如何做好岗位分析和完成工作说明书讲解学习.ppt
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1、如何做好岗位分析和完成工作说明书什么是任务什么是任务指员工在某一有限时间段内为了达到某指员工在某一有限时间段内为了达到某一特定的目的所进行的一项活动。一特定的目的所进行的一项活动。例如:打字员打印一份合同,会计登记一例如:打字员打印一份合同,会计登记一笔帐目笔帐目2什么是职位和职务什么是职位和职务职位职位是在一个特定的组织中,一个或多个任务是在一个特定的组织中,一个或多个任务组成的活动落在一个特定员工身上时形成组成的活动落在一个特定员工身上时形成的工作岗位。的工作岗位。职务职务更多强调是工作任务的内容,而不是工作任务的更多强调是工作任务的内容,而不是工作任务的地点地点3什么是责任什么是责任n责
2、任是指员工根据劳动分工的要求,在责任是指员工根据劳动分工的要求,在职责范围内应尽的义务、保质保量按时职责范围内应尽的义务、保质保量按时完成工作完成工作.4什么是职责什么是职责指职务和责任的统一,对岗位全部工作任指职务和责任的统一,对岗位全部工作任务,从时间上、空间上所做的限定。务,从时间上、空间上所做的限定。例如:人力资源经理职责之一是每年进行员工例如:人力资源经理职责之一是每年进行员工满意度调查。满意度调查。它包括设计调查问卷、发放问卷、收回问它包括设计调查问卷、发放问卷、收回问卷、整理问卷等任务,将结果进行分析并卷、整理问卷等任务,将结果进行分析并向有关人员汇报。向有关人员汇报。5什么是工
3、作什么是工作是由一个或一组主要职责相似的职位组成是由一个或一组主要职责相似的职位组成的事项。一项工作可以只有一个职位,也的事项。一项工作可以只有一个职位,也可能有多个职位。可能有多个职位。例如:人力资源工作例如:人力资源工作6什么是工作族什么是工作族是由两个或两个以上的工作组成的工作体是由两个或两个以上的工作组成的工作体系,这些工作或者要求工作者具有相似的系,这些工作或者要求工作者具有相似的特点,或者包括多个平行的任务。特点,或者包括多个平行的任务。例如:销售和生产是两个不同的工作族例如:销售和生产是两个不同的工作族 招聘文员和薪资文员是一个工作族招聘文员和薪资文员是一个工作族7什么是职业什么
4、是职业是指在不同的组织中的相似的工作构成的是指在不同的组织中的相似的工作构成的工作属性。工作属性。一个人的职业生涯是指一个人在其工作生一个人的职业生涯是指一个人在其工作生活中所经历的一系列职位、工作或职业活中所经历的一系列职位、工作或职业。8工作岗位工作岗位n在一定的时间内,由一名员工承担完成在一定的时间内,由一名员工承担完成若干项工作任务,并具有一定的职务、若干项工作任务,并具有一定的职务、责任、权限、就构成了一个工作岗位。责任、权限、就构成了一个工作岗位。9工作分析的重点工作分析的重点1.工作内容(任务、义务和责任)工作内容(任务、义务和责任)2.了解工作的各个细节,理解工作对员工了解工作
5、的各个细节,理解工作对员工行为的要求行为的要求3.什么样的人适合担当这项工作什么样的人适合担当这项工作10工作分析的目的工作分析的目的n为为人人力力资资源源管管理理工工作作提提供供必必要要的的、可可靠靠的信息。的信息。n将将分分析析过过的的每每项项工工作作所所包包含含的的任任务务、责责任任和和任任职职资资格格用用正正式式的的文文字字明明确确下下来来,保保证证组组织织中中的的每每项项工工作作都都能能按按管管理理要要求求进行分工和工作分配。进行分工和工作分配。n提高管理和工作效率。提高管理和工作效率。11岗位分析的用途岗位分析的用途 职业职业/个人发展个人发展 计划计划岗位分析岗位分析 培训培训绩
6、效评估绩效评估建立激励体制建立激励体制组织建立组织建立薪酬薪酬岗位评估岗位评估招聘招聘12工作分析是人力资源管理工作的基础工作分析是人力资源管理工作的基础工作说明书工作说明书工作目标设定工作目标设定工作评估工作评估业绩表现评定业绩表现评定制定薪酬策略和政策制定薪酬策略和政策员工事业发展规划员工事业发展规划公司期望公司期望员工能力员工能力工作分析工作分析组织和岗位分析的关系组织和岗位分析的关系使命和任务使命和任务策略策略由下列构成由下列构成:工作程序工作程序 岗位岗位/角色角色 岗位岗位/角色角色 岗位岗位/角色角色 岗位岗位/角色角色组织结构组织结构14岗位分析岗位分析为了正确地测量一个岗位的
