九章制作信函合并打印分发.ppt

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1、上一页上一页下一页下一页九章制作信函合并打印分发 Still waters run deep.流静水深流静水深,人静心深人静心深 Where there is life,there is hope。有生命必有希望。有生命必有希望 第九章第九章第九章第九章 制作信函合并制作信函合并制作信函合并制作信函合并目标目标目标目标1.1.1.1.设置主文档设置主文档设置主文档设置主文档2.2.2.2.创建数据源文件创建数据源文件创建数据源文件创建数据源文件3.3.3.3.进行邮件合并进行邮件合并进行邮件合并进行邮件合并4.4.4.4.邮件合并工具栏邮件合并工具栏邮件合并工具栏邮件合并工具栏总结总结总结总结

2、练习练习练习练习打印分发打印分发打印分发打印分发 制作信函合并打印分发制作信函合并打印分发制作信函合并打印分发制作信函合并打印分发上一页上一页下一页下一页学习目标：学习目标：将前面各章中将前面各章中针对针对会会议议的准的准备备文件，通文件，通过邮过邮件合并的方式批量打印信封件合并的方式批量打印信封 学习重点：学习重点：掌握掌握邮邮件合并的件合并的处处理技巧理技巧2 第九章第九章第九章第九章 制作信函合并制作信函合并制作信函合并制作信函合并目标目标目标目标1.1.1.1.设置主文档设置主文档设置主文档设置主文档2.2.2.2.创建数据源文件创建数据源文件创建数据源文件创建数据源文件3.3.3.3

3、.进行邮件合并进行邮件合并进行邮件合并进行邮件合并4.4.4.4.邮件合并工具栏邮件合并工具栏邮件合并工具栏邮件合并工具栏总结总结总结总结练习练习练习练习打印分发打印分发打印分发打印分发 制作信函合并打印分发制作信函合并打印分发制作信函合并打印分发制作信函合并打印分发上一页上一页下一页下一页本章学习的主要内容本章学习的主要内容关于邮件合并：关于邮件合并：关于邮件合并：关于邮件合并：邮件合并，就是在邮件文档的固定内容中，邮件合并，就是在邮件文档的固定内容中，邮件合并，就是在邮件文档的固定内容中，邮件合并，就是在邮件文档的固定内容中，合并与发送信息相关的一组通讯资料，使打印合并与发送信息相关的一组

4、通讯资料，使打印合并与发送信息相关的一组通讯资料，使打印合并与发送信息相关的一组通讯资料，使打印输出得以批量处理。此功能特别适合个人信函、输出得以批量处理。此功能特别适合个人信函、输出得以批量处理。此功能特别适合个人信函、输出得以批量处理。此功能特别适合个人信函、信封、标签或者其他的批量打印输入。信封、标签或者其他的批量打印输入。信封、标签或者其他的批量打印输入。信封、标签或者其他的批量打印输入。邮件合并的基本过程：邮件合并的基本过程：邮件合并的基本过程：邮件合并的基本过程：1 1、建立主文档、建立主文档、建立主文档、建立主文档 2 2、建立数据源文件、建立数据源文件、建立数据源文件、建立数据

5、源文件 3 3、将主文档与数据源文件合并、将主文档与数据源文件合并、将主文档与数据源文件合并、将主文档与数据源文件合并 3 第九章第九章第九章第九章 制作信函合并制作信函合并制作信函合并制作信函合并目标目标目标目标1.1.1.1.设置主文档设置主文档设置主文档设置主文档2.2.2.2.创建数据源文件创建数据源文件创建数据源文件创建数据源文件3.3.3.3.进行邮件合并进行邮件合并进行邮件合并进行邮件合并4.4.4.4.邮件合并工具栏邮件合并工具栏邮件合并工具栏邮件合并工具栏总结总结总结总结练习练习练习练习打印分发打印分发打印分发打印分发 制作信函合并打印分发制作信函合并打印分发制作信函合并打印

6、分发制作信函合并打印分发上一页上一页下一页下一页 第一节第一节 设置邮件主文档设置邮件主文档4 第九章第九章第九章第九章 制作信函合并制作信函合并制作信函合并制作信函合并目标目标目标目标1.1.1.1.设置主文档设置主文档设置主文档设置主文档2.2.2.2.创建数据源文件创建数据源文件创建数据源文件创建数据源文件3.3.3.3.进行邮件合并进行邮件合并进行邮件合并进行邮件合并4.4.4.4.邮件合并工具栏邮件合并工具栏邮件合并工具栏邮件合并工具栏总结总结总结总结练习练习练习练习打印分发打印分发打印分发打印分发 制作信函合并打印分发制作信函合并打印分发制作信函合并打印分发制作信函合并打印分发上一

