日期、有效期、生产厂家、国药准字号核对总金额保存打印三联入库单交药房人员核对确认签字第一联做为库

19、管员入库依据、第二、三联与送货清单一同交由会计审核（如当月付款一联作为付款凭证附件、当月未付款一联作为未付款挂应付账款凭证）。2）由公司物流部统一采购的药品作为专科药品物资库入库根据验收无误的供应商药品清单入库确认供应商及药品价格后登陆电脑“门诊收费”系统点物资库管理选择“物资入库”点供应商点新增输入药品名称、规格、数量、单价、批号、生产日期、有效期、生产厂家、国药准字号核对总金额保存打印三联入库单由库管员核对确认签字第一联做为库管员入库依据、第二、三联与送货清单一同交由会计审核（如当月付款一联作为付款凭证附件、当月未付款一联作为未付款挂应付账款凭证）。3）内部往来调拨药品入库根据实际收到的药

20、品名称、规格、单位、数量与调拔单位核对并确定价格登陆电脑“门诊收费”系统普药点药房管理（专科药点物资库管理）选择“药品入库”点库房（分西药、中药库）点供应商点新增输入药品名称、规格、数量、单价、批号、生产日期、有效期、生产厂家、国药准字号核对总金额保存打印三联入库单第一联做为库管员入库依据、第二、三联与送货清单一同交由会计审核（如当月付款一联作为付款凭证附件、当月未付款一联作为未付款挂应付账款凭证）。2、医疗器械入库的管理：根据验收无误后的送货清单登陆电脑“门诊收费”系统点物资库管理选择“物资入库”点供应商点新增输入药品名称、规格、数量、单价、批号、生产日期、有效期、生产厂家、注册号核对总金额

21、保存打印三联入库单由库管员核对确认签字第一联做为库管员入库依据、第二、三联与送货清单一同交由会计审核（如当月付款一联作为付款凭证附件、当月未付款一联作为未付款挂应付账款凭证）。3、办公用品、印刷品、医护人员工衣等物品入库的管理：根据验收无误后的送货清单登陆电脑“门诊收费”系统点物资库管理选择“物资入库”点供应商点新增输入物资名称、规格、数量、单价核对总金额保存打印三联入库单由库管员核对确认签字第一联做为库管员入库依据、第二、三联与送货清单一同交由会计审核（如当月付款一联作为付款凭证附件、当月未付款一联作为未付款挂应付账款凭证）。4、 固定资产入库的管理 根据验收无误后的送货清单办理手工入库（固

22、定资产入库单应为单独的入库本登记）。一式三联，第一、三联做为库管员入库依据、第二联与送货清单一同交由会计审核。如所购物品为一次性领用不存在库存的无需办理电脑入库，但要求库管员必须核实确认无误后做手工入库单并确认签字，并写明使用人和使用部门。四） 物资领用管理流程：科室填写物品领用单发放物品办理电脑出库 所有药品和物品，均遵守“先进先出，近期先出，按批号发货”的原则进行领用。根据单位具体情况，以保证各科室部门的正常工作所需药品、物资为前提，制定药品、物资的领用时间，在规定时间内进行统一领用发放；如有特殊情况，确需急用时，应配合医疗科室随时发放。同时，库管员应了解各种药品、耗材的用途、常用于哪个科

23、室，及各科室常用耗材的品种、数量、用法等相关信息，熟悉各种药品物品的摆放位置，加快领用发放速度，缩短各科室的领用等候时间，提高工作效率。1、 药房领用专科药：由药房填写领用单库管员发货双方核对确认库管员办理物资领用登陆电脑“门诊收费”系统点物资库管理点“物资领用”点业务名称（科室领用）点领用单位（药房）点新增输入药品名称、规格、数量、批号确认无误后点保存并办理药房入库、打印入库单，由药房人员确认签字后做为入库依据，入库单由库管员保管。2、 科室领用物资：由科室主管填写领用单、会计审核、院长审批仓管员审核领用单是否填写正确和完整审核领用数量是否合理对所发物品进行认真的查对和清点与领用人共同核对物

24、品的名称、型号、规格、数量核对无误后发放库管员办理物资领用登陆电脑“门诊收费”系统点物资库管理点“物资领用”点业务名称（科室领用）点领用单位点新增输入物资名称、规格、数量、批号确认无误后点保存。3、 物资退货或内部往来单位调拔：确认供应商（往来单位）、数量、价格登陆电脑“门诊收费”系统点物资库管理点“物资出库”点供应商点新增输入物资名称、规格、数量、批号确认无误点保存打印出库单，一联做为库管员出库依据、一联做为财务结算、一联做为往来单位验收凭证（切记供应商不放出库单）。除特殊情况以外，否则不允许各机构内部往来调拔！ 4、物资过期或报损：由库管员填写不合格物资报损单、会计核实、院长审批库管员办理

