科技档案管理优秀PPT.ppt

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1、档档 案案 业业 务务 知知 识识 培培 训训 班班 科科 技技 文文 件件 管管 理理 和和 科科 技技 档档 案案 管管 理理科技文件和科技档案的概念科技文件和科技档案的概念 科技文件：是记录和反映科学技术活动，传科技文件：是记录和反映科学技术活动，传递科技思想的文字、图表、声像等文件材递科技思想的文字、图表、声像等文件材料的总称。料的总称。科技档案：指企事业单位和国家机关、社会科技档案：指企事业单位和国家机关、社会组织及个人从事生产、科研、基建及管理组织及个人从事生产、科研、基建及管理活动形成的对国家和社会具有保存价值的活动形成的对国家和社会具有保存价值的应当归档保存的科技文件材料。应当

2、归档保存的科技文件材料。科技文件与科技档案的关系科技文件与科技档案的关系科技档案 科技文件科技档案v科技档案是对国家和社会具有保存价值的科技文件材料，并非全部在科技、生产活动中形成的文件材料都具有保存价值。v没有保存价值的文件不须要归档。v有没有保存价值是科技文件材料能否转化为科技档案的基本条件。科技档案和其他档案的区分科技档案和其他档案的区分v它产生于生产、科研、基建以及管理活动之中，它记述和反映自然界各种物质现象和运动规律，记述和反映人们相识自然、改造自然的各种活动，它是一种科技信息及其载体。科技档案与科技资料的区分科技档案与科技资料的区分v科技档案：是生产、科研、基建以及管理活动的原始记

3、录，它是第一手材料。v科技资料：不是生产、科研等活动的第一手材料，是为生产、科研等活动参考须要而事后另行编写和收集整理、沟通或购买来的间接性材料。第四章科技文件管理第四章科技文件管理本章主要阐述本章主要阐述 科技文件基本学问科技文件基本学问 科技文件编制科技文件编制 科技文件整理科技文件整理 科技文件归档科技文件归档第一节第一节科技文件的概念、科技文件的概念、特点、作用及类型特点、作用及类型一、科技文件的概念一、科技文件的概念二、科技文件的特点二、科技文件的特点三、科技文件的作用三、科技文件的作用四、科技文件的基本类型四、科技文件的基本类型二、科技文件的特点：二、科技文件的特点：.专业技术性：

4、是科技文件最突出的特 点。.成套性：在科技文件的整理、保管及利用等方面起着重要的规定和制约作用。.更改性：科技文件的形成贯穿于专业技术活动的整个过程，处于形成、运用的动态过程中。.通用性：标准化工作的不断发展奠定了科技文件通用性的基础。科技文件在行业专业间的沟通、借鉴和运用，充分体现了科技文件的通用性特点。.现实性：是指科技文件从科技生产活动的起先到结束，自始至终都发挥着作用。三、科技文件的作用三、科技文件的作用.是指导科技生产建设活动的重要依据。.是继承科技学问的重要手段。.是提高经济效益和社会效益的重要工具。四、科技文件的基本类型四、科技文件的基本类型：.图样科技文件：机械制造图、建筑设计

5、图、地质图、气象图等。.文字科技文件：各种任务书、预算书、报告书、项目总结、鉴定书等。.其他形式的科技文件：配套书目、图样书目、设计变更通知单、工艺卡片、设备保养修理事故记录卡（单）、工程验收单、材料试验单等。.非纸制载体的科技文件：电子文件和声像文件。其次节科技文件编制其次节科技文件编制一、科技文件编号一、科技文件编号二、科技文件更改方法二、科技文件更改方法三、科技文件审签程序三、科技文件审签程序四、科技文件管理措施四、科技文件管理措施一、科技文件编号一、科技文件编号 科技文件的编号是管理和运用科科技文件的编号是管理和运用科技文件的工具，由设计人员在设计科技文件的工具，由设计人员在设计科技文

6、件时编制。技文件时编制。（一）编号的要求（一）编号的要求.每份科技文件必需有独立的编号，同一代号不能代表两种以上的科技文件。.科技文件的编号应与所反映的对象的代号相对应。.应编制科技文件编号方案。.科技文件的编号由代字和代号组成，代字为汉语拼音字母，代号为阿拉伯数字。（二）科技文件编号方法（二）科技文件编号方法.项目结构编号法：反映各文件的隶属关系，结构关系及有机联系。包括产品隶属编号法和工程结构编号法。.分类编号法：将一个专业，一个系统或一个企业的全部科技文件按其性质特征用途专业等接受十进位制分类法进行编号。产品隶属编号法产产 品品K528K528部部 件件K528.1K528.1零零 件件

