秘书三级资格考试课件-第二章-事务管理优秀PPT.ppt

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1、事务管理事务管理主讲田建平主讲田建平新教材章节（三级实务）新教材章节（三级实务）n会务管理会务管理n事务管理事务管理n文书拟写与处理文书拟写与处理其次章内容其次章内容n接待接待n办公环境管理办公环境管理n办公室日常事务管理办公室日常事务管理n办公用品管理办公用品管理n信息管理信息管理什么是接待工作？什么是接待工作？n接待是指对因公务活动而来的内外来宾的接待是指对因公务活动而来的内外来宾的接洽和款待，是一种有着公共关系职能的接洽和款待，是一种有着公共关系职能的活动。活动。接待工作的种类接待工作的种类n依据来宾的来访意图可以将接待分为公务接待、依据来宾的来访意图可以将接待分为公务接待、会议接待、视

2、察与检查接待、参观接待、经营活会议接待、视察与检查接待、参观接待、经营活动接待、技术考察接待和其它接待。动接待、技术考察接待和其它接待。n依据接待的对象不同，可以把接待分为外宾接待依据接待的对象不同，可以把接待分为外宾接待和内宾接待。内宾接待又可分为对上级单位来人和内宾接待。内宾接待又可分为对上级单位来人的接待、对平行单位来人的接待、对下属单位来的接待、对平行单位来人的接待、对下属单位来人的接待、对新闻单位来人的接待和对本单位来人的接待、对新闻单位来人的接待和对本单位来人的接待。人的接待。n依据来访者有无预约又可以把接待分为预约来访依据来访者有无预约又可以把接待分为预约来访者接待和未预约来访者

3、接待者接待和未预约来访者接待 接待工作的意义接待工作的意义n扩大交往合作，传播本单位文化，塑造本扩大交往合作，传播本单位文化，塑造本单位的单位的“形象品牌形象品牌”。n获得效益，牵线搭桥，架起合作的桥梁获得效益，牵线搭桥，架起合作的桥梁接待工作的一般原则接待工作的一般原则n恳切热忱恳切热忱n讲究礼仪（建议看金正昆的讲座视频）讲究礼仪（建议看金正昆的讲座视频）n细致周到细致周到n俭省节约，安章办事俭省节约，安章办事n保守隐私保守隐私n对口接待，分工负责对口接待，分工负责外事接待的基本原则外事接待的基本原则n不卑不亢不卑不亢n依法办事依法办事n内外有别内外有别n敬重个人敬重个人n女士优先女士优先n

4、入乡随俗入乡随俗日常事务接待工作流程日常事务接待工作流程起立招呼，运用礼貌用语起立招呼，运用礼貌用语让座倒茶让座倒茶询问来访人姓名、单位、身份、来访目的、是否预约询问来访人姓名、单位、身份、来访目的、是否预约确定接待对象和方式确定接待对象和方式有关部门接待有关部门接待领导接待领导接待秘书接待秘书接待是否支配工作餐或宴请、订餐是否支配工作餐或宴请、订餐接待完毕，礼貌送客接待完毕，礼貌送客大型团队接待工作流程大型团队接待工作流程驾驭来宾状况和用意驾驭来宾状况和用意接待方案（接待方针、接待规格、接待方式、接待日程）接待方案（接待方针、接待规格、接待方式、接待日程）撰写有关材料撰写有关材料落实接待事项

5、落实接待事项处理后续工作处理后续工作接待经费结算接待经费结算接待准备接待准备一、接待环境的准备一、接待环境的准备包括硬环境与软环境。包括硬环境与软环境。硬环境包括室内（包括前台、会客室、硬环境包括室内（包括前台、会客室、办公室）空气、光线、颜色、办公设备及办公室）空气、光线、颜色、办公设备及布置等外在客观条件。布置等外在客观条件。茶具的运用。茶具的运用。软环境包括会客室的工作气氛、接待软环境包括会客室的工作气氛、接待人员的素养等。人员的素养等。二、接待工作心理准备二、接待工作心理准备来访客人可分三类：干脆关系的来客，来访客人可分三类：干脆关系的来客，间接关系的来客，与工作无关的来客。间接关系的

6、来客，与工作无关的来客。接待工作中秘书的身份：上司的代理接待工作中秘书的身份：上司的代理人。人。恳切合作恳切合作三、接待工作的信息准备三、接待工作的信息准备、来宾的基本状况、来宾的基本状况、接待材料的准备、接待材料的准备来宾的基本状况来宾的基本状况包括：来宾的单位、姓名、身份（职包括：来宾的单位、姓名、身份（职务、级别）、人数（包括男女各几人）、务、级别）、人数（包括男女各几人）、民族、来意、抵达日期及大体停留的时间、民族、来意、抵达日期及大体停留的时间、来宾乘坐的交通工具及班次、抵达地点等来宾乘坐的交通工具及班次、抵达地点等等。等。目的：确定接待规格、支配接站、住目的：确定接待规格、支配接站