25、物资报损登陆电脑“门诊收费”系统点物资库管理点“盘盈盘亏”点业务名称（库存报损）点新增输入物资名称、规格、数量、批号确认无误后点保存。将不合格物资报损单原件发送至公司财务部及采购部。5、医用检验试剂、医用耗材、器械、办公用品及日常物品的领用1）一次性使用耗材：实行“备用定额、耗用补足”的限量领用的管理办法。即以上年度同期出库量为依据，结合近期业务量，制定每月领用限额。各科室负责人根据近期业务量，制定本科室的备用定额，在每周2次的物品领用时间，对已消耗的物品进行补足。如未发生业务量明显上升，一月累计领用量不能超过定额。如有发生业务量明显上升，可提出申请，经院长审批后调整增加当月领用限额。2）小型

26、医疗器械、物品，如：听诊器、血压计、体温计、手术剪、镊子、方盘、电话机、病人被服等损坏的应以旧换新，属于增加领用的应在科室财产登记公示卡上补充登记。收回的毁损物品另行存放，经相关部门确认无使用价值后交总务科统一处置。6、员工领用个人物资包括：工作服（如鞋、帽、头花、领带等）、宿舍钥匙、床上用品、办公使用的物品（如U盘、移动硬盘、手机、录音笔、书籍等）、。新入职员工限额领用二套工作服，宿舍钥匙、床上用品各一套，工作服在冬夏季节变换时统一更换。库管员根据人事部门的入职通知单填写新入职员工物品领用清单发放相应的工作服入职员工核对无误后在领用清单上签字仓管员签字办理电脑领用出库（新工作服）领用清单单独

27、保管员工离职时根据离职申请单抽出入职时的领用清单核对领用物品数量清点回收（工作服应清洗干净）如发生人为损坏或丢失通知会计在结算工资时按价扣回赔偿款。如在使用过程中发生自然损坏的物品当事人填写领用清单科室负责人签字确认会计审核院长审批交回损坏物品仓管员核对确认后给予更换。五） 失效报损 每月至少检查一次仓库内所有药品、一次性使用无菌物品的有效期及其他物品的完整情况，发现当月到期、过期失效、霉烂变质、毁损的药品、物品，应马上下架，填写不合格物资报损单会计审核院长审批总务科销毁并在报损单上签名仓库员随同监销并在报损单上签名（药品销毁由药剂师监销）。六） 库存盘点1、药品、耗材：每月最后1-2天，应将

28、所有进货凭证、领用单据、报损单据等办理完出、入库手续，将入库单按供应商、出库单按领用科室进行整理，检查有无遗漏，出入库数据是否正确，审核确认无误后通知主管会计从电脑系统导出期末结存数据，主管会计协同库管员进行实物的盘点，发现差错应查明原因，无法查明原因的视情节轻重，报院领导决定进行处罚。将盘点数据交由会计编制盈亏报表，分析盈亏因素，总结经验，吸取教训，避免同样差错再次发生。同时仓管员按科室汇总编制医用耗材、消毒药械、试剂、办公用品、日用品进销存报表和药品进销存报表，每月5日之前报财务部门、公司采购部审核，无故拖延或不及时报送的视情节轻重进行100300元处罚。注：因各单位收费系统不同，可根据各

29、单位系统模块操作，应按财务规定程序要求操作。2、固定资产：根据上年度固定资产盘点表，在本年度固定资产发生购入、调拔及报损等变动时，及时在盘点表上做好登记工作。固定资产使用过程中发生移动、调拔、报损、出售等情况时，应督促使用部门负责人填写固定资产移动申请单或固定资产报废申请单总务核实确认会计审核报单位负责人审批签字由相关处理经手人员（如总务科）确认签字仓管员签字并在固定资产使用登记表上注销如有变卖产生的收入上缴财务，注明日期和原因。年终协同主管会计根据固定资产使用登记表到各科室、各部门进行实地盘点，编制固定资产盘点表，如出现资产盘亏，应要求使用部门负责人自行查明原因，并作出合理解释，根据盘亏原因办理相关手续；如个人原因造成的上报主管会计请示院领导进行相应处理。七）档案文件整理工作仓库存储的物品，涉及到相关部门检查需要的证件票据，应按照合格供货方档案表、生产商产品的档案表、销售清单发票档案表、购进验收记录给予分类归档。经常检查核对证件有无过期失效；在相关部门检查时，及时准确给予提供；在库管人员离职时，填写移交清单，逐一清点核对移交。