乳品项目沟通管理（范文）.docx
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1、泓域/乳品项目沟通管理乳品项目沟通管理xx有限责任公司目录一、 规划沟通管理4二、 管理沟通4三、 有效沟通的方法16四、 沟通的障碍18五、 公司简介20六、 产业环境分析21七、 完善现代化产业布局21八、 必要性分析24九、 经济效益及财务分析24营业收入、税金及附加和增值税估算表25综合总成本费用估算表27利润及利润分配表28项目投资现金流量表30借款还本付息计划表33十、 进度计划方案34项目实施进度计划一览表34十一、 项目投资分析35建设投资估算表37建设期利息估算表38流动资金估算表39总投资及构成一览表41项目投资计划与资金筹措一览表42一、 规划沟通管理编制项目沟通计划就是
2、确定、记录并分析项目的干系人所需要的信息和沟通需求。其结果就是确定出谁需要信息、需要何种信息、何时需要以及如何将信息有效地进行传递。虽然每个项目都需要充分地进行交流，但信息的需求和分发方式却大不相同。项目沟通计划就是规定未来项目进行沟通管理的文件。它一般是在项目的初期阶段制定，但为了提高沟通的有效性，也应该根据项目实施中的具体情况和沟通计划的适用性来定期进行检查和修改。大多数情况下，沟通计划并不是一个复杂的文档。它主要说明项目将产生哪些信息、怎么产生、这些信息保存在哪里、谁需要这些信息，以及如何把这些信息发送出去。二、 管理沟通管理沟通是项目中沟通活动的主要实施过程。根据目的的不同，它主要包括
3、两大类活动：获取项目的实施状态信息。分发项目的实施绩效报告。这一方面可以有效地促进项目内部各方协作，另一方面则是让管理者及项目干系人真实而准确地了解项目实施状态，判断项目是否处于正常的轨道，以便及早发现和解决问题。在具体实施当中，根据信息发送的内容、目的和发送对象可以选择各种不同的沟通方式，并且还会经常组合应用各种方式。虽然项目沟通可以以正式的和非正式的两种方式进行，但沟通管理计划中的预定活动几乎都是正式的沟通模式，其中又以书面沟通和多对多的会议沟通为主。（一）正式沟通的模式项目成员为了完成项目工作，在明确规定的组织系统内部进行沟通和协调工作，这种沟通是通过一种正式的明确的渠道进行的。在这个过
4、程中，信息发送者和接收者并不一定直接交流，中间可能要经过某些人的转发，这就形成了一定的沟通渠道和沟通网络。同样，沟通的结构形式也会对沟通的效率产生影响。（二）正式的书面沟通这是项目中最广泛存在的沟通形式。例如，项目在实施过程中所产生的各种文档，既包括有关产品工程活动的结果，诸如产品规格、设计文档等，也包括项目管理活动所产生的文档，诸如项目章程、项目计划、反映项目实施状态的绩效报告等。这些文档的目的之一就是传递某种信息。之所以把它定义为正式的书面文档，是因为它们还代表着某种约定和承诺，也可以说担负了“某些管理职能”。在使用文档这种书面的沟通形式的时候，应该注意以下几点：必须事先约定统一的“符号系
5、统”，这样就使得沟通双方在提供和获取信息的表示形式上达成一致，避免信息传递偏差。使用事先约定的文档模板。模板的作用除了使文档看起来统一而美观外，更重要的目的是使沟通双方在沟通前对要沟通的内容和展现形式达成双方认可的约定和默契，这将非常有助于提高后续沟通活动的有效性和实施效率。表述上应该使用简练而准确的语言和文字，避免传递“非字面因素”以外的信息。因为后者非常容易产生不同人在理解上的差异，从而在项目中造成混乱，引起不必要的麻烦。正式的书面沟通主要用于项目中的约定、承诺和可预测的信息发布。采取的实施方式通常表现为文档，例如利用MSOffice系列的Word、Excel和PowerPoint所产生的
