新编办公自动化与高级文秘培训教程 第7章 其他常用办公软件.pptx

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1、（时间：2次课，4学时）n【教学目标】：本章介绍一些常用的工具软件。通过学习本章内容，读者应该掌握使用WinRAR压缩/解压文件、管理压缩文件的方法，掌握IE浏览器的功能和基本使用方法，掌握申请电子邮箱、登录WebMail、撰写和发送邮件、接收和回复邮件的方法，掌握MSN软件安装、账号申请和基本使用方法，掌握FlashGet的基本使用方法，掌握搜索引擎的基本使用方法，了解门户导航网站。n【本章要点】：n使用WinRAR压缩/解压文件、管理压缩文件n使用IE浏览器n保存、收藏网页n设置浏览器主页、清除历史记录和临时文件n申请与使用电子邮箱n使用MSN、FlashGet和搜索引擎n了解门户导航网站

2、n7.1 文件压缩和归档软件n7.2 浏览器软件n7.3 电子邮件软件n7.4 即时通信软件n7.5 资源下载软件n7.6 搜索引擎和门户导航n7.7 上机实训使用Windows Live Messenger进行语音通话n7.1.1 WinRAR简介简介n7.1.2 利用利用WinRAR压缩压缩/归档和解压文件归档和解压文件 WinRAR是目前最流行、最通用的压缩软件，支持多种格式、多种压缩方式的压缩文件，可以选择不同的压缩比例。目前最新的版本是3.71官方简体中文版,从许多网站都可以下载WinRAR的安装文件. 1. 使用右键快捷菜单压缩文件选择要压缩/归档的文件(可以选择多个文件)，右击，

3、弹出右键快捷菜单，如图7-1所示。选择【添加到“XXX.rar”】命令，即可完成压缩/归档操作，压缩文件名就是“XXX.rar”，其中“XXX”是所选择文件的名字(如果选择多个文件，则是这些文件所在文件夹的名字)。如果不想使用默认的文件名，可以选择【添加到压缩文件】命令，弹出【压缩文件名和参数】对话框，如图7-2所示，指定压缩文件的名字，如果指定了一个已存在的压缩文件，则会把当前选择的文件添加到压缩文件中，如果指定新名字则创建一个新的压缩文件。 图7-1 右键快捷菜单1图7-2 【压缩文件名和参数】对话框2. 使用右键菜单解压缩文件 右击压缩文件，弹出右键快捷菜单，如图7-3所示。选择【解压到

4、XXX】命令，可以把该压缩文件全部解压到指定的XXX文件夹中，其中XXX就是压缩文件的名字；选择【解压到当前文件夹】命令，则会把整个压缩文件解压到当前文件夹中；选择【解压文件】命令，弹出如图7-4所示的【解压路径和选项】对话框，在该对话框中指定一个位置可以将压缩文件解压到这个位置。 图7-3 右键快捷菜单2图7-4 【解压路径和选项】对话框3. 管理压缩文件双击一个压缩文件，系统会弹出一个【WinRAR】窗口，如图7-5所示。可以在该窗口中查看压缩文件中的文件，并且可以进行以下管理压缩文件的操作。l 单击【添加】按钮，弹出如图7-6所示的【请选择要添加的文件】对话框，可以为压缩文件添加文件。l

5、 选择一个或几个文件后，单击【解压到】按钮，会弹出如图7-4所示的【解压路径和选项】对话框，单独解压选择的文件。l 选择一个或几个文件后，单击【删除】按钮，可以从压缩文件中删除选择的文件。 图7-5 【WinRAR】窗口 图7-6 【请选择要添加的文件】对话框n7.2.1 IE浏览器浏览器n7.2.2 其他浏览器其他浏览器1. 认识IE浏览器双击IE浏览器的桌面快捷方式图标 ，弹出IE浏览器窗口，如图7-7所示。这是一个标准的Windows窗口程序，包括标题栏、菜单栏、工具栏、状态栏和滚动条等读者已经非常熟悉的元素. 后退 前进 停止 刷新 主页 图7-7 IE浏览器窗口2. 掌握几个实用功能

