会展管理信息系统应用方案.docx

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1、高等教育自学考试本科 题目：专业：考号：姓名： 山东财经大学 年 月 日金诺会展公司会展管理信息系统应用方案 一、方案目的随着经济国际化、全球化与行业展会举办次数不断攀升以及档次的不断提高，对展会的管理提出了更高的要求，特别是信息化的管理显得非常的紧迫。通过信息化管理手段可以解决手工文件管理的不标准与低效率的问题。本应用方案提出了通过信息化手段实现各项资源有效管理，标准组织者的管理流程，提升组织者的管理水平。展览管理信息系统应用后，极大地提升了整个金诺会展公司的管理水平与决策效率，在财务管理、人员管理、销售力度方面都有了很大的改善，实现了质的转变。二、方案内容该公司研发实施的会展管理信息系统，

2、包括前台管理、行政管理、业务管理、观众部门管理、财务管理，它是各个部门管理的综合，整体运行是由总经理全权负责。（一） 前台管理 前台是公司形象的代表，同时很多打印录入工作都是在前台完成的，因此，前台管理是该公司重要的组成局部，对前台管理在要求上细化到位。在接听来电并记录 内容，转告相关工程经理。对于在系统的要求就是要协助各个部门完成工作，这是该公司信息系统的根底，以后发生的各项效劳都建立在此根底之上。二行政管理 行政是公司内部构造中心，相关的会议培训、公司人才的招聘大小事务的处理都是行政在做。在整个系统中，行政处于支撑状态，行政在数据库中作为共享的角色。共享公司新人培训、每个工程组的会议、会议

3、室的预定三业务部管理业务部是会展公司的定力支撑，整个展会的运作都是依靠业务部来运营的。对于业务部，数据库里导入相关各个工程组的参展商或者有意向参展的客户。公司里面分为各个工程组例如：机床部、自动化部。各个部门有独立的帐号与密码、并有属于组内的客户信息，这一项可以共享给其他工程组，看工程经理的意思。参加全国各地的展会收回来的相关资料及时导入数据库作为为即将开展的展会做铺垫，或者让观众部的导入系统也可以。（四） 观众部管理观众部俗称招商部，是负责为展会邀约观众的部门，同比业务部的职责。只要跟金诺即将开展的展会相关就去展会现场发资料邀请观众，同业务一起前往。对于企业也同样发放资料，如果允许就收取名片

4、。跑各个地市相关展会行业的市场，收取名片，展会完毕之后统一录入系统，并资源共享。（五） 财务管理 对公司经营情况的查询及对前台提供的信息报表进展整理，包括今日进单情况表，进的企业报表，企业到款日报表，总企业数目统计表，日常出纳情况表；通过报表，参展企业报表，企业到款情况表，展位费到账登记统计表，总结账报表其他费用统计表。财务部门通过该公司会展管理信息系统，对各个部门单独本钱核算，做到能随时查出公司的效益状况，为公司领导层提供最真实的决策依据。信息系统能清晰的看出各部门在整个公司运行中的状况，能有针对性的解决运行中的问题，能更好的协调各部门为公司整体运行效劳。三、方案参与者 该公司会展管理信息系

5、统方案的参与者有总经理、副总经理、工程经理、行政人资经理、财务管理等人员。四、方案实施方式 金诺会展公司工程实施整个工程实施可以分为三个阶段：第一阶段：工程准备，这一阶段主要是进展用户需求调研、讨论与分析，制定工程实施方案，准备培训教材，拟定初步的工程应用方案。 第二阶段：工程建立，这一阶段的工作是进展系统安装、工程组培训、组织测试、确定根底数据准备方案与方案的完善。 第三阶段：工程交付，这一阶段是整个工程实施的关键，也是任务最重的时期。首先对青岛金诺总部及所属分公司的全体人员进展了集中培训，并进展考核；制定新旧系统切换方案；按照初始化方案开场建帐、分配权限、监视检查各核算单位的帐套初始化工作

6、；设置统一报表格式与公式；编写客户化手册、制定系统运行制度、内部支持体系。并按照验收标准对各核算单位逐一进展验收，验收通过的正式启用。五、方案费用该公司会展管理信息系统方案费用主要有以下几大类：一是硬件购置费用，包括各部门使用的计算机及局域网架设二是软件开发费用，包括系统软件的设计与研发三是员工培训费用，请专业的讲师给大家讲解系统的使用流程。参加人员包括总经理、副总经理、部门经理、财务等人员。上述三项费用总计为35万元。六、实施进度监视安排一2021年6月1日至6月30日，为各个部门根底信息录入时间。二2021年7月1日至7月15日，为各个部门制定各项工作评分标准内容。三2021年7月16日至

7、7月31日，为系统的使用进展使用培训。四2021年8月1日至8月31日，为试运行公司会展管理信息系统时间。五2021年9月1日至9月30日，为修改完善公司会展管理信息系统时间。七、备用方案 该公司会展管理信息系统方案，主要是以计算机为根底进展的系统设计，但是具体工作中关键的数据还是需要先有手工统计的根底，尤其是在这个信息系统试运行期间，一定要有手工记录的根底数据作为系统运行的保障。因此，当计算机系统试运行期间出现问题，以及升级换代时本备用方案更是保障公司业务，正常运行不可或缺的方式。直到本会展管理信息系统完全成熟稳定以后，本备用方案才可以不必跟随操作，备用方案同样能提高该公司的生产力与生产效率。手工数据与具体工作中的评分标准也是该公司会展管理信息系统方案的备用方案。第 5 页