7、K528.1-001K528.1-001零零 件件K528.1-002K528.1-002零零 件件K528.1-002K528.1-002 K528 .1 002 产品型号产品型号 结构组成部分结构组成部分 零件序号零件序号 代号（部件号）代号（部件号）T36 3 .2 .1 002 产品型号产品型号 结构组成部分代号结构组成部分代号 零件序号零件序号 （部件号）（部件号）一级一级 二级二级 三级三级工程结构编号法工程结构编号法工程项目工程项目20012001设计阶段（施工图设计）设计阶段（施工图设计）2001S2001S专业（机构）专业（机构）2001SJ2001SJ属类（基础部分）属类（

8、基础部分）2001SJ.12001SJ.1设计顺序号设计顺序号2001SJ.10012001SJ.1001 2001 S .J 002 工程项目代号工程项目代号 设计阶段设计阶段 专业（结构）专业（结构）依依次号次号 （施工图设（施工图设 代号代号 计）代号计）代号 工程代号工程代号 结构组成部分代号结构组成部分代号 2010 .23 .S .J 001工程项目代号工程项目代号 单项工程代号单项工程代号 同同 上上 依次号依次号 结构组成结构组成 工工 程程 代代 号号 部分代号部分代号（三）科技文件编号与科技档案（三）科技文件编号与科技档案 编号的区分和联系编号的区分和联系区分：区分：科技文

9、件编号以单份文件或单张科技文件编号以单份文件或单张图纸为单位，每个编号只代表一份文图纸为单位，每个编号只代表一份文件或一张图纸；而科技档案的编号以件或一张图纸；而科技档案的编号以保管单位为单位。保管单位为单位。联系：联系：科技文件编号是编制科技档案号科技文件编号是编制科技档案号的基础，科技档案编号可利用科技文的基础，科技档案编号可利用科技文件编号的一部分；另一方面，工程技件编号的一部分；另一方面，工程技术人员较熟悉科技文件的编号，在利术人员较熟悉科技文件的编号，在利用科技档案时一般通过科技文件编号用科技档案时一般通过科技文件编号查寻。查寻。二、科技文件更改方法二、科技文件更改方法 科技文件的更

10、改确定要在严格的更改科技文件的更改确定要在严格的更改制度管理下进行，更改制度一般包括：制度管理下进行，更改制度一般包括：1.1.科技文件更改权限科技文件更改权限 2.2.更改程序更改程序3.更改原则 4.更改方法5.填写科技文件更改单三、科技文件审签程序三、科技文件审签程序（一）一般科技文件的审签程序：设计、（一）一般科技文件的审签程序：设计、描图、校对、审核、工艺审查、标准描图、校对、审核、工艺审查、标准化审查、会签、审批。化审查、会签、审批。（二）主要科技文件的审签程序（二）主要科技文件的审签程序四四.科技文件管理措施科技文件管理措施（一）实行（一）实行“三纳入三纳入”和和“四同步四同步”

11、管理。管理。三纳入：三纳入：将科技文件的形成和积累将科技文件的形成和积累.纳入科技、生产、基建工作支配。纳入科技、生产、基建工作支配。.纳入科技、生产等工作程序。纳入科技、生产等工作程序。.纳入有关部门和有关人员的职责范围。纳入有关部门和有关人员的职责范围。四同步：四同步：.下达支配任务同时提出文件材下达支配任务同时提出文件材料的归档要求；料的归档要求；.检查支配进度同时检查文件材检查支配进度同时检查文件材料形成情料形成情 况；况；.评审鉴定成果同时验收鉴定文评审鉴定成果同时验收鉴定文件材料的完整、精确、系统状况；件材料的完整、精确、系统状况；.上报登记和评审嘉奖科技成果上报登记和评审嘉奖科技

12、成果以及科技人员提职考核时，档案部以及科技人员提职考核时，档案部门同时出具专题归档状况证明材料。门同时出具专题归档状况证明材料。（二）将科技文件的形成、积累列入（二）将科技文件的形成、积累列入经济责任制考核范围。经济责任制考核范围。（三）档案部门要参与各项生产技术（三）档案部门要参与各项生产技术的鉴定、验收、创优、评奖活动，的鉴定、验收、创优、评奖活动，以确保科技文件材料的完整、精确、以确保科技文件材料的完整、精确、系统。系统。（四）科技部门应从归档的角度对科技文（四）科技部门应从归档的角度对科技文件标准的执行状况进行监督、检查件标准的执行状况进行监督、检查监督和检查的基本内容:1、形成的科技

