第三节---印信管理与优秀PPT.ppt

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1、第三节第三节 印信管理与值班工作印信管理与值班工作 情景案例 汪华是科庆公司经理秘书，某日他中学时的一位老同汪华是科庆公司经理秘书，某日他中学时的一位老同学林某找到他，告知汪华说自己有一笔好买卖，但他是个学林某找到他，告知汪华说自己有一笔好买卖，但他是个人身分，不如公司签合同便利，想借用科庆公司的名义，人身分，不如公司签合同便利，想借用科庆公司的名义，让汪华给他出具一份科庆公司的业务介绍信，等合同签完让汪华给他出具一份科庆公司的业务介绍信，等合同签完后就还给科庆公司，并给汪华数目可观的酬劳。汪华应允后就还给科庆公司，并给汪华数目可观的酬劳。汪华应允后，林某利用从科庆公司借用的业务介绍信，以科庆

2、公司后，林某利用从科庆公司借用的业务介绍信，以科庆公司业务经理的身份和科庆公司的名义与东信公司签订了一份业务经理的身份和科庆公司的名义与东信公司签订了一份钢材购销合同，骗取了东信公司价值一百万元的钢材。林钢材购销合同，骗取了东信公司价值一百万元的钢材。林某将钢材卖掉后，携款潜逃。这一事务给科庆公司造成了某将钢材卖掉后，携款潜逃。这一事务给科庆公司造成了信誉和财产上的损失。信誉和财产上的损失。会说会说 会写会写 会做事会做事 会做人会做人任务分析 科庆公司经理秘书汪华因一己之贪欲，私开公司介绍信加盖公章后交给林某运用，结果造成公司重大经济损失，汪华的教训是深刻的。在一般状况下，介绍信由单位印章管

3、理人员负责掌管。介绍信与用印紧密相连，只有加盖印章的介绍信才能起到凭证的作用，因此，介绍信的管理与印章的管理同样重要，来不得半点马虎，否则，出了事故，当事人要负责任。在介绍信的管理中，确定要坚持原则，不为利诱，不为情动，按公司相关规定办事。会说会说 会写会写 会做事会做事 会做人会做人印章的管理和运用会说会说 会写会写 会做事会做事 会做人会做人 1、印章的概念 印章，向下代表着一种权力，是机关职能的合法代表，向上则要代表责任，凡是有公章或签章的文件，领导要负确定的责任，机关发文、发函、签署合同、订立协议、出具证明等，均要用印才合法有效。因此，印章是单位组织权力的象征和职责的标记。2、印章的种

4、类 印章按其性质和作用划分有多种，现列简表如下：印章的管理和运用 名称名称 释义释义 适用范围适用范围 公章是一个企业的正式印章，标明企业法定名称，是企业的标志和象征，具有法定的权威和效力 多用于正式文件和介绍信、证明信等 专用章是指企业为开展某一类专门性业务而使用的印章，这类印章在印文中除刊有企业的法定名称外，还应刊有专门的用途，如“财务专用章”、“合同专用章”等 这类印章不代表整个企业，只代表企业下属某一专门部门的职权 法定代表人私章 又称为手章或领导人签名章。它是根据企业主要负责人用钢笔或毛笔亲自签名制成的印章，其基本作用是以盖章代替手写签名。它代表法人，象征职权，因此具有权威性 银行支

5、票、财务预算或决算、签订合同或协议等，除盖公章和专用章外，还须盖法定代表人私章才能生效 套印章是指按照正式印章的原样制版而成的印章(专用印刷用的模印0 专门用于印制大批量文件，它与正式印章具有同等的法定效力。钢印不用印色，利用压力凹凸成形 一般用于证明性公文或证件 戳记 是为标志特定信息而使用的印章 如保密章、急件章、注销章等 缩印 是按照正常比例缩小用于印刷的专用公章。只能用在小型票证上，如税务发票及其他专用票等。不能作为正式印章用于介绍信或出具证明等。印章的管理和运用-刻制与启用的步骤正式行文通告公司全体员工或有关客户、机构、部门 准备刻章申请开业通知等相关材料 到注册所在地公安局办理手续

