商务信函的格式和特点ppt课件.ppt

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1、商务信函的格式和特点ppt课件 Still waters run deep.流静水深流静水深,人静心深人静心深 Where there is life,there is hope。有生命必有希望。有生命必有希望内容提要一、中文的商业信函基本特点一、中文的商业信函基本特点二、中文书信的写作格式二、中文书信的写作格式三、英文书信与中文书信的区别三、英文书信与中文书信的区别四、举例英文商业词汇的固定译法四、举例英文商业词汇的固定译法五、商务信函特点及举例五、商务信函特点及举例2 一、中文的商业信函基本特点符合国际通用的商业信函语言特点符合中文书信的写作格式大量专业词汇行文正式、信息明确3一、中文书信

2、的写作格式印尼进出口公司：印尼进出口公司：作作为为厦厦门门市市最最大大的的工工艺艺品品出出口口商商，我我公公司司非非常常希希望望能能与与贵公司建立贸易关系。贵公司建立贸易关系。附附上上我我公公司司最最新新产产品品目目录录及及报报价价，若若有有符符合合您您需需求求的的产产品品，请请随随时时与与我我们们联联系系，我我们们将给予贵公司最大的优惠。将给予贵公司最大的优惠。此致此致 敬礼！敬礼！厦门伟成集团厦门伟成集团 2007.6.30厦门伟成集团收信人称呼：收信人称呼：(起始语：写信的原因，目的）起始语：写信的原因，目的）（正文）（正文）（祝颂语）（祝颂语）寄信人寄信人 落款落款日期日期 公司标识（

3、logo)及名称4二、英文书信与中文书信的区别China National Light Industrial Products Import&Export Corporation82 Tung An Men StreetBeijing,China January 30,2000 Dear sir,We shall be glad to enter into business relations with your firm.As you know,it is our policy to trade with the people of all countries on the basis of

4、 equality and mutual benefit.。Yours faithfully Marlone Manager Director区别：不需要写明收信人的地址区别：不需要写明收信人的地址日期的位置不同日期的位置不同落款的位置不同落款的位置不同正文：中文以空正文：中文以空2格作格作为段落开始的标志。为段落开始的标志。5三、英文商业词汇的固定译法和日常汉语不同，商业上的词汇经常已经有约定俗成或固定的中文译法。如果不用这样的词汇进行交流，商务洽谈过程中经常会引起歧义，造成损失。6举例:保险用语FPA（Free From Particular Average)平安险平安险 WPA（With

5、 Particular Average)水渍险水渍险 All Risks 综合险一切险综合险一切险 7四、商务信函的特点商务信函的行文要求商务信函的行文要求正式、谨慎、清楚、礼貌、克制正式、谨慎、清楚、礼貌、克制正正式式：商商务务信信函函往往来来是是社社交交的的重重要要组组织织部部分分，格格式式和和界界面面必必须须要正式。要正式。谨慎谨慎：来往信件中的信息往往最后成为订立合同的依据。：来往信件中的信息往往最后成为订立合同的依据。清清楚楚：信信函函中中的的各各种种信信息息必必须须正正确确、准准确确、精精确确。像像商商品品规规格格、价价格格、折折扣扣、包包装装、运运输输时时间间、地地点点、方方式式

6、，经经常常要要确确认认再再确确认认。比比如如达达成成交交易易时时的的价价格格和和汇汇率率与与写写信信的的时时间间关关系系甚甚大大，甚甚至至在在大大宗宗交交易易时时会会显显著著影影响响到到卖卖方方和和买买方方的利润。所以有的商业信函是具有法律效力的。的利润。所以有的商业信函是具有法律效力的。礼礼貌貌：商商业业信信函函通通常常不不是是一一次次性性的的，是是与与对对方方建建立立长长期期关关系系的的手手段段，所所以以必必须须赢赢得得读读信信人人的的好好感感。太太过过强强硬硬和和拒拒人人于于千千里里之之外外的的语语气气是是不不能能接接受受的的。所所以以要要适适当当地地应应用用“敬敬语语”和和“谦语谦语”

7、。8四、商务信函的特点商务信函的行文要求商务信函的行文要求正式、谨慎、清楚、礼貌、克制正式、谨慎、清楚、礼貌、克制克克制制：在在商商务务领领域域，肯肯定定会会需需要要“拒拒绝绝”，或或和和商商业业伙伙伴伴发发生生一一些些纠纠纷纷，包包括括对对产产品品的的不不满满意意，对对运运货货环环节节出出现现问问题题要要求求索索赔赔等等。在在处处理理这这些些类类似似的的问问题题时时，来来往往的的信信函函一一定定要要注注意意“礼礼貌貌和和克克制制”的的原原则则，即即要要把把自自己己的的要要求求表表达达清清楚楚，但但同同时时不不能能显显得得无无理理，另另外外还还需需要要适适当当地地表表示示感感谢谢和尊重。和尊重