13、文件是否齐全、完整、成套、精确；l2、科技文件的幅面、格式、名称、编号、更改等，是否符合有关标准；责任者签字是否符合要求；3、科技文件编制是否符合有关标准的规定；4、图样的标题栏格式、内容填写是否符合有关标准；签字手续是否完备；5、文字材料的是否是原稿，是否运用规范的用纸；6、图纸（蓝图）的折叠方法是否符合规范、标准。第三节第三节 科技文件整理科技文件整理 科技文件整理的主要内容和程序科技文件整理的主要内容和程序:v鉴别鉴别v组成保管单位组成保管单位v编目和装订编目和装订一、科技文件的鉴别一、科技文件的鉴别（一）完整性鉴别（一）完整性鉴别.按项目收集齐全，完整成套，不缺按项目收集齐全，完整成套

14、，不缺项。项。.一个项目的全（二）精确性鉴别一个项目的全（二）精确性鉴别1 1、同它所反映的科技、生产活动对象、同它所反映的科技、生产活动对象相一样相一样2 2、同一项目的科技文件之间在内容上、同一项目的科技文件之间在内容上应当一样应当一样部科技文件不能缺份。部科技文件不能缺份。二、科技文件的立卷二、科技文件的立卷（一）复制图的折叠（二）组织立卷（三）卷内文件的排列（一）复制图的折叠：依据国家标准技术制图复制图的折叠方法（GB10609.389）几种折叠方法.需装订成册的复制图：有装订边，无装订边。.不装订成册的复制图：沿标题栏长边折叠，沿标题栏短边折叠。以上几种方法的原则是：折叠成A4规格，

15、且把标题栏露在外面。（二）组织立卷（二）组织立卷.案卷的基本特征：（1）是一组具有有机联系的科技文件。（2）案卷内的科技文件有一个相对的数量界限。（3）一个案卷内科技文件的保存价值大体相同。（4）依据国家标准规定，案卷接受卷夹、卷盒两种形式的装具。.组卷要求：（1）案卷内的科技文件必需反映真实状况。（2）案卷内科技文件应齐全完整。（3）案卷内科技文件的载体和书写材料要符合耐久性要求。.组卷方法（1）产品、设备仪器文件 按反映的不同部件、结构、系统分别组卷（2）基建工程的科技文件 按反映的不同专业分别组卷（3）科研课题的科技文件 按反映的不同探讨阶段分别组卷（4）组卷中常常遇到的问题和解决方法一

16、是同型号的多台设备随机文件，不须要每台都存，只需立卷、归档一台的随机文件材料，其它各台在案卷中注明在哪一卷即可。二是逐步形成和补充的文件，应单独组卷，不必将前期已形成的文件拆卷。三是接受的标准图、通用图，不必复制一套组卷，只需在卷内书目和卷内备考表中注明。四是与产品、科研、基建项目、设备亲密相关的管理性文件也要列入相关类中组卷。（三）卷内文件的排列（三）卷内文件的排列.文字材料的排列：（1）按重要程度排列。（2）按时间依次排列。（3）按逻辑关系排列。（4）有译文的外文材料，译文在前原文在后。2.图样材料的排列：有图样书目的按书目依次排列；没图样书目的按总体与局部的关系依次排列。.图文混合材料的

17、排列：文字材料在前，图样材料在后。三三.科技文件案卷编目科技文件案卷编目（一）编写页号（一）编写页号（二）填写卷内书目（二）填写卷内书目（三）填写卷内备考表（三）填写卷内备考表（四）案卷封面的编制（四）案卷封面的编制（一）编写页号（一）编写页号1.1.有书写内容的页面一律编写页号。有书写内容的页面一律编写页号。2.2.文字材料的编号方法与文书档案的一样，文字材料的编号方法与文书档案的一样，图纸页号编写在图纸标题栏外面。图纸页号编写在图纸标题栏外面。3.3.装订的案卷，以每卷为单位按依次编写页装订的案卷，以每卷为单位按依次编写页号；不装订的案卷，先编每份文件的件号，号；不装订的案卷，先编每份文件

18、的件号，然后再以每份文件为单位，从然后再以每份文件为单位，从“1”“1”起按依起按依次编写页号。次编写页号。（二）填写卷内书目（二）填写卷内书目 卷份卷份 内科内科 目技目技 录文录文 是件是件 案的案的 卷明卷明 内细内细 每表每表 一一序序号号文文件件编编号号责责任任者者文件材料题名文件材料题名日日期期页页号号备备注注v序号：指这份文件在案卷内的排列依次号，序号：指这份文件在案卷内的排列依次号，用用“1“1、2 2、3.”3.”v文件编号：填写这份科技文件的文件号或图文件编号：填写这份科技文件的文件号或图样的图号样的图号v责任者：填写科技文件的干脆编制部门或主责任者：填写科技文件的干脆编制