6、到其指定或授权的刻字社刻制。将印模交原审批的公安部门备案会说会说 会写会写 会做事会做事 会做人会做人印章的管理和运用会说会说 会写会写 会做事会做事 会做人会做人4、印章的运用 盖用单位印章，必需由单位主要负责人审核签名批准。但为了便利工作，对于一些一般性事务的用印，企业的领导也可授权部门负责人或印章管理人员审签；秘书用印前，必需细致审核，明确了解用印的内容和目的，确认符合用印的手续后，在用印登记簿上逐项登记，方可用印 印章的管理和运用 会说会说 会写会写 会做事会做事 会做人会做人编号用印时间用印部门 用印内容份数批准人经办人签名 备注印章的管理和运用（3 3）对需留存的材料应在加盖印章前

7、，留存一份，）对需留存的材料应在加盖印章前，留存一份，立卷归档；立卷归档；（4 4）不得在空白凭证上加盖印章。确因工作须要，）不得在空白凭证上加盖印章。确因工作须要，由业务部门以领导机关名义颁发的凭证，须要事由业务部门以领导机关名义颁发的凭证，须要事先加盖机关印章或套印然后填发的，经过领导批先加盖机关印章或套印然后填发的，经过领导批准可以盖印。准可以盖印。（5 5）企业秘书在用印时应严格依据上司要求，亲自）企业秘书在用印时应严格依据上司要求，亲自把握和运用，绝不能托付他人代为用印，更不能把握和运用，绝不能托付他人代为用印，更不能以印谋私，损害企业利益；以印谋私，损害企业利益；（6 6）用印时应

8、留意盖印位置正确、端正、清晰，一）用印时应留意盖印位置正确、端正、清晰，一次成功。次成功。小技法小技法 印章盖在文末落款处，应上不压正文，下要印章盖在文末落款处，应上不压正文，下要“骑年盖月骑年盖月”，带有存根的公函、介绍信等用印时，带有存根的公函、介绍信等用印时，除在规定处用印外，还应加盖除在规定处用印外，还应加盖“骑缝章骑缝章”，即印章，即印章盖在正本和存根连接处的骑缝线上，以备查考。盖在正本和存根连接处的骑缝线上，以备查考。印章的管理和运用5、印章的管理、印章的管理 印章的保管工作一般由秘书担当，依据保密印章的保管工作一般由秘书担当，依据保密要求，管印者不得托付他人代取代用印章，要求，管

9、印者不得托付他人代取代用印章，印章应放在特地的保险柜内，随用、随取、印章应放在特地的保险柜内，随用、随取、随锁。随锁。做好印章保养工作，盖印下面要衬垫确定弹做好印章保养工作，盖印下面要衬垫确定弹性的硬橡胶或厚纸等，防止印泥在坚硬的物性的硬橡胶或厚纸等，防止印泥在坚硬的物体上运用造成碰损，印章应刚好清洗，确保体上运用造成碰损，印章应刚好清洗，确保印迹清晰。印迹清晰。假如因工作须要，别的部门需借用单位公章，假如因工作须要，别的部门需借用单位公章，须严格履行相关手续，可制作用印申请单。须严格履行相关手续，可制作用印申请单。印章的管理和运用 用印申请单用印申请单 会说会说 会写会写 会做事会做事 会做

10、人会做人文件标题 发往机关份数用印日期用印申请人（签字）批准人（签字）备注介绍信的管理和运用 1、介绍信的概念、介绍信的概念 介绍信是介绍企业成员出外办理有关公务并证介绍信是介绍企业成员出外办理有关公务并证明其身份的一种书面凭证。它具有介绍和证明的双明其身份的一种书面凭证。它具有介绍和证明的双重作用。重作用。2、介绍信的种类、介绍信的种类 从文面格式来看，介绍信有两种：从文面格式来看，介绍信有两种：书信式书信式 是用一般公文用纸（或印有单位名称的信笺）书是用一般公文用纸（或印有单位名称的信笺）书写的介绍信写的介绍信 2007年长沙民政职业技术学院ISAS竞赛选题会说会说 会写会写 会做事会做事

