信息沟通与协商管理程序.doc

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1、文件名称信息沟通与协商管理程序生效日期2004年7月10 日文件编号QSEB23G/1/08-04B页 数共5页信息沟通与协商管理程序（依据GB/T190012000 idt ISO9001:2000标准）（依据GB/T240011996 idt ISO14001:1996标准）（依据GB/T280012001标准）受 控 文 件 未 经 许 可 不 得 复 制受控号23G/1持有人中铁二十三局集团第一工程有限公司编制人农光鲜审核人孙孟彬批准人修改记录版本号修改页修改内容概要修改人审核人批准人生效日期文件名称信息沟通与协商管理程序生效日期2004年7月10 日文件编号QSEB23G/1/08-

2、04B页 数共5页第1页信息沟通与协商管理程序1目的为及时、准确、全面地收集、传递和反馈有关信息，提高信息的沟通、交流与利用率，更好地为施工生产服务。2适用范围 适用于公司及其所属各单位、各工程项目部。3术语和定义 引用公司管理手册中的术语和定义。4相关文件或引用文件a)公司机关部门岗位职责、工作目标及考核办法管理规定b)公司、公司党委关于调整公司机关组织机构和编制定员的通知。c)文件控制程序d)记录控制程序5、职责5.1公司办公室职责a）公司办公室是本程序的主管部门，负责本程序的制订和修改并负责组织实施与监控。机关各部门和公司所属各单位配合。b)做好本部门的记录与控制。C）向分管领导和管理评

3、审会议报告本程序运行情况和改进建议。d)不定期地对本程序的运行情况进行抽查。5.2 其他各职能部门负责本部门的信息记录、勾通与控制，按照工作程序和职责范围做好信息的接收、传递、交流、处理和反馈工作，接受公司办公室对本程序运行情况进行监督检查。53公司所属项目部a)确保本程序在项目上有效实施，按照程序要求和职责分工做好信息的记文件名称信息沟通与协商管理程序生效日期2004年7月10 日文件编号QSEB23G/1/08-04B页 数共5页第2页录、与沟通与控制。b)接受公司办公室对本程序的运行情况进行调研与检查。6工作程序6.1信息6.1.1外部信息外部信息包括： a)地方质量技术监督局、环保局、

4、检测站、安全生产监督局、职业健康监督检查部门、公安局消防、交通、认证机构等检测或检查的结果及反馈的信息。b)政策、法律法规、标准类信息，如产品标准、环境法律法规、职业健康管理条例等。c)相关方的要求、期望、评价、投诉、抱怨等信息，相关方指顾客、公司机关及工程项目所处地域居民、合同方、供应方等。d)其他外部信息，如各部门直接从外部获取的有关质量、环境、职业健康安全等方面的信息。e)企业以外单位、团体或个人的来电、来信、来函、通报及各种媒体报道等。6.1.2内部信息内部信息包括：a)正常信息，如方针、目标、指标、监测检查记录、内部审核与管理评审报告以及体系正常运行时的其他记录等。b)不符合信息（含

5、潜在的），如管理体系内审的不符合报告、纠正和预防措施处理单等。c)紧急信息，如突发的质量、环境、安全事故、火灾、洪涝灾害等情况下的信息记录。d)其他内部信息，如培训计划、职工建议、领导对管理体系的各项批示等。 文件名称信息沟通与协商管理程序生效日期2004年7月10 日文件编号QSEB23G/1/08-04B页 数共5页第3页6.2信息的沟通方式a)职工代表大会、工作会议、管理体系评审会、总经理办公会、工程例会等会议形式。b)文件的形成。c)公司管理体系运行情况汇报、交流会等专题会议。d) 在管理与服务、施工技术、劳动竞赛简报等内部报刊上刊登的信息。e)公司内部局域网及外部网络传输。f)调查表

6、、征集建议书等。g)公司各部门、各单位与相关方的沟通。h)公司组织的各种相关活动。6.3信息的沟通6.3.1外部信息沟通a) 工会、工程管理部、安质部、社保部、劳资培训部、公安分处负责地方质量技术监督局、建委、环保局、检测站、安全生产监督局、公安局、消防、交通、职业健康监督检查部门、认证机构等监测、检查的结果及反馈信息的收集，并及时传递到公司有关部门，当监测或检查结果出现不符合情况时，按照纠正措施程序和预防措施程序处理 。b)政策、法律法规类信息，由各相关部门负责收集、更新、整理，企业策划部负责汇总登记，公司办公室负责存档，具体按法律法规获取、识别更新管理程序、文件控制程序执行。c)市场开发部