19、部门或主要责任者，即对文件内容进行创建或负有责要责任者，即对文件内容进行创建或负有责任的团体和个人。任的团体和个人。v文件材料题名：填写每份文件材料标题的全文件材料题名：填写每份文件材料标题的全称，一般应据实抄录。称，一般应据实抄录。v v日期：填写文件材料本身编制的年、月、日，即文件材料形成的时间，v页号：v 案卷装订：填写卷内每份文件首页上标注的页号；最终一份文件要标注首、尾页号；v 案卷不装订：填写每份文件的页数，即尾页标注的页号。v备注：对有关科技文件的特殊状况或其他事项的说明。（三）填写卷内备考表（三）填写卷内备考表卷内备考表卷内备考表说明：本卷内共有说明：本卷内共有 件，件，页页立

20、卷人：立卷人：年年 月月 日日检查人：检查人：年年 月月 日日v说明：写明案卷内科技文件的总件数、总页数以及说明：写明案卷内科技文件的总件数、总页数以及在组卷过程中对科技文件基本状况等须要说明的问在组卷过程中对科技文件基本状况等须要说明的问题，一般应由有关的科技人员填写。题，一般应由有关的科技人员填写。v立卷人：由责任立卷者签名。立卷人：由责任立卷者签名。v检查人：由案卷质量审核者签名。检查人：由案卷质量审核者签名。v年、月、日：由立卷人和检查人分别填写完成立卷年、月、日：由立卷人和检查人分别填写完成立卷和检查的日期。和检查的日期。v案卷运用状况的说明：是科技文件归档后，在案卷案卷运用状况的说

21、明：是科技文件归档后，在案卷运用过程中对该案卷变更状况须要说明的问题，由运用过程中对该案卷变更状况须要说明的问题，由档案部门有关人员负责填写。档案部门有关人员负责填写。（四）案卷封面的编制（四）案卷封面的编制档 号：档案馆号：科科 技技 档档 案案 案卷题名案卷题名 编制单位编制单位编制日期编制日期保管期限保管期限密密 级级v案卷题名：即案卷标题，简明、完整、精确揭示案卷题名：即案卷标题，简明、完整、精确揭示科技文件的内容，案卷题名的主要内容由三部分科技文件的内容，案卷题名的主要内容由三部分组成：（组成：（1 1）项目的名称、代字、代号；（）项目的名称、代字、代号；（2 2）项）项目的组件、部

22、件、专业、阶段的名称、代字、代目的组件、部件、专业、阶段的名称、代字、代号；（号；（3 3）科技文件的名称。）科技文件的名称。v 如：海淀区档案馆工程结构竣工图如：海淀区档案馆工程结构竣工图v 案卷题名一般由立卷人拟写。案卷题名一般由立卷人拟写。v编制单位：填写负责科技文件组卷的部门或项目编制单位：填写负责科技文件组卷的部门或项目的负责部门。的负责部门。v编制日期：填写案卷内科技文件形成的起止日期。编制日期：填写案卷内科技文件形成的起止日期。v保管期限：依据有关规定，填写其组卷时划定的保管期限：依据有关规定，填写其组卷时划定的保管期限，即永久、长期、定期。保管期限，即永久、长期、定期。v密级：

23、依据保密规定填写其划定的机密等级。密级：依据保密规定填写其划定的机密等级。v档号：填写档案的分类号和案卷依次号。档号：填写档案的分类号和案卷依次号。v 如：如：C.X201001C.X201001v 其中其中C.X2010C.X2010为分类号，为分类号，0101为案卷依次号为案卷依次号v档案馆号：填写国家给定的本档案馆的代码。档案馆号：填写国家给定的本档案馆的代码。四四.案卷装订的要求案卷装订的要求 v装订的案卷去掉文件上的金属物。v不装订的案卷，每份文件首页加盖档号章，并按卷内书目的依次有序地排列。档号章样式档号章样式档号档号K 1-01 件号件号2档号档号件号件号K 1-012第四节第四

24、节 科技文件归档科技文件归档一、科技文件的归档范围一、科技文件的归档范围二、科技文件的归档时间二、科技文件的归档时间三、科技文件的归档份数三、科技文件的归档份数四、科技文件的归档要求四、科技文件的归档要求五、科技文件的归档手续五、科技文件的归档手续建立科技文件归档制度建立科技文件归档制度v是科技文件转换为科技档案的关口v科技文件的归档，要以归档制度为基本依据v归档制度既是一项科技工作管理制度，又是一项科技文件管理制度。v内容：一般包括归档范围、归档时间、归档份数、归档要求、归档手续科技文件的归档范围科技文件的归档范围（一）确定归档范围的标准：（一）确定归档范围的标准：凡是干脆记述和反映本单位科

