合同管理制度A类.doc

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1、江苏洋口港投资开发有限公司Jiangsu YangkouPort Development and Investment Co.,Ltd管理制度合同管理制度YKP-CO-001-A版 本 号V3.0.a编制部门总经理办公室编 制 人庄国民日 期2011年8月24日审 核周建和日 期2011年9月10日批 准余 科日 期2011年 月 日1、目的 为加强公司合同管理，规范公司合同的起草、审查、批准、签订、履约、变更、解除等行为，防范与控制合同风险，维护公司的利益，依据中华人民共和国民法通则、中华人民共和国合同法以及其他相关法规并结合本公司的实际情况，特制定本制度。2、范围适用于公司所有实施项目的合

2、同管理工作。3、管理机构与职责3.1公司董事会授权董事会执行小组负责重大项目、金额超过200万元的工程项目和金额超过20万元的非工程项目合同审批。3.2在董事会授权范围内，总经理对外代表公司签订合同，所有合同均应由总经理或总经理授权代理人签署。总经理的授权代理人对外签订合同须持有代理授权委托书。代理人所实施的代理行为，需在授权范围内及代理期限内进行。3.3财务总监负责合同的审核、资金筹措与落实。3.4财务审计部负责合同的审核、支付、结算。3.5工程商务部负责项目合同的起草、审核、履约过程控制及结算。3.6项目实施部门（工程商务部或其他部门）负责项目合同执行的具体工作和全过程控制。4 程序4.1

3、合同的订立4.1.1工程商务部根据审批后的采购报告，负责合同的商务谈判，起草合同文本，按照公司内部的审核程序，提交合同审批表，进行合同审核并根据过程审核情况对合同文本作相应修改。4.1.2法律顾问根据相关法律、法规对合同进行法律审查。4.1.3工程商务部（或其他执行部门）根据项目实施条件对合同进行审核；根据设计文件及相关规范对合同进行审核。4.1.4财务审计部根据财务制度和相关法规对合同进行审核。4.1.5财务总监根据公司的项目实施计划对合同进行审核。4.1.6副总经理根据分管范围的项目实施对合同进行审核。4.1.7总经理根据公司的项目实施计划和董事会的授权负责合同的审批和签署。4.1.9合同

4、经签署后，由总经办负责合同加盖公章，必要时需加盖骑缝章。4.1.10合同的正本由总经办档案室存档（未经许可，任何人不得复制或借阅），副本分发财务审计部、工程商务部或其他执行部门。签约方的合同文件由工程商务部负责分发。4.1.11合同审批流程图详见附页4.2合同日常管理4.2.1公司对合同管理的要求是：分级管理，责任到人。 4.2.2每份合同都应编号，不重复，不遗漏。合同的各种资料，包括合同正副文本及附件；合同文本的签收记录；分期履行的情况记录；变更、解除合同的协议（包括文书、函电）等，均应及时建档，妥善保管，并做好合同跟踪记录。 4.2.3签署合同应使用单位公章。凡使用公章或合同专用章签约的，

5、必须遵守公司制订的印章管理制度，填写用章审批单，确认用印人，做好用印记录。4.2.4合同保管部门（或接触到合同文件的所有人）应对合同内容中涉及保密的条款应承担保密责任，以免由于商业机密泄露对企业造成经济损失。4.2.5合同依法成立即具有法律约束力。工程商务部、财务审计部、经营中心、总经理办公室和有关人员都应认真严格履行合同条款。项目实施部门依据相关技术要求、质量标准和验收标准负责跟踪和监控项目的进展。对有关合同履行过程中的书面签证、往来信函等及时整理、妥善保存，对可能产生变更、索赔的相关文件应及时抄送各相关部门，并会同各相关部门研究解决。4.3合同支付4.3.1 项目工程师（或项目负责人）根据

6、项目供应商的付款申请，按实际项目进度、项目完成量、中间验收情况及合同条款，提出支付，并填写付款审批表（一）。4.3.2 工程商务部（或执行部门）经理审核付款申请并签署意见。4.3.3 工程商务部造价工程师应按合同条款、现行计价规则对经审核的已完合同量，提出支付意见,并填写付款审批表（二）。4.3.4 工程商务部合约经理根据签订的合同及相关会议纪要、补充协议（如果有）进行审核，并签署意见。4.3.5 工程商务部经理综合评判合同执行的总体情况及公司的管理规定，审核付款预算，并签署意见。4.3.6财务审计部根据合同、甲供材料（或者甲供水电费）、各种借款、暂付款以及应付未付款的资金成本等做好每次应付的

7、结算款，并签署意见。4.3.7公司领导审批。4.3.8合同支付流程图详见附页4.4合同变更4.4.1合同履行期间因合同内容（标的、数量、质量、履行期限、履行地点、履行方式等）发生了变化，使得合同不能完全履行时，应及时收集相关资料，对合同进行变更。4.4.2涉及到合同内容（标的、数量、质量、履行期限、履行地点、履行方式）变化，工程商务部（或其他执行部门）应填写工程变更审批表按工程变更审批流程进行审批。4.4.3工程商务部根据工程变更审批表，对合同变更执行进行跟踪，并做好跟踪记录。4.4.4因不可抗力等原因致使合同不能完全履行或暂时不能履行时，或发生重大的合同内容变更，需签订补充协议的，由工程商务

