《实用文体写作知识》.doc

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1、（ANX） 0036实用文体写作知识 第一章 行政公文一、概述（一）公文的概念及特点1. 涵义“公文”也即公务文书，对人们通常所说的公务文书这个概念，有广义和狭义两种理解。广义的公务文书是指党政机关、企事业单位及社会团体在公务活动中所用的各类文字材料。公文是指狭义的公文而言的。狭义的公文即法定公文，专指国务院2000年8月24日发布的国家行政机关公文处理办法列出的13类公文。2. 公文从内容到形式至少应当具备两大特征：一是从内容方面看，公文的内容必须是具备公务活动的反映。公文就是特定的作者为处理公务活动中问题而撰写的。二是从形式方面来看，公文有固定的格式。3. 特点（1）法定性；（2）政策性；

2、（3）实用性；（4）时效性；（5）规范性。（二）公文的分类1. 按照行文关系和行文方向分类：可分为上行文、平行文、下行文。但有些公文的行文方向并不十分固定，在不同的情况下有不同的归属，如：通知、函。2. 按照紧急程度分类：可分为紧急公文和普通公文。紧急公文还分为“特急”和“急件”两类。3. 按照有无保密要求及机密等级分类一为无保密要求的普通文件和有保密要求的保密文件两类。二为有保密要求的文件分为绝密文件、机密文件和秘密文件三种。二、公文的构成要素公文的体式主要是指公文的构成要素、格式及其印装规格。体式固定、规范是公文的一大特征，也是公文的作用得以实现的重要保证。中华人民共和国国家标准（GB/T

3、9704-1999）国家行政机关格式将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三个部分。三、公文写作的基本要求（一）要熟悉党和国家的方针政策及有关法规、规定（二）要了解实际情况（三）要遵循各项行文规则1. 文种的选用要正确要对每一种公文名称的含义和每一种公文的具体功用有所了解，以便根据行文的需要，正确选用文种。主要考虑两种因素：一是行文关系；二是发文的目的和公文的内容。2. 行文关系的确定要妥当主要应当注意以下几点：一是行文关系要根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。二是联合行文应当明确主办部门。三是受双重领导的机关向上机机关行文，应当根据公文内容写明主送机关和抄送机关。四是上级机

4、关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送另一上级机关。3. 制法程序的安排要合理主要包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。四、公文写法示例（一）决定1. 决定的用途决定适用于对重要事项或者重大行动作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。决定是一种重要的指挥性和约束性公文。一可用以安排重要会议的召开；二可在设立行政区划或设置重要机构时使用；三可以在表彰先进时使用；四可以在处理特大事故时使用。决定即可以由领导机关制发，也可以由会议作出。2. 决定的写法决定大致可以分为两类：一类是对重要事项作出安排的决定；一类是对重大行动作出安排或者对重要工作进行

5、部署的决定。这类决定的指挥性和指示性极强。（二）公告1. 公告的用途：适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。公告通常在以国家的名义，向国内外宣布重大事件、重要事项或决定事项时使用。某些部门经授权，也可以代表国家对内或对外发表公告。2. 公告的写法公告的标题主要有两种：一种是发文机关加上公文文种。如：中华人民共和国全国人民代表大会公告等；另一种发文机关、事由在加上公文文种。如中华人民共和国海关关于简化进出口旅客通关手续的公告等。（三）通告1. 通告的用途：通告适用于公布社会各有关方面应当遵循或者周知的事项。按其内容的不同，可把通告分为两类：一类是法规性通告，这是用来宣布有关规定，并且能够起到行

6、政法规作用的通告。二类是事务性通告，这是用来公布某些单位或个人需要了解或办理的有关事宜的通告。2. 通告的写法（1）标题的写法标题的写法有多种。第一种是发文机关、事由和文种几个要素俱全的标题；第二种是由发文机关和文种名称两个要素构成的标题；第三种是省略发文机关，由事由和文种两个要素构成的标题。（2）通告的正文一般包括发布通告的目的或根据、通告事项及结语三个方面的内容。3. 公告、通告的写作注意事项两者都属于公开发布的告知性文书，撰写时应注意一下几点：（1）要写得通俗；（2）要写得具体；（3）要写得清楚。（四）通知1. 通知的用途：适用于批转下级机关的公文，转发上机机关和不相隶属机关的公文、传达