7、、住宿和用膳，使来宾有宾至如归的感觉。宿和用膳，使来宾有宾至如归的感觉。接待材料的准备接待材料的准备、接待方案包括：接待方针、接待、接待方案包括：接待方针、接待规格、接待组织、活动方式、日程支配、规格、接待组织、活动方式、日程支配、食宿标准、陪伴人员、参观巡游、交通用食宿标准、陪伴人员、参观巡游、交通用车、平安保卫、医疗保健、经费预算等内车、平安保卫、医疗保健、经费预算等内容。容。、其它：汇报材料、发言材料、参、其它：汇报材料、发言材料、参考材料、欢迎词、祝酒词、答谢词、协议考材料、欢迎词、祝酒词、答谢词、协议书、会议纪要等。书、会议纪要等。接待工作的程序接待工作的程序一、热忱迎客（一、热忱迎

8、客（“过滤过滤”“分流分流”）三、迎客语言三、迎客语言二、恳切待客二、恳切待客、预约来访者、预约来访者、未预约来访者、未预约来访者三、礼貌送客三、礼貌送客引领礼仪引领礼仪四、接待会议：大型接待会议，必需提前召开接待四、接待会议：大型接待会议，必需提前召开接待会议。会议。引领礼仪引领礼仪n引导客人时，一般应当走在客人的左前方数步，引导客人时，一般应当走在客人的左前方数步，伸出右手引领客人。伸出右手引领客人。n进出门时，应主动为客人开门。进出门时，应主动为客人开门。n走旋转门时，不与客人走同一扇。走旋转门时，不与客人走同一扇。n进出电梯时，在无人服务的电梯，应先进后出，进出电梯时，在无人服务的电梯

9、，应先进后出，有人服务的电梯中，后进后出。有人服务的电梯中，后进后出。n对一般客人，秘书可只送到楼梯口或是电梯处。对一般客人，秘书可只送到楼梯口或是电梯处。尊贵的客人，送至大厅门口或是办公楼外，甚尊贵的客人，送至大厅门口或是办公楼外，甚至要为客人叫好出租车，握别后，目送客人离至要为客人叫好出租车，握别后，目送客人离去。去。n和上司一起送客时，要比上司稍后一步。和上司一起送客时，要比上司稍后一步。接待规格接待规格n接待规格指的是依据来访者身份所确定的接待规格指的是依据来访者身份所确定的接待人的规格。接待人的规格。n接待规格是从主陪人员的角度而言的。接待规格是从主陪人员的角度而言的。n主要有三种：

10、高规格接待（重视、友好）、主要有三种：高规格接待（重视、友好）、对等接待（常用）、低规格接待。对等接待（常用）、低规格接待。n接待规格的确定接待规格的确定接待支配接待支配n接待支配是接待工作的依据。接待支配是接待工作的依据。n依据来宾的身份及接待目的、要求和内容，要统一标准，依据来宾的身份及接待目的、要求和内容，要统一标准，对等，对口接待，分工负责，力求从简，不搞层层陪伴。对等，对口接待，分工负责，力求从简，不搞层层陪伴。n主要内容：确定接待规格（确定其它内容）、拟定日程支主要内容：确定接待规格（确定其它内容）、拟定日程支配、供应经费列支。配、供应经费列支。n具体内容：具体内容：1、人员支配表

11、、人员支配表n2、日程支配、日程支配n3、接待经费列支、接待经费列支n接待费从何出。应提早落实，特殊是由两个以上单接待费从何出。应提早落实，特殊是由两个以上单位联合接待时。位联合接待时。n三、三、(15分分)n 2003年年6月月5日日(下周三下周三)公司总部副总裁王明公司总部副总裁王明一行五人将来我公司视察。视察内容包括：听本公司一行五人将来我公司视察。视察内容包括：听本公司领导述职领导述职(上午上午9：00-11：00在公司主楼其次会议室在公司主楼其次会议室)；中午；中午11：30-12：30在公司宾馆餐厅海王星厅就餐，在公司宾馆餐厅海王星厅就餐，我公司陪伴人员有我公司经理、副总经理我公司

12、陪伴人员有我公司经理、副总经理(共共2人人)、办公室主任、公关部部长、经理秘书纪颖，共办公室主任、公关部部长、经理秘书纪颖，共6人；人；出席本公司科技奖表彰大会出席本公司科技奖表彰大会(在本公司礼堂实行，下在本公司礼堂实行，下午午13：30-15：00)；检查试验大楼的建设状况；检查试验大楼的建设状况(15：20-16：20在工地现场在工地现场)；晚餐在；晚餐在17：00-19：00实行实行(地点同中午地点同中午)。此次活动主陪人为我公司总经理，两。此次活动主陪人为我公司总经理，两位副总经理、办公室主任及秘书。请你写出一份接待位副总经理、办公室主任及秘书。请你写出一份接待支配，并列出日程支配表