8、部负责合同的商务洽谈，起草补充协议，按合同审批流程进行补充协议的审批。4.5合同的终止4.5.1合同对方已经履行完其义务时，应及时进行结算。因合同对方违约的，应及时向对方提出索赔，并取得对方的书面确认件。 4.5.2经验收合格后的项目方可办理结算。4.5.3项目工程师（或）根据项目供应商的结算申请，按实际项目完成量、验收情况及合同条款，提出结算，并提交结算审核说明。4.5.4 工程商务部（执行部门）经理审核并签署意见。4.5.5工程商务部造价工程师按合同条款、现行计价规则对经审核的已完合同量，提出结算意见，并填写合同结算审批表。4.5.6工程商务部合约经理根据签订的合同及相关会议纪要、补充协议

9、（如果有）进行审核并签署意见。4.5.7 工程商务部经理综合评判合同执行的总体情况及公司的管理规定进行审核并签署意见。4.5.8财务经理根据合同、甲供材料（或者甲供水电费），各种借款、暂付款以及应付未付款的资金成本等进行审核并签署意见。4.5.9 财务经理对应付的结算款进行复核，并对合同结算审批表签署意见。4.5.10内审经理对工程项目结算流程进行合规性审查，并签署意见。4.5.11 公司领导审批。4.5.12 因不可抗力等原因致使合同无法履行，与对方协商，终止合同。4.5.13 合同结算流程图详见附页 4.6合同评价公司推行合同完成后评价制度。对重大合同，工程商务部及相关执行部门负责整理合同

10、履行过程中一切与履行本合同有关的情况报告，对合同完成情况作出总体评价。5 相关表单5.1合同审批流程图5.2合同审批表5.3合同支付流程图5.4付款审批表一5.5付款审批表二5.6合同结算审批流程图5.7合同结算审批表6 附则7.1本管理制度的解释权归工程商务部。7.2 本管理制度从发布之日起施行。合同审批流程图工程招标完毕，中标单位确认 是 否工程商务部起草合同文本（执行部门协助） 是 否工程商务部审核 是 否 律师审核 是 否执行部门审核 是 否财务审计部审核 是 否财务总监审核 是 否分管副总审核 是 否总经理审批 超过200万的合同 否董事会执行小组确认 合同审批表 档案编号：RYKP

11、/CD/MD/ co 合同名称： 版次：1 2 3总页数：（ ）页 其中 正文（ ）页 附件（ ）页起草部门： 工程商务部起草部门简要说明： 工程商务部合约工程师：签名： 日期：合约经理：签名： 日期：部门经理：签名： 日期：律师签名： 日期：执行部门负责人：签名： 日期：财务审计部财务经理：签名： 日期：内审经理：签名： 日期：财务总监： 签名： 日期：分管副总： 签名： 日期：总经理： 签名： 日期：董事会执行小组： 签名： 日期：备注： 200万元以上的投资项目必须经董事会执行小组审批。合同支付流程图供应商付款申请 是 否项目工程师（负责人）审核并填写付款审批表（一） 是 否工程商务部（

12、执行部门）负责人审核并签署意见 是 否 工程总监（副总经理）审核并签署意见 是 否工程商务部造价工程师审核并填写付款审批表（二） 是 否工程商务部合约经理审核并签署意见 是 否工程商务部经理审核并签署意见 是 否财务审计部审核并签署意见 是 否公司领导审批 付款审批表（一） 档案编号：工程名称申请单位合同编号审核工程量序号项目名称单 位申报工程量数核定工程量数附件： 工程商务部（或其他执行部门）审核文件 监理单位审核文件 施工（勘察、设计、咨询）单位支付申请及工程计量证明文件。 其他项目工程师（项目负责人）： 签名： 日期：工程商务部（执行部门）： 签名： 日期：备注：注：本表由项目执行部门填

13、写后交工程商务部。付款审批表（二） 档案编号：RYKP/CD/FD/工程名称申请单位合同总额已支付情况支付日期支付数额（元）累计支付数额（元）占合同额比例本次申请金额附件： 付款审批表(一) 工程款计算表 单位支付申请及工程计量证明文件工程商务部造价工程师：签名： 日期：合约经理：签名： 日期：部门经理：签名： 日期：财务审计部财务经理：签名： 日期：内审经理：签名： 日期：财务总监： 签名： 日期：分管副总： 签名： 日期： 总经理： 签名： 日期：董事会执行小组：（200万以上，需经董事会执行小组审批） 签名： 日期：备注：1、财务审计部支付款项后将本表复印返回工程商务部。 2、本表格最终

14、解释权归工程商务部。 合同结算审批流程图结算申请 是 项目工程师（负责人）审核并提交结算审核说明 是 否工程商务部（执行部门）负责人审核并签署意见 是 否工程商务部造价工程师审核并填写合同结算审批表 是 否工程商务部合约经理审核并签署意见 是 否工程商务部经理审核并签署意见 是 否财务审计部审核并签署意见 是 否公司领导审批 合同结算审批表 档案编号：PYKP/CO/BB/ 日期： 年 月 日 项目名称结算内容结算范围实施单位申报结算价格资料清单（资料附后）审核情况审核结算价格核减（增）金额遗留问题工程商务部造价工程师：签名： 日期：合约经理：签名： 日期：部门经理：签名： 日期：执行部门：签名： 日期：财务审计部财务经理：签名： 日期：内审经理：签名： 日期：财务总监： 签名： 日期：分管副总： 签名： 日期： 总经理： 签名： 日期：董事会执行小组： 签名： 日期：备注：1、项目名称、结算内容、审核情况由造价工程师填写。 2、本表格最终解释权归工程商务部。