1.市政基础设施工程档案编制指南(试行)新.doc
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1、市政基础设施工程档案编 制 指 南(试行)(内部资料)2016年4月60目 次1、市政基础设施工程文件的整理及档案移交规定 32、附件1:科学技术档案案卷构成的一般要求(GB/T11822-2008) 253、附件2:国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范(DA/T28-2002) 364、附件3:附录B 卷内目录样式(空白目录) 45附录F1 市政基础设施工程档案概况表样式 46附录F2 建设工程档案概况表样式 (通用表) 47附录G 城建档案移交书样式 48附录H 案卷目录样式 49附录I 城建档案移交目录封面样式 505、附件4:城市建设工程档案预验收规定 516、附件5:工程照片档
2、案归档说明及要求 557、附件6:市政基础设施工程档案移交内容一览表 (另附表格)8、附件7:安全管理台帐清单 (另附表格)9、附件8:广东城市绿化工程施工和验收规范 (另附文件)市政基础设施工程文件的整理及档案移交规定第一节 总则(一)编制目的及适用范围1、目的:为加强市政基础设施工程档案的收集、整理工作,统一市政基础设施工程档案的验收标准,保证市政基础设施工程档案完整、准确、及时地归档和移交,实现工程档案管理的规范化、标准化。2、定义:本规定所称的市政基础设施工程,是指城市范围内道路、桥梁、广场、隧道、公共交通、排水、供水、供气、供热、污水、垃圾处理等工程。3、适用范围:本规定适用于本城市
3、规划区内的各项新建、改建、扩建、续建和重要部位维修的市政基础设施工程。(二)编制依据 1、科学技术档案案卷构成的一般要求(GB/T11822-2008);2、国家档案局国家重大建设项目文件归档要求与档案整理办法(DA/T28-2002);3、建设工程质量管理条例(国务院279号令);4、城市建设档案管理规定(建设部90号令);5、城市建设档案著录规范(GB/T50323-2001);6、佛山市公路建设项目档案工作指南(2015版)6、广东省市政基础设施工程施工质量技术资料统一用表(2010版)7、佛山市人民政府关于印发佛山市重点建设项目档案管理办法的通知(佛府办2005116号);8、佛山市档
4、案局转发国家档案局 国家发展和改革委员会关于印发的通知(佛档200648号);9、其它现行公路工程标准、规范、规程以及项目档案管理文件。第二节 市政基础设施工程文件的收集与整理(一)工程文件的归档范围1、对与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件,均应收集齐全,整理立卷后归档。2、市政基础设施工程文件的具体归档范围应符合本规定附件6。(二)收集注意事项1、项目文件的形成与收集工作须与工程建设同步,根据需要设置各类文件的台账,以确保项目文件的完整。2、管理性文件按问题收集,请示、批复文件放在一起,批复在前请示在后。3、收集的文件应为原件(除文件的主送及抄
5、送单位不涉及到建设、施工及监理单位外,复印件应注明原件所在的位置),签署手续完善。4、建设过程中产生的文件须采用符合耐久性要求的书写材料;书写工整,字迹、线条清晰耐久,纸张优良,格式基本统一,一般宜采用国标A4标准;热敏纸材质的纸张形成的文件且无法更换的应复印后再归档。5、案卷一般不宜超过250页,但当同一事务文件较多,且不宜分拆时可按需增加案卷厚度,成册文件一般不分拆。二、项目文件的整理、组卷要求项目文件的整理一般按如下步骤进行:组卷卷内文件排列案卷编目案卷装订案卷排列。(一)组卷的基本要求1、项目文件的组卷,应遵循工程建设程序各阶段文件的自然形成规律和成套性原则,应保持文件材料的内在关联。
