合同管理办法(最新).docx
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1、 京能电力后勤服务有限公司企业标准 Q/BELS-215.06-03-2013 合同管理办法Contract Management Plan 2013-09-30发布 2014-01-01实施 京能电力后勤服务有限公司 发布目 次前 言1 范围12 规范性引用文件13 术语、定义14 职责25 管理内容与方法36 检查与考核7附录A(规范性附录)合同审查会签单9附录B(规范性附录)合同会签流程节点控制表10附录C(规范性附录)合同管理流程11附录D (规范性附录)格式合同样本12前 言本标准根据京能电力后勤服务有限公司(以下简称“公司”)标准体系工作的需要编制,是公司标准体系建立和实施的个性化
2、标准。目的是为了规范公司合同管理程序,明确合同管理职责,防范法律风险,提高管理效能,从而规范并加快公司标准体系的完善,符合北京能源投资(集团)有限公司(以下简称“京能集团”)标准化工作要求,适应国家标准和国际先进标准的需要。 本标准代替Q/DHPC-210.04-05-2012合同管理标准本标准的附录A-C均为规范性附录本标准由公司法律事务部提出并归口管理本标准起草部门:法律事务部门本标准起草人:于明本标准修改人:刘万才本标准审核人:刘万才本标准复审人:吴建英本标准批准人:郭德彪本标准于2012年3月首次发布,2013年9月第一次修编合同管理办法1 范围 本标准规范了公司合同管理承办、审查、签
3、订、履行、变更和终止。本标准适用于公司各部门及公司三大事业部,其他子公司参照本办法执行。2 规范性引用文件下列文件对于本标准的应用是必不可少的。凡是注日期的文件仅标注日期的版本适用本标准。凡是未注日期的文件,其最新版本(包括其后的所有修改单)适用于本标准。全国人大常委会 中华人民共和国合同法Q/BEIH-223.13-05-2013 法律审核管理办法Q/BEIH-223.13-03-2013 法律纠纷案件管理办法3 术语和定义下列术语、定义、缩略语适用于本标准:3.1 合同是指公司及所属各单位依法对外或者相互之间订立的设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。公司在生产经营过程中与其他民事主体之
4、间发生的经济业务均需签订合同。合同一般应具备以下主要条款:1)当事人的名称或者姓名、住所、法定代表人姓名及职务、公司开户银行、银行账号;2)标的(指货物、劳务、工程项目等)名称、型号、规格;3)数量和质量,包括检测标准、方法或服务标准;4)价款或报酬、结算方式及付款方式、付款时间;5)履行期限、地点和方式;6)违约责任;7)合同变更和解除条件;8)合同争议解决方式;9)合同订立的时间和地点;10) 根据法律法规规定和合同性质确定或双方当事人确定的其他条款。3.1.1 格式合同格式合同通常是指由合同管理部门起草,计划管理部门统一下发,各单位或各部门签订的明确双方权利义务的固定样式的合同或者具有合
5、同性质的票据。公司规定合同金额在10000元以下的合同全部属于格式合同。3.1.2 非格式合同非格式合同是公司与其他平等主体的自然人、法人、其他组织之间签订的设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。公司规定合同金额在10000元以上的合同全部属于非格式合同。3.2 合同管理是指对合同签订、履行、变更、中止、解除、归档等全过程的管理。4 职责4.1 合同承办单位(部门)合同承办单位(部门)是指合同的发起单位(部门),即办理具体经济业务的单位(部门)。4.1.1 负责对合同相对方主体资格、资质和履约能力等情况进行审查。4.1.2 负责合同的起草(格式合同除外)、会签、修改,保证合同的可行性、合法性