7、大小为了正确地测量一个岗位的大小我们需要岗位分析的支持我们需要岗位分析的支持岗位工作分析岗位工作分析15主要分析工作主要分析工作n收集信息收集信息n分析信息分析信息n编写和整理信息编写和整理信息16分析方法分析方法n观察法观察法n面谈法面谈法n问卷法问卷法n工作日志法工作日志法171819工作活动和规范分析的结果工作活动和规范分析的结果n岗位描述(岗位描述(Job description):岗位描):岗位描述也被称为岗位说明,它是以书面叙述述也被称为岗位说明,它是以书面叙述的方式来说明工作中需要从事的活动,的方式来说明工作中需要从事的活动,以及工作中所使用的设备和工作条件的以及工作中所使用的设
8、备和工作条件的信息。信息。20工作环境和任职条件分析的结果工作环境和任职条件分析的结果n岗位要求(岗位要求(Job specification):说明):说明对承担这项工作的员工所必须具有的特对承担这项工作的员工所必须具有的特定技能、工作知识、能力和其他身体和定技能、工作知识、能力和其他身体和个人特征的最低要求。个人特征的最低要求。21工作分析程序工作分析程序n工作分析准备阶段工作分析准备阶段n工作分析设计工作分析设计n工作调查和收集信息工作调查和收集信息n工作信息分析工作信息分析n编写工作说明书编写工作说明书22工作分析准备阶段工作分析准备阶段n获得管理层的批准和支持获得管理层的批准和支持n
9、取得员工的认同取得员工的认同n确认工作分析的目的确认工作分析的目的n建立工作分析小组建立工作分析小组n对有关人员进行培训对有关人员进行培训23工作分析设计工作分析设计n挑选有代表性的工作职位挑选有代表性的工作职位n确定分析方法确定分析方法n选择信息来源选择信息来源n编制工作分析问卷编制工作分析问卷n选择工作分析人员选择工作分析人员24收集岗位分析资料的人员收集岗位分析资料的人员n工作分析专家工作分析专家n公司管理人员公司管理人员n工作的任职者工作的任职者25工作调查和收集信息工作调查和收集信息n准备好工作分析前所需必要文件准备好工作分析前所需必要文件n准备好调查问卷准备好调查问卷n安排工作调查
10、日程安排工作调查日程n选择信息来源选择信息来源26编写工作说明书编写工作说明书n制定标准工作说明书格式制定标准工作说明书格式n将工作分析结果,以文件的形式呈现,将工作分析结果,以文件的形式呈现,形成规范的工作说明书。形成规范的工作说明书。272829岗位分析过程岗位分析过程 建立岗位描述的初稿建立岗位描述的初稿由岗位任职者认同由岗位任职者认同与上司一同讨论与上司一同讨论30岗位说明书岗位说明书岗位存在的目的岗位存在的目的主要的岗位职责主要的岗位职责关键的业绩评价指标关键的业绩评价指标素质素质/技能要求技能要求组织结构图组织结构图31岗位的目的岗位的目的n对一个职位所期望达成对一个职位所期望达成
11、“什么什么”及及“为什么为什么”该职位该职位需要存在的简短、准确地表述。需要存在的简短、准确地表述。n一般只有一般只有1-2句话,在组织中仅有少数职位的目的超句话,在组织中仅有少数职位的目的超过一句话,也就是那些有过一句话,也就是那些有“多种职务角色多种职务角色”的职位。的职位。n这个职位为组织整体目标的完成承担了什么?这个职位为组织整体目标的完成承担了什么?n该职位对组织的独一无二的贡献是什么?该职位对组织的独一无二的贡献是什么?n到底我们为什么需要这个职位?到底我们为什么需要这个职位?32岗位的目的(举例)岗位的目的(举例)n销售部门负责人销售部门负责人n配合市场及利润策略,计划、指导配合