6、项目文件的组卷、卷内文件材料的排列、案卷的编目及装订等,应符合科学技术档案案卷构成的一般要求(GB/T11822-2008)的规定和要求。2、项目文件在整理前应对收集的文件按建设项目文件归档范围进行鉴定,剔除不属于归档范围及重份的文件,不同保管期限的文件不宜组成一卷。3、施工文件以施工合同段为单位进行整理、组卷;监理文件的整理以监理合同段为单位进行。4、管理性文件按事项结合时间进行分类组卷。5、照片档案的整理原则上按主题分类组卷,分组照片数量:管理性照片应以能反应出主题为原则;施工照片应以能反应出每道工序的施工及检查为原则。(二)各类文件组卷要求1、立项审批文件(工程可行性研究报告)立项审批文
7、件按文件审批部门(发改、交通、国土、林业、文物、消防等)进行整理、组卷,每个部门按照该部门批复意见、审查意见、评审意见、咨询报告、请示等文件依次排列。2、设计基础文件设计基础文件原则上按照工程可行性研究阶段、初步设计阶段、施工图设计阶段及工程实施阶段整理、组卷,每个阶段包括工程地质、水文地质、勘察报告、重要土岩样说明、地震及气象等设计基础文件,应特别注意收集施工过程中形成的补充勘测文件。3、设计文件设计文件按初步设计、详细设计(如有)、施工图设计、工程实施阶段进行整理组卷,每个阶段首先排列管理性文件,再排列图纸。初步设计阶段按照初步设计的批复、审查会议纪要、审查意见(含概算审查意见)、评审意见
8、、请示、咨询意见及答复、设计答复的咨询反馈等管理性文件、初步设计图纸等的顺序进行整理组卷。详细设计及有关文件(对初步设计推荐方案开展优化、细化工作)按照详细设计的审查意见、评审意见、请示、工作大纲等管理性文件、详细设计图纸进行整理组卷。施工图设计按照施工图设计的批复、审查会议纪要、审查意见(含概算审查意见)、评审意见、请示、咨询意见及答复、设计答复的咨询反馈等管理性文件、施工设计图纸等的顺序进行整理组卷。工程实施阶段产生的变更文件及设计技术交底按照所涉及的合同段结合文号整理、组卷。4、工程管理文件政府审批文件可参考立项审批文件的组卷(用地申请、建设用地选址、用地规划、供水等),按部门进行组卷,
9、一个部门的批复性文件为首件,再按时间发生先后进行闭合。质量监督文件及整改回复文件,按监督申请到实施排列,第一部分为质量监督申报受理通知书、申请书、质量监督通知书、计划书;第二部分为质量监督检查情况通知及整改回复文件,按照时间结合文号依次整理、组卷。 招投标文件应按勘察设计、工程监理、工程施工、咨询、采购、其他等分类整理、组卷。每个合同段的招标文件按照招标公告、招标文件、资格预审文件、补遗书、答疑书、招标文件、评标文件、中标通知书等顺序进行整理、组卷。可根据文件组合厚度组合排列,建议整个项目应统一排列次序。未中标单位的资格预审申请文件、投标书不进行归档但须作为资料保存至竣工验收后(应符合当地行政
10、管理部门的相关规定)。合同文件及协议书应按勘察设计、工程监理、工程施工、咨询、采购、其他等分类整理、组卷。每份合同按合同书、合同审批表、补充协议(如有)等进行排列、组卷。工程管理往来文件按工程质量、安全、计划、进度、合同、费用管理等结合时间分别整理、组卷。如一个问题较多,应进一步细化问题,如合同管理中可增加单价管理。会议纪要类,专项会议按问题结合时间整理、组卷,例会性质的会议纪要文件按时间(年度)进行排列。项目独有的规范、标准文件按建设管理、勘察设计、监理、施工等分类整理。 合同变更、索赔等文件按照事件进行整理、组卷,每个事件的结论性文件排列在这个事件的首件,其它文件按时间顺序依次排列。5、监
11、理文件监理单位的文件以监理合同段为单位进行整理、组卷。监理依据性文件包括监理大纲、监理规划和各专业的监理实施细则,在文件批准实施后整理、组卷,按专业的先后顺序。监理往来文件按工程质量、安全、计划、进度、合同、费用管理等结合时间分别整理、组卷。平行试验、独立抽检的文件按所辖施工合同段为单位分别进行整理、组卷。监理指令(开、停、复、变更令等)及其处理结果回复等按所辖施工合同段分类整理、组卷。采用了计算辅助系统形成的监理抽检文件,其原始记录本的排列原则上按单位分部分项排列。监理月报类文件按时间(年度)进行整理、组卷。监理旁站记录按单位、分部、分项或日期进行整理、组卷。监理日志按日期或以人为单位整理、