6、、有效性。4.1.3 负责合同的履行、变更、中止、解除以及违约追偿等有关工作。4.1.4 负责与法律事务部门协同开展合同争议和相关案件的处理工作。4.1.5 负责合同档案的整理及移交。4.2 计划管理部门职责4.2.1 负责审查合同签订的必要性。 4.2.2 负责审查合同主体的合法性、合规性。4.2.3 负责审核合同文本除法律条款之外所有内容。4.3 财务管理部门4.3.1 负责复查合同的价款、支付方式及付款进度的合理性、可行性。4.3.2 负责审查合同中约定的结算发票种类是否符合公司的财务核算及税收筹划要求。4.4 法律事务部门4.4.1 负责审查合同是否符合相关法律法规、国家政策及公司相关
7、管理标准。4.4.2 负责对合同文本草案进行审核。4.4.3 负责对合同文本中规定因合同变更、中止、解除等引起合同非正常履行所产生纠纷的相关条款进行审查。4.4.4 参与重大合同文本的起草、谈判、审查。4.4.5 与合同承办单位(部门)协同开展合同争议处理工作。4.4.6 建立健全本单位合同管理制度,监督、检查、考核各部门、各单位合同管理情况。5 管理内容与方法5.1 合同分类按合同金额大小,将公司合同分为格式合同和非格式合同。5.1.1 格式合同的分类第一类,具有合同性质、且无法继续分解的汽车票、 火车票、机票、船票、保险单、提单、仓单等票据。第二类:不需双方签字盖章,但在公司格式合同中粘贴
8、有购物小票、销货清单、餐饮底单、住宿消费清单、车辆维修费用明细表、医院消费清单等完善性票据复印件的格式合同。第三类:由我公司统一起草和印制、经双方签字盖章完成的格式合同。主要适用于金额较小的购置类业务。第四类:合同金额10000元以下,除以上三类合同之外的格式合同,如后勤服务类合同、工程类合同等。5.1.2 非格式合同的分类根据公司业务需要,参照集团合同分类标准,将非格式合同分为:购置类、工程类、销售类、后勤服务类、委托类、租赁类、咨询类、用工培训类(不包括劳动合同)、融资类、担保类、投资及资产处置类、其他类等。5.2 格式合同的管理5.2.1 格式合同(见附录D)由公司法律事务部门统一制定合
9、同样本,合同管理部门统一编号,计划管理部门按顺序统一下发至各单位(各部门)。5.2.2 各单位(部门)按编号顺序使用。其中,第三类和第四类格式合同签订时,需双方单位(部门)负责人在合同文本签字,并加盖各单位(部门)有效印章方可生效。5.2.3 签订完成后报财务管理部门备案,并按编号进行登记管理,每季度后10日内移交合同管理部门存档。 5.3 非格式合同的管理(以下未注明合同形式的均指非格式合同)5.3.1 合同文本起草5.3.1.1 由承办单位(部门)负责起草,有关部门予以协助。承办单位(部门)自行起草合同文本时,应优先参照国家、行业、集团公司、和公司示范的合同文本。重大合同承办部门可提请法律
10、事务部门配合起草。5.3.1.2 文本起草时不进行合同编号,由合同管理部门统一规定。5.3.2 合同会签审查5.3.2.1 法律事务部门审查5.3.2.1.1 审查合同条款是否完整,是否符合国家法律法规、国家政策及公司相关标准。5.3.2.1.2 审查合同文本下列内容:1)当事人名称、地址是否明确。2)合同标的是否具有唯一性、准确性。3)是否约定标的金额(含数量、单价),金额不确定的合同无法约定确切金额的是否约定金额的确定方式(送货单、收货单、传真、发票等)。4)标的物的质量确认标准、验收方法。5)验收部门是否明确。6)合同金额、支付方式及支付期限是否明确。7)合同履行期限及地点是否明确。8)
11、合同项目要求对方当事人提供履约担保的,与其签订合同时,应提供有效的履约担保证明。9) 经济业务性质规定有质保金条款是否在合同中明确。10)责任及解决方式是否明确。5.3.2.1.3 合同中有关法律风险防范和补救措施是否合理、可行。5.3.2.1.4 经审核确定合同文本后发起合同会签流程。5.3.2.2 承办单位(部门)内部审查5.3.2.2.1 合同相对方的主体资格和资质是否符合要求。5.3.2.2.2 合同项目是否符合法律、法规及有关政府部门的批准文件。5.3.2.2.3 合同技术条款是否符合国家标准、行业标准、集团标准、公司标准。5.3.2.2.4 合同条款是否切实可行。5.3.2.3 计