13、。支配，并列出日程支配表。n行政经理行政经理 谢飞谢飞工作人员支配表工作人员支配表案例外事工作的支配案例外事工作的支配某单位经有关部门牵线，与某外商达成初步意向，欲共同投资，合作经营。某单位经有关部门牵线，与某外商达成初步意向，欲共同投资，合作经营。于是邀请外商来沪考察并作具体洽谈。领导将接待任务交给办公室全权负责，办于是邀请外商来沪考察并作具体洽谈。领导将接待任务交给办公室全权负责，办公室将三天的接待任务作了如下支配：公室将三天的接待任务作了如下支配：第一天上午，派王秘书驾车去机场接回两位外宾，支配到一五星级宾馆住宿，第一天上午，派王秘书驾车去机场接回两位外宾，支配到一五星级宾馆住宿，中午全

14、体党政领导出席欢迎宴会。下午参观市容，重点参观浦东新区。晚上，再中午全体党政领导出席欢迎宴会。下午参观市容，重点参观浦东新区。晚上，再次实行盛宴。次实行盛宴。其次天，支配客人去苏州巡游，共有其次天，支配客人去苏州巡游，共有5人陪伴。人陪伴。第三天上午，中政领导和翻译组成的第三天上午，中政领导和翻译组成的5人小组与外商洽谈，因时间有限，没人小组与外商洽谈，因时间有限，没有具体事项，只达成初步协议。领导将择日再邀请外商前来洽谈。中午，全体领有具体事项，只达成初步协议。领导将择日再邀请外商前来洽谈。中午，全体领导出席欢送宴。下午，王秘书开车送客人去机场。导出席欢送宴。下午，王秘书开车送客人去机场。思

15、索题：思索题：1.请问该单位此项外事活动是否达到了预期目的？存在哪些问题？请问该单位此项外事活动是否达到了预期目的？存在哪些问题？2.假如你是秘书，你将怎样支配这次活动？假如你是秘书，你将怎样支配这次活动？涉外接待涉外接待n接待支配中涉及最多的是人员和经费问题。接待支配中涉及最多的是人员和经费问题。n应提前将日程支配传给对方，征求看法后应提前将日程支配传给对方，征求看法后再修改定稿。确认后不要轻易变更。再修改定稿。确认后不要轻易变更。n基本原则：不卑不亢、依法办事、内外有基本原则：不卑不亢、依法办事、内外有别、敬重个人、女士优先、入乡随俗。别、敬重个人、女士优先、入乡随俗。礼宾次序礼宾次序P7

16、0n指对出席的国家、团体、各国人士的位次按某些指对出席的国家、团体、各国人士的位次按某些规则和惯例进行排列的依次。规则和惯例进行排列的依次。n体现：东道主对各国来宾的礼遇。体现：东道主对各国来宾的礼遇。n各国主权同等地位。各国主权同等地位。n1、按身份和职务的凹凸、按身份和职务的凹凸n2、按来宾所在国名称的拉丁字母、按来宾所在国名称的拉丁字母n3、按来宾抵达现场的具体时间早晚、按来宾抵达现场的具体时间早晚n4、按来宾告知东道主确定到方的具体时间先后、按来宾告知东道主确定到方的具体时间先后n5、不排列、不排列礼宾次序确定步骤礼宾次序确定步骤P72n确定礼宾次序方案（五种方法可以交叉运确定礼宾次序

17、方案（五种方法可以交叉运用）用）n提前通知各方（邀请函中）提前通知各方（邀请函中）n按礼宾次序排列座次、名次、出场次序按礼宾次序排列座次、名次、出场次序支配涉外迎送仪式支配涉外迎送仪式1、涉外迎送仪式的要求（留意礼仪规范）、涉外迎送仪式的要求（留意礼仪规范）（1）发出邀请（明确规格，规格对等）发出邀请（明确规格，规格对等）（2）准备工作）准备工作搞清来访外宾或代表团基本状况搞清来访外宾或代表团基本状况饮食爱好、宗教禁忌、生活习惯饮食爱好、宗教禁忌、生活习惯拟订访问日程。拟订访问日程。支配食宿支配食宿（3）善始善终）善始善终2、着装要求（正装）、着装要求（正装）工作程序工作程序P75n确定恭候人

18、员（身份对等）确定恭候人员（身份对等）n准备迎宾物品准备迎宾物品n见面讲究礼节见面讲究礼节n送行前的探望送行前的探望n支配送行仪式支配送行仪式支配涉外会见会谈与探望支配涉外会见会谈与探望P76n1、涉外会见会谈的要求、涉外会见会谈的要求n会见与会谈的区分（礼节性与专题性）会见与会谈的区分（礼节性与专题性）n在程序支配与礼仪要求上是一样的，在程序支配与礼仪要求上是一样的，区分在于一般的礼仪性程序结束后，谈话区分在于一般的礼仪性程序结束后，谈话的内容与时间不同。的内容与时间不同。n对秘书的要求：充分了解双方状况、准备对秘书的要求：充分了解双方状况、准备工作到位、做好记录与会后落实。工作到位、做好记

19、录与会后落实。2、探望的要求、探望的要求n由双方秘书先行商定时间（抵达的第一天由双方秘书先行商定时间（抵达的第一天或其次天）或其次天）n地点（宾馆，但不在来宾房间里）地点（宾馆，但不在来宾房间里）n初次见面可不送礼物初次见面可不送礼物会见会谈工作程序（会见会谈工作程序（P78）1、约定、约定2、通知对方有关事项、通知对方有关事项3、准备工作、准备工作（1）了解背景资料）了解背景资料（2）地点选择、布置与检查）地点选择、布置与检查地点选择、布置与检查地点选择、布置与检查n地点：会客室。座次。地点：会客室。座次。P79n（主左客右，桌子形态）（主左客右，桌子形态）n色调色调n温度（温度（18 21