6、书面文档，有时还需要事先约定这些文档存放的地点和更新的过程，因为它们体现了某种管理作用，必须方便项目团队获取和使用。这就是项目整体管理中所提到的配置管理的作用。随着信息技术的渗透，也有很多组织采用基于Web的信息创建和发布。例如，建立组织内部统一的项目管理信息系统，所有需要的信息都可以从Web上获取，信息的录入也是通过Web。这样做会大大降低实施项目管理后引入的额外成本，而同时又能够创造管理效益，提高项目管理的投资回报率。（三）会议沟通在项目实施当中，经常会利用会议的形式来实现和促进项目团队就一个特定主题进行充分沟通和交流。从沟通原理上来说，这种形式大多表现为一对多或者多对多的沟通。根据会议目
7、的的不同，通常会有三种不同的会议沟通类型：项目状态评审会议、项目问题解决会议、项目技术评审会议。按照会议沟通的参与方来划分，会议沟通可以划分为项目内部会议和项目干系人两种。前者在更多意义上是一种内部的集体决策或者交流，后者则更多地体现在调和干系人之间的不同诉求和矛盾之上。1、项目状态评审会议项目状态评审会议定期对项目当前的实施状态进行汇报，分析和总结当前项目的状态是否正常，引入高层管理者和干系人来了解项目的真实情况并帮助解决部分问题。这种会议的形式很多，但都是周期性进行，并且事前就作好详细的会议计划。会议大都是一对多的沟通形式，追求实施效率。会议根据汇报的内容和层次选择不同的参与者和实施周期。
8、例如：对项目组内部的状态评审可以每周进行，这就是通常所说的“周例会”。内容主要包括：上阶段原计划的工作完成情况。工作出现的偏差，导致偏差产生的原因以及应对策略。评估风险状况，识别新出现的风险。综合考虑当前状态，从而预测项目工作的发展趋势，判断是否需要变更。下阶段的工作计划。对项目的高层领导，则可能每月进行一次较正规的项目评审会，主要内容包括：项目总体目标的完成情况。和项目的基准计划之间存在的偏差，偏差产生的原因和解决办法。对项目工作未来的发展进行预测。项目遇到的问题和风险。需要的干系人支持。每个组织应该为这种会议作好通用的会议模板。2、项目问题解决会议当项目出现严重影响进展及危害实现预定目标的
9、问题时，需要立即召开问题分析和解决会议。这种会议大都是事件驱动的，并根据问题的大小和严重程度，有选择地邀请所涉及的干系人。一般在会议之前几天内才发出会议通知和会议的详细进程安排。为了保证会议进行的相对有效，需要在会议前就把项目所出现问题的相关信息通知会议参与者，以便参与者可以事先做些准备。一般情况下，该种类型会议会有如下的内容和进度安排：描述和说明项目存在的问题。分析问题产生的根源。提出可行的问题解决方案。制订详细的问题解决实施计划，并明确责任人和进度要求。判断是否出现项目变更要求。这种会议在问题分析和寻找解决方案的过程中，经常会采用“头脑风暴”来寻找答案。所以，它是一种典型的多对多的沟通形式
10、。会议的组织者这时候需要承担起协调和组织作用，避免“思维过度发散”从而造成“偏离主题”，否则会极大地降低会议的效率。3、项目技术评审会议项目中存在着大量需要集体讨论和决策的技术问题，可以通过技术评审会议来完成。同时，技术评审也是实施产品质量控制的一种有效手段。在大多数情况下，技术评审会议是一种事先计划好的，有明确目标和目的的会议。会议主要针对产品的某一技术文档进行评审。由于技术文档本身的内容具有一定的深度，需要参与者保持较好的精神状态才能有效地实施所要求的“脑力劳动”，所以对技术评审会议非常注重实施的过程要求。首先，要求组织者提前将技术文档发给参与者。这样参与者可以有充足的时间来了解有关的背景
11、知识。一个很好的建议是：技术文档的作者可以举行一个小型的介绍会议，以帮助参与者更快速而准确地理解，提高效率。总之，如果仅仅在会议进行当中才开始逐步理解文，档的内容将是极其低效率的，而且不会产生好的效果。其次，在会议进行过程中要特别注意控制会议的实施进程。技术评审会议需要大量的“脑力活动”，这种活动实施的效果和精神状态有着直接的关系。研究表明，人脑保持精神集中的持续时间在1小时左右，所以我们经常发现过长的技术评审会议会在会议的后半程中有效性大大地降低。我们建议会议时长不超过1个小时，必要的话将其分解成多个小型的会议来进行。最后，会议会对被评审的技术文档产生大量的修改建议，这些建议必须被有效地记录