7、页上一页下一页下一页重点：重点：掌握掌握掌握掌握“主文档主文档主文档主文档”的处理手段的处理手段的处理手段的处理手段 内容：内容：页面的设置页面的设置页面的设置页面的设置 输入固定内容输入固定内容输入固定内容输入固定内容5 第九章第九章第九章第九章 制作信函合并制作信函合并制作信函合并制作信函合并目标目标目标目标1.1.1.1.设置主文档设置主文档设置主文档设置主文档2.2.2.2.创建数据源文件创建数据源文件创建数据源文件创建数据源文件3.3.3.3.进行邮件合并进行邮件合并进行邮件合并进行邮件合并4.4.4.4.邮件合并工具栏邮件合并工具栏邮件合并工具栏邮件合并工具栏总结总结总结总结练习练

8、习练习练习打印分发打印分发打印分发打印分发 制作信函合并打印分发制作信函合并打印分发制作信函合并打印分发制作信函合并打印分发上一页上一页下一页下一页1、建立主文档（信封）、建立主文档（信封）什么是主文档什么是主文档什么是主文档什么是主文档 包含文档主体内容的文档。包含文档主体内容的文档。包含文档主体内容的文档。包含文档主体内容的文档。主文档的作用主文档的作用主文档的作用主文档的作用主文档所包含的内容主文档所包含的内容主文档所包含的内容主文档所包含的内容可作可作可作可作为为为为主文档的文档主文档的文档主文档的文档主文档的文档类类类类型型型型建立主文档（以建立主文档（以建立主文档（以建立主文档（以

9、信封信封信封信封为为为为例）的方法例）的方法例）的方法例）的方法 1 1、自定、自定、自定、自定义义义义信封格式。信封格式。信封格式。信封格式。2 2、通、通、通、通过过过过“邮邮邮邮件合并件合并件合并件合并”任任任任务务务务窗格确定信封格式。窗格确定信封格式。窗格确定信封格式。窗格确定信封格式。6 第九章第九章第九章第九章 制作信函合并制作信函合并制作信函合并制作信函合并目标目标目标目标1.1.1.1.设置主文档设置主文档设置主文档设置主文档2.2.2.2.创建数据源文件创建数据源文件创建数据源文件创建数据源文件3.3.3.3.进行邮件合并进行邮件合并进行邮件合并进行邮件合并4.4.4.4.

10、邮件合并工具栏邮件合并工具栏邮件合并工具栏邮件合并工具栏总结总结总结总结练习练习练习练习打印分发打印分发打印分发打印分发 制作信函合并打印分发制作信函合并打印分发制作信函合并打印分发制作信函合并打印分发上一页上一页下一页下一页1、建立主文档（信封）、建立主文档（信封）uu1 1）自定义信封格式）自定义信封格式 使用工具使用工具使用工具使用工具 通通通通过过过过“页页页页面面面面设设设设置置置置”对话对话对话对话框框框框处处处处理。理。理。理。复复复复习习习习特殊特殊特殊特殊纸纸纸纸型的型的型的型的设设设设置方法置方法置方法置方法 7 第九章第九章第九章第九章 制作信函合并制作信函合并制作信函合

11、并制作信函合并目标目标目标目标1.1.1.1.设置主文档设置主文档设置主文档设置主文档2.2.2.2.创建数据源文件创建数据源文件创建数据源文件创建数据源文件3.3.3.3.进行邮件合并进行邮件合并进行邮件合并进行邮件合并4.4.4.4.邮件合并工具栏邮件合并工具栏邮件合并工具栏邮件合并工具栏总结总结总结总结练习练习练习练习打印分发打印分发打印分发打印分发 制作信函合并打印分发制作信函合并打印分发制作信函合并打印分发制作信函合并打印分发上一页上一页下一页下一页1、建立主文档（信封）、建立主文档（信封）2 2）通过）通过“邮件合并邮件合并”任务窗格任务窗格 确定信封确定信封使用工具使用工具使用工

12、具使用工具 通通通通过过过过“邮邮邮邮件合并件合并件合并件合并”任任任任务务务务窗格窗格窗格窗格处处处处理。理。理。理。各个步各个步各个步各个步骤骤骤骤可可可可实现实现实现实现的功能的功能的功能的功能 建立主文档的步建立主文档的步建立主文档的步建立主文档的步骤骤骤骤 1 1、选择选择选择选择文档文档文档文档类类类类型。型。型。型。2 2、选择选择选择选择开始文档并开始文档并开始文档并开始文档并进进进进行相行相行相行相应应应应操作。操作。操作。操作。8 第九章第九章第九章第九章 制作信函合并制作信函合并制作信函合并制作信函合并目标目标目标目标1.1.1.1.设置主文档设置主文档设置主文档设置主文

13、档2.2.2.2.创建数据源文件创建数据源文件创建数据源文件创建数据源文件3.3.3.3.进行邮件合并进行邮件合并进行邮件合并进行邮件合并4.4.4.4.邮件合并工具栏邮件合并工具栏邮件合并工具栏邮件合并工具栏总结总结总结总结练习练习练习练习打印分发打印分发打印分发打印分发 制作信函合并打印分发制作信函合并打印分发制作信函合并打印分发制作信函合并打印分发上一页上一页下一页下一页2、输入信封内容、输入信封内容目的目的目的目的 在主文档中在主文档中在主文档中在主文档中输输输输入固定内容。入固定内容。入固定内容。入固定内容。输输输输入固定内容并加以修入固定内容并加以修入固定内容并加以修入固定内容并加