25、凡是干脆记述和反映本单位科技、生产活动的，具有现实和长远技、生产活动的，具有现实和长远保存价值的科技文件，都应列入归保存价值的科技文件，都应列入归档范围。档范围。（二）确定归档范围的基本方法（二）确定归档范围的基本方法.探讨和分析本单位科技、生产活动的范围；.驾驭本单位的基本职能活动；.正确划定本单位科技文件与科技资料，科技文件与文书材料的界限；.依据国家和专业主管部门确定的归档范围，结合本单位实际，确定具体的科技文件的归档范围。（三）几种主要科技文件的归档范围（三）几种主要科技文件的归档范围 .科研项目文件的归档范围，包括五科研项目文件的归档范围，包括五个方面：个方面：科研准备阶段；科研准备

26、阶段；探讨试验阶段；探讨试验阶段；总结鉴定验收阶段；总结鉴定验收阶段；成果和嘉奖申报阶段；成果和嘉奖申报阶段；推广应用阶段。推广应用阶段。.基建项目文件的归档范围，包括十基建项目文件的归档范围，包括十个方面：个方面：可行性探讨的文件可行性探讨的文件设计基础材料设计基础材料设计文件设计文件工程管理文件工程管理文件施工文件施工文件v竣工文件v生产技术准备、试生产v工艺、设备v涉外文件v财务、器材管理.设备仪器文件的归档范围：设备仪器文件的归档范围：购置设备的申请及批复、协议及合同。购置设备的申请及批复、协议及合同。设备仪器安装、调试、验收过程中形设备仪器安装、调试、验收过程中形成的技术性、凭证性的

27、文件材料。成的技术性、凭证性的文件材料。设备的操作规程；设备运行、修理、设备的操作规程；设备运行、修理、保养、重大事故的记录。保养、重大事故的记录。设备改进、改装的技术文件。设备改进、改装的技术文件。设备报废申请、鉴定及审批的文件材设备报废申请、鉴定及审批的文件材料。料。科技文件的归档时间科技文件的归档时间（一）在项目全部结束时间归档（一）在项目全部结束时间归档（二）在项目工作阶段或项目子项结（二）在项目工作阶段或项目子项结束时间归档束时间归档科技文件的归档份数科技文件的归档份数 一般归档一份。重要的、运用常见的应归档两份以上。归档要考虑：依据归档材料的重要程度依据档案开架阅览的须要依据上报上

28、级有关部门和科技专业档案馆的数量科技文件的归档要求科技文件的归档要求.归档工作由相关的科技业务部门担当。.归档的科技文件应做到书写材料优良、字迹工整、图形清晰、有利于许久保存。.归档的文件必需达到完整、精确并经过系统整理、编目，由项目负责人审查后刚好归档。.档案部门有责任监督、指导科技人员做好科技文件的归档工作。科技文件的归档手续科技文件的归档手续（一）编写归档状况简要说明（一）编写归档状况简要说明（二）填写归档文件移交清单（二）填写归档文件移交清单（一）编写归档状况简要说明（一）编写归档状况简要说明 一般包括：本项目名称；任务来一般包括：本项目名称；任务来源；主要任务和实施过程；技术水平；源

29、；主要任务和实施过程；技术水平；经济效益；社会效益；文件材料的完经济效益；社会效益；文件材料的完整、精确、系统状况；项目负责人等。整、精确、系统状况；项目负责人等。（二）填写归档文件移交清单（二）填写归档文件移交清单 移交清单是科技文件归档和接收移交清单是科技文件归档和接收的凭证。由归档者填制一式两份，归的凭证。由归档者填制一式两份，归档时交接双方按清单核查清晰，双方档时交接双方按清单核查清晰，双方签字，各留一份，以备查考。签字，各留一份，以备查考。第五章科技档案管理第五章科技档案管理本章主要阐述本章主要阐述v 科技档案概念、种类科技档案概念、种类v 科技档案收集科技档案收集v 科技档案整理科

30、技档案整理v 科技档案鉴定等科技档案鉴定等v第一节科技档案概念和种类第一节科技档案概念和种类v其次节科技档案的收集工作其次节科技档案的收集工作v第三节科技档案的整理工作第三节科技档案的整理工作v第四节科技档案的鉴定工作第四节科技档案的鉴定工作二、科技档案的基本种类二、科技档案的基本种类及内容构成及内容构成v.工业生产技术档案v.农业科技档案v.基本建设档案v.设备仪器档案v.科学技术探讨档案v6.其他:地质档案、测绘档案、气象档案、天文档案、水文档案、地震档案、环境爱护档案、医学科技档案其次节其次节 科技档案的收集工作科技档案的收集工作一、收集工作的要求一、收集工作的要求二、开展科技档案收集工