11、 会做人会做人介绍信的管理和运用例文例文1 1 介绍信介绍信 公司：公司：今介绍我公司今介绍我公司、两位两位同志前往贵公司洽谈有关同志前往贵公司洽谈有关产品销售的具产品销售的具体事宜，请予接洽为盼。体事宜，请予接洽为盼。此致此致 敬礼敬礼 （印章）（印章）年年月月日日（有效期（有效期天）天）会说会说 会写会写 会做事会做事 会做人会做人介绍信的管理和运用 印刷式 是单位正式介绍信，先设计好固定的格式，然后大批量印刷，运用时只需在相关条项内填上相应的内容即可。印刷式介绍信一般都由持出联和存根两部分组成。2007年长沙民政职业技术学院ISAS竞赛选题会说会说 会写会写 会做事会做事 会做人会做人介

12、绍信的管理和运用No 公司介绍信（存根）介字第号 ：兹介绍我公司 等 位同志前往你处联系 事宜。年月日(有效期天)No 公司 介绍信介绍信 ：兹介绍我公司 等 位同志前往你处联系 事宜，请予接洽。此致敬礼 （印章）年月日(有效期天)2007年长沙民政职业技术学院ISAS竞赛选题会说会说 会写会写 会做事会做事 会做人会做人介绍信的管理和运用 3、介绍信的运用 凡领用介绍信者须经有关领导批准，秘书不得擅自开具发放；开具介绍信时应由秘书自己填写介绍信栏目内各项内容，要求真实、完整，存根内容应与持出联内容一样。书写要工整，不得涂改，假如必需修改，要加盖更正章，或在修改处加盖公章；介绍信上应加盖企业公

13、章，分别在右下方日期栏和存根线上（骑缝章）方为有效；秘书不得将空白介绍信或单位信笺加盖公章后交给领用人，不得托付他人或让领用人自己填写盖章，否则，出了事故，秘书要负责任；2007年长沙民政职业技术学院ISAS竞赛选题会说会说 会写会写 会做事会做事 会做人会做人小技法小技法 介绍信的文字要简洁明确，使接洽单位介绍信的文字要简洁明确，使接洽单位一看便知派出人员前去的目的。不要模糊笼一看便知派出人员前去的目的。不要模糊笼统地仅仅写上统地仅仅写上“前去联系工作前去联系工作”、“商洽有商洽有关事项关事项”等等。等等。2007年长沙民政职业技术学院ISAS竞赛选题会说会说 会写会写 会做事会做事 会做人

14、会做人介绍信的管理和运用 4、介绍信的管理 介绍信一般和公章由同一人（秘书）保管并运用，与公章须同等重视，不得缺页或丢失；发放介绍信要进行登记，领用人要履行签字手续。印刷式介绍信可在存根上签字，书信式介绍信在专用登记表上签字 2007年长沙民政职业技术学院ISAS竞赛选题会说会说 会写会写 会做事会做事 会做人会做人介绍信的管理和运用 介绍信发放登记表介绍信发放登记表会说会说 会写会写 会做事会做事 会做人会做人编号发放时间 用途 前往单位有效期限使用人批准人领取人 备注留意事项留意事项 介绍信开出后，如因故没有运用，应介绍信开出后，如因故没有运用，应说明缘由，马上退回，并将其粘贴在原说明缘由

15、，马上退回，并将其粘贴在原存根处。存根处。介绍信不得随意放置，要妥当保管，介绍信不得随意放置，要妥当保管，防止丢失被盗。防止丢失被盗。（三）办公室印信管理留意事项（三）办公室印信管理留意事项 1、秘书在保管和运用印信时应极其细、秘书在保管和运用印信时应极其细致负责，讲原则，不循私情；致负责，讲原则，不循私情；2、建立和规范印信管理制度，一切按、建立和规范印信管理制度，一切按规定办事；规定办事；3、印信若遗失，应马上通过新闻媒介、印信若遗失，应马上通过新闻媒介公告作废，同时实行紧急补救措施，以公告作废，同时实行紧急补救措施，以避开造成任何损失。避开造成任何损失。2007年长沙民政职业技术学院IS