14、以修饰饰饰饰9 第九章第九章第九章第九章 制作信函合并制作信函合并制作信函合并制作信函合并目标目标目标目标1.1.1.1.设置主文档设置主文档设置主文档设置主文档2.2.2.2.创建数据源文件创建数据源文件创建数据源文件创建数据源文件3.3.3.3.进行邮件合并进行邮件合并进行邮件合并进行邮件合并4.4.4.4.邮件合并工具栏邮件合并工具栏邮件合并工具栏邮件合并工具栏总结总结总结总结练习练习练习练习打印分发打印分发打印分发打印分发 制作信函合并打印分发制作信函合并打印分发制作信函合并打印分发制作信函合并打印分发上一页上一页下一页下一页 第二节第二节 创建数据源文件创建数据源文件10 第九章第九

15、章第九章第九章 制作信函合并制作信函合并制作信函合并制作信函合并目标目标目标目标1.1.1.1.设置主文档设置主文档设置主文档设置主文档2.2.2.2.创建数据源文件创建数据源文件创建数据源文件创建数据源文件3.3.3.3.进行邮件合并进行邮件合并进行邮件合并进行邮件合并4.4.4.4.邮件合并工具栏邮件合并工具栏邮件合并工具栏邮件合并工具栏总结总结总结总结练习练习练习练习打印分发打印分发打印分发打印分发 制作信函合并打印分发制作信函合并打印分发制作信函合并打印分发制作信函合并打印分发上一页上一页下一页下一页重点：重点：掌握掌握掌握掌握“数据文档数据文档数据文档数据文档”的处理的处理的处理的处

16、理方法方法方法方法内容：内容：通通通通过过过过向向向向导导导导建立数据源建立数据源建立数据源建立数据源 管理数据源管理数据源管理数据源管理数据源 其他几种数据源的建立方法其他几种数据源的建立方法其他几种数据源的建立方法其他几种数据源的建立方法11 第九章第九章第九章第九章 制作信函合并制作信函合并制作信函合并制作信函合并目标目标目标目标1.1.1.1.设置主文档设置主文档设置主文档设置主文档2.2.2.2.创建数据源文件创建数据源文件创建数据源文件创建数据源文件3.3.3.3.进行邮件合并进行邮件合并进行邮件合并进行邮件合并4.4.4.4.邮件合并工具栏邮件合并工具栏邮件合并工具栏邮件合并工具

17、栏总结总结总结总结练习练习练习练习打印分发打印分发打印分发打印分发 制作信函合并打印分发制作信函合并打印分发制作信函合并打印分发制作信函合并打印分发上一页上一页下一页下一页1、数据源文档及其创建方法、数据源文档及其创建方法什么是数据文档什么是数据文档什么是数据文档什么是数据文档 本本本本质质质质上就是一个表格文档。可以有多种形式上就是一个表格文档。可以有多种形式上就是一个表格文档。可以有多种形式上就是一个表格文档。可以有多种形式.（WordWord 、ExcelExcel、Access Access 等）等）等）等）创创创创建方法建方法建方法建方法 在在在在WordWord中通中通中通中通过过

18、过过向向向向导导导导建立建立建立建立邮邮邮邮件合并数据源；件合并数据源；件合并数据源；件合并数据源；在在在在WordWord中建立新文档并中建立新文档并中建立新文档并中建立新文档并创创创创建通建通建通建通讯录讯录讯录讯录表格；表格；表格；表格；通通通通过过过过ExcelExcel建立通建立通建立通建立通讯录讯录讯录讯录表格；表格；表格；表格；在在在在AccessAccess中建立通中建立通中建立通中建立通讯录讯录讯录讯录。具有的共性具有的共性具有的共性具有的共性 不不不不论论论论文档格式是否相同，其中都是一个与通文档格式是否相同，其中都是一个与通文档格式是否相同，其中都是一个与通文档格式是否相

19、同，其中都是一个与通讯录讯录讯录讯录 相关的表格，其中包括一相关的表格，其中包括一相关的表格，其中包括一相关的表格，其中包括一组组组组字段及相字段及相字段及相字段及相应应应应的的的的记录记录记录记录。12 第九章第九章第九章第九章 制作信函合并制作信函合并制作信函合并制作信函合并目标目标目标目标1.1.1.1.设置主文档设置主文档设置主文档设置主文档2.2.2.2.创建数据源文件创建数据源文件创建数据源文件创建数据源文件3.3.3.3.进行邮件合并进行邮件合并进行邮件合并进行邮件合并4.4.4.4.邮件合并工具栏邮件合并工具栏邮件合并工具栏邮件合并工具栏总结总结总结总结练习练习练习练习打印分发

