科技文件管理优秀PPT.ppt

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1、第四章第四章 科技文件管理科技文件管理 主要内容第一节 科技文件的概念、特点、作用及类型其次节 科技文件编制第三节 科技文件整理第四节 科技文件归档第一节第一节 科技文件的概念、特点、作用及类型科技文件的概念、特点、作用及类型一、科技文件的概念（了解）二、科技文件的特点（驾驭）三、科技文件的作用（了解）四、科技文件的基本类型（了解）一、科技文件的概念（了解）（一）是人们从事科技、生产活动(区分于一般文书）中产生、形成的真实记录。（二）是科技、生产活动的干脆记录（区分于科技资料）。（三）正处于运用过程中，还没有转化为科技档案（区分于科技档案）。（四）定稿的科技文件要履行严格的审签程序，不是随意编

2、制的。二、科技文件的特点（驾驭）（一）专业技术性：是在确定专业分工的范围内进行的。（二）成套性：围绕一个独立的工作项目所形成的全部科技文件总和。这对于科技文件在整理、保管及利用等方面起规定和制约作用。（三）更改性与现实性：科技文件指导现实的科技活动，科技活动又要不断满足用户需求，因此要随时更改，以达到科技文件与科技活动的统一，照实记录和反映科技活动全过程。（四）通用性：科技资料转化为科技档案，有全套的转变，也有部分的转变。另外还具有形式多样、标准化、可转让等特点。三、科技文件的作用（了解）（了解）四、科技文件的基本类型（了解）（了解）按载体分：纸质的和非纸质的纸质的包括：纸质的包括：图样科技文

3、件、文字科技文件、其他形式的科技文件非纸制的包括：非纸制的包括：电子文件、声像文件、实物、样品等按生产专业分：基建、设备、科研、产品、医药、地质等其次节其次节 科技文件编制科技文件编制 主要内容一、科技文件编号（了解）二、科技文件的更改方法（了解）三、科技文件审签程序（了解）四、科技文件管理措施（驾驭）一、科技文件编号（了解）（一）要求：文件编号与对象代号对应、独立唯一、要编制编号方案、由汉语拼音字母和阿拉伯数字组成。（二）方法：项目结构编号法、分类编号法。（三）科技文件编号与科技档案编号的区分和联系。两者的区分在于：科技文件的编号是以单份两者的区分在于：科技文件的编号是以单份文件或单张图纸为

4、单位，每个编号只代表一文件或单张图纸为单位，每个编号只代表一份文件或一张图纸；而科技档案的编号是以份文件或一张图纸；而科技档案的编号是以保管单位（案卷）为单位。保管单位（案卷）为单位。两者的联系在于：科技文件编号是编制科技两者的联系在于：科技文件编号是编制科技档案号的基础，科技文件编号可以是科技档档案号的基础，科技文件编号可以是科技档案号的一部分；另一方面，便利工程技术人案号的一部分；另一方面，便利工程技术人员的查阅。员的查阅。二、科技文件的更改方法（了解）（一）工业产品科技文件的更改方法：P126 （二）基建工程科技文件的更改方法：P1271、编织基建工程竣工图的原则规定（驾驭）2、更改方法

5、：去掉一些内容、增加一些内容、变更一些内容三、科技文件审签程序（了解）P129 （一）一般科技文件的审签程序 （二）主要科技文件的审签程序四、科技文件管理措施（驾驭）（一）实行“三纳入”和“四同步”管理。（二）将科技文件的形成、积累列入经济责任制考核范围，由档案部门进行考核。（三）档案部门要参与各项生产、技术的鉴定、验收、创优、评奖活动，以确保科技文件材料的完整、精确、系统。（四）档案部门应从归档的角度对科技文件标准执行状况进行监督、检查。P133科技文件整理的内容及程序：（驾驭）第三节 科技文件整理对形成的科技文件进行鉴别鉴别把鉴别后应归档的科技文件组成保管单位组成保管单位对组成的保管单位进

