光伏电站设备技术档案管理规定.docx

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1、光伏电站设备技术档案管理规定1.1 目的和适用范围：为建立、健全公司设备技术档案工作，完整地保存和科 学地管理公司的设备技术档案，充分发挥技术档案在公司生 产和开展中的作用，更好地为生产服务。特制订本规定。本公司设备技术档案是指与本公司设备相关的所有应 当归档保存的设备图纸、设备使用说明书、电子文档、照片 等技术资料。按照集中统一管理设备技术档案的基本原那么，生产部设 立专门的文件柜统一放置，有设备管理人员兼职管理。本规定适用于光伏发电站及其所属电站。1.2 设备技术文件资料的归档：每一台设备安装竣工验收完毕，都要有完整、准确、系 统的技术文件资料，并以每台设备为单位，将所有的技术文 件资料进

2、行整理，组成保管单位（卷、代、册、盒），由设 备主管审查后及时放入相应的文件柜内。移交设备技术档案或技术文件资料时，交接双方应形成 技术资料交付清单并签字确认，交付清单归档备查。凡外来、外购回公司的图纸资料，随仪器、设备入厂的 图纸、使用说明书、电气线路图等在开封前，须通知生产部 设备管理人员参加清点，如数归档。在未办理借阅使用手续前任何人不得据为私有或拿走。1.3 设备管理人员的职责:认真贯彻公司技术档案工作的方针政策。钻研业务，提 高管理水平，保证设备技术档案工作任务的完成。科学地管理公司的设备技术档案，负责设备技术资料和 技术文件的收集，进行分类、编目、登记、保管、复制、借 阅、发放、鉴

3、定、统计以及绘制检索工具等工作。遵守公司保密制度，做好安全保卫工作。严格执行技术档案的保管、借阅、发放制度。对破损或变质的档案，要及时修补和提出复制。1.4 设备技术档案的鉴定和销毁：认真做好设备技术档案的内容、保管期限的鉴定工作。 因破损或变质的档案，复制后，原档案保管期限为半年。因 修改内容而更换的档案，原档案报废，保管期限为一年。凡要销毁的技术档案，必须造具清册，经生产部部长审 批后，在指定监销人监督下进行销毁，防止失密。有关鉴定 报告和销毁清册必须及时归档。1.5 设备技术档案的保管和借阅：对设备技术档案进行分类、编目、登记、统计和必要的 加工管理，编制档案查阅目录，做到定位存放，妥善

4、保 管，方便利用。认真执行设备技术档案的保管检查制度，每年年底全面 检查、清理一次，做到帐档一致。并于12月30日以前整理 出检查报告，交设备主管审查。对出现的问题及时进行整改。做好设备技术档案的安全、保密工作，并履行批准和借 阅手续。设备技术档案的保密制度：全公司职工必须严守机密，维护设备技术档案的安全。 凡借阅重要的档案（包括外来、外购的资料，随仪器、设备 回公司的文件资料，原始底图等），要由设备主管批准后方 可借阅。借阅者必须妥善保管，不得遗失。设备技术档案如有丧失、被盗、泄密等情况，应立即上 报并采取措施作妥善处理。非工作人员未经允许，不得随意翻阅设备技术档案。技术档案的借阅：凡本公司

5、技术人员、工作人员，因生产需要都可借阅设 备技术档案。由设备管理人员填写文件借阅登记表，借 阅人员签字后，方可使用。用后按期归还，经设备管理人员 检查后，方可办理注销手续。设备技术档案和各种设备说明书等，均在公司内控制使 用，档案原件不得借出存放室，仅供在室内查阅。假设需借出 室，应办理手续，借出副本。如无副本时，需经设备主管批 准方能借出。经同意借出之档案，每次最长时间为三天。如工作需要, 到期后需继续使用的，应办理续借手续。如遇假期，必须将 所借技术档案退回。到期未归还或未办理续借手续者，由设 备管理人员负责催收，并要求其限期归还。到期还未归还， 由设备管理人员根据所借资料的实际价值（各类

6、书籍按标 价、资料按制作价格）报生产部部长审核，总经理批准后， 送公司财务部，对档案借阅人进行处分。事后借阅者如能归 还所借档案，根据其时间的长短，可按处分金额的1/2至全 额返回。借阅者应保持档案的完整、安全、整洁，不得转借、拆 散、涂改、抽换和丧失。借、还双方应共同清点份数、页数, 并检查完整情况，做到认真负责。如发现问题或有损坏者， 及时向主管领导汇报。并根据其完整或损坏的程度及档案的 重要性进行处分，由设备管理人员报生产部部长审核，总经 理批准后，送公司财务部，对档案借阅人进行处分。1.6 技术档案的复制和技术资料的发放：凡归档的设备技术文件资料，一般应存档一份。重要的 和使用频繁的应

7、复制备份一份，供日常借阅或发放使用，备 份文件发放后，应及时复制补充完整。因工作原因，需要发放设备人员使用的技术资料，应在 设备技术档案交接后次日以后发放给专业人员保管。并编制 设备技术资料发放清单，设备主管签字后存档备查。发 放时注明发放人员、发放号、发放日期、是否受控等，并有 接收人员签字。发放给专业人员使用的设备文件资料，使用者应妥善保 管，不得损坏或丧失。因受条件限制，破坏或污损至无法使 用时，可申请换取新文件，原破坏或污损文件资料回收后报 废处理。凡使用者无法提供原文件资料，而要求重新发放时, 文件使用者应承当重复发放文件的资料费用，其金额按复 （晒）制资料的实际价格核算，由生产部部长审核，总经理 批准后，送交公司财务部。1.7 设备技术档案和受控技术文件的更改：当设备管理人员需对技术档案实施更改或补充时，应统 一做好修改标记，标明日期。同时在修改清单中注明。设备技术档案更改后，应及时通知相关的使用人员，以保证文件的使用得到有效控制。