20、打印分发打印分发打印分发 制作信函合并打印分发制作信函合并打印分发制作信函合并打印分发制作信函合并打印分发上一页上一页下一页下一页2、在、在Word中通过向导建立中通过向导建立邮件合并数据源邮件合并数据源目的目的目的目的 通通通通过邮过邮过邮过邮件合并向件合并向件合并向件合并向导导导导，建立，建立，建立，建立WordWord文档格式的数据源文档格式的数据源文档格式的数据源文档格式的数据源。“邮邮邮邮件合并件合并件合并件合并”中的第三步中的第三步中的第三步中的第三步选择选择选择选择收件人的三种方法收件人的三种方法收件人的三种方法收件人的三种方法 1 1、使用、使用、使用、使用现现现现有列表。有列

21、表。有列表。有列表。2 2、从、从、从、从OutlookOutlook中中中中选择联选择联选择联选择联系人。系人。系人。系人。3 3、键键键键入新列表。入新列表。入新列表。入新列表。各个方法可各个方法可各个方法可各个方法可执执执执行的相行的相行的相行的相应应应应的操作的操作的操作的操作第三步完成后增加第三步完成后增加第三步完成后增加第三步完成后增加“邮邮邮邮件合并件合并件合并件合并”工具工具工具工具栏栏栏栏13 第九章第九章第九章第九章 制作信函合并制作信函合并制作信函合并制作信函合并目标目标目标目标1.1.1.1.设置主文档设置主文档设置主文档设置主文档2.2.2.2.创建数据源文件创建数据

22、源文件创建数据源文件创建数据源文件3.3.3.3.进行邮件合并进行邮件合并进行邮件合并进行邮件合并4.4.4.4.邮件合并工具栏邮件合并工具栏邮件合并工具栏邮件合并工具栏总结总结总结总结练习练习练习练习打印分发打印分发打印分发打印分发 制作信函合并打印分发制作信函合并打印分发制作信函合并打印分发制作信函合并打印分发上一页上一页下一页下一页3、管理数据源、管理数据源目的目的目的目的 管理数据文件，包括：数据管理数据文件，包括：数据管理数据文件，包括：数据管理数据文件，包括：数据结结结结构（字段域）的构（字段域）的构（字段域）的构（字段域）的 增、增、增、增、删删删删与与与与调调调调整，数据整，数

23、据整，数据整，数据记录记录记录记录信息的增、信息的增、信息的增、信息的增、删删删删与与与与调调调调整。整。整。整。“自定自定自定自定义义义义地址列表地址列表地址列表地址列表”对话对话对话对话框框框框项项项项目目目目说说说说明明明明使用工具使用工具使用工具使用工具 通通通通过过过过“创创创创建地址列表建地址列表建地址列表建地址列表”对话对话对话对话框中的框中的框中的框中的“自定自定自定自定义义义义”对话对话对话对话框框框框处处处处理。理。理。理。“新建地址列表新建地址列表新建地址列表新建地址列表”对话对话对话对话框框框框项项项项目目目目说说说说明明明明14 第九章第九章第九章第九章 制作信函合并

24、制作信函合并制作信函合并制作信函合并目标目标目标目标1.1.1.1.设置主文档设置主文档设置主文档设置主文档2.2.2.2.创建数据源文件创建数据源文件创建数据源文件创建数据源文件3.3.3.3.进行邮件合并进行邮件合并进行邮件合并进行邮件合并4.4.4.4.邮件合并工具栏邮件合并工具栏邮件合并工具栏邮件合并工具栏总结总结总结总结练习练习练习练习打印分发打印分发打印分发打印分发 制作信函合并打印分发制作信函合并打印分发制作信函合并打印分发制作信函合并打印分发上一页上一页下一页下一页第三节第三节 进行邮件合并进行邮件合并15 第九章第九章第九章第九章 制作信函合并制作信函合并制作信函合并制作信函

25、合并目标目标目标目标1.1.1.1.设置主文档设置主文档设置主文档设置主文档2.2.2.2.创建数据源文件创建数据源文件创建数据源文件创建数据源文件3.3.3.3.进行邮件合并进行邮件合并进行邮件合并进行邮件合并4.4.4.4.邮件合并工具栏邮件合并工具栏邮件合并工具栏邮件合并工具栏总结总结总结总结练习练习练习练习打印分发打印分发打印分发打印分发 制作信函合并打印分发制作信函合并打印分发制作信函合并打印分发制作信函合并打印分发上一页上一页下一页下一页重点：重点：掌握掌握掌握掌握邮邮邮邮件合并的技巧件合并的技巧件合并的技巧件合并的技巧内容：内容：在主文档中添加域在主文档中添加域在主文档中添加域在