6、行编目和装订编目和装订一、科技文件的鉴别工作：完整性鉴别和精确性鉴别 （一）完整性鉴别 首先科技活动的项目数完整率=实际归档实际归档的文件分数文件分数应归档应归档的文件分数文件分数 100%其次项目内全部科技文件的份数其次项目内全部科技文件的份数归档率=实际归档实际归档的科技文件项目数项目数应归档应归档的科技文件项目数项目数 100%（二）精确性鉴别 一是科技文件与反映的科技活动一样；二是同一项目科技文件内容的一样，如底图和蓝图应保持一、测量结果应与竣工图保持一样。准确率=实际归档实际归档的科技文件准确份数准确份数应归档应归档的科技文件准确份数准确份数 100%二、科技文件的立卷 （一）复制图

7、的折叠，统一幅面为A4纸大小（297mm210mm）。（二）组织案卷 1、案卷的基本特征、案卷的基本特征：案卷是一组具有有机联系的、价值和密级大体相同的科技文件材料的集合体集合体。案卷的基本特征：案卷的基本特征：（1）案卷是一组具有有机联系的科技文件；）案卷是一组具有有机联系的科技文件；（2）案卷内的科技文件有一个相对的数量界限以）案卷内的科技文件有一个相对的数量界限以卷盒厚度为准；卷盒厚度为准；（3）一个案卷内科技文件的保存价值大体相同，）一个案卷内科技文件的保存价值大体相同，但以保持有机联系为主，价值小的听从价值大的；但以保持有机联系为主，价值小的听从价值大的；（4）依据国家标准规定，案卷

8、接受卷夹、卷盒两）依据国家标准规定，案卷接受卷夹、卷盒两种形式的装具。种形式的装具。2、组卷要求（1）案卷内科技文件内容必需精确反映生产、科研、基建、设备及其管理活动的真实状况；（2）案卷内的科技文件应齐全、完整；（3）案卷内科技文件的载体和书写材料要符合耐久性的要求。3、组卷方法、组卷方法（1）产品、设备仪器文件接受型号分类法，按其反）产品、设备仪器文件接受型号分类法，按其反映的不同部件、结构、系统分别组卷；映的不同部件、结构、系统分别组卷；（2）基建工程的科技文件接受工程项目或用途）基建工程的科技文件接受工程项目或用途工工程项目分类法，按不同的专业进行组卷；程项目分类法，按不同的专业进行组

9、卷；（3）科研课题的科技文件可以按课题分类法，也可）科研课题的科技文件可以按课题分类法，也可以按专业以按专业课题法分类，按不同阶段分别组卷；课题法分类，按不同阶段分别组卷；（4）产品、设备、基建、科研方面的文字材料或管）产品、设备、基建、科研方面的文字材料或管理性的文件材料，按其反映的不同问题或不同名称，理性的文件材料，按其反映的不同问题或不同名称，分别组织案卷。分别组织案卷。（三）卷内文件排列1、图样材料的排列：有图纸书目的按图纸书目排列，没有图纸书目的按总体与局部的关系依次排列。2、文字材料的排列基本方法：重要程度、时间、逻辑关系和外文资料四种排列方法。3、图文混合材料的排列：文字材料在前

10、，图样材料在后。三、科技文件案卷编目 （一）编写页号：案卷内科技文件有书写内容的页面一律要编写页号，正面在右下角，反面在左下角。装订案卷以每卷为单位编写页号，不装订案卷先以每卷为单位编写每份文件的件号，再以每件为单位从“1”起先编写页号。（二）填写卷内书目：（三）填写卷内备考表（四）案卷封皮的编制平谷中学食堂建筑结构竣工图平谷中学食堂建筑结构竣工图档案盒脊背填写：平平谷谷中中学学食食堂堂建建筑筑结结构构竣竣工工图图四、案卷装订要求：多接受不装订形式；科四、案卷装订要求：多接受不装订形式；科技文件材料要依据卷内书目的排列次序排列；技文件材料要依据卷内书目的排列次序排列；其中永久、长期保存的案卷必

11、需去掉金属物；其中永久、长期保存的案卷必需去掉金属物；在案卷内每一件文件首页右上角空白处加盖在案卷内每一件文件首页右上角空白处加盖“档号章档号章”。档号章格式如下：档号章格式如下：第四节 科技文件归档科技文件归档制度的内容（掌握）（掌握）归档范围归档时间归档份数归档要求归档手续一、科技文件的归档范围一、科技文件的归档范围 （一）确定归档范围的标准：看科技文（一）确定归档范围的标准：看科技文件是否具有保存价值，有保存价值才归档。件是否具有保存价值，有保存价值才归档。（二）确定归档范围的基本方法：（二）确定归档范围的基本方法：1、探讨和分析科技、生产活动范围；探讨和分析科技、生产活动范围；2、驾驭