7、要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。2. 通知的写法（1）批示性通知如果再做细分的话可将批示性通知分为三种：一为“频发”型通知，二为“转发”型通知，三为“批转”型通知。（2）指示性通知上级机关宣布要求下级机关办理或执行的事项，限于发文机关的权限，或因其内容不宜用（命令）决定等文种的，可用指示性通知。这类通知又称规定性通知或布置性通知。（3）告知性通知告知某一具体事项，可用告知性通知，这类通知是机关日常工作经常会用到的公文文种。如：设立或撤销机构、迁移办公地点、启用或更换印章、修改行政规章、修正或补充文件内容、调整办公时间等各种事项，都可以写入告知性通知。会议通知是告知性

8、通知的一个重要的类别，也是用的较多的一类通知。（4）任免性通知2001年1月1日起施行国家行政机关公文处理办法规定：通知适用于“任免人员”，任免对象不再限于“干部”，范围有所扩大。3. 通知的写作注意事项：第一，事项要明确、具体；第二，表述要清楚、直接。（五）通报1. 通报的用途和种类通报适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或者情况。根据通报的具体情况不同，可将通报分为三类：一是表彰先进的表彰性通报；二是批评错误的批评性通报；三是传达重要精神或情况的传达性通报。人们常说的通报表扬、通报批评和通报情况，就是对这三类通报用途的概括。2. 通报的写法（1）表彰性通报表彰性通报的具体用途是表扬好人好

9、事，树立典型、推广经验，号召广大干部、群众向先进单位或个人学习，把工作做得更好。（2）批评性通报批评性通报是指通报中用得较多的一类。这类通报主要用来批评后进、惩罚错误，以使广大干部群众引以为戒，吸取教训，防止类似问题的出现。（3）情况通报情况通报是向有关部门和人员传达重要情况，发布重要信息，以使人们掌握情况、明确问题、从而统一思想和行动，使工作协调发展的通报。情况通报正文的写法主要有两种。一种是先写发布通报通报的缘由，然后写明事项，最后提出要求和希望。另一种是将内容按问题进行划分，分成若干个部分来写，事项较多、内容较复杂的通报可用通报这种写法。3. 通报的写作注意事项（1）情况要准确；（2）态

10、度要明朗；（3）事例要典型；（4）发布要及时。（六）报告1. 报告的用途适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上机机关的询问。报告是下级机关呈送上级机关的上行文种，中下级机关特别是基层单位和部门常会用到这一文种。报告的用途极为广泛，具体的说，报告可以用来向上级机关汇报工作；反映情况；也可以用来答复上级机关的询问。2. 报告的分类按其性质的不同，可将报告分为综合性报告和专题性报告；按其行文的直接目的的不同，可将报告分为呈报性报告和承转性报告。不同报告在写法上区别不是很大。3. 报告的写作注意事项：（1）用途要合理、明确；（2）内容要客观、真实。（七）请示1. 请示的用途请示适用于向上级机关请求

11、指示、批准。其主要用途有两种情况：一是请求上机机关给予指示的请示，主要应在遇到现有的方针、政策及法规、规定所不曾涉及的新情况、新问题，或政策界限难以把握时使用；二是请求上级机关予以批准的请示，主要应在遇到超越本机关的职权范围，或本机关人员对之看法、意见不是完全一致的问题时使用。另外，某些业务主管部门就带有普遍性意义的问题提出看法，希望领导机关批转有关单位时，也可以使用请示。2. 请示的写法按照请示的内容和目的的不同，可将请示分为请求性请示和请求批准的请示两类。（1）请求指示的请示是指针对工作中出现的具体问题，向上级机关申明情况，请求予以答复和下达处理意见的请示。写这类请示，应把重点放在情况的陈

12、述和问题的强调上。（2）请求批准的请示是就某一问题或事项提出本机关的处理意见，请求上级机关给予批准或标明态度的请示。写这类请示，要把重点放在意见、办法的说明上。3. 写作请示的注意事项第一，要正确选用文种；第二，要做到一文一事；第三，要避免多头请示；第四，要避免越级请示。4. 报告与请示的区别第一：具体功用不同；第二：内容含量不同；第三：行文时机不同。（八）函1. 函的作用使用于不相隶属相关之间商洽工作、询问和答复工作，请求批准和答复审批事项。函既可以在平行机关及不相隶属的机关之间使用，也可以在上下级机关之间使用。2. 函的分类1981年国务院办公厅发布的国家行政机关公文处理暂行办法取消了公函

13、和便函的划分，只列“函”一个文种。按照行文方向的不同划分，可将函分为去函和复函；按照内容的不同划分，可将函分为知照函、催办函、邀请函等。目前，经常使用的函有三种，即商洽性函、答复性函和请求性函。3. 函的写法（1）商洽性函机关之间商量或接洽工作，可以使用商洽性函。（2）答复性函机关之间回复问题，可以用答复性函。因为发文机关同收文机关之间没有隶属关系，或者说不存在上下级关系，所以不宜使用批复，而只能用函答复问题。（3）请求性函机关之间请求帮助或配合工作，以及向有关主管部门请求批准等，可以使用请求性函。4. 写作函的注意事项第一，文种的选用要正确；第二，内容要简洁；第三，措辞要得体。（九）会议纪要