7、、工程管理部、工程保障部分别负责与业主、工程分包方、物资供应商、设备供应方、废物收购方等进行沟通，对其产品质量、施工环境施加影响，详见经营信息控制程序、施工合同控制程序、采购控制程序、设备管理程序、废弃物管理程序。市场开发部与工程管理部负责与顾客的信息联络，以满足顾客要求。对来自上述相关方的投诉按照纠正措施程序和预防措施程序处理，当对方有要求时，应在一周内给予解 文件名称信息沟通与协商管理程序生效日期2004年7月10 日文件编号QSEB23G/1/08-04B页 数共5页第4页决和答复，上述相关方反馈的其它信息，可由对应部门以信息记录单的形式传递给机关部门处理。d)各部门直接从外部获取的其他

8、类信息，如质量安全环境技术、质量安全环境管理信息等，在一周内以信息记录单的形式反馈到公司办公室，由其负责分类、整理，建立外来信息台帐根据需要传递到相关部门。6.3.2内部信息沟通a)正常信息的处理：各部门依据相关文件的规定直接收集并传递日常信息，安质部按照相应程序文件规定传递管理体系方针、目标、指标、管理方案、内部审核结果、管理评审结果，企业策划部按照相应程序更新法律法规等信息。b)不符合信息（含潜在信息）的交流详见纠正措施程序、预防措施程序。c)紧急的质量、环境、安全方面的信息由发现部门迅速传递给主管部门组织处理，可采用电话、传真等方式，详见应急准备和响应控制程序。d)其他内部信息，提供者以

9、信息记录单反馈给公司主管主管部门处理。6.4各部门、各单位要由专人兼管信息沟通工作，对信息的接收、传递、处理情况进行记录。6.5信息交流的效果评价a)沟通交流的信息要依据充分，准确可靠。b）沟通交流的信息要具有时效性，符合各阶段的工作进度要求和相关程序文件的规定。c）对接受的信息在做好记录的同时，要有记录人、接收人的签字，并注明落实和反馈结果等。6.6改进与反馈6.6.1当接受信息涉及责任部门主管业务缺陷时，责任部门要认真识别信息的符合性，并制定措施，积极改进，改进的具体效果要纳入管理评审的输入信息。 文件名称信息沟通与协商管理程序生效日期2004年7月10 日文件编号QSEB23G/1/08

10、-04B页 数共5页第5页6.6.2当信息提供者要求答复时，责任者应在规定时限内予以答复。 6.7协商6.7.1员工代表应参与环境管理方针和职业健康安全管理方面、重要相关文件的制定和评审。6.7.2工会通过职工代表大会、座谈会、恳谈会、合理化建议征集等企务公开的形式，征求员工在管理体系运行、职业健康安全包括影响作业场所的改善等方面的要求和意见，确保员工参与协商、监督和促进管理体系的有效运行。工会将征得的员工要求和意见，与管理者代表沟通与协商。6.7.3公司领导及相关部门通过听取汇报或接待处理员工及顾客和相关方来信来访等形式，了解各项要求和抱怨，以便沟通解决相关的问题。6.7.4对于工伤、职业病等的处理，由当事人写出申请，由企业指定医疗部门鉴定，经所在单位证实，交社保部与公司协商。7 相关记录外来信息台帐 CRESSJL08-01内外信息联系单 CRESSJL29-01信息记录单 CRESSJL08-02外 来 信 息 台 帐CRESSJL08-01第 页/共 页序号信息来源信息形式信息主要内容摘要承办单位完成时间信息反馈 保存部门： 保管人： 保存期：3年信 息 记 录 单CRESSJL08-02 第 页/共 页信息提供部门提 供人 员职 务信 息形 式信息接收部门接 收人 员职 务备 注信息主要内容信息接收部门意见保存部门： 保管人： 保存期：3年