26、主文档中添加域 查查查查看看看看实际实际实际实际合并的效果合并的效果合并的效果合并的效果16 第九章第九章第九章第九章 制作信函合并制作信函合并制作信函合并制作信函合并目标目标目标目标1.1.1.1.设置主文档设置主文档设置主文档设置主文档2.2.2.2.创建数据源文件创建数据源文件创建数据源文件创建数据源文件3.3.3.3.进行邮件合并进行邮件合并进行邮件合并进行邮件合并4.4.4.4.邮件合并工具栏邮件合并工具栏邮件合并工具栏邮件合并工具栏总结总结总结总结练习练习练习练习打印分发打印分发打印分发打印分发 制作信函合并打印分发制作信函合并打印分发制作信函合并打印分发制作信函合并打印分发上一页

27、上一页下一页下一页1、插入合并域、插入合并域目的目的目的目的 将数据文档的将数据文档的将数据文档的将数据文档的变变变变量插入合并到主文档的指定位置。量插入合并到主文档的指定位置。量插入合并到主文档的指定位置。量插入合并到主文档的指定位置。此此此此过过过过程程程程为为为为第三第三第三第三阶阶阶阶段，即合并段，即合并段，即合并段，即合并过过过过程程程程 使用工具使用工具使用工具使用工具 通通通通过过过过任任任任务务务务窗格的第四个步窗格的第四个步窗格的第四个步窗格的第四个步骤骤骤骤：“其他其他其他其他项项项项目目目目”中的中的中的中的“插入合并插入合并插入合并插入合并 域域域域”对话对话对话对话框

28、框框框处处处处理。理。理。理。17 第九章第九章第九章第九章 制作信函合并制作信函合并制作信函合并制作信函合并目标目标目标目标1.1.1.1.设置主文档设置主文档设置主文档设置主文档2.2.2.2.创建数据源文件创建数据源文件创建数据源文件创建数据源文件3.3.3.3.进行邮件合并进行邮件合并进行邮件合并进行邮件合并4.4.4.4.邮件合并工具栏邮件合并工具栏邮件合并工具栏邮件合并工具栏总结总结总结总结练习练习练习练习打印分发打印分发打印分发打印分发 制作信函合并打印分发制作信函合并打印分发制作信函合并打印分发制作信函合并打印分发上一页上一页下一页下一页2、预览与调整信封、预览与调整信封目的目

29、的目的目的 预览预览预览预览信封合并效果，信封合并效果，信封合并效果，信封合并效果，调调调调整信封添加域的格式。整信封添加域的格式。整信封添加域的格式。整信封添加域的格式。工具工具工具工具 1 1、继续继续继续继续“邮邮邮邮件合并件合并件合并件合并”任任任任务务务务窗格的下一步（第窗格的下一步（第窗格的下一步（第窗格的下一步（第5 5步）步）步）步）处处处处理。理。理。理。2 2、通、通、通、通过过过过“邮邮邮邮件合并件合并件合并件合并”工具工具工具工具栏栏栏栏的的的的“查查查查看合并数据看合并数据看合并数据看合并数据”按按按按钮钮钮钮。可可可可执执执执行的操作行的操作行的操作行的操作 1 1

30、、预览预览预览预览合并效果。合并效果。合并效果。合并效果。2 2、调调调调整信封内容格式。整信封内容格式。整信封内容格式。整信封内容格式。18 第九章第九章第九章第九章 制作信函合并制作信函合并制作信函合并制作信函合并目标目标目标目标1.1.1.1.设置主文档设置主文档设置主文档设置主文档2.2.2.2.创建数据源文件创建数据源文件创建数据源文件创建数据源文件3.3.3.3.进行邮件合并进行邮件合并进行邮件合并进行邮件合并4.4.4.4.邮件合并工具栏邮件合并工具栏邮件合并工具栏邮件合并工具栏总结总结总结总结练习练习练习练习打印分发打印分发打印分发打印分发 制作信函合并打印分发制作信函合并打印

31、分发制作信函合并打印分发制作信函合并打印分发上一页上一页下一页下一页2、预览与调整信封、预览与调整信封uu1 1）预览合并效）预览合并效果果“查查查查找收件人找收件人找收件人找收件人”项项项项，用关，用关，用关，用关键词查键词查键词查键词查找特定收件人的信息。找特定收件人的信息。找特定收件人的信息。找特定收件人的信息。“编辑编辑编辑编辑收件人列表收件人列表收件人列表收件人列表”项项项项，可以，可以，可以，可以编辑编辑编辑编辑修改收件人的信息。修改收件人的信息。修改收件人的信息。修改收件人的信息。“排除次收件人排除次收件人排除次收件人排除次收件人”项项项项，可取消，可取消，可取消，可取消选择选择