14、1. 会议纪要的用途适用于记载和传达会议情况和议定事项。会议纪要应当算一种实录性公文，是在对会议讨论的事项加以归纳、整理的基础上，将其反映出来的公文文种。2. 会议纪要的种类按其内容和文种的不同划分，可分为一下三类：指示性会议纪要、通报性会议纪要、消息性会议纪要。按照会议性质的不同，可将会议记录划分为：日常行政工作会议记录、大型专题工作会议纪要。3. 会议纪要的写法它的写法是比较灵活的，但大致的结构还是比较固定的。一般来说，日常行政会议纪要的主体部分的写法比较简单，把会议主要内容、议定事项写明即可，多采用综述式写法；大型专题工作会议纪要的写法则复杂一些，一般采用归纳式写法。写作会议纪要的注意事

15、项会议纪要具有两大特点：一是纪实性，二是提要型。故需注意以下几点：第一，要做好会议记录。第二，要突出会议要点。 第二章 事务文书一、概述事务文书的共同特点是具有突出的实用价值和惯用的写作格式。这类文书的特点主要体现在一下几个方面：（一）对象比较具体；（二）格式比较固定；（三）写法比较实际；（四）时限比较紧迫。二、几类常用事务文书的写法（一）调查报告1. 调查报告的涵义和写法就是就某一个事件或某一个问题，进行深入细致的调查研究之后，所写出的真实地反映情况的书面报告。反映情况、揭露问题、总结经验、揭示规律，是调查报告的主要功用。一篇好的调查报告，通过事例的分析，能够揭示事物的发展的规律，总结带有规

16、范性和普遍性的经验，从而对工作起到一种推动作用。2. 调查报告的特点第一，真实性；第二，针对性；第三，典型性。3. 调查报告的种类按期内容的不同，可将属于实务文书的调查报告分为一下几类：第一类是反映情况的调查报告。这类调查报告也称基础性调查报告，是比较全面、系统的反映某一方面的情况的调查报告。第二类是总结经验的调查报告。这类调查报告是在确定典型，并对之进行深入、细致的了解的基础上，着重总结经验、探寻规律的调查报告。第三类是揭露问题的调查报告，这类调查报告通过揭露问题、并分析其危害和原因，引起有关部门的重视，为问题的最终解决起到促进和参考作用。属于实务文书的调查报告应为社会性调查报告。4. 调查

17、报告的一般写法调查报告没有非常固定的格式，其常见的写法是由标题、署名和正文几个部分构成。在报刊上发表的调查报告或作为毕业作业提交的调查报告，有的还会按要求加入一些项目，如：关键词、参考文献等。5. 调查报告的写作要求（1）要写好调查报告，必须做到以下几点：一要有明确的目的，但不要带框框；二要做好充分的准备，既要确定恰当的调查对象，并拟定调查提纲或调查细目，以使调查有计划、有步骤的进行；三要善于分析和鉴别材料，既要分析资料来源的可靠程度，辨别真伪，并分清主流和枝节、本质与表象；四要掌握调查的方式和方法。（2）调查的方式很多，常用的有三种：第一种是开会调查；第二种是采访，采访也叫个别访问；第三种问

18、卷。问卷由以下项目构成：一是封面语或卷首语；二是指导语；三是问题。（3）调查的方法有两大类，即普遍调查和非普遍调查。普遍调查简称普查，非普遍调查常用的方式还可以再分为重点调查、典型调查和抽样调查。第二，要以正确的立场和方法，认真分析并合理组织材料。第三，要讲究结构形式和语言特色。调查报告通常采用第三人称的叙述方式叙述事实，其语言除了应当具备公文语言的准确、简洁、朴素等共同特征之外，还可以适当运用一些比较生动的口语化词语，有时还可以恰到好处地引用一些诗词、典故及名言警句等，以起到画龙点睛的作用。（二）计划1. 计划的涵义和作用计划是某一个单位、部门或个人，对预计在一定时期内所要做的工作或所要完成

19、的其他任务加以书面化、条理化和具体化的一种文书。具体的说，计划的作用主要体现在一下几个方面：一是预见作用；二是指导作用；三是具有约束作用。2. 计划的写法计划通常由标题、正文和落款几个部分组成。3. 制定计划的要求在计划的制定中，主要应当依据以下要求：第一，要符合政策；第二，要从实际出发；第三，要具体明确；第四，要留有余地。（三）总结1. 总结的涵义和作用是指对某一阶段的工作或某项工作的完成情况，包括取得的成绩、存在的问题即得到的经验和教训加以回顾和分析，为今后的工作提供帮助和借鉴的一种文书。总结主要是回顾过去，而回顾过去特别是从中引出规律性的东西，还要为了给今后的工作提供借鉴和帮助。同时，总