31、作的方法和二、开展科技档案收集工作的方法和措施措施一、收集工作的要求一、收集工作的要求（一）要细致贯彻集中统一管理科技档案的原则（一）要细致贯彻集中统一管理科技档案的原则 集中统一管理是中华人民共和国档案法集中统一管理是中华人民共和国档案法的明确规定。在任何机关团体、企事业单位内的明确规定。在任何机关团体、企事业单位内部，科技档案都应当由档案部门实行集中统一管部，科技档案都应当由档案部门实行集中统一管理，而不能保存在各业务技术部门，这是国家全理，而不能保存在各业务技术部门，这是国家全部科技档案实现集中统一管理的基础。部科技档案实现集中统一管理的基础。（二）要遵循科技档案的自然形成规律（二）要遵

32、循科技档案的自然形成规律 科技档案是在科技、生产活动中，伴随着科技、生产活动的进行自然形成的。科技档案收集工作及科技文件材料的归档制度，必需符合科研、生产、建设活动的规律性，要依据科研、生产、建设活动的工作程序和科技文件材料形成的过程，具体规定归档范围、归档时间，这样才能既做到集中统一管理，保证科技档案的完整与平安，又不影响现行工作的运用。（三）要保证科技档案的完整、精确（三）要保证科技档案的完整、精确 完整、精确的科技档案，可以充分发挥凭证、查考作用和科技储备作用。反之，则会给工作造成损失。二、开展科技档案收集工作二、开展科技档案收集工作的方法和措施的方法和措施（一）依据归档制度的规定接收科

33、技文件材（一）依据归档制度的规定接收科技文件材 料归档。归档制度的内容一般包括：料归档。归档制度的内容一般包括：科技文件的归档范围科技文件的归档范围科技文件的归档时间科技文件的归档时间科技文件的归档份数科技文件的归档份数科技文件的归档要求科技文件的归档要求科技文件的归档手续科技文件的归档手续（二）纳入支配管理（二）纳入支配管理,实行多种方式结合实行多种方式结合的收集方法的收集方法（三）确定和疏通科技档案收集渠道（三）确定和疏通科技档案收集渠道,定定向、定内容收集向、定内容收集（四）抓住重要环节和关键阶段进行收集（四）抓住重要环节和关键阶段进行收集第三节第三节 科技档案的整理工作科技档案的整理工

34、作一一.整理工作的内容和原则整理工作的内容和原则二二.科技档案的分类科技档案的分类三科技档案案卷的排列三科技档案案卷的排列四科技档案号的编制四科技档案号的编制五五.科技档案检索工具的编制科技档案检索工具的编制一一.整理工作的内容和原则整理工作的内容和原则（一）科技档案整理工作的内容（一）科技档案整理工作的内容（二）科技档案整理工作的原则（二）科技档案整理工作的原则（一）科技档案整理工作的内容（一）科技档案整理工作的内容 科技档案整理工作通过两项工作过程来完成科技档案整理工作通过两项工作过程来完成:1.归档前，由科技业务部门在科技档案部门的帮助、指导下进行的整理工作。归档前，由科技业务部门在科技

35、档案部门的帮助、指导下进行的整理工作。2.归档后，由档案部门独立进行的整理工作。归档后，由档案部门独立进行的整理工作。科技档案整理工作又分为系统整理科技档案整理工作又分为系统整理 和科学编目两个部分。和科学编目两个部分。系统整理指：对案卷的分类和排列。系统整理指：对案卷的分类和排列。科学编目指：编档号和编书目。科学编目指：编档号和编书目。（二）科技档案整理工作的原则二）科技档案整理工作的原则1.遵循科技档案的自然形成规律，保持科技档案材料之间的有机联系。2.充分利用原有的整理基础，对科技档案进行分门别类的整理。3.便于保管和利用。二二.科技档案的分类科技档案的分类（一）分类的基本要求（一）分类

36、的基本要求（二）科技档案分类方案的编制（二）科技档案分类方案的编制（三）科技档案分类的方法（三）科技档案分类的方法（一）分类的基本要求（一）分类的基本要求1.要符合形成档案的专业和形成单位的科技活动的性质和特点。2.在一个单位内部和一个专业系统内部，同一科技档案的分类标准应当一样。3.分类的层次类目要简明，不宜过多过繁。4.分类应力求依据专业系统实现标准化。（二）科技档案分类方案的编制（二）科技档案分类方案的编制 .依据库藏科技档案的基本种类设大类，依据库藏科技档案的基本种类设大类，有多少种科技档案就设多少个大类。有多少种科技档案就设多少个大类。.在每个大类中设置相应的上位类和下位在每个大类中