12、组卷。监理专项会议纪要按问题结合时间整理、组卷;监理工地例会按时间或文号整理、组卷。监理照片按问题分组后整理、组卷。建议按月结合所辖施工合同段的质量检查照片分组。6、施工文件施工文件以施工合同段为单位进行组卷。施工往来文件按工程质量、安全、计划、进度、合同、费用管理等结合事项、时间分别整理、组卷。原材料按种类结合批次整理、组卷。每批次按原材料质量报验单、产品出厂合格证(出厂证明书)、出厂质量报告单、自检报告、抽检(送检)报告的顺序进行排列、组卷。每种原材料首先排列该种原材料的试验台账,原材料试验文件按试验台账依次排列。桩基无破损检测报告如对应分项的则放入对应分项中,如不能则以桥为单位整理、组卷
13、,如检测报告不能以桥为单位组卷,可按报告编号进行整理、组卷,但需制作出整个合同段的桩基检测统计一览表,排列在这类文件的首卷首页。混凝土、砂浆抗压强度等实体质量试验检测报告和记录分别放到相应结构部位组卷。工程变更文件一般以工程变更令号依次整理、组卷。开工报告(总开工报告,合同段、单位、分部、分项工程开工报告)和施工方案按单位分部及分项一览表整理、组卷。施工日志、测量原始记录手簿、施工照片、施工总结等分别单独组卷。工程变更报告按变更令编号顺序整理、组卷。重大的质量与安全事故、社会群体事件等(包括事故发生的原因、处理方案、实施过程、处理效果)和施工遇到的非正常情况记录按问题整理、组卷。竣工图参照施工
14、图设计分册整理、组卷。房建、机电工程按相关行业规范、标准进行组卷。检测、测量等仪器标定文件按年度进行整理、组卷。7、竣工验收文件竣工图由施工单位编制完成后移交。竣工验收文件;工程质量鉴定报告、质量监督报告;建设、设计、施工、监理单位工作报告(竣工验收)按项目进行整理、组卷。缺陷责任期内的整改文件按照施工和监理合同段整理、组卷。工程结算按照勘察设计、监理、施工单位等整理、组卷,每个合同的结算按照竣工结算审核报告(书)、竣工结算报告、竣工结算申请报告的顺序进行排列组卷。项目竣工决算报告按照项目竣工决算报告的分册顺序号进行整理、组卷。审计报告按照竣工审计、项目预算执行情况审计、年度审计、内审等类别,
15、每次审计将审计结果(审计报告或审计决定)、整改结果(整改工作会议纪要、整改报告)、审计过程产生的文件顺序进行排列组卷。8、科研文件科研文件按课题分类整理、组卷,每个科研课题按照课题技术合同、立项报告、任务书及批准文件、研究方案(大纲)、研究报告(试验记录、分析计算数据等)、专家评审(成果鉴定证书等)、技术应用文件的顺序进行排列组卷。三、案卷卷内文件排列1、管理性文件按事项、时间或重要程度排列。2、施工文件按管理、依据、建设、安装、检测试验记录、评定、验收排列。3、设备文件按依据性、开箱验收、随机图样、安装调试和运行维修等顺序排列。4、竣工图按专业、图号排列。5、卷内文件一般文字在前,图样在后;
16、译文在前,原文在后;正件在前,附件在后;印件在前,定(草)稿在后;批复在前,请示在后;结论性文件在前,依据性文件在后。四、案卷的编目(一)卷内文件页号的编写1、凡采用三孔一线方式装订的案卷,双面书写的文件,在其正面右下角、背面左下角,单面书写的文件,在其正面右下角用阿拉伯数字逐页编写页号。每一卷(册)一个流水号,均从“1”开始(不能若干卷一个序号)。2、已装订成册的文件材料,如自成一卷的,不需重新编写页号,如与其它文件材料组成一卷的,将该册文件材料排列在其他文件材料之后,不需重新编写页号,只需在备考表中说明此卷号的总页数。3、卷内目录、卷内备考表不编写页号。(二)案卷封面编制(样式见附件1图A
17、1)案卷封面包括卷盒正表面和案卷内封面。1、案卷题名:应简明、准确地揭示卷内文件的内容。公路建设项目案卷题名主要包括:项目名称;合同段起讫里程;工程单位、分部及分项名称;文件名称四个部分。案卷题名一般由立卷人拟写,如“工程(分部或分项)混凝土(砂浆)抗压统计汇总表”。2、立卷单位指文件材料的组卷单位。3、起止日期指本案卷内文件形成的最早和最晚的时间年、月、日(年度应填写四位数字)。4、保管期限根据广东省公路建设项目文件材料归档范围、保管期限及分类表附件3(粤交办2012406号)文件中的附件三填写。5、密级根据国家及交通运输部有关保密规定确定并填写(注:重要的涉密文件按保密要求执行)。6、档号