20、结过去的工作情况本身，也是一个培养工作能力、提高认识水平的过程。2. 总结的种类按期内容和性质的不同，将总结分为综合性总结和专题性总结。3. 总结的写法总结一般也是由标题、正文和落款三个部分构成的。4. 撰写总结的要求第一，要充分占有资料，并实事求是地反映情况。第二，要善于分析材料，并找出规律性的东西来。第三，要合理地取舍内容，以突出重点。第四，要深入研究问题，以突出特点。（四）述职报告1. 述职报告的概念及其作用述职报告，是指国家工作人员（目前主要为领导干部）就某一个阶段任职情况，向有关部门及领导或群众作出全面说明的一种文字材料。述职报告是随着干部制度改革而产生的一种新兴文体，述职报告的撰写

21、和提出，已成为管理和考核干部的重要方式。对于领导者个人来说，撰写述职报告，可对自己的任职情况加以回顾和反思，有利于自我完善、自我提高、也有利于改进工作；对于一个单位或一个部门来说，提出述职报告，便于考核干部，也便于群众监督领导的工作。述职报告其实有很多种。按年度划分，有年度述职报告、阶段述职报告及任期述职报告；按写作主体划分，有个人述职报告和集体述职报告。2. 述职报告的内容和结构述职报告通常由标题、署名和正文几个部分构成3. 述职报告的写作要求概括的说，客观、具体、详略得当、语言得体，是对述职报告的基本要求。具体的说，撰写述职报告，应当做到一下几点：第一，内容要客观真实。第二，内容要具体实在

22、。第三，详略要得当，重点要突出。第四，语言要得体。（五）规章制度1. 规章制度的概念及其作用规章制度，是国家机关、业务主管部门、社会团体或其他组织机构制定的，在一定的范围内要求有关人员共同遵守的实质文书。规章制度的种类很多，公约、章程、条例、规定、办法、规则、细则、准则、守则、标准、须知等等，都是分别有着不同用途的规章制度。不同种类的规章制度尽管名称与用途不同，但其性质和写法大体相同或相近。规章制度是党和国家的方针、政策的具体化，具有法规的效力；它对人们的行为具有指导和约束作用，是人们的行为准则和依据。应当说，具有法规性和约束力，是规章制度的共同特点。2. 规章制度的种类及其写法（1）章程是党

23、派或团体等组织，用于规定自身的性质、宗旨、组织机构、活动形式和性行动准则等内部事务的一种文书。（2）条例条例是对某一方面的工作或某一重大事项的处理方式及某一组织的宗旨、任务及其成员的职责权限等作出规定的指令性文件。条例一般由全国人民代表大会、国务院或其他政府职能部门制订、颁行的。其作用主要就在于阐述某项工作的任务、要求以及方法，以保证工作的顺利开展；规定某一组织的宗旨、任务及其成员的职责权限；规定某些专门工作人员的任务和权限，等等。条例通常也由标题、签署、正文几个部分组成。（3）规定规定是针对某一事项或活动提出要求，并制定相应措施，要求有关人员贯彻执行的一种文书。规定主要用途就在于就某些政策性

24、问题，提出具体的约束性意见，以利于某向工作的顺利进行和完成。与章程、条例相比，规定的现实针对性要更强一些。同章程、条例一样，规定通常也由标题、签署和正文几个部分组成。（4）办法办法是有关机关或部门根据党和国家的方针、政策及有关规定、条例，就某一方面的工作或问题提出具体做法和要求的文件。在实际工作中，办法作为一种带有行业法规性质的文件，应用范围越来越广，使用频率也越来越高，人们常常以此作为处理和解决问题的规范和依据。办法通常由标题、正文和落款几个部分构成。（5）守则守则是某一单位、部门或属于某一社会群体的成员所共同依循的行为准则，是用以规范人们的行为方式的文书。守则既可以打破单位或部门的界限，通

25、用于某一社会行业或社会群体，如教师守则等。也可以在单位或部门内部使用，各类员工守则大都属于此类守则。同前面几种规章制度类文书相比，守则一般篇幅较短，写法较为简单。标题、正文和日期，是守则常有的几个部分。 第三章 公关文书一、概述公关文书就是在公关活动中形成和使用的文书。公关是公共关系的简称，主要是指一个社会组织或一个人通过与公众进行有效的信息交流或其他交往活动，树立良好的公众形象，赢得公众的信任和支持，从而为组织或个人的发展创造最佳社会环境的各种行为方式。实际上，很多文书都负有公关职能。不过，这些文书材料毕竟不是专门用于公关活动的，或者说不是为公关活动而制发的，因而不能称之为公关文书。专门用于