37、设置相应的上位类和下位类，形成不同的类别层次，构成完整的类类，形成不同的类别层次，构成完整的类系。系。.给每一个类目一个固定的代字或代号。基建档案的大类一般用 J J 代表；设备档案的大类一般用 S S 代表；科研档案的大类一般用 K K 代表；产品档案的大类一般用 C C 代表；大类以下用阿拉伯数字代表。.用文字叙述或图表的形式把形成的类目表达出来。.撰写说明，指出分类方案编制的依据、分类标准、类目代字和代号的运用方法等。编制库藏档案分类图编制库藏档案分类图科技科技 档案档案基建基建 档案档案科研科研 档案档案产品产品 档案档案设备设备 档案档案项目1项目2项目3计算机空调型号1型号2课题1

38、课题2（三）科技档案分类的方法（三）科技档案分类的方法.工程项目分类法基建档案.型号分类法产品、设备档案.课题分类法科研课题档案.专业分类法，主要用于标准化、专业化、通用性很强的档案。.时间分类法，主要用于须要按时间依次或从历史联系的角度进行查考分析探讨的水文、气象、地质档案等。.地域分类法，依据档案内容所反映的地域特征划分其类别。如气象、水文、地质档案等（四）科技档案分类方法的实际应用（四）科技档案分类方法的实际应用1.基建档案的分类：（1）性质工程分类法：以工程项目为基础，结合工程项目的运用性质或专业性质进行分类。（2）流域工程项目分类法：适用于大中型水利设计部门和管理规划部门。2.设备档

39、案的分类：（1）性质型号分类法（2）工序型号分类法.科研档案的分类：专业课题分类法三、科技档案案卷的排列三、科技档案案卷的排列（一）案卷排列的基本方法（一）案卷排列的基本方法（二）案卷排列的具体方法（二）案卷排列的具体方法 （一）案卷排列的基本方法（一）案卷排列的基本方法1 1、分类排列法：按科技档案的内容、分类排列法：按科技档案的内容和科学分类体系进行排列。和科学分类体系进行排列。2 2、流水号排列法：按科技档案案卷、流水号排列法：按科技档案案卷在登记簿中的登记依次号对案卷在登记簿中的登记依次号对案卷进行排列。进行排列。（二）案卷排列的具体方法（二）案卷排列的具体方法 科学技术档案案卷构成一

40、般要求中对案卷的具体排列依次有四种 1.基建类案卷按项目：依据性材料、基础性材料、工程设计、工程施工、工程监理、工程竣工验收等依次排列。2.设备类案卷按设备：依据性材料、外购设备开箱验收、设备安装调试、随机文件材料、设备运行和维护记录等依次排列。3.科研类案卷按：课题准备立项阶段、探讨试验阶段、总结鉴定阶段、成果申报嘉奖和推广应用阶段等依次排列。4.产品类案卷按产品开发设计、工艺、工装、加工制造、生产定型等工序，或按产品系列、结构排列。四科技档案号的编制四科技档案号的编制 科技档案号是科技档案分类号和保管单位依次号的组合体。（一）科技档案号的编制要求（二）科技档案号的编制（一）科技档案号的编制

41、要求（一）科技档案号的编制要求.科技档案号要反映科技档案系统整理后的科学秩序，同科技档案的分类方法和分类方案的结构层次相一样。.科技档案号由代字和代号组成。.科技档号应力求简明，不要过于困难繁琐。（二）科技档案号的编制（二）科技档案号的编制 科技档案号的设计是和编制科技档案分类方案同时进行的，具体的填写则是在分类和排列之后进行的。.编制同科技档案分类有关的代字、代号表。序号 科技档案种类名称 代字 1基建档案 J 2设备档案 S 3科研档案 K 4产品档案 C.确定档号编制结构，填写档号。科技档案号的基本模式：科技档案号科技档案号=分类号分类号+案卷依次号案卷依次号 v某单位基建档案号v J

42、-2 .1 -01v基建档案 生产性建筑 金属加工 案卷依次号v代号 代号 车间代号 v 分 类 号 案卷依次号v某单位设备档案号v S .C620 -01v设备档案代字 设备型号 案卷依次号v 分 类 号 案卷依次号v某单位科研档案号v K .1 .1 -03v科研档案代号 专业代号 课题代号 案卷依次号v 分 类 号 案卷依次号五、科技档案检索工具的编制五、科技档案检索工具的编制.总书目:以保管单位为对象，按归档时间先后依次进行排列的一种书目。主要用于库藏管理，同时对检索起协助作用。.分类书目：以保管单位为对象，按科技档案实体分类整理的依次进行排列的一种书目。主要用于检索，也是进行分类统计