18、由档案分类号及案卷号组成。档案分类号一般由建设单位档案部门按照项目所属公司的档案分类办法制定,每个监理、施工合同段一个分类号;案卷号是指项目档案按一定顺序排列后的流水号,每个监理、施工合同段一个独立的案卷顺序号(临时档号),均从1开始。7、档案盒封面、软封面字体采用16号黑体字粗体。(三)案卷背脊编制(样式见附件1图A2)1、广东省公路建设项目背脊编制内容包括档号、案卷题名及保管期限。2、案卷背脊不宜采用不干胶纸张形式,宜使用牛皮纸印制方式或直接套打档案盒。题名自右向左,首空两格,采用竖向打印方式,打印字体宜采用黑体或宋体四号字。(四)卷内目录编制(样式见附件1图A3)1、序号:卷内文件排列顺
19、序号,应用阿拉伯数字从1起依次标注卷内文件件数的顺序,一份文件一个号。2、文件编号:应填写文件的文号或图样的图号、项目代号等。3、责任者:填写文件材料的形成单位或主要形成单位。属原材料报验和工序报验文件,责任者应填写施工单位和监理单位。可采取通用的标准简称。4、文件题名:应填写卷内文件材料标题的全称,没有标题或标题不能说明文件材料内容的,应自拟标题,外加“ ”符号;案卷内每份独立成件及单独办理报验和批准手续形成的文件材料,均应逐件填写文件标题。对于往来文件,应逐份拟写卷内目录题名;对于原始施工记录、原材料试验记录等文件,不可逐张表格题写卷内目录题名,也不可一个案卷题写一条目录,应按桩号范围、工
20、程部位、工艺顺序等拟写,如某个#下部构造,可以按单根桩、承台(桩帽)、系梁、单根立柱、盖梁、支座垫石等拟写一条卷内目录题名,这类卷内目录题名宜控制在23页内为佳。5、日期:填写文件形成的最终日期(施工工序文件填写起讫日期):形式宜采用8位数字表示方式如:2006.01.07(例如2006.01.072006.10.16)。6、页次:填写每份文件首页上标注的页号,最后一份文件标注起止页号;属已装订成册的文件材料,在卷内文件目录页次中填写本册文件材料的起止页号,并在备考表中注明累计总页数。(将文件表格中“页数”改为“页次”)7、备注:填写应注明的情况。8、卷内目录字体采用10号宋体。(五)卷内备考
21、表编制(样式见附件1图A4)1、说明:包括案卷内文件的总件数、总页数以及组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题。2、立卷人:应由立卷责任者签名。3、立卷日期:应填写完成立卷的时间。4、检查人:应由案卷质量审核者签名。5、检查日期:应填写案卷质量审核的日期。6、互见号:应填写反映同一内容不同载体的档号,并注明其载体类型。7、卷内备考表:应排列在卷内全部文件后。8、卷内备考表字体采用14号宋体。(六)案卷目录编制(样式见附件1图A5)1、序号:应填写登录案卷的流水顺序号。2、档号、案卷题名、保管期限的填写按案卷封面的相关内容填写。3、总页数:应填写案卷内全部文件的页数之和。4、备注:可根据管理需要
22、填写案卷的密级、互见号或存放位置的信息。(七)案卷装订1、公路工程项目档案案卷装订可整卷装订或以件为单位装订。2、案卷装订一般采用“三孔一线”结扣法,要求整齐、牢固、美观,不能出现脱页、压字、页面倒置的现象。3、以件为单位装订的应在每份文件首页右上角空白处加盖档号章,(档号章样式见附件),档号章的序号填写按卷内目录的序号,一般宜用红色印泥加盖“档号章”,档号和序号宜用黑色墨水填写或盖数字、字母章。4、大于A4幅面的文件应折叠,图纸折叠方式见GB/T 10609.3。鉴于公路工程项目图纸基本以A3幅面为主,因此,可自行制定A3大小的档案盒。五、临时档号编制规则第一个字母表示合同工程编号。第二个为
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