26、公关活动或者说专门以公关为目的而制发的文书也有很多种，比较常见的有函电类和致辞类两大类别。函电类的公关文书由包括贺电和贺函、唁电和唁言、请柬和聘书、慰问电和慰问信、邀请电和邀请函、感谢信和表扬信以及介绍信、证明信、求职信等。致辞类公关文书则包括欢迎辞和欢送词、祝酒词和答谢词、开幕词和闭幕词、追悼词等。目的明确，格式规范、用语得体，是公关文书所应具备的几个最为突出的特点。二、函电（一）贺电和贺信贺电和贺信，是指在各种喜庆场合向他人表示祝贺的电文和信函。贺电和贺信的主要内容是表达祝贺、祝愿或祝祷的感情，有时也根据需要，表达互相慰藉或互相勉励的心愿。感情色彩教为浓烈，措辞热情、庄重，是贺电和贺信的重

27、要特征。贺电和贺信通常包括标题、称谓、正文、祝颂语、落款几个部分。先写明祝贺的事由，再表达祝贺之情，是贺电和贺信正文的一般写法。（二）唁电和唁函唁电和唁函，是发给遭遇丧事的死者家属或者死者所在单位的电报和信函。哀悼死者，安慰生者，是唁电和唁函的主要用途，也是唁电和唁函所要表述的主要内容。唁电和唁函一般包括标题、称谓、正文和落款几个部分。（三）请柬和聘书（1）请柬请柬又称请帖，是指单位或个人为邀请有关人员出席某项活动而制发的一种专门信函。请柬多用于比较隆重的庆典活动，有时也用于规模较大的会议或教为正规的筵席。请柬一般是由封面和内容两部分组成。封面写明“请柬”或“请帖”字样，有时也可以加上活动名称

28、。封面要美观大方、要有庄重感和艺术性。内容主要包括称谓、正文和落款几项内容。请柬的语言表述必须做到准确、简洁、典雅、诚恳，要使受邀者能够领会邀请者的意图，能够感受到邀请者的诚意，并且能够感到愉悦。（2）聘书聘书又称聘请书，是指为聘请某人担任某一职务或承当某项工作而制定的一种专门文书。聘书大都由标题、称谓、正文、落款组成。标题为“聘书”或“聘请书”，有的以较大字号标在正文上方居中位置，比较讲究的聘书则专门制作封面。被聘请人的姓名可以作为称谓一项单独写出，也可以写在正文中。落款是指署名和日期，在正文右下方要写明聘用单位名称和颁发聘书的日期并加盖公章。如果聘用者为个人，则应签署聘用者的姓名并加盖私人

29、印章。如果是单位负责人代表单位签发聘书，则应标明其职务并加盖公章。（四）慰问电和慰问信慰问电和慰问信是向有关集体或个个人表示安慰和问候的电报和信件。可以在多种场合应用。慰问电的篇幅都非常简短、语言极为精炼、内容高度概括。慰问信一般由标题、称谓、正文和落款几个部分组成。标题可以只写“慰问信”三个字。称谓是慰问对象的名称。用于不同场合的慰问信，正文所写的内容往往是有所不同的。从整体来看，慰问信主要有两类：一类是表示安慰的，一类是表示问候的。前者要针对不幸事件的结果，表达同情与痛惜之情；后者则要述及慰问对象的主要贡献，并表达钦佩与赞扬之意。实际上，即便是同为表示安慰或表示问候的慰问信，由于慰问对象的

30、不同，其写法也会有很多区别。落款包括署名和日期两项内容。（五）邀请电和邀请函邀请电和邀请函是专门为邀请有关人员出席某项工作而发出的电报或信件。目前邀请电用得不是很多，用得较多的是邀请信，邀请信又称邀请函、邀请书。邀请信一般由标题、称谓、正文、落款几个部分组成。标题可以只写“邀请信”三个字，也可以写明活动的名称也即事由。称谓是邀请对象的名称，如果邀请书是专发性的，即专门发给某个特定的邀请对象的，称谓则为邀请对象的专有名称；如果邀请信是普发性的，即发给某个群体的。则可以选用一个统称作为称谓。写明活动或工作的内容及意义，表明盛情邀请对方参加的意愿，交代相关须知事项，是邀请信正文常写的几项内容。另外，