12、、驾驭本单位基本职能活动；本单位基本职能活动；3、正确划定界限；、正确划定界限；4、依据国家及专业主管部门的归档范围，、依据国家及专业主管部门的归档范围，结合本单位实际确定。结合本单位实际确定。（三）几种主要科技文件的归档范围1、科研项目文件的归档范围：科研准备阶段、探讨试验阶段、总结鉴定验收阶段、成果和嘉奖申报阶段、推广应用阶段。2、基建项目文件的归档范围：可行性探讨文件、设计基础材料、设计文件、工程管理文件、施工文件、竣工文件、生产技术准备试生产文件、工艺设备文件、涉外文件、财务器材管理的文件。3、产品和设备文件的归档范围：（1）产品生产的归档范围：开发研制报告、可行性分析报告、支配任务书

13、、设计材料、试验材料、工艺工装材料、原材料检验及生产调度材料。（2）设备仪器的归档范围：购置设备的申请、批复、协议、合同、说明书等。二、归档时间二、归档时间（一）在项目全部结束时项目全部结束时归档：适用于周期不长周期不长的项目。（二）在项目工作阶段或项目子项结束工作阶段或项目子项结束时时间归档：适用于周期较长周期较长的项目。三、归档份数三、归档份数 一般归档一份，但重要的、运用常见的一般归档一份，但重要的、运用常见的可归档两份以上。考虑因素：可归档两份以上。考虑因素：（一）考虑文件的重要程度，重要的应（一）考虑文件的重要程度，重要的应归档若干份副本供日常运用；归档若干份副本供日常运用；（二）考

14、虑开架阅览的须要；（二）考虑开架阅览的须要；（三）依据国家规定，须要上报上级部（三）依据国家规定，须要上报上级部门或科技专业档案馆。门或科技专业档案馆。四、科技文件归档的要求四、科技文件归档的要求 （一）归档工作由相关的科技业务部门（一）归档工作由相关的科技业务部门担当担当 （二）归档的科技文件，应做到书写材（二）归档的科技文件，应做到书写材料优良，字迹工整，图形清晰，有利于许料优良，字迹工整，图形清晰，有利于许久保存久保存 （三）归档的科技文件必需完整、精确（三）归档的科技文件必需完整、精确并经过系统整理并经过系统整理 （四）档案部门有责任监督、指导科技（四）档案部门有责任监督、指导科技人员

15、做好科技文件的归档工作人员做好科技文件的归档工作五、科技文件的归档手续五、科技文件的归档手续（一）编写归档状况简要说明：包括（一）编写归档状况简要说明：包括本项目名称、任务来源、文件材料的完整、本项目名称、任务来源、文件材料的完整、精确程度、项目负责人等。精确程度、项目负责人等。（二）填写归档文件移交清单（移交（二）填写归档文件移交清单（移交书目）：一式两份或若干份，双方签字，书目）：一式两份或若干份，双方签字，以备查考。以备查考。第四章回顾 1、驾驭的重点：科技文件的特点、科、驾驭的重点：科技文件的特点、科技文件管理措施、科技文件整理、科技文技文件管理措施、科技文件整理、科技文件归档。件归档。2、科技文件整理工作应由相关的科技、科技文件整理工作应由相关的科技业务部门担当，但档案人员也必需驾驭，业务部门担当，但档案人员也必需驾驭，会实际操作。会实际操作。讲解完毕！实行“三纳入”就是将科技文件的形成和积累纳入科技、生产、基建工作支配；纳入科技、生产等工作程序；纳入有关部门和有关人员的职责范围。实行“四同步”就是下达支配任务同时提出文件材料的归档要求；检查支配进度同时检查文件材料形成状况；评审鉴定成果同时验收鉴定文件材料的完整、精确、系统状况；上报登记和评审嘉奖科技人员提职考核时，档案部门同时出具专题归档状况证明材料。