12、市场及利润策略,计划、指导及控制销售部门,确保实现所有产及控制销售部门,确保实现所有产品的销售目标。品的销售目标。33主要应负责任主要应负责任n着重于职位所需的最终结果着重于职位所需的最终结果n它回答以下问题:为实现该职位目的,要在哪些主要领它回答以下问题:为实现该职位目的,要在哪些主要领域获得最终结果?域获得最终结果?n主要责任:主要责任:n全面的,综合的。全面的,综合的。n注重结果注重结果n不受时间影响不受时间影响n清晰的清晰的n可衡量的可衡量的n体现岗位特点的体现岗位特点的34主要责任(格式主要责任(格式)期望的最终结果期望的最终结果通过行动而实现通过行动而实现主要活动主要活动期望期望“
13、什么样什么样”的结果的结果“如何如何”达到达到(行为动词(行为动词+目标)目标)35最终结果与具体行为的比较最终结果与具体行为的比较n最终结果最终结果n是里程碑式的,发生在是里程碑式的,发生在特定的时间内特定的时间内n是任职者的输出是任职者的输出n是最终结果其本身是最终结果其本身n具体行为具体行为n是任职者大部分时是任职者大部分时 间做的事间做的事n是任职者的输入是任职者的输入n是达成最终结果的手段是达成最终结果的手段36期望的最终结果期望的最终结果 主要活动主要活动制定信息服务计划制定信息服务计划通过了解组织的业务需求,同时与信息技通过了解组织的业务需求,同时与信息技术研发保持同步术研发保持
14、同步提供硬件设备提供硬件设备通过预测硬件能力需求及在设备安装方面通过预测硬件能力需求及在设备安装方面指导下属指导下属提供软件解决方案提供软件解决方案通过与直线经理召开会议以了解他们及直通过与直线经理召开会议以了解他们及直线下属在软件解决方案设计方面的需求。线下属在软件解决方案设计方面的需求。最大限度使用信息技术提高生产率最大限度使用信息技术提高生产率通过为所有员工准备和进行信息技术培训通过为所有员工准备和进行信息技术培训关键的应付责任(举例)关键的应付责任(举例)37行为动词(举例)行为动词(举例)政策制定政策制定/目标设定目标设定工作的执行工作的执行较低的任务较低的任务制定制定指导指导建立建
15、立控制控制计划计划准备准备分析分析达到达到估价估价实施实施评估评估预测预测确认确认落实落实提高提高增加增加安装安装维护维护监控监控谈判谈判建议建议回顾回顾明确明确订立订立查验查验校对校对分配分配收集收集运作运作加工加工生产生产提供提供提交提交3839关键绩效衡量指标关键绩效衡量指标n“岗位的产出岗位的产出”可以衡量任职者在岗位可以衡量任职者在岗位上如何有效地体现绩效上如何有效地体现绩效n可以定量的,也可以定性的可以定量的,也可以定性的n名词名词n着重于最主要的绩效指标着重于最主要的绩效指标40岗位的范围大小岗位的范围大小n获得对岗位有直接或间接影响的定获得对岗位有直接或间接影响的定量描述量描述
16、n了解岗位的本质与范围了解岗位的本质与范围n显示与工作相联的活动的范围显示与工作相联的活动的范围41岗位的范围大小岗位的范围大小n以数字的形式进行概括(大部分为财务方面),以数字的形式进行概括(大部分为财务方面),例如:例如:u年度预算年度预算u年度花费年度花费u运营成本运营成本u年度销售额年度销售额u年度净收入年度净收入u下属的数量(直接与间接)下属的数量(直接与间接)u客户数客户数u项目数项目数42任职者的资格条件任职者的资格条件n学历条件学历条件n学术学术/专业资格要求专业资格要求n某领域的技术经验某领域的技术经验n专业经历专业经历n工作经验的长短工作经验的长短n工作经验的类型工作经验的
17、类型n素质(个性或行为)素质(个性或行为)n在本职位所需达到的最低专业水平在本职位所需达到的最低专业水平43n学历条件学历条件n在某些领域认同的基本学历或同等专业资格。理想的专业可以为大众传播。在某些领域认同的基本学历或同等专业资格。理想的专业可以为大众传播。n专业经历专业经历n至少至少10-12年中型企业公司公共关系方面的工作经验,在上市公司中最佳。年中型企业公司公共关系方面的工作经验,在上市公司中最佳。其中应有中级管理层及管理责任方面的五年工作经验其中应有中级管理层及管理责任方面的五年工作经验n素质(个性)素质(个性)n很强地人际关系处理能力很强地人际关系处理能力n良好的沟通技巧良好的沟通
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