43、的依据.专题书目：是依据特地的须要，按确定专题说明科技档案内容和外形特征的一种书目。案卷书目 科科 技技 档档 案案 案案 卷卷 目目 录录 类别类别序号 档 号 案 卷 题 名 编 制 单 位 编 制 时 间保管期限密级页数备注第四节科技档案的鉴定工作第四节科技档案的鉴定工作一、科技档案鉴定工作的内容：一、科技档案鉴定工作的内容：二、科技档案价值鉴定的原则和二、科技档案价值鉴定的原则和 价值因素价值因素三、科技档案保管期限表的编制三、科技档案保管期限表的编制四、科技档案价值鉴定工作的方法和步四、科技档案价值鉴定工作的方法和步骤骤一、科技档案鉴定工作的内容：一、科技档案鉴定工作的内容：鉴定工作

44、分两个部分，即内容的鉴定工作分两个部分，即内容的鉴定和质量的鉴定。鉴定和质量的鉴定。二、科技档案价值鉴定的原则二、科技档案价值鉴定的原则和价值因素和价值因素（一）确定科技档案保管期限的原则（一）确定科技档案保管期限的原则（二）规定和影响科技档案价值的因素（二）规定和影响科技档案价值的因素（一）确定科技档案保管期限的原则（一）确定科技档案保管期限的原则.凡是在工作查考、阅历总结、科学探讨等方面具有长远利用价值的科技档案，都应永久保存。.凡是在确定时期内具有利用价值的科技档案，都可以定期保存（长期或短期）。.凡是介于两种保管期限之间的科技档案，其保管期限一律从长。（二）规定和影响科技档案价值的因素

45、（二）规定和影响科技档案价值的因素.技术因素：指科技档案所反映的对象的技术水平凹凸。技术含量高的科技档案保管期限长。.功能因素：指科技档案在经济和社会发展中所具有的功能。.时间因素：指科技档案形成时间的远近。时间越近价值越大。高龄档案除外。.典型因素：指科技档案所反映的对象所具有的典型意义。.作者因素：指科技档案的形成者对科技档案价值的影响。.名称因素：指科技档案的不同名称对其价值的影响和制约作用。三、科技档案保管期限表的编制三、科技档案保管期限表的编制 科技档案保管期限表由两部分组成：说明部分和条款部分 文字说明部分放在条款部分之前（一）说明部分包括：（一）说明部分包括：1.保管期限表编制的

46、依据2.确定保管期限的原则3.保管期限表的适用范围4.保管期限表内条款分类和排列的方法5.保管期限的计算方法6.保管期限表的批准时间和起先运用日期7.运用保管期限表应留意的问题（二）条款部分（二）条款部分包括：包括：.序号：条款的排列依次号，也是序号：条款的排列依次号，也是 条条款的代号。款的代号。.条款名称：一组同类型的科技档案的条款名称：一组同类型的科技档案的概括名称。概括名称。.保管期限：依据确定保管期限的原则保管期限：依据确定保管期限的原则划定。划定。.备注：进行注释和说明。备注：进行注释和说明。编制保管期限表须要以下工作过程：.准备工作。了解调查本单位各业务机构工作范围和主要任务，产

47、生的科技档案种类和数量等。.编拟草案。.报请领导批准。四、科技档案价值鉴定工作的四、科技档案价值鉴定工作的方法和步骤方法和步骤（一）方法（一）方法（二）步骤（二）步骤（三）销毁和善后处理工作（三）销毁和善后处理工作（一）方法：（一）方法：干脆鉴定法干脆鉴定法（二）步骤：（二）步骤：依据科技档案成套性的依据科技档案成套性的特点，在鉴定其价值时要以一个项目特点，在鉴定其价值时要以一个项目的成套档案进行鉴定；确定其保管期的成套档案进行鉴定；确定其保管期限时的基本对象是科技档案的保管单限时的基本对象是科技档案的保管单位。位。步骤分为：步骤分为：个人初步鉴定和集体审查个人初步鉴定和集体审查（三）销毁和善后处理工作（三）销毁和善后处理工作.编制销毁清册.编写鉴定工作报告.组织销毁.善后处理（1）注销书目（2）变更保管期限（3）重新组卷（4）调整排架（5）将鉴定工作表、鉴定工作报告和销毁清册等组成卷，存入相应全宗卷。感谢大家感谢大家!