20、）、湿度（）、湿度（40%60%）n隔音隔音n卫生清洁卫生清洁n布置合理布置合理n设备（扩音器、电源插座等）设备（扩音器、电源插座等）（3）人员支配（包括参与会谈的人员及工作）人员支配（包括参与会谈的人员及工作人员）人员）4、迎接客人、迎接客人主方先达、秘书引领、合影主子居中，主方先达、秘书引领、合影主子居中，以右为上。以右为上。5、会见、会谈（饮料供应）、会见、会谈（饮料供应）6、送别、送别涉外宴请（一般选用中餐）涉外宴请（一般选用中餐）n五五M：nMoney：花费：花费nmeeting：位次：位次nMedia：环境：环境nMusic：音乐：音乐nMenu：菜单：菜单MENUn便宴上可现场问

21、饮食习惯，正式宴会应提便宴上可现场问饮食习惯，正式宴会应提前了解。前了解。个人习惯个人习惯民族习惯满藏回蒙，不食狗肉民族习惯满藏回蒙，不食狗肉宗教习惯伊斯兰教徒宗教习惯伊斯兰教徒健康禁忌血糖健康禁忌血糖n主打菜本国特色、地方特色、餐馆主打主打菜本国特色、地方特色、餐馆主打菜菜西餐礼仪西餐礼仪P82n款待会礼仪款待会礼仪P86馈赠礼品的要求馈赠礼品的要求P89n1、各国禁忌、各国禁忌n伊斯兰教国家宠爱绿色、不送女性礼物、不送伊斯兰教国家宠爱绿色、不送女性礼物、不送雕塑、图像、不送熊猫、酒、猪皮制品。雕塑、图像、不送熊猫、酒、猪皮制品。n韩国不送日货韩国不送日货n日本讲究包装单数，不要日本讲究包装

22、单数，不要9和和4n印度印度教徒尊牛，常食素印度印度教徒尊牛，常食素n俄罗斯送女士鲜花，不送双数俄罗斯送女士鲜花，不送双数n送男士白酒，忌讳送男士白酒，忌讳13，星期五，星期五n英国知更鸟不宠爱孔雀、大象、猫头鹰的图英国知更鸟不宠爱孔雀、大象、猫头鹰的图案。不送珍贵礼品。案。不送珍贵礼品。n美国白头雕不喜蝙蝠，不宜送香烟、香水、美国白头雕不喜蝙蝠，不宜送香烟、香水、内衣、药品，及印有公司名称的物品。内衣、药品，及印有公司名称的物品。n法国国鸟公鸡菊花、杜鹃、牡丹、百合黄法国国鸟公鸡菊花、杜鹃、牡丹、百合黄色的花，纸花一般不送人。色的花，纸花一般不送人。n不宠爱墨绿色，不送香水与一般交往女性。不

23、宠爱墨绿色，不送香水与一般交往女性。馈赠礼品的礼节馈赠礼品的礼节n送礼的礼节标签包装说话意义送礼的礼节标签包装说话意义n受礼的礼节道谢欣赏造册中西有受礼的礼节道谢欣赏造册中西有别别选择礼品的留意事项选择礼品的留意事项P92n与受礼者关系与受礼者关系n送礼的缘由送礼的缘由n受礼者的特点受礼者的特点n经济方面的限定经济方面的限定正确选择办公模式正确选择办公模式P94n办公模式的种类：办公模式的种类：n在家工作、远程工作、虚拟办公室、在家工作、远程工作、虚拟办公室、临时办公桌、弹性时间、兼职工作、合同临时办公桌、弹性时间、兼职工作、合同工作、交叉工作、项目团队。工作、交叉工作、项目团队。n留意各种模

24、式的优缺点、适用对象、留意各种模式的优缺点、适用对象、管理方法和作用。管理方法和作用。在家工作在家工作n适用对象：研发部门的科技人员适用对象：研发部门的科技人员n管理方法：电子工作日志记录管理方法：电子工作日志记录n定期参与办公室活动、定期参与办公室活动、n上司监督上司监督远程工作远程工作n通过电话或计算机等现代工具在异地接受通过电话或计算机等现代工具在异地接受指令，完成工作。指令，完成工作。n要求远程工作人员必需常常与总部联系。要求远程工作人员必需常常与总部联系。虚拟办公室虚拟办公室n只要一个计算机的位置可以到任何地方工只要一个计算机的位置可以到任何地方工作。作。n在办公室操作时，企业供应临