8、。因因为为不不排排除除未未来来继继续续合合作作的的可可能能。在在商商场场上上，保保留留一一个朋友远比树立一个敌人来得重要。个朋友远比树立一个敌人来得重要。9举例：拒绝商业会面这这封封信信是是一一篇篇拒拒绝绝推推销销产产品品会会面面的的信信件件。当当对对此此不不感感兴兴趣趣时时，我我们们经经常常需需要要拒拒绝绝类类似似的的请请求求，但但同同时时，又又不不能能显显得得无无礼礼，也也不不排排除除未未来来对对其产品和服务产生兴趣的可能性。其产品和服务产生兴趣的可能性。l首首先先，要要表表示示已已收收到到对对方方的的信信件件（或留言），这是礼节上的尊重；（或留言），这是礼节上的尊重；l接接着着说说明明回

9、回信信拒拒绝绝请请求求的的原原因因。这这封封信信里里是是简简要要说说明明，对对方方所所提提供供的的产产品品，现现在在已已经经有有理理想想的的合合作作伙伙伴伴，注意强调注意强调“目前目前”这种限定语。这种限定语。l最后对对方给予的关注表示感谢。最后对对方给予的关注表示感谢。l礼礼貌貌、坚坚定定地地拒拒绝绝，但但同同时时又又留留下下未来合作的可能性。未来合作的可能性。刘先生：刘先生：收收到到您您6月月3日日发发来来的的邮邮件件，信信函函中中您您要要求求见见面面，以以便便介介绍绍贵贵公司生产的会议设备。公司生产的会议设备。由由于于我我们们公公司司此此类类设设备备采采购购工工作作已已结结束束，董董事事

10、会会决决定定向向厦厦门门公公司司购购买买，目目前前合合作作顺顺利利，很抱歉，暂时不想作其他的变动。很抱歉，暂时不想作其他的变动。感感谢谢您您对对本本公公司司的的重重视视，希希望望将来将来有机会建立合作关系。有机会建立合作关系。礼！礼！厦门会展公司厦门会展公司2007年年6月月30日日10举例：推迟约会商商业业信信誉誉无无论论是是对对一一个个公公司司还还是是个个人人而而言言都都是是非非常常重重要要的的。失失约约是是非非常常有有损商业信誉的一种行为。要尽量避免。损商业信誉的一种行为。要尽量避免。但但有有时时因因为为个个人人或或工工作作的的原原因因，不不得得不不写写信信推推迟迟一一个个已已经经安安排

11、排好好的的会会面面。这这将将冒冒着着得得罪罪收收信信人人的的风风险险，因因为为对对方方极极有有可可能能会会认认为为是是拒拒绝绝见见面面的的一一种种借口，对未来的合作产生不利影响。借口，对未来的合作产生不利影响。l所所以以这这类类信信件件，首首先先要要在在“起起始始语语”部分表明诚恳地道歉态度。部分表明诚恳地道歉态度。l其其次次，要要说说明明理理由由。这这类类原原因因必必须须可可信信、充充分分，让让对对方方感感觉觉到到你你的的无无奈奈和和诚意。诚意。l要要尽尽可可能能准准确确地地确确定定下下一一次次约约会会的的时时间间，以以让让对对方方能能做做事事先先的的安安排排，体体现现对对方的尊重。对对方的

12、尊重。王经理：王经理：我我非非常常抱抱歉歉地地通通知知您您，我我们们原原定定于于7月月2日日下下午午2：30在在会会展展酒酒店的会面需要改期。店的会面需要改期。昨昨天天接接公公司司总总部部的的电电话话，公公司司高高层层近近期期会会有有重重要要的的人人事事变变动动，因因此此我我今今天天必必须须要要到到北北京京总总部部去去开会。预计开会。预计3天后才能回到厦门。天后才能回到厦门。关关于于我我们们预预定定的的会会面面，我我一一回回到到厦厦门门会会尽尽快快与与您您联联系系。初初步步定定在在7月月5日日。希希望望届届时时能能与与您您会会面。面。礼！礼！厦门厦门公司公司刘小丽刘小丽2007年年6月月30日日11结语我我们们今今天天分分析析了了中中文文信信函函的的基基本本格格式式以以及及商商务务信信函的特殊要求。并列举了一些例子。函的特殊要求。并列举了一些例子。下下一一讲讲开开始始，我我们们将将按按照照商商业业谈谈判判的的顺顺序序详详细细来来介介绍绍如如何何撰撰写写各各种种不不同同的的商商务务信信函函，今今天天我我们们讲讲述述的的，是是这这类类写写作作的的基基本本原原则则，这这一一原原则则在在我我们们今后的学习中还将不断地巩固和强化。今后的学习中还将不断地巩固和强化。谢谢大家！谢谢大家！12