16、AS竞赛选题会说会说 会写会写 会做事会做事 会做人会做人相关链接相关链接 印章小学问印章小学问 印章是印章是“印印”和和“章章”的合称。的合称。“印印”和和“章章”都是信物。在古代，帝王所用的称为都是信物。在古代，帝王所用的称为“玺玺”，官吏所用的才称为，官吏所用的才称为“印印”，而私人运用的，而私人运用的则称为则称为“私印私印”。而就目前来说，各级各类国。而就目前来说，各级各类国家机关、社会团体、企事业单位用的都称为家机关、社会团体、企事业单位用的都称为“印印”，相应的领导人则用，相应的领导人则用“章章”。涉外单位和。涉外单位和“三资三资”企业也一样。所以从某种意义上来说，企业也一样。所以

17、从某种意义上来说，印章是权力的象征和职能的标记。印章是权力的象征和职能的标记。我国古代官印依品级凹凸分别用金、银、我国古代官印依品级凹凸分别用金、银、铜等金属铸成，帝王则用珍贵的玉质，象征其铜等金属铸成，帝王则用珍贵的玉质，象征其地位。现代印章则多用橡胶和塑料刻制。我国地位。现代印章则多用橡胶和塑料刻制。我国机关单位的公章一律为正圆形，外资企业则有机关单位的公章一律为正圆形，外资企业则有圆形和椭圆形或方形之分。椭圆形或方形为国圆形和椭圆形或方形之分。椭圆形或方形为国际公章。公章的印文按规定运用国务院公布的际公章。公章的印文按规定运用国务院公布的规范简化汉字，字形为宋体，自左向右环行排规范简化汉

18、字，字形为宋体，自左向右环行排列。一般用全称，如法定名称字数太多，为印列。一般用全称，如法定名称字数太多，为印文清晰可见，也可用简称。文清晰可见，也可用简称。会说会说 会写会写 会做事会做事 会做人会做人相关链接相关链接 国际公章印文应用外文，也可中外文并国际公章印文应用外文，也可中外文并刻，如并刻中外文印章，一般是外文居右刻，如并刻中外文印章，一般是外文居右上方，中文居下方，且须有繁体字。民族上方，中文居下方，且须有繁体字。民族自治机关的公章应并列刊有汉字和当地民自治机关的公章应并列刊有汉字和当地民族文字。国内公章有三种图案，县以上政族文字。国内公章有三种图案，县以上政府机关、法院、检察院、

19、驻外使馆的公章府机关、法院、检察院、驻外使馆的公章的中心部位刊有国微；党的各级机关印章的中心部位刊有国微；党的各级机关印章刊有党微；企事业单位公章则刊有五角星刊有党微；企事业单位公章则刊有五角星图案。圆形公章的规格有明确规定，国务图案。圆形公章的规格有明确规定，国务院的公章，直径为院的公章，直径为6厘米；省、部级政府厘米；省、部级政府机关的公章，直径为机关的公章，直径为5厘米；县市一级政厘米；县市一级政府机关的公章，直径为府机关的公章，直径为45厘米；其他企厘米；其他企事业单位公章，直径一律为事业单位公章，直径一律为42厘米。国厘米。国家行政机关和企事业单位、社会团体的其家行政机关和企事业单位

20、、社会团体的其他专用印章（包括经济合同章、财务专用他专用印章（包括经济合同章、财务专用章等），在名称、式样上应与单位正式印章等），在名称、式样上应与单位正式印章有所区分，经本单位领导批准后可以刻章有所区分，经本单位领导批准后可以刻制。制。会说会说 会写会写 会做事会做事 会做人会做人实践训练（一）课堂探讨 1、单位专用公章能代替公章运用吗？为什么？2、印章运用的规范过程中有何要求？3、带存根的介绍信上要盖几次章方为有效？会说会说 会写会写 会做事会做事 会做人会做人实践训练（二）案例分析（二）案例分析 1、某公司新聘的秘书小徐，刚到任的第、某公司新聘的秘书小徐，刚到任的第一件事就使她不能听命。

21、原来是公司总经一件事就使她不能听命。原来是公司总经理要她立刻到街上去刻一枚公司改换名称理要她立刻到街上去刻一枚公司改换名称后的新印章，并要求她把原来这枚旧印章后的新印章，并要求她把原来这枚旧印章马上就地销毁。马上就地销毁。2、新达公司巩秘书因公出差，临走时把、新达公司巩秘书因公出差，临走时把印章交给了分管业务的熊科长代为保管。印章交给了分管业务的熊科长代为保管。其次天，新达公司与一外商就联合开发的其次天，新达公司与一外商就联合开发的项目达成协议，熊科长为提高工作效率，项目达成协议，熊科长为提高工作效率，在双方看法基本一样的状况下，就在合同在双方看法基本一样的状况下，就在合同上盖了章。五天后，巩