31、称谓之下、正文之前，通常要有问候语，正文的最后还常有祝颂性结语。落款部分要有邀请者署名和写信日期。（六）感谢信和表扬信1. 感谢信感谢信是专门对别人给予自己的帮助、关心与支持表示感谢的信函。感谢信一般由标题、称谓、正文、落款几个部分组成。标题可以只写“感谢信”或“感谢电”三个字，也可以在此之外还标明感谢对象。称谓是对感谢对感谢对象的称呼，要写在标题之下、正文之上。如果感谢对象较多，或者感谢对象不是非常明确，称谓一项科写统称或者不写。简述事实也即说明感谢的缘由，表明感谢之情，是正文部分常写的两项主要内容。有的感谢信还要最后表明深受鼓舞，努力工作的决心。落款是署名和日期。注意：内容空洞、套话连篇、

32、没有真情实感，是感谢信写作之大忌。2. 表扬信表扬信是一种对好人好事加以称颂、赞扬的专用书信。表扬信的作者可以是单位，也可以是个人。同样，表扬对象可以是集体，也可以是个人。表扬信可以多种形式发布。表扬信一般由标题、正文、落款几个部分组成，有的还有称谓一项。标题大都只写“表扬信”三个字，有的也以充满感情色彩的语言点明核心事实。如果表扬信的送交对象非常明确，就要有称谓一项，否则可以不加称谓。在正文部分，首先要介绍好人好事，概述事情的来龙去脉，评价其意义和价值；其次要表达感激和赞颂之情；有的还要在最后表达对表扬对象的良好祝愿及学习好人好事的决心。同其他书信一样，表扬信也常常要以礼貌语或祝颂语做结语。

33、落款包括署名和日期两项内容，如果表扬信是以单位的名义撰写的，则要加盖单位印章。3. 表扬信和感谢信的区别（1）表扬信有的是以公众为读者对象的，有的是写给单位领导的，但不能直接写给表扬对象；感谢信则是可以直接写给感谢对象。（2）表扬信大都是针对某一具体事件的，内容相对单一；感谢信则既可以针对一件具体的事情，也可以针对一项工作或一个时期的工作，带有一定的综合性。（3）表扬信重在宣传好人好事，感谢信重在表达感激之情，二者的写作目的、写作重点均有不同。（七）介绍信和证明信1. 介绍信介绍信是单位派人去其他单位联系工作、办理事务时所开具的介绍性信件。介绍信有现成的样本，使用时按项填写并加盖公章既可，有存

34、根的介绍信应在两联之间骑缝处加盖公章。填写介绍信，必须做到字迹工整、清楚，不得随意涂改。如果不用现成的样本，而是在单位统一印制的信笺上写介绍信，那么，就应注意一下构成形式问题。一般来说，介绍应当具备标题、称谓、正文和落款几个部分。标题为“介绍信”，要以稍大字体标注在介绍信上方居中位置。介绍信主要在单位之间使用，所以称谓通常为对方单位名称，在个别场合可为个人姓名。正文通常需要写明被介绍人的姓名、身份及所要联系的事项，内容要简明扼要，高度概括。正文的最后，通常要写入带有祈祷性质的结语，如：“请接洽”、“接洽为盼”、“请予以协助”等。另外，还常用“此致、敬礼”之类的礼貌语。落款为署名、日期及印章。2

35、. 证明信证明信是组织或个人用以证明一个人的身份或其他有关情况的专用书信。内容真实可靠，表述明确、严谨，是证明信所必须具备的几个特点。同介绍一样，证明信也是不能随意涂改的。如果确需涂改，则应在涂改处加盖印章。证明信的标题和称谓的写法同介绍信相同。正文部分要根据证明信的具体用途，有正对性的写明相关事项。正文的最后，通常要以“特此证明”做结语。落款部分主要有署名、日期和印章。证明信如果是以单位名义出具的，或者说证明人如为单位，就要由单位署名并加盖公章；如果是以个人的名义出具的，也即证明人为个人，则要由个人署名并加盖私章。（八）求职信求职信又称自荐信，是求职者向用人单位介绍自己，并表达求职意愿，以求

36、获得某个指为的一种专用书信。撰写求职信是求职的第一个步骤，也是直观重要的一个步骤。求职信通常包括标题、称谓、正文、祝颂语、落款及附件等几个部分。三、致辞（一）欢迎辞与欢送词1. 欢迎辞欢迎词是指在宾客光临时，主人为表示欢迎，在欢迎仪式或酒会、宴会等公开聚会场合发表的演讲词。欢迎词一般包括称谓、正文和祝颂语等几项内容。欢迎词的开头是称谓，而称谓不宜直呼来宾名字，往往要加上一些礼貌用语或表示亲切的词语。如：在姓名之前冠以“尊敬的”、“亲爱的”等修饰语，在姓名之后加上来宾头衔或“先生”、“女士”等尊称。正文首先要开门见山。对宾客表示欢迎和问候；其次可以回顾双方交往的过程，指明宾客来访的目的和意义；然