25、时办公桌。在办公室操作时，企业供应临时办公桌。n远程工作，供应计算机。远程工作，供应计算机。n留意计算机环境平安与健康。员工平安习留意计算机环境平安与健康。员工平安习惯教化。惯教化。临时办公桌临时办公桌n适用：在家工作、远程工作、弹性时间工适用：在家工作、远程工作、弹性时间工作及兼职人员。作及兼职人员。弹性时间弹性时间n以工时累积计算。成为企业供应敏捷工作以工时累积计算。成为企业供应敏捷工作时间和激励员工的方式。时间和激励员工的方式。兼职工作兼职工作n充分展示多家单位工作的多种技能。充分展示多家单位工作的多种技能。合同工作合同工作n完成特定工作量的一种选择。完成特定工作量的一种选择。n节约隐性

26、成本。节约隐性成本。交叉工作交叉工作n两个人员分担全部时间的工作。要求留出两个人员分担全部时间的工作。要求留出交换信息与更新进展的时间。交换信息与更新进展的时间。便条高叶：公司最近新聘一些新产品研发人员，考虑到公司办公场地有限，新聘人员将接受新的工作模式，他们将成为公司的基础上签约员工。请为这些新产品开发人员设计两种不同的工作模式，并介绍一个这两种工作模式的优点。感谢。行政经理苏明年月日导致办公模式变更的缘由导致办公模式变更的缘由P97n办公场地费用过高办公场地费用过高n交通拥挤交通拥挤n高科技发展、高科技发展、n企业自身发展要求企业自身发展要求n企业竞争的加剧企业竞争的加剧n企业组织结构的变

27、更企业组织结构的变更n社会环境宽松，人们希望最大限度发挥才能。社会环境宽松，人们希望最大限度发挥才能。选择不同办公模式的工作程序选择不同办公模式的工作程序P102n调查现有办公模式存在的问题调查现有办公模式存在的问题n选择新型办公模式选择新型办公模式n制定管理监督的标准和责权利相结合的安制定管理监督的标准和责权利相结合的安排制度。排制度。n部分部门实行取得阅历再逐步推广部分部门实行取得阅历再逐步推广n完善新模式，评估得失完善新模式，评估得失合理进行办公室布局合理进行办公室布局P351n办公室布局种类办公室布局种类n合理进行办公室布局的作用合理进行办公室布局的作用n形成有效率的工作流程，有利于员

28、形成有效率的工作流程，有利于员工的工作安排，有利于工作顺当完成。工的工作安排，有利于工作顺当完成。办公室环境包括：办公室环境包括：n办公室的空间环境，系指房屋建筑与安排，办公室的空间环境，系指房屋建筑与安排，办公空间的大小，家具的布置；办公空间的大小，家具的布置；n办公室的视觉环境，它包括色调，光线；办公室的视觉环境，它包括色调，光线；n办公室的听觉环境，指办公室所处的有益办公室的听觉环境，指办公室所处的有益或无益声音；或无益声音；n办公室的空气环境，指由生理空气因素办公室的空气环境，指由生理空气因素（湿度，温度，空气流通与净化）造成的（湿度，温度，空气流通与净化）造成的办公室的整个气氛；办公

29、室的整个气氛；n办公室的健康与平安环境。办公室的健康与平安环境。办公室的空间设计办公室的空间设计 n所谓办公室的空间管理是指组织为节约成所谓办公室的空间管理是指组织为节约成本，有效地利用空间，缩短工作流程，快本，有效地利用空间，缩短工作流程，快速处理信息，供应良好工作环境，并促进速处理信息，供应良好工作环境，并促进秘书与其他工作人员的沟通与协调所作的秘书与其他工作人员的沟通与协调所作的办公室内的布置。办公室内的布置。开放型办公室布局开放型办公室布局开放型办公室布局开放型办公室布局开放型办公室布局开放型办公室布局设计办公结构和布局须要考虑的因设计办公结构和布局须要考虑的因素：素：P107n 1职

30、工的人数。职工的人数。n 2购买或租用的面积。购买或租用的面积。n 3机构的建制和办公空间的分类。机构的建制和办公空间的分类。n 4组织经营的性质或内容。组织经营的性质或内容。n 5部门间的工作联系，以确保科学有效实施工作流程，部门间的工作联系，以确保科学有效实施工作流程，削减或避开不必要的重复与奢侈。削减或避开不必要的重复与奢侈。n6办公室的间隔方式应符合工作的须要和保密的须要。办公室的间隔方式应符合工作的须要和保密的须要。n 7走廊、楼梯、通道的宽窄和畅通，符合平安须要，走廊、楼梯、通道的宽窄和畅通，符合平安须要，并支配好公用区域。并支配好公用区域。n 8办公室随组织发展变更的变更，须要具

31、有敏捷性。办公室随组织发展变更的变更，须要具有敏捷性。办公室布局办公室布局案例分析案例分析n通过上述办公结构和布局须要考虑的因素，通过上述办公结构和布局须要考虑的因素，我们可以分析出案例中的结果：我们可以分析出案例中的结果：n该公司在上海开办的销售分公司，产品展厅该公司在上海开办的销售分公司，产品展厅用开放式办公室是可行的，而销售分公司办公区用开放式办公室是可行的，而销售分公司办公区中的各个部门全部接受全开放式办公室和半开放中的各个部门全部接受全开放式办公室和半开放式办公室就不合适了。例如大量销售引出的财务式办公室就不合适了。例如大量销售引出的财务部门工作量会很大，现金和支票的沟通和保管极部门