6、(1) 保存网页(2) 保存图片(3) 收藏网页(4) 设置浏览器主页(5) 删除历史记录和临时文件 n7.3.1 申请电子邮箱申请电子邮箱n7.3.2 登录邮箱与退出邮箱登录邮箱与退出邮箱n7.3.3 撰写和发送邮件撰写和发送邮件n7.3.4 接收和回复邮件接收和回复邮件n7.3.5 其他功能其他功能 在如图7-14所示的Gmail首页中输入用户名和密码，单击【登录】按钮，即可登录Gmail邮箱，登录后的界面如图7-17所示，这就是Gmail的WebMail界面。收发完邮件之后，单击右上角的【退出】按钮，即可返回到如图7-14所示的Gmail首页。需要注意的是，出于安全上的原因，一定要单击【

7、退出】按钮，而不要直接关闭WebMail页面。 只要知道一个人的电子信箱，就可以给他/她发送邮件，以Gmail为例，介绍具体操作步骤如下:(1) 登录到Gmail，单击左侧列表上方的【撰写新邮件】按钮，弹出如图7-18所示的邮件撰写界面。(2) 在【收件人】文本框中输入收件人的电子邮件地址，如果要给多个人同时发信，可以用分号把多个地址隔开；在【主题】文本框中输入邮件的主题，使收件人可以通过主题就能明白邮件的大致内容；在下面的文本框中输入邮件正文。(3) 在邮件中插入附件。所谓附件就是在发送电子邮件时附带发送的文件。例如，在本示例中需要把一周往来文件的汇总发给对方。(注意：附件不是必须的，一封电

8、子邮件可以没有附件。)单击【添加附件】按钮，系统弹出一个添加附件的对话框，其中包括一个文本框和一个【Browse(浏览)】按钮，如图7-19所示。 图7-18 邮件撰写界面(4) 单击【Browse(浏览)】按钮，弹出【File Upload(文件上传)】对话框，如图7-20所示。在对话框中选择要发送的文件，单击【打开】按钮，即可为邮件添加一个附件，如图7-21所示。附件需要上传到服务器才能发送，上传所需时间依附件大小而定。完成附件上传后的界面如图7-22所示。如果还有其他附件，可以单击【再添加一个附件】按钮，继续按照上述方法添加附件。(5) 确认邮件的各项信息无误后，单击【发送】按钮即可发送

9、邮件，发送成功的邮件会被转移到【已发邮件】文件夹中。一般来说，邮件发送成功后很短时间对方即可收到，所以可以近似认为邮件发送是实时的。 图7-19 添加附件 图7-20 【文件上传】对话框图7-21 添加一个附件 图7-22 完成附件上传后的界面 图7-23 收件箱邮件列表 图7-24 打开邮件 图7-25 【文件下载】对话框 图7-26 回复邮件界面除了基本的收发邮件功能外，大部分WebMail程序还会提供一些比较常用的其他功能。例如，邮件分类、草稿、通讯簿等，它们的使用方法都比较简单，在掌握了收发邮件的方法之后这些功能都不难掌握，请读者自行体验，这里不再详述。 n7.4.1 软件安装与账号申

10、请软件安装与账号申请n7.4.2 Windows Live Messenger的使用的使用 Windows Live Messenger的使用是免费的，可以在微软官方网站也可以在各大专业下载网站下载安装程序。Windows Live Messenger的安装非常简单，不需要用户做任何设置。要使用Windows Live Messenger，必须先要注册一个Windows Live ID，在微软的网站(http:/)中可以注册Windows Live ID，只需单击页面左上角的【注册】按钮，就可以进入注册页面，注册过程与上节所述的申请电子邮箱的过程类似(如果有MSN或Hotmail的账户也可以)

11、。 安装了Windows Live Messenger软件和注册了Windows Live ID之后就可以开始使用Windows Live Messenger了，从【开始】菜单打开Windows Live Messenger，登录界面如图7-27所示。在【电子邮件地址】下拉列表框中选择或输入注册的Windows Live ID，在【密码】文本框中输入密码，单击【登录】按钮登录服务器，登录成功的界面如图7-28所示。 图7-27 登录界面 图7-28 登录后界面要通过Windows Live Messenger与他人通信，需要把对方的信息添加到联系人列表中。如图7-28所示的界面中没有联系人，要