37、后展望未来，表达对双方进一步发展友好关系的祝愿和期待，并再次对对来宾表示欢迎。正文的后面通常是表示祝颂的语句，如“祝来宾身体健康”、“祝访问取得圆满成功”等。如果欢迎词是在酒会或宴会上发表的，则要加上祝酒的内容，即“为干杯”。2. 欢迎词欢迎词是指在宾客即将离去时，主人为表示欢送，在欢送仪式或送别酒会、宴会等公开聚会场合发表的演讲词。来时要“迎”，走时要“送”，迎来送往是非常重要的礼仪活动，而在比较正规的礼仪活动中，致辞往往是一项不可缺少的内容。欢送词一般包括称谓、正文和祝颂语等几项内容。（二）祝酒词和答谢词1. 祝酒词祝酒词是在比较正规的酒会、宴会上发表的向人们表示祝愿的演讲词。祝酒词要以“

38、酒”为媒介物表达美好的祝愿之情，所以只有在有“酒”的场合才能发表祝酒词，而在“酒”的庆典或会议上是无法发表祝酒词的。2. 答谢词答谢词是宾客所发表的对主人的热情接待和多方关照表示表示的演讲词。答谢词一般主人致欢迎词或欢迎词后发表，有时也在专门举办的答谢活动中发表。答谢词的开头，应当开门见山，阐明扼要地向主人表示诚挚的谢意；中间也即主体部分，应对主人所作的安排及访问的意义予以肯定，并表达自己的感受和心情；最后对双方关系的发展前景表示良好的祝愿，并再次表示感谢。（三）开幕词和闭幕词1. 开幕词开幕词是在比较正式的大型会议或活动的开幕式上，举办单位的主要领导人所作的旋传性或纲领性的讲话。开幕式主要包

39、括标题、称谓和正文几个部分。由于开幕词经常以书面的形式发表，所以一般要加标题。标题有几种形式：一是会议名称+“开幕词”，二是致辞人姓名+会议名称+“开幕词”，三是双行标题，即以正标题揭示会议主题，副标题表明会议名称和文种。开幕词主要用于大型会议，应当算是会议文书，所用称谓通常要比欢迎词、祝颂词之类的礼仪文书更显严肃、庄重，更具公务色彩。2. 闭幕词闭幕词是在比较正式的大型会议或活动的闭幕词上，举办单位的主要领导人或其他有关人员的总结性讲话。开幕词和闭幕词首位衔接，前后呼应，在比较正式的大型会议或活动中有着分厂重要的作用。闭幕词主要包括标题、称呼和正文几个部分。标题和称谓的写法同开幕词相同。正文

40、的开头部分一般要宣布会议或活动闭幕，指明其成果和意义；主体部分概述会议或活动的情况和内容，评价会议或活动的收获和意义，并发出号召，提出希望；最后对各有关方面表示感谢和祝愿，再次宣布会议或活动圆满结束。（四）追悼词追悼词简称悼词，旧称祭文，一般是在死者的追悼会上宣读的追忆、哀悼死者的讲话。追悼词主要包括标题和正文两个部分。标题可以只写“追悼词”或“悼词”，也可以同时标明致词人和追悼对象。正文通常要写入以下几项内容：一是宣告死者不幸逝世，表明沉痛、哀悼的心情；二是介绍死者的生平事迹，要着重反映死者的主要经历和贡献；三是评价死者，评价死者应以称颂为主；四是表述哀思，表达继承遗志的决心和希望。追悼词在

41、以书面形式发表时，大都要加黑框。 第四章 财经文书一、概述本章所讲述的财经文书和法律文书就是其中应用范围较广、社会影响较大的两类专业文书。二、经济新闻（一）经济新闻的涵义和特点对新闻有狭义和广义两种理解。广义的新闻包括消息、通讯、特写、图片新闻、电视新闻、各种经济时事评论形式的媒体信息；狭义的新闻专指消息，这里所讲述的新闻就是狭义的新闻也即消息而言的。经济新闻是新闻的一种，是指及时、迅速地对经济领域新近发生的具有一定社会意义或社会影响的事实所作的简要报到。经济新闻的特点主要体现在真、新、精几个方面。另外，新闻的写作手法比较灵活多样的。（二）经济新闻的结构和内容新闻一般由标题、导语、主体、结尾和