32、选择选择当前当前当前当前显显显显示的收件人示的收件人示的收件人示的收件人 。调调调调整整整整显显显显示比例，更好的示比例，更好的示比例，更好的示比例，更好的显显显显示文档示文档示文档示文档使用使用使用使用查询查询查询查询按按按按钮钮钮钮可可可可预览预览预览预览每一个信封的每一个信封的每一个信封的每一个信封的显显显显示效果示效果示效果示效果 上一个上一个 下一个下一个第五个步第五个步第五个步第五个步骤骤骤骤中其他中其他中其他中其他选项说选项说选项说选项说明明明明19 第九章第九章第九章第九章 制作信函合并制作信函合并制作信函合并制作信函合并目标目标目标目标1.1.1.1.设置主文档设置主文档设置

33、主文档设置主文档2.2.2.2.创建数据源文件创建数据源文件创建数据源文件创建数据源文件3.3.3.3.进行邮件合并进行邮件合并进行邮件合并进行邮件合并4.4.4.4.邮件合并工具栏邮件合并工具栏邮件合并工具栏邮件合并工具栏总结总结总结总结练习练习练习练习打印分发打印分发打印分发打印分发 制作信函合并打印分发制作信函合并打印分发制作信函合并打印分发制作信函合并打印分发上一页上一页下一页下一页2、预览与调整信封、预览与调整信封uu2 2）调整信封内容格式）调整信封内容格式目的目的目的目的 将信封中插入的将信封中插入的将信封中插入的将信封中插入的变变变变量内容加以修量内容加以修量内容加以修量内容加

34、以修饰饰饰饰，使之符合信封，使之符合信封，使之符合信封，使之符合信封 的打印的打印的打印的打印输输输输出格式。包括：文字与段落的修出格式。包括：文字与段落的修出格式。包括：文字与段落的修出格式。包括：文字与段落的修饰饰饰饰。使用工具使用工具使用工具使用工具 与文字和段落修与文字和段落修与文字和段落修与文字和段落修饰饰饰饰的工具相同。的工具相同。的工具相同。的工具相同。20 第九章第九章第九章第九章 制作信函合并制作信函合并制作信函合并制作信函合并目标目标目标目标1.1.1.1.设置主文档设置主文档设置主文档设置主文档2.2.2.2.创建数据源文件创建数据源文件创建数据源文件创建数据源文件3.3

35、.3.3.进行邮件合并进行邮件合并进行邮件合并进行邮件合并4.4.4.4.邮件合并工具栏邮件合并工具栏邮件合并工具栏邮件合并工具栏总结总结总结总结练习练习练习练习打印分发打印分发打印分发打印分发 制作信函合并打印分发制作信函合并打印分发制作信函合并打印分发制作信函合并打印分发上一页上一页下一页下一页3、将合并后信封输出打印、将合并后信封输出打印用途用途用途用途 将上述完成合并的信封打印将上述完成合并的信封打印将上述完成合并的信封打印将上述完成合并的信封打印输输输输出或出或出或出或进进进进行行行行设设设设置。置。置。置。此此此此过过过过程程程程为为为为最后一个步最后一个步最后一个步最后一个步骤骤

36、骤骤可可可可执执执执行的操作行的操作行的操作行的操作 1 1、合并到打印机、合并到打印机、合并到打印机、合并到打印机输输输输出打印。出打印。出打印。出打印。2 2、合并到新文档。、合并到新文档。、合并到新文档。、合并到新文档。21 第九章第九章第九章第九章 制作信函合并制作信函合并制作信函合并制作信函合并目标目标目标目标1.1.1.1.设置主文档设置主文档设置主文档设置主文档2.2.2.2.创建数据源文件创建数据源文件创建数据源文件创建数据源文件3.3.3.3.进行邮件合并进行邮件合并进行邮件合并进行邮件合并4.4.4.4.邮件合并工具栏邮件合并工具栏邮件合并工具栏邮件合并工具栏总结总结总结总

37、结练习练习练习练习打印分发打印分发打印分发打印分发 制作信函合并打印分发制作信函合并打印分发制作信函合并打印分发制作信函合并打印分发上一页上一页下一页下一页3、将合并后信封输出打印、将合并后信封输出打印目的目的目的目的 直接通直接通直接通直接通过过过过打印机打印机打印机打印机输输输输出出出出邮邮邮邮件合并件合并件合并件合并结结结结果。果。果。果。uu1 1）合并到打印机）合并到打印机使用工具使用工具使用工具使用工具 1 1、通、通、通、通过过过过“邮邮邮邮件合并件合并件合并件合并”工具工具工具工具栏栏栏栏相相相相应应应应按按按按钮钮钮钮。2 2、“邮邮邮邮件合并件合并件合并件合并”任任任任务务

38、务务窗格的窗格的窗格的窗格的“打印打印打印打印”选项选项选项选项。“合并到打印机合并到打印机合并到打印机合并到打印机”对话对话对话对话框的使用框的使用框的使用框的使用复复复复习习习习“打印打印打印打印”对话对话对话对话框的使用框的使用框的使用框的使用22 第九章第九章第九章第九章 制作信函合并制作信函合并制作信函合并制作信函合并目标目标目标目标1.1.1.1.设置主文档设置主文档设置主文档设置主文档2.2.2.2.创建数据源文件创建数据源文件创建数据源文件创建数据源文件3.3.3.3.进行邮件合并进行邮件合并进行邮件合并进行邮件合并4.4.4.4.邮件合并工具栏邮件合并工具栏邮件合并工具栏邮件