12、添加联系人，可以单击【添加联系人】按钮 ，弹出【添加联系人】对话框，如图7-29所示。在【即时消息地址】文本框中输入对方的Windows Live ID或Hotmail邮件地址，在【昵称】文本框中输入对方的昵称，在【组】下拉列表框中选择分组选项，包括【家人】、【朋友】和【同事】等选项。然后单击【添加联系人】按钮即可把对方添加到用户的联系人列表中，添加一个联系人后的界面如图7-30所示。 图7-29 【添加联系人】对话框 图7-30 添加一个联系人后的界面在把对方添加为联系人之后，就可以与对方进行交流，双击联系人对应的图标，系统会弹出一个如图7-32所示的与联系人对话的对话框。该对话框顶部显示了

13、对方的昵称。对话框主要有两个区域组成，双方的对话记录显示在上部，下部则用于输入对话内容，与联系人的对话过程如图7-33所示。可以在对话的过程中传送文件，单击【共享文件】按钮 ，在弹出的【共享文件】菜单中选择【发送一个文件或照片】命令，弹出【发送文件给】对话框(表示接收文件者)，如图7-34所示。在该对话框中指定要传送的文件，单击【打开】按钮，此时对方的对话框中会出现接收文件的界面，如图7-35所示。单击【另存为】链接，弹出如图7-36所示的【接收到的文件另存为】对话框，在该对话框中指定保存位置后，单击【保存】按钮即可。 图7-32 与联系人对话的对话框 图7-34 【发送文件给】对话框 图7-

14、35 接收文件的界面 图7-36 【接收到的文件另存为】对话框n7.5.1 FlashGet软件软件简介简介n7.5.2 FlashGet软件软件的使用的使用 图7-37 FlashGet工作界面要使用FlashGet软件下载资源，必须知道下载链接，也就是资源所在的位置。根据不同的协议，下载链接的形式也不同。例如，最常见的HTTP资源会以“http:/”格式开头。不同资源的链接形式可能差别很大，但使用FlashGet软件下载这些链接的方法是相同的。在IE浏览器中，只要单击一个下载链接，FlashGet会自动弹出【添加新的下载任务】对话框，如图7-38所示。FlashGet会自动在该对话框中设置

15、好相应的信息， 单击【浏览】按钮，并在弹出的【浏览文件夹】对话框中指定文件的保存位置后，单击【确定】按钮，返回到【添加新的下载任务】对话框，单击【确定】按钮，下载任务被添加到任务列表并开始下载，下载中的FlashGet界面如图7-39所示。FlashGet界面的上部是任务列表，每一行是一个下载任务，其中显示了该任务的很多关键数据。例如，下载文件名、文件大小、下载进度、下载速度和预计剩余时间等。窗口下部是一个下载过程视图，其中使用很多小方块代表软件的数据块(默认一个小方块代表4K字节)，已经下载的部分用天蓝色表示，未下载的部分用浅蓝色表示，正在下载的部分用绿色表示。通过这个视图可以直观地看到下载

16、过程。 图7-38 【添加新的下载任务】对话框 图7-39 下载中的FlashGet界面n7.6.1 搜索引擎的使用搜索引擎的使用n7.6.2 门户导航网站门户导航网站 图7-40 百度首页图7-41 网页链接搜索结果 图7-44 网址之家首页1. 实训目的使用Windows Live Messenger不但可以进行文字即时通信和发送文件，还可以进行音频/视频通话。掌握使用Windows Live Messenger进行语音通话的方法。2. 实训步骤(1) 登录Windows Live Messenger，右击要通话的联系人名字，弹出右键快捷菜单，选择【呼叫计算机】命令，Windows Liv

17、e Messenger弹出通话对话框，如图7-47所示。(2) 此时，Windows Live Messenger也会在对方的计算机屏幕中弹出通话对话框，并在对话框中显示【接受】和【拒绝】链接，如图7-48所示。图7-47 通话对话框图7-48 对方的通话对话框1. 实训目的使用Windows Live Messenger不但可以进行文字即时通信和发送文件，还可以进行音频/视频通话。掌握使用Windows Live Messenger进行语音通话的方法。2. 实训步骤(4) 若对方单击【接受】链接，则稍等片刻后双方即可建立连接，如图7-49所示。(5) 在通话对话框右侧，上部为对方的显示图片，图片右侧有一个音量调节杆，可以用来调节对方说话的音量(即用户的耳机/音箱音量)；下部为用户的显示图片，图片右侧的音量调节杆用来调节用户的话筒音量(即对方所听到的音量)；(6) 通话完成后，单击【挂断】结束通话。图7-49 建立连接