22、秘书回到公司，看上盖了章。五天后，巩秘书回到公司，看完合同大吃一惊，该合同让新达公司损失完合同大吃一惊，该合同让新达公司损失了了50多万元。面对这样的后果，巩秘书瘫多万元。面对这样的后果，巩秘书瘫在椅子上，半天没回过神来。在椅子上，半天没回过神来。3、小李因公出差，需开具介绍信，找到办、小李因公出差，需开具介绍信，找到办公室秘书小贺办理此事。小李要求小贺为公室秘书小贺办理此事。小李要求小贺为其多开几份空白介绍信并在事先准备好的其多开几份空白介绍信并在事先准备好的空白信笺上盖上单位公章，说是外出便利空白信笺上盖上单位公章，说是外出便利一些，以备急用。为此，小贺感到有些犯一些，以备急用。为此，小贺

23、感到有些犯难，但经不起小李的一再恳求与保证，还难，但经不起小李的一再恳求与保证，还是按小李的要求做了。是按小李的要求做了。会说会说 会写会写 会做事会做事 会做人会做人实践训练 4、金芬是公司的总经理秘书，平常工作主动细致，很得总经理信金芬是公司的总经理秘书，平常工作主动细致，很得总经理信任。总经理把公司的公章交给她保管，从来没出过差错。一天，小任。总经理把公司的公章交给她保管，从来没出过差错。一天，小金正在做事，一个久违的老挚友打电话过来了。小金知道总经理不金正在做事，一个久违的老挚友打电话过来了。小金知道总经理不在，就放心地跟挚友聊起来。正聊得快乐，一位部门经理秘书小柳在，就放心地跟挚友聊

24、起来。正聊得快乐，一位部门经理秘书小柳拿着文件来找她盖章。她舍不得放下电话，就顺手从抽屉里拿出公拿着文件来找她盖章。她舍不得放下电话，就顺手从抽屉里拿出公章，让小柳自己盖章。小柳走到旁边的沙发旁，在茶几上盖上了公章，让小柳自己盖章。小柳走到旁边的沙发旁，在茶几上盖上了公章；见她用完了，小金随口说，你先放在那儿吧。于是小柳把公章章；见她用完了，小金随口说，你先放在那儿吧。于是小柳把公章放在茶几上自己回去了。这时有个工人搬着一箱稿纸进来，小张让放在茶几上自己回去了。这时有个工人搬着一箱稿纸进来，小张让他把箱子放在茶几上他把箱子放在茶几上 下午，总经理回来了，让小金给一份合同盖章。小金才发觉公下午，

25、总经理回来了，让小金给一份合同盖章。小金才发觉公章不在抽屉里了。她想起来是上午小柳在茶几上用过，连忙过来找，章不在抽屉里了。她想起来是上午小柳在茶几上用过，连忙过来找，却没有望见；突然又想起有工人进来过，她心里一焦急，冲进去对却没有望见；突然又想起有工人进来过，她心里一焦急，冲进去对总经理说：经理，不好了，公章被人偷走了！总经理大吃一惊，连总经理说：经理，不好了，公章被人偷走了！总经理大吃一惊，连忙问清晰事情的来龙去脉。他让小金先别焦急，自己走到茶几旁一忙问清晰事情的来龙去脉。他让小金先别焦急，自己走到茶几旁一找，原来公章正躺在沙发下面呢。找，原来公章正躺在沙发下面呢。会说会说 会写会写 会做事会做事 会做人会做人实践训练会说会说 会写会写 会做事会做事 会做人会做人分析与探讨：分析与探讨：1、小徐为什么不能听命？、小徐为什么不能听命？2、请谈谈你对新达公司案例的看法、请谈谈你对新达公司案例的看法 3、小贺的做法是否正确，为什么？、小贺的做法是否正确，为什么？4、秘书小金犯了哪些错误？、秘书小金犯了哪些错误？