39、合并工具栏总结总结总结总结练习练习练习练习打印分发打印分发打印分发打印分发 制作信函合并打印分发制作信函合并打印分发制作信函合并打印分发制作信函合并打印分发上一页上一页下一页下一页3、将合并后信封输出打印、将合并后信封输出打印目的目的目的目的 将合并将合并将合并将合并结结结结果保存一个独立的文件，以便多次使用。果保存一个独立的文件，以便多次使用。果保存一个独立的文件，以便多次使用。果保存一个独立的文件，以便多次使用。避免了重复避免了重复避免了重复避免了重复进进进进行行行行邮邮邮邮件合并的繁件合并的繁件合并的繁件合并的繁琐琐琐琐操作。操作。操作。操作。uu2 2）合并到新文档）合并到新文档使用工

40、具使用工具使用工具使用工具 1 1、通、通、通、通过过过过“邮邮邮邮件合并件合并件合并件合并”工具工具工具工具栏栏栏栏的的的的“合并到新文档合并到新文档合并到新文档合并到新文档”按按按按钮钮钮钮。2 2、任、任、任、任务务务务窗格窗格窗格窗格“编辑编辑编辑编辑个人信函个人信函个人信函个人信函”选项选项选项选项。“合并到新文档合并到新文档合并到新文档合并到新文档”对话对话对话对话框的使用框的使用框的使用框的使用如何如何如何如何对对对对不同收件人的信封不同收件人的信封不同收件人的信封不同收件人的信封进进进进行不同的个性行不同的个性行不同的个性行不同的个性设设设设置置置置 在合并后的文档中直接在合并

41、后的文档中直接在合并后的文档中直接在合并后的文档中直接编辑编辑编辑编辑修改。修改。修改。修改。23 第九章第九章第九章第九章 制作信函合并制作信函合并制作信函合并制作信函合并目标目标目标目标1.1.1.1.设置主文档设置主文档设置主文档设置主文档2.2.2.2.创建数据源文件创建数据源文件创建数据源文件创建数据源文件3.3.3.3.进行邮件合并进行邮件合并进行邮件合并进行邮件合并4.4.4.4.邮件合并工具栏邮件合并工具栏邮件合并工具栏邮件合并工具栏总结总结总结总结练习练习练习练习打印分发打印分发打印分发打印分发 制作信函合并打印分发制作信函合并打印分发制作信函合并打印分发制作信函合并打印分发

42、上一页上一页下一页下一页第四节第四节 邮件合并工具栏邮件合并工具栏24 第九章第九章第九章第九章 制作信函合并制作信函合并制作信函合并制作信函合并目标目标目标目标1.1.1.1.设置主文档设置主文档设置主文档设置主文档2.2.2.2.创建数据源文件创建数据源文件创建数据源文件创建数据源文件3.3.3.3.进行邮件合并进行邮件合并进行邮件合并进行邮件合并4.4.4.4.邮件合并工具栏邮件合并工具栏邮件合并工具栏邮件合并工具栏总结总结总结总结练习练习练习练习打印分发打印分发打印分发打印分发 制作信函合并打印分发制作信函合并打印分发制作信函合并打印分发制作信函合并打印分发上一页上一页下一页下一页重点

43、：重点：掌握掌握掌握掌握“邮邮邮邮件合并件合并件合并件合并”工具工具工具工具栏栏栏栏的的的的应应应应用用用用内容：内容：关于主文档与数据源关于主文档与数据源关于主文档与数据源关于主文档与数据源 插入数据内容、插入数据内容、插入数据内容、插入数据内容、问问问问候候候候语语语语等等等等 查查查查看不同效果看不同效果看不同效果看不同效果25 第九章第九章第九章第九章 制作信函合并制作信函合并制作信函合并制作信函合并目标目标目标目标1.1.1.1.设置主文档设置主文档设置主文档设置主文档2.2.2.2.创建数据源文件创建数据源文件创建数据源文件创建数据源文件3.3.3.3.进行邮件合并进行邮件合并进行

44、邮件合并进行邮件合并4.4.4.4.邮件合并工具栏邮件合并工具栏邮件合并工具栏邮件合并工具栏总结总结总结总结练习练习练习练习打印分发打印分发打印分发打印分发 制作信函合并打印分发制作信函合并打印分发制作信函合并打印分发制作信函合并打印分发上一页上一页下一页下一页1、“邮件合并邮件合并”工具栏工具栏目的目的目的目的 利用利用利用利用“邮邮邮邮件合并件合并件合并件合并”工具工具工具工具栏栏栏栏的按的按的按的按钮钮钮钮可完成在可完成在可完成在可完成在“邮邮邮邮件合并件合并件合并件合并”任任任任务务务务窗格中的大部分操作以及其他操作窗格中的大部分操作以及其他操作窗格中的大部分操作以及其他操作窗格中的大