12、，以便于后续的跟踪活动来确保会议所体现的效果。（四）非正式沟通活动除了正式的沟通活动外，项目中间还存在着大量的非正式沟通活动。这些非正式沟通活动并不局限于某种传播形式，它既可以通过口头形式，也可以通过书面形式，但有着共同的特点：没有事先的计划，经常属于突发性的需求，且大多是一方产生的需求。双方在沟通前并没有就沟通的范围、内容和所使用的“共同语言”达成一致，经常会产生理解上的“偏差”，所以经常不是很有效率。传播的内容可能非常广泛，也不具有正式沟通中所体现的“约定”和“承诺”，所以其产生的作用不可预测。非正式沟通往往伴随着人际关系的目的，所以经常用于和人力资源管理相关的活动，如激励、领导者关心下属
13、的活动等。根据这些非正式沟通活动所产生的结果，可以把它分为有利的和不利的两类。有利的非正式沟通可以非常有效地补充正式的沟通活动，同时它还有以下一些作用：第一，它是项目内部进行协作所必需的辅助性活动，它非常有助于提高项目中各个活动之间的协作效率，减少不必要的内耗。第二，它有助于隐性知识的传播。隐性知识具有难于表达、不易传递等特征，但它又是很多以智力活动为主的项目最宝贵的财富。在正式的沟通渠道中，由于各种形式上的限制，约束了隐性知识可以表达的方式。但非正式沟通则不受这种限制，它通过相对宽松、密切而频繁的交流，使隐性知识在团队中进行传播，从而发挥巨大的作用。第三，领导者在进行“关心人”的活动中，大多
14、借助于非正式的沟通活动。非正式的沟通形式会让管理者和被管理者之间的距离拉近，有利于双方进行平等而开放的沟通。非正式沟通没有正式沟通所产生的严肃气氛，非常利于被管理者感受来自管理者的期望和鼓励从而产生被关怀和激励的作用。第四，有利于激发头脑风暴，产生创造性结果。创造性经常产生于轻松而没有压力的环境下。严谨而刻板的正式沟通追求的是准确和效率。非正式沟通则没有过多的限制条件，非常有利于打破常规而产生出“创造性的结果”。非正式沟通虽然存在有利的一面，但同时它也可能会对项目产生不利的影响。例如小道消息就是借助于非正式渠道传播的，这就是不利的非正式沟通。不准确的、不期望的、对项目没有好处的小道消息会在非正
15、规渠道中被广泛传播，而且它经常会被夸大，甚至会对正规渠道产生冲击，造成组织内部的不稳定。戴维斯曾在一家公司对67名管理人员采取顺藤摸瓜的方法，对小道消息的传播进行了研究，发现有4种非正式的传播方式。不利的非正式沟通之所以存在，大都是由于某些被期望得到的信息无法通过正规渠道获得，从而引发了猜疑并推动其在非正规渠道内广泛传播。显然，要想消除不利的小道消息，最好的方式就是加强正规渠道的信息发布，使得组织的运行和决策透明化。（五）绩效报告项目的实际实施状态需要被定期地收集和分析，以帮助项目干系人了解项目的状况，这就是项目的绩效报告活动。这里“绩效报告”的“报告”一词是动词，其活动的结果是产生反映项目状
16、态的“报告”，这里的“报告”是名词，应注意区分。它帮助干系人了解以下信息：截止到产生报告的那个阶段点上，项目工作和目标的完成程度。从上一次汇报到本次汇报之间的这个阶段，项目的工作和目标都产生了哪些进展。根据当前完成的状况和项目进展来预测项目未来的目标完成情况，它或者可以实现既定目标，或者需要进行目标变更。由此我们知道，完成项目绩效报告的活动和结果包括三个方面状态报告、进展报告和未来的预测及可能的变更请求。1、状态报告状态报告可以被理解为项目在某一点上的“快照”。既然项目的最终目的是实现目标，那么项目状态报告就应该包含目标被实现的当前状况。显然它应该包括：范围目标完成状况。这可以通过跟踪工作分解
17、结构获取相关信息。我们可以简单地判断有多少个工作包被完成，还有多少仍然没有完成。质量目标完成状况。这可以从质量控制活动中获取结果，也可以从质量保证活动的工作结果来间接反映和推测项目的质量目标。进度目标完成状况和成本目标完成状况。进度和成本状态信息是反映项目实施“效率”的评价因素，它和另外两个反映项目“效果”的范围和质量目标有着关联关系。单独评价进度和成本状态信息没有意义，往往需要综合考虑上述4个要素才能够获得项目的真实状态信息。挣值分析技术经常用于表达项目绩效，但在第5章所介绍的挣值分析技术综合考虑了项目的范围、进度和成本这三个目标，而没有考虑质量目标。既然是反映项目绩效的指标，不应该缺少一个
