采购部处理规章制度与~工作流程.doc

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1、.采购管理制度与工作流程一、 目的：为规范采购流程，提高采购工作的效率，特制定本制度。二、 适用范围：适用于本公司采购管理。三、内容：1、 总则为加强采购工作的管理，提高采购工作的效率，制定本制度。所有的采购人员及相关人员均应以本制度为依据开展工作。2、 采购基本流程采购需求-采购计划-寻找供货商-询价、比价、议价-采购洽谈-合同的签订（确定付款条件、配送方式、售后服务）-交货验收（仓管）-质检（不合格退货）-入库-计划对账-财务结算 采购流程图如下图所示：.采购计划 审批寻找供应商产品采购部总监寻价、比价、议价采购洽谈合同的签订交货验收 验收合格下单建立供应商资料采购需求验收不合格退货总经理

2、审批财务部确认付款条件及帐期计划对账 入仓财务结算总经理/财务董事长审批.1） 采购计划：采购员应根据请购单和公司销售计划制订采购计划。2） 供应商的选择和考核：供应商的选择与考核，一般从经营情况、供应能力、品质能力等方面评定，并定期从质量、运货、价格、逾期率、是否配合等方面综合打分。3）询价、比价、议价 。4）合同的签订：买卖双方经过询价、报价、议价、比价及其它过程，最后双方签订有关协议，合约即告成立。采购合同的签订要根据采购商品的要求、供应商的情况、企业本身的管理要求、采购方针等要求的不同而各不相同。需与财务部核实确定付款条件、货运方式、售后服务等情况。5）交货验收：采购员必须确定货物品种

3、、数量、质量、交货期的正确无误。以采购员的确定和合同为验收数据。6）质检：货物质检合格则入库，不合格的，需安排补救和退货。7）财务结算：货物入库后，财务结算3、申请商品采购流程图采购部审批（有合同）采购部审批（无合同） 总经理/财务审批销售部提出需求1）销售部提出采购需求，2）采购部制定采购计划，由采购部负责人报总经理、财务审批；3）审批通过后，由采购主管下单。4、申请付款流程图采购订购采购 采购部审批根据供应商帐期限总经理/财务部审批采购人对账财务部付款.1） 采购商品入仓后，做应付款计划2） 计划主管根据供应商账期核对成本金额和付款金额是否一致，不一致的找出原因，调整成本金额直至与付款金额

4、一致后做应付款；3） 采购部审批到期应付款4） 总经理批准付款5、商品到货验收流程1） 仓库根据供应商送货单验收产品2） 验收后打入库单，核对入库单金额是否与送货单金额一致，一致后方可审核入库，不一致需报采购审核，采购在当日给予答复6、促销流程1）每周例会上确定促销计划2）确定产品信息，包括价格、货源、促销执行时间3）报总经理申请促销采购资金4）落实采购订单和促销执行方式5）反馈促销结果在下周例会上通报7、退货流程1） 门店填写退货申请单，写明原因2） 采购部根据供应商合同和合作情况，审核退货申请3） 审核通过可退回仓库，仓库每周以供应商为单位做退货单4） 不能退回供应商的，做报损处理，报损比

5、例不得超过 0.5%四、 采购管理制度：成本会计审核入库单仓管打入库单 进仓仓管验货门店退货申请单 采购部审核 仓库同意供应商不同意门店退单报损促销计划 订单落实 门店 配送.1) 建立供应商资料管理（表）册，售后服务管理表。2) 建立、建全比价制度，保证采购产品的质优价廉。3) 每月末将本月付款、欠款、欠票情况进行汇总、总结，并提出下月用款计划。4) 签订采购合同后，应全面了解发货情况，如不能及时供货，应将原因提前两日通知请购部门或请购人。5) 所有货物一律开箱验收，发现问题及时和供应商联系，尽早解决。6) 验收合格后应在一个工作日内办理入库手续。五、采购部职责采购部工作职责1.制定并完善采

6、购制度和采购流程： （1）根据公司的长期计划，拟定采购部门的工作方针和目标； （2）负责制定采购方针、策略、制度及采购工作流程与方法，确保贯彻执行； 2.制定并实施采购计划： （1）根据公司的拓展规模以及年度的经营目标，制订有效的采购目标和采购计划； （2）审核采购需求，统筹策划和确定采购内容，制订采购计划； （3）组织实施市场调研、预测和跟踪公司采购需求，熟悉各种产品的供应渠道和市场变化情况，据此编制采购预算和采购计划； （4）根据采购管理程序，负责采购项目的谈判、签约，检查合同的执行和落实情况； （6）督导检查仓库的验收、入库、出库及管理工作，确保采销质量； 3.采购成本预算和控制： （1

7、）编制月度和周采购预算，实施采购的预防控制和过程控制，有效降低成本； （2）采购价格审核、预算、报价，达到有效的成本控制； （4）对采购合同履行过程进行管理、监督检查，及时支付相关款项； 4.选择并管理供应商： .（1）根据公司的销售需求，选定价格合理、产品质量可靠、信誉好、服务优质的供应厂商，建立长期战略同盟； （2）建立对供应商的资信、履约、售后服务能力及市场价格状况和走势的综合评估系统； （3）不断开发新的供应渠道和供应商，加强对新老客户的走访和调查； （4）制定供应商管理办法，加强对供应商的管理、考核，确保供应商提供产品的优良性； 采购部主管职责1、直配供应商引进及维护2、采购部日常管

8、理，主要包括：（1）部门工作安排（日、周、月）（2）供应商谈判，（3）相关流程制定和调整（4）突发事件的处理3、订单的审核，参考安全库存4、应付款的管控5、库存金额的管控以及消耗6、审核并调整周月采购需求和计划6、与其他部门的协调7、库配需求的统计和采购计划的制定8、日常订单的制定和跟进9、退货处理10、库配供应商的谈判、引进和维护11、库配商品促销计划的制定和落实12、批发毛利率与毛利额周、月报表7、货品残损率周、月报表；.8、不动销商品率月报表（30 天不动销品）9、库存商品缺货率汇总日反馈报表（公司标准比例不可超 20%）；采购主管职责（分管系统和直配）1、系统信息更新2、仓库库存的掌控3、资料的整理（供应商合同，报价单、资质、调价归档、促销政策）4、直配供应商的沟通和维护5、直配供应商促销政策的制定和落实6、库存情况周、月报表7、供应商应付款的统计、结算与协调8、直配商应收款和应付款的统计、结算和监控9、相关表格的制作和归档