45、部分操作以及其他操作 。26 第九章第九章第九章第九章 制作信函合并制作信函合并制作信函合并制作信函合并目标目标目标目标1.1.1.1.设置主文档设置主文档设置主文档设置主文档2.2.2.2.创建数据源文件创建数据源文件创建数据源文件创建数据源文件3.3.3.3.进行邮件合并进行邮件合并进行邮件合并进行邮件合并4.4.4.4.邮件合并工具栏邮件合并工具栏邮件合并工具栏邮件合并工具栏总结总结总结总结练习练习练习练习打印分发打印分发打印分发打印分发 制作信函合并打印分发制作信函合并打印分发制作信函合并打印分发制作信函合并打印分发上一页上一页下一页下一页2、主文档和数据源、主文档和数据源使用使用使用

46、使用设设设设置文档置文档置文档置文档类类类类型按型按型按型按钮钮钮钮 将普通文档将普通文档将普通文档将普通文档设设设设置置置置为邮为邮为邮为邮件合并用主文档的件合并用主文档的件合并用主文档的件合并用主文档的类类类类型，或将当型，或将当型，或将当型，或将当 前前前前邮邮邮邮件合并主文档重新件合并主文档重新件合并主文档重新件合并主文档重新设设设设置置置置为为为为普通文档。（断开普通文档。（断开普通文档。（断开普通文档。（断开连连连连接）接）接）接）使用收件人按使用收件人按使用收件人按使用收件人按钮钮钮钮 打开打开打开打开“邮邮邮邮件合并收件人件合并收件人件合并收件人件合并收件人”对话对话对话对话框

47、，重新框，重新框，重新框，重新选择选择选择选择当前主文档当前主文档当前主文档当前主文档 的收件人或的收件人或的收件人或的收件人或对对对对其其其其进进进进行行行行编辑编辑编辑编辑。使用打开数据源按使用打开数据源按使用打开数据源按使用打开数据源按钮钮钮钮 1 1）字段名称与当前数据源匹配）字段名称与当前数据源匹配）字段名称与当前数据源匹配）字段名称与当前数据源匹配 ：打开文档并打开文档并打开文档并打开文档并显显显显示新数据源文件中数据示新数据源文件中数据示新数据源文件中数据示新数据源文件中数据 。2 2）字段名称与当前数据源不匹配）字段名称与当前数据源不匹配）字段名称与当前数据源不匹配）字段名称与

48、当前数据源不匹配 ：打开打开打开打开“无效的合并域无效的合并域无效的合并域无效的合并域”对话对话对话对话框框框框 。可以将主文档当前使用的合并域用新的数据源文可以将主文档当前使用的合并域用新的数据源文可以将主文档当前使用的合并域用新的数据源文可以将主文档当前使用的合并域用新的数据源文 件中的域替件中的域替件中的域替件中的域替换换换换，或直接将其，或直接将其，或直接将其，或直接将其删删删删除。除。除。除。27 第九章第九章第九章第九章 制作信函合并制作信函合并制作信函合并制作信函合并目标目标目标目标1.1.1.1.设置主文档设置主文档设置主文档设置主文档2.2.2.2.创建数据源文件创建数据源文

49、件创建数据源文件创建数据源文件3.3.3.3.进行邮件合并进行邮件合并进行邮件合并进行邮件合并4.4.4.4.邮件合并工具栏邮件合并工具栏邮件合并工具栏邮件合并工具栏总结总结总结总结练习练习练习练习打印分发打印分发打印分发打印分发 制作信函合并打印分发制作信函合并打印分发制作信函合并打印分发制作信函合并打印分发上一页上一页下一页下一页3、插入数据内容、插入数据内容地址地址地址地址块块块块的作用的作用的作用的作用uu1 1）插入地址块）插入地址块地址地址地址地址块块块块与地址域与地址域与地址域与地址域“插入地址插入地址插入地址插入地址块块块块”对话对话对话对话框中框中框中框中“更新域更新域更新域

50、更新域”的作用的作用的作用的作用28 第九章第九章第九章第九章 制作信函合并制作信函合并制作信函合并制作信函合并目标目标目标目标1.1.1.1.设置主文档设置主文档设置主文档设置主文档2.2.2.2.创建数据源文件创建数据源文件创建数据源文件创建数据源文件3.3.3.3.进行邮件合并进行邮件合并进行邮件合并进行邮件合并4.4.4.4.邮件合并工具栏邮件合并工具栏邮件合并工具栏邮件合并工具栏总结总结总结总结练习练习练习练习打印分发打印分发打印分发打印分发 制作信函合并打印分发制作信函合并打印分发制作信函合并打印分发制作信函合并打印分发上一页上一页下一页下一页3、插入数据内容、插入数据内容目的目的