12、划管理部门审查5.3.2.3.1 审查合同所涉及经济事项是否列入年初公司计划,未列入年初计划的经济事项是否已履行报批手续。5.3.2.3.2 审查支出类合同相对方是否依据集团公司集团总部招标采购管理办法、公司物资管理标准和相关规定产生,并审查选定过程依据的相关资料、文件是否真实合法有效。5.3.2.3.3 审查合同价款是否与招投标或询价、比价结果一致。5.3.2.3.4 审查付款方式及付款进度是否合理、可行。 5.3.2.3.5 审查合同中其他所有规定的实质性条款,如品牌、数量、质量、规格、厂家等是否符合公司相关规定。5.3.2.4 财务管理部门审查5.3.2.4.1 负责复查合同价款、支付方
13、式是否合理以及付款进度是否可行。5.3.2.4.2 负责审查合同约定的发票种类是否符合公司的财务核算要求及国家税法规定。5.3.2.4.3 负责审查合同反映的经济业务内容是否符合公司税收筹划的需要。5.3.2.5 公司分管领导审查相关内容。5.3.2.6 公司主要领导审批。 5.3.2.7 若因保密需要,承办部门可采用纸质或其他适当方式送审。负责审查的部门应出具书面审查意见,并协助保密。5.3.2.8 审查意见应明确为“同意”或者“不同意”,禁止使用“原则同意”、“基本可行”等模糊性语言。5.3.2.9 会签部门在审查合同草案时,发现重大遗漏和不妥时,应在审查意见中明示并说明存在的风险,提出修
14、改意见后退还承办单位(部门)。5.3.2.10 承办单位(部门)就有关意见所涉及的问题向公司相关领导进行书面解释说明,公司相关领导认为风险在实际运行中可以规避,签字确认后合同会签可继续进行。5.3.2.11 合同文本承办人负责会签流程的时效性,合同会签每个节点签订时间不得超过24小时,否则流程自动进行至下一级。5.3.3 合同签订5.3.3.1 合同签字与盖章5.3.3.1.1 公司本部合同由合同管理部门负责对审查会签完毕的合同进行下载、打印和装订,并送公司主要领导签字,完成签字的合同文本加盖京能电力后服务有限公司专用合同章。5.3.3.1.2 项目部合同由合同管理部门负责对审查会签完毕的合同
15、进行下载、打印和装订,并视合同类别送公司主要领导或受托代理人签字,受托代理人不得二次授权,完成签字的合同文本加盖京能电力后服务有限公司专用合同章,具体参照公司合同授权签批表执行。5.3.3.1.3 分公司、子公司合同由合同承办单位负责对审查会签完毕的合同进行下载、打印和装订,并送公司主要领导或受托代理人签字,受托代理人不得二次授权,完成签字的合同文本加盖京能电力后服务有限公司专用合同章或本单位合同专用章,无合同专用章方可加盖公章,具体参照公司合同授权签批表执行。5.3.3.1.3 合同文本超过一页的,应加盖骑缝章。5.3.4 合同履行5.3.4.1 合同生效后,承办单位(部门)负责合同的全面履
16、行。 5.3.4.2 承办单位(部门)对合同履行情况进行实时跟踪,承办单位(部门)应当及时汇报、协调、解决合同履行过程中出现的问题与争议。5.3.4.3 合同正常履行的过程中,合同承办单位(部门)每月应对合同执行进度及存在的问题向分管领导进行汇报。5.3.4.4 合同履行过程中,如合同主体或主要条款发生变更,合同承办单位(部门)应及时向分管领导汇报,并与原合同相对方及时签订终止或变更合同。5.3.4.5 因我方原因造成合同不能正常履行或发生纠纷的情形:5.3.4.5.1 我方为债权人:我方未按合同条款规定提供商品或劳务等。5.3.4.5.2 我方为债务人:我方未按合同条款规定进行付款等。5.3
17、.4.5.3 不可抗力造成。5.3.4.5.4 由于以上原因造成合同不能正常履行或发生纠纷的,合同承办单位(部门)首先应及时采取补救措施,如不能处理必须在两个工作日内向分管领导进行汇报,接到汇报后分管领导应及时进行处理,不能处理的视情况逐级向公司主要领导汇报直至妥善处理。5.3.4.6 因合同相对方原因造成合同不能正常履行或发生纠纷:5.3.4.6.1 我方为债权人:相对方未按合同条款规定进行付款等。5.3.4.6.2 我方为债务人:相对方未按合同条款规定提供商品、劳务或未按合同要求提供发票等。5.3.4.6.3 不可抗力造成。5.3.4.6.4 由于以上原因造成合同不能正常履行或发生纠纷的,
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