18、要素，否则结果就不完整。再回忆前述的项目范围概念，质量管理活动对项目的影响体现在项目的工作范围上，也就是说增加了预防、检验和返工三种类型的质量活动。从另一个角度来说，如果质量管理活动安排是到位的，那么项目的质量目标在这些质量管理活动的贯彻下就会得到保障，当然这一假设要求该项目的质量管理活动是充足的，否则挣值分析所得到的结果就会有很大偏差。这意味着，已完成的工作范围可能存在质量隐患，从而引起后续的返工活动，前面得到的绩效指标就可能失真。2、进展报告进展报告主要是反映项目在两个阶段点之间的变化。这种变化的内容包括：增加的项目范围目标完成状况及花费的成本。对进展报告来说，最主要的是提供“生产率”信息
19、，即反映投入资源产生效益的效率状况，从而帮助项目决策人对项目的未来作出预测。3、预测及变更根据项目的状态和之前一段时间的进展，项目组需要判断当前项目持续下去是否可以保证项目目标的完成。如果不能完成，就需要采取对策，要么改进执行措施，要么变更项目计划。如果是后者，则需要进入项目的整体变更过程。三、 有效沟通的方法沟通是否成功，取决于发信者想要表达的意思与收信者通过理解而获得的意思是否一致。事实上，沟通属于高度个人化的“软性技能”，需要实践者自身不断总结和提高。1、以听者的思路说话信息发送者最重要的目的不是把信息发送出来，而是要让信息接收者得到正确的信息，所以确保信息被准确传递的关键在于发送者。由
20、于人与人之间的教育背景、经历、所处的环境都不尽相同，所以沟通双方可能会在信息的理解上产生很大的差异。同样一句话，会被理解成不同的意思。在这种情况下，信息发送者是信息的来源，他必须想办法确保信息被正确地理解。一个好的实践就是发送者以接收者容易理解的语言来讲话。从沟通模型中看，就是发送者选择和接收者同样的编解码方式来进行沟通。道理看似简单，但是在实践中却对发送者有着较高的要求。它要求发送者从接收者的角度来组织语言。2、建立共同语言信息沟通的载体是文字和符号，但要求沟通方使用同一个符号集合，即共同语言。在某一专业技术领域中，形成的专业术语就是该领域专业人员的共同语言，它使沟通变得准确、快捷和有效。学
21、习项目管理知识的一个显著好处就是，约束和规范项目干系人在进行项目沟通中使用共同语言。3、描述整体背景沟通时注重交代整体背景，有助于沟通的达成，会给信息接收者一个由远及近、由森林及树木的自然过渡，增进对发送者信息含义的理解。4、重视双向沟通在沟通过程中重视反馈过程，使发送者能及时了解接收者对信息的理解是否正确，有助于发送者调整沟通的思路，提高沟通的效果。5、多种信息表达方式并用使用最多的信息表达方式是语言和文字，但并不是每一种信息都能由语言和文字最佳表达。一项研究表明：人类大概只有40%的信息可以由文字准确地表达，其余的信息内容则需要借助图表、声音和图像等其他形式。所以我们在选择信息表达方式时，
22、应根据信息所要传递的内容选择最佳的表达方式。如前所述，沟通能力属于一种“软技能”，这种技能的提高需要长期实践和培养，在某种意义上还与天生的“人格”因素有关。好的沟通能力是一个管理者必备的技能，因为他大部分的管理活动必须借助于“沟通”来完成。四、 沟通的障碍虽然几乎没有人认为沟通是个轻松而简单的事情，但是不同经历的人对沟通的理解却并不一致。例如：很多有理工科背景的人经常假设沟通就是一个信息传递的过程，他们习惯了在一个确定的符号系统下，用简单而准确的语言传递他们的想法；而有文科背景的人则更加擅长利用文字背后所体现的“意境”来传递言语之外的信息。前者追求准确而有效率，后者常常给人遐想的空间。显然两者
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