32、工作量会很大，现金和支票的沟通和保管极为重要，应当设置在平安和保密的封闭式办公室为重要，应当设置在平安和保密的封闭式办公室中操作。中操作。开放式办公室与封闭式办公室开放式办公室与封闭式办公室开放式办公室是大的空间包含众多单个工作位开放式办公室是大的空间包含众多单个工作位置的组合，每一个工作位置通常包括该员工的办置的组合，每一个工作位置通常包括该员工的办公桌、文件和文具的存放空间、椅子、电话、计公桌、文件和文具的存放空间、椅子、电话、计算机等设备：有的开放式办公室完全放开，没有算机等设备：有的开放式办公室完全放开，没有任何隔板，干脆见到全部员工的座位，称为全开任何隔板，干脆见到全部员工的座位，称

33、为全开放式办公室。有的工作位置可用凹凸不等的隔板放式办公室。有的工作位置可用凹凸不等的隔板分开，以吸取噪音和区分不同的工作部门，称为分开，以吸取噪音和区分不同的工作部门，称为半开放式办公室。半开放式办公室。封闭式办公室又称为传统办公室、网格式办公封闭式办公室又称为传统办公室、网格式办公室，是指分隔成若干带有门、窗的独立的小房间室，是指分隔成若干带有门、窗的独立的小房间的办公室；每个房间给一或几个人运用，带有办的办公室；每个房间给一或几个人运用，带有办公桌等相应设备。公桌等相应设备。设计不同形式办公室的工作程序设计不同形式办公室的工作程序P105n1、分析不同部门业务特点对于办公条件的、分析不同

34、部门业务特点对于办公条件的要求要求n面积、空间的大小面积、空间的大小n人员流淌的频率人员流淌的频率n声音对办公效率的影响声音对办公效率的影响n须要设备及家具量的多少须要设备及家具量的多少n2、设计平面图、设计平面图n3、选择办公家具、设施和装饰、选择办公家具、设施和装饰n支配办公室装饰时，应当考虑颜色、植物、支配办公室装饰时，应当考虑颜色、植物、图片等因素。图片等因素。n冷：白、绿、蓝；冷：白、绿、蓝；n暖：黄、红、棕；暖：黄、红、棕；n中：灰、紫；中：灰、紫；n4、采光、温度和通风、采光、温度和通风n应尽量运用自然光，办公桌不能紧靠窗户，应尽量运用自然光，办公桌不能紧靠窗户，否则光线直射办公

35、桌；否则光线直射办公桌；n温度：温度：20-25度；度；营造健康、平安的办公环境营造健康、平安的办公环境n四级四级P112n平安意识要求每一名秘书做到：平安意识要求每一名秘书做到：n学法懂法，树立平安意识，维护公司的利益，爱学法懂法，树立平安意识，维护公司的利益，爱护自己合法权益。护自己合法权益。n学习平安生产的有关规章制度。学习平安生产的有关规章制度。n主动识别平安隐患，并在职权范围内解除。主动识别平安隐患，并在职权范围内解除。n发觉险情刚好报告。发觉险情刚好报告。n发觉设备故障，马上报告，并填写发觉设备故障，马上报告，并填写“设备故障登设备故障登记表记表”。办公室常见平安隐患办公室常见平安

36、隐患n地、墙、天花板、门、窗中的隐患。地、墙、天花板、门、窗中的隐患。n室内光线、温度、通风、噪音、通道方面室内光线、温度、通风、噪音、通道方面的隐患。的隐患。n办公家具方面的隐患。办公家具方面的隐患。n办公设备中的隐患。办公设备中的隐患。n工作中疏忽大意造成的隐患。工作中疏忽大意造成的隐患。n火灾或消防中的隐患。火灾或消防中的隐患。健康、平安办公环境的基本要求健康、平安办公环境的基本要求n建筑坚实平安。建筑坚实平安。n光线足够，灯光不闪烁。（不引起反射）光线足够，灯光不闪烁。（不引起反射）n温度适宜。（不低于温度适宜。（不低于16度）度）n布局应通风。布局应通风。n空间支配要适当。（座位间要

37、留有通道）空间支配要适当。（座位间要留有通道）n噪音要低。噪音要低。n办公家具符合健康要求。办公家具符合健康要求。n办公设备、办公用品和易耗品符合要求。办公设备、办公用品和易耗品符合要求。n办公设备的安装、操作符合要求。（指南、办公设备的安装、操作符合要求。（指南、留意事项）留意事项）n设置消防设施。设置消防设施。n供应饮水。供应饮水。n有急救包。有急救包。n相应的规章制度。（进出、保密规定等）相应的规章制度。（进出、保密规定等）n符合组织目标的装饰、标识和绿色植物。符合组织目标的装饰、标识和绿色植物。工作程序工作程序n确定平安检查周期，定期检查。确定平安检查周期，定期检查。n发觉隐患，马上报