42、背景材料五个部分组成。（三）经济新闻的写作注意事项第一，事实要准确。第二，导向要正确。第三，报到要及时。三、经济活动分析报告（一）经济活动分析报告的涵义和种类1. 涵义经济活动分析报告是企业和经济管理部门常用的一种专业文书。2. 种类按报告内容所设计的范围划分，有宏观经济活动分析报告和微观经济活动分析报告；按时限或时间划分，有定期经济活动分析报告和不定期经济活动分析报告；按部门划分，有工业经济活动分析报告、农业经济活动分析报告、商业经济活动分析报告等。而在各行业的内部，还可以根据经济活动的内容和特点在做划分。而上述各类经济活动分析报告又都可以按其内容广度和分析目的的不同，归入综合分析报告和专题

43、分析报告两大类。反映情况及时，解决问题迅速，内容集中，建议明确，针对性和时效性强，是这类报告的特点。（二）经济活动分析报告的作用撰写经济活动分析报告，是为了评价现状，总结经验，揭露问题，探明原因，并且提出改进措施和意见，以求获得更好的经济效益。其功能有：1. 诊断功能；2. 建议功能；3. 反馈功能；4. 预测功能。（三）经济活动分析报告的结构和内容经济活动分析报告通常包括标题、正文和落款几个部分。（四）经济活动分析报告的写作注意事项第一，要准确、全面的掌握材料；第二，要合理地运用分析方法；第三，要及时完成报告。四、可行性研究报告（一）可行性研究报告的涵义和作用可行性研究是在某一项经济活动之前

44、，通过全面的调查研究和对有关信息的分析以及必要的测算等工作，对项目进行技术论证和经济评价，以确定一个“技术上合理，经济上合算”的最优方案，为决策提供科学依据的一种行为。反映可行性研究的内容和结果的书面报告，就是“可行性研究报告”。1982年2月，国家计划委员会制定关于建设项目进行可行性研究管理办法，对拟定项目的可行性研究报告的编制程序和内容等有关问题作出规定。可行性研究报告的作用主要体现在两个方面：一是为领导者决策提供依据；二是为落实资金来源提供条件。（二）可行性研究报告的结构和内容可行性报告一般由标题、正文、附件几个部分组成。（三）可行性研究报告的写作注意事项第一，要放宽眼界。第二，要实事求

45、是。第三，要讲求科学。一是要有系统观念，要把研究对象作为一个系统来研究；二是研究对象作为一个系统常常是被包括在一个更大的系统之中的，对构成这个大系统的其他要素也要有所考虑。第四，要充分准备。第五，要注意运用专业知识。五、合同（一）合同的涵义和作用中华人民共和国合同法第二条规定：“合同是平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。”经济合同是合同的一个最为重要的门类，人们平时所说的合同一般是指经济合同而言的，这里所讲述的合同也是指经济合同。经济合同是商品经济的产物，在社会经济生活中合同的作用主要体现为：1. 合同是保护当事人合法权益的工具；2. 合同是实现专业化合

46、作的纽带；3. 合同是提高经济效益的手段；4. 合同是维护社会经济秩序的凭借。（二）合同的特点和种类合同法明确地规定了经济活动中的五项基本原则，即“平等原则”、“自愿原则”“公平原则”、“诚实信用原则”、“遵守纪律、法规和尊重社会功德原则”。与此相关，合同主要应当具备以下几个方面的特点：合法性、合意性、平等性、规范性。（三）合同的结构和内容合同通常有三种表述形式：一是文字条款式。它是用文字说明的方式，把当事人双方协商一致的内容，逐条表述清楚。二是表格式。是指把合同必不可少的内容设计、印刷成一种表格，当事人在签订合同时，只要把各项协议内容填写到表格中就可以了。三是文字条款加表格式。是指既有文字说

47、明，又有表格的合同形式。合同一般包括下面几个部分：标题、当事人名称、合同编号与签订地点、时间、正文。（四）合同的写作注意事项第一，要熟悉有关法律法规和方针政策。第二，要精通业务、了解情况。第三，要在平等协商，取得一致意见的基础上确定各项条款。第四，要认真书写、并不得随意涂抹。 第五章 法律文书一、概述法律文书是一个非常宽泛的概念，是我国司法机关（包括公安机关、国家安全机关、检察院、法院、监狱及劳改机关等）和公证机关、仲裁组织依法制作的法律文书、以及案件当事人、律师和律师组织自用代书的法律文书的总称。大致法律文书主要包括三部分：一是国家司法机关为处理诉讼案件而制作的具有法律效力的司法文书。二是国家授权的法律机构或组织制作的办理或裁决非诉讼案件的公正文