006内外部沟通控制程序.doc

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1、006-内外部沟通控制程序内外部沟通控制程序文件编号：PINO-QP-006版本/版次：A/0制定部门：管理者代表生效日期：2008-8-13区 分核 准审 核制 定Control Copy签 名日 期修 订 记 录制定/修订日期修 订 内 容 摘 要版本/版次总页数修订者2008-8-13新发行A/07丁黎明1.0 目的为了使组织内部不同层次和职能之间更充分了解并尽量满足顾客需求及其环境信息的有效交流。2.0 适用范围适用于我公司的活动、产品或服务范围内相关质量和环境信息的沟通交流。3.0定义顾客：接受产品的组织或个人。相关方：关注组织环境表现（行为）或受其环境表现（行为）影响的个人或团体。

2、4.0职责4.1人力资源部负责对全公司员工管理方面的培训并确认效果。4.2市场部确保外部信息的接收、处理及回答等有效实施。4.3各部门经理确保内部信息沟通按程序有效实施。4.4 管理者代表负责与质量对内外有关事宜的联络5.0工作程序5.1内外部沟通目的5.1.1有助于阐明公司对质量/环境的承诺；5.1.2提高对公司质量方针、目标指标的认识；5.1.3有助于员工了解公司管理体系的质量/环境表现；5.1.4促进公众对公司质量表现及所做努力的理解和认同；5.1.5及时将对管理体系进行监视、审核和评审的结果传达给公司内部有关人员。5.2内外部沟通内容5.2.1公司简介；5.2.2质量方针、目标指标；5

3、.2.3质量管理过程；5.2.4质量表现评价、管理体系有效性；5.2.5需要改进的地方；5.2.6独立验证的情况等；5.3环境信息交流5.3.1内部环境信息交流5.3.1.1环境管理建议处理a. 员工有任何关于环境管理的建议，须联络至文控中心呈管理者代表处理，由管理者代表委派文控中心进行沟通处理；b. 处理结果由文控中心转达信息至原建议者；c. 如果建议有改进环境体系的效益，应于环境管理评审会议中讨论；d. 所有建议及处理结果均应留下记录，记录正本由文控中心统一管理。5.3.1.2环境方针、目标的贯彻管理者代表和文控中心可通过以下方式贯彻其效果：a. 利用文件宣传贯彻；b. 借由公司集会广告而

4、之；c. 在内部进行宣传贯彻。5.3.2外部环境信息交流5.3.2.1外部环境管理建议处理a. 人力资源部负责收集外界（不包括公司客户）对公司环境管理事务的任何建议。销售部负责收集公司客户对公司环境管理事务的任何建议；b. 接收方式可为电话、传真、信件、口述或其它可行方式，接收时应告知建议者处理流程大约所需时间；c. 人力资源部应将接收的信息联络至文控中心处理；d. 处理结果应呈管理者代表批准后告知提议者；e. 建议及处理结果的联络记录由文控中心统一管理；f. 外部相关方及供应商若须了解或取得本公司环境方针时，文控中心须予以说明或提供。5.3.2.2与供应商分承包方的沟通采购部负责人应告知供应

5、商或分承包方有关本公司环境管理要求及环境法规的相关要求和条款。5.4公司内外部沟通采用方法：5.4.1员工培训；5.4.2部门、部门间会议、讨论、说明、教育；5.4.3在各显要地方张贴质量方针、目标及公告发布相关信息；5.4.4作成员工意见箱，广泛接收意见，予以相应处理；5.4.5通过部门、部门间联络交流；对于管理体系，要求公司内各部门互相配合，协同工作。使相关责任部门了解体系运行中出现的不符合，以便及时采取纠正措施。当发生紧急情况时，要能迅速传递信息，从而敏捷的作出反应。5.5销售部确保公司有效的外部信息交流，了解外部要求，当相关方有需要时就其所关注的事宜给予答复或与他们进行对话，采用方法：

6、5.5.1资料传递，电话、传真等；5.5.2与外界人员会议、讨论、说明、宣传的形式；5.5.3其他。5.6 以电话或其他方式获得的非书面化信息，由当事人记录并登记于内部联络单签名。5.7 对于任何形式的内部信息传递，信息接收方必须在要求的时间内对问题的处理结果予以回复。5.8 具体信息的交流方法见附件1内外部沟通信息清单。6.0支持文件 无7.0表格/记录7.1内部联络单 PINO-HR-FM 007 8.0流程图无 附件1：内外部沟通信息清单项目序号信 息交流方法担当部门相关文件内部信息1公司简介质量方针、质量管理过程培训部门内说明教育发行文件、宣传手册等人力资源部各部门人力资源控制程序文件

7、与资料控制程序培训记录、会议记录2质量目标、质量表现评价独立验证的情况需要改进的地方等部门内讨论、说明、教育各部门间联络讨论宣传标语、漫画、公告等各部门人力资源部质量目标指标及管理方案控制程序管理评审控制程序内部审核控制程序纠正预防措施控制程序3员工意见部门内提出；部门间联络讨论并反馈；员工意见箱（干部会议讨论等）。各部门人力资源部会议记录员工意见回答书4紧急情况发生前培训、公告、演习等发生后电话、广播、分析调查、对策等。各部门人力资源部培训记录、演习记录、电话记录等外部信息5法律和其他要求内部培训或相关资料传阅人力资源部法律法规识别控制程序6顾客要求及其他相关方要求对供应商及其他相关方的交流业务/人力资源部接收，联络各部门说明、讨论、作相应处理，相关记录归档，并回答相关方；PMC部对供应商及其他相关方的交流；交流方式采用资料传递、电话、传真、会议等人力资源部采购部市场部内外部沟通控制程序传真、电话记录、会议记录等其他7其他信息根据需要采取不同方法相关部门6 / 6