38、告、解除。发觉隐患，马上报告、解除。n发觉个人职权无法解除的危急，有责任和发觉个人职权无法解除的危急，有责任和义务报告、跟进，直到解决。义务报告、跟进，直到解决。平安隐患表与设备故障表的区分平安隐患表与设备故障表的区分n平安隐患表：办公环境与办公设备的隐患，平安隐患表：办公环境与办公设备的隐患，n设备故障表：办公设备运行中的隐患。设备故障表：办公设备运行中的隐患。第三节办公室日常事务管理第三节办公室日常事务管理P108n改进办公室日常事务工作改进办公室日常事务工作n处理突发事务处理突发事务n完成督促检查工作完成督促检查工作n制定工作支配制定工作支配n确定承办期限确定承办期限n对办公室工作进行评

39、估对办公室工作进行评估四级部分四级部分n管理印章与介绍信管理印章与介绍信n值班工作值班工作n零用现金管理与报销零用现金管理与报销n上司差旅事务上司差旅事务n完成临时交办事项完成临时交办事项n管理时间，提高工作效率管理时间，提高工作效率管理印章与介绍信管理印章与介绍信n印章与介绍信是各级各类组织对外联系的印章与介绍信是各级各类组织对外联系的标记和行使职权的凭证。标记和行使职权的凭证。印章的作用印章的作用n标记作用标记作用n权威作用权威作用n法律作用法律作用n凭证作用凭证作用印章的种类印章的种类n按质料分：按质料分：n按性质分：按性质分：印章的保管运用印章的保管运用n专人负责专人负责n确保平安确保

40、平安n防止污损防止污损介绍信的运用介绍信的运用案例分析：案例分析：n盖章位置不当盖章位置不当n印章模糊印章模糊n开空白介绍信开空白介绍信工作程序工作程序n印章运用程序：印章运用程序：n申请填写用印申请单专人审核签名申请填写用印申请单专人审核签名用印登记用印登记单位用印申请单单位用印申请单用印登记表用印登记表介绍信的管理介绍信的管理n专人负责专人负责n用毕锁好用毕锁好n存根记录存根记录n刚好催回未用介绍信刚好催回未用介绍信n丢失处理丢失处理介绍信的运用介绍信的运用n严格审批严格审批n内容明确内容明确n有效时间有效时间n负责、用印负责、用印n只用于一个单位只用于一个单位n持信人真实姓名与身份持信人

41、真实姓名与身份n存根与正文相符存根与正文相符n书写工整书写工整n用笔用笔支配值班工作支配值班工作n值班工作的任务与要求：值班工作的任务与要求：n办理上司的事项办理上司的事项n上传下达，沟通内外上传下达，沟通内外n细致处理来函来电细致处理来函来电n负责接待工作负责接待工作n驾驭上司外出活动状况驾驭上司外出活动状况n处理平安保卫工作处理平安保卫工作值班工作规范值班工作规范n坚守值班岗位坚守值班岗位n细致处理事务细致处理事务n做好值班记录做好值班记录n热忱接待来访热忱接待来访n加强平安保卫加强平安保卫n制定值班制度与值班规定制定值班制度与值班规定n编制值班支配表编制值班支配表n通知并给领导班子发放值

42、班表通知并给领导班子发放值班表n值班人员做值班记录值班人员做值班记录n重大事务做值班报告重大事务做值班报告n值班结束交接班值班结束交接班改进办公室日常事务工作程序改进办公室日常事务工作程序P109n包括以下几个步骤：包括以下几个步骤：n定义定义评价评价分析分析改进改进实施实施流程表流程表n流程表流程表(第一步：确定问题第一步：确定问题，其次步分析有，其次步分析有关的资料，第三步：确定造成问题的可能关的资料，第三步：确定造成问题的可能的缘由的缘由，第四部提出可能的解决方案），第四部提出可能的解决方案）P110管理零用现金并办理报销手续管理零用现金并办理报销手续n报销程序：报销程序：n1.提交费用

43、申请，说明须要经费的人员、时间、提交费用申请，说明须要经费的人员、时间、用途和金额等状况，并亲自签字。用途和金额等状况，并亲自签字。n2.授权人审核同意并签字批准。授权人审核同意并签字批准。n3.提交申请领取支票或现金借款。或先垫付，提交申请领取支票或现金借款。或先垫付，后报销。后报销。n4.索取发票。索取发票。n5.出差报销单。结算。出差报销单。结算。n6.超出支配部分应先申请。超出支配部分应先申请。商务旅行商务旅行n支配日程支配日程n预定飞机、船票和旅馆预定飞机、船票和旅馆n整理随身携带的物品整理随身携带的物品n预支差旅费预支差旅费n准备必需的文件资料等准备必需的文件资料等商务旅行支配商务

44、旅行支配旅行支配（张明经理）一份商务旅行支配至少应包括以下一份商务旅行支配至少应包括以下内容：内容：n出差的时间、启程及返回日期，接站支配；出差的时间、启程及返回日期，接站支配；n出差的路途、终点及途径地点和食宿支配；出差的路途、终点及途径地点和食宿支配；n会见支配（人员、地点、日期和时间）会见支配（人员、地点、日期和时间）n须要携带的文件、合同、样品及其它资料；须要携带的文件、合同、样品及其它资料；n上司或接待人的特殊要求；上司或接待人的特殊要求；n上司旅行区域的天气状况；上司旅行区域的天气状况；n行程支配，约会、会议支配、会见人员名单背景、主题等；行程支配，约会、会议支配、会见人员名单背景

45、、主题等；n差旅费现金、兑换外币等差旅费现金、兑换外币等制作旅程表制作旅程表n一般比旅行支配更详尽，具体包括：一般比旅行支配更详尽，具体包括：n1、日期、日期n2、时间、时间n3、地点、地点n4、交通工具、交通工具n5、具体事项、具体事项n6、备注、备注张明经理旅美日程表案例分析案例分析n天地公司经理与三利公司经理就某合作项目支配天地公司经理与三利公司经理就某合作项目支配了约见，预订在某日下午了约见，预订在某日下午1：00起先。天地公司秘起先。天地公司秘书预订约见前一晚直飞三利公司所在书预订约见前一晚直飞三利公司所在A城的机票。城的机票。但天地公司经理认为自己工作很忙，前一晚还有但天地公司经理

46、认为自己工作很忙，前一晚还有其他支配，生怕不能飞往其他支配，生怕不能飞往A城。于是秘书改订约城。于是秘书改订约见日上午见日上午8：00的机票（因为当日上午只有这一次的机票（因为当日上午只有这一次航班）。航班）。n但是，由于天地公司经理晚上工作得太晚，没能但是，由于天地公司经理晚上工作得太晚，没能赶上班机。于是该公司经理只能马上买飞往相邻赶上班机。于是该公司经理只能马上买飞往相邻城市城市B城的机票，再乘坐大巴车赶到城的机票，再乘坐大巴车赶到A城的三利公城的三利公司。由于迟到，三利公司经理不悦，认为公司对司。由于迟到，三利公司经理不悦，认为公司对该项目的合作缺乏诚意，使天地公司失去了与三该项目的合

47、作缺乏诚意，使天地公司失去了与三利公司合作的商机。利公司合作的商机。预订工作预订工作1.订车票、机票。订车票、机票。火车票：说明动身地点、到达地点、日期、车次火车票：说明动身地点、到达地点、日期、车次（开车时间）、座位。（开车时间）、座位。预订机票：包括到达地点、时间、航班、座位。预订机票：包括到达地点、时间、航班、座位。取票：拿到机票（火车票），应细致核对姓名（机取票：拿到机票（火车票），应细致核对姓名（机票）、日期、航班、座位、到达地点。票）、日期、航班、座位、到达地点。2.预订房间预订房间获得相关信息。获得相关信息。预订服务的途径。预订服务的途径。进行预订进行预订订房时应供应的信息订房时

48、应供应的信息订房须知订房须知确认预订确认预订信息来源：旅行社、地图、旅行手册、上网等。旅行社、网络、电话、航空公司等。保证预订、结帐时间、房间位置准备用品准备用品差旅用品一览表差旅用品一览表预支差旅费预支差旅费n包括：来回及当地的交通费、食宿费、餐费，以包括：来回及当地的交通费、食宿费、餐费，以及其他可能的活动经费。及其他可能的活动经费。n携带方式：现金、信用卡或旅行支票。携带方式：现金、信用卡或旅行支票。相关学问：交通方式相关学问：交通方式选择合适的交通方式要考虑以下因选择合适的交通方式要考虑以下因素：素：n要去哪里？要去哪里？n为什么去？为什么去？n停留多久？停留多久？n个人还是多人？个人

49、还是多人？n费用是否限制？费用是否限制？n企业有什么政策？企业有什么政策？n个人宠爱何种方式？个人宠爱何种方式？办理出国旅行手续的内容、程序办理出国旅行手续的内容、程序 n撰写出国申请撰写出国申请n办理护照办理护照n办理签证办理签证n帮助办理国际预防接种证书（黄皮书）帮助办理国际预防接种证书（黄皮书）n帮助办理出境登记卡帮助办理出境登记卡n订购机票订购机票n办理保险办理保险秘书在上司出行前应落实的工作秘书在上司出行前应落实的工作n旅程表旅程表n外汇信息，兑换外币外汇信息，兑换外币n准备随身用品准备随身用品n准备文件准备文件n准备相关证件准备相关证件n做好旅行支配做好旅行支配n留意时差问题留意时

50、差问题n收集所到国背景资料收集所到国背景资料完成上司临时交办事项完成上司临时交办事项n上司临时交办事项的特点：上司临时交办事项的特点：n广泛性广泛性n临时性临时性n具体性具体性n紧迫性紧迫性n处理突发事务处理突发事务P111“天有不测风云，人有旦夕祸福”公司、个人、企业部门、国家处理原则P111快速反应，限制事态发展以人为本，爱护公众利益公开透亮，真诚面对公众重塑形象，置之死地而后生处理突发事务的工作流程处理突发事务的工作流程P117n及早发觉，立刻报告，并爱护好现场及早发觉，立刻报告，并爱护好现场n查找问题的缘由查找问题的缘由n成立临时指挥中心成立临时指挥中心n限制源头，釜底抽薪限制源头，釜