企业合同管理常见问题及对策.doc

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1、企业合同管理常见问题及对策战飞 2012-11-22 10:05:26来源：经济师2012年第2期摘要：企业的经济往来，主要是通过合同形式进行的，因此，企业必须十分重视合同管理。企业合同管理是指企业对以自身为当事人的合同依法进行订立、变更、转让、履行终止以及审查监督、控制等一系列职能活动的总称，是企业的一种自我管理行为，是企业生产经营管理的一个重要组成部分，它涉及到企业生产经营活动的方方面面。是一项综合性的工作，能否有效的管理好合同，是现代企业经营管理成败的一个重要因素。关键词：合同管理，风险防范，采取对策合同是两个或两个以上当事人为实现一定的经济利益而达成一致的协议，是商品经济的产物，是商品

2、交换的法律表现形式。现代企业的经济往来，主要是通过合同形式进行的。在市场经济条件下，企业为实现一定的经济目的、明确与其他当事人相互权利义务关系而签订合同，是企业经营活动中不可避免的行为。合同产生在合同管理的前期阶段，在这一阶段企业往往比较重视，一旦合同签订了，施工任务到手了，合同权利义务确定了，一些企业往往就把合同抛之脑后了，甚至忘记了合同履行过程是实现权利义务的过程，而仅仅把它看成是生产过程的一部分。因此，企业合同管理的问题大多数产生在中期和后期履行阶段。但这并不是说合同管理的前期阶段就没有问题，前期阶段所出现的问题，多数是由于急于签订合同而过于草率，不能够将涉及到的问题考虑全面。合同管理是

3、防范企业法律风险的基础性工作。笔者主要从合同管理的以下几个方面论述合同在现代企业中的管理及运用：一、现代企业合同管理中存在的风险；二、企业应如何采取措施应对。一、现代企业合同管理中存在的风险(一)合同签订阶段常见的风险有：风险一：合同法制观念淡薄，风险意识差。企业签订合同时缺少对对方资信的调查了解，没有审查对方的法人营业执照或自然人身份证、法人授权委托书等相关资质材料。更有一些企业没有建立有效的合同管理制度，致使合同原件丢失或仅保存一些复印件，一旦自己的合法权益被损害便无法主张自己的权利。另外对销售人员的相关授权不明也是容易-引发纠纷的原因之一。有的企业没有明确的销售人员授权制度，有的单位超过

4、应有的权利范围对外签订合同，有的一般员工未经授权也对外签订合同。由于司法实务中对证据认定规则以及民事责任归属确认都有较明确规定，而这些规定，对这些未经授权人员所订立的合同所致的结果。往往做出对企业不利的处理。风险 ：合同主体不当。合同当事人主体合格，是合同得以有效成立的前提条件之一。根据我国的合同法、民法通则等法律法规和司法解释的规定，法人的分支机构需由法人的授权委托书才可以享有对外签订合同的资格，同时作为法人职能科室是无权对外签订合同的。现实中一些企业的供应站、办事处、销售科等职能科室或分支机构经常代表法人对外签订合同；更有一些企业的销售人员直接代表法人对外签订合同，既无法人授权委托书，又无

5、身份证明，一旦发生纠纷责任很难明确。风险三：合同文字不严谨。不严谨就是不准确，容易发生歧义和误解，容易导致合同难以履行或引起争议。依法订立的有效合同，应当体现双方的真实意思，而这种体现需要靠准确明晰的文字作载体。风险四：合同条款不够全面、完整。一些企业签订合同的条款过于简单，或仅约定几条意见，对合同主体双方的权利义务及违约责任等条款不作约定；或合同条款约定的意思不明确、不具体等都容易产生法律风险。例如：合同约定按需供货，从理论上而言，合同的成立仅有主体和标的就可以成立，但是标的的数量如果不明确很容易产生纠纷致使合同不能履行。如：合同约定以合同法解决争议，由违约者承担违约责任等条款等于没有约定，

6、签订合同时未充分考虑到企业自身的风险，从而积极从签订合同条款中予以避免，风险可想而知；再例如：合同法规定了协商、调解、仲裁和起诉四种合同争议的解决方法，签订合同时应尽量明确是采取那一种方法，对企业来说更为有利，如若真正发生纠纷，再考虑则一切为时已晚了。(二)合同履约阶段存在的风险有：风险一：合同内容应变更而没有变更。在合同履行过程中，合同变更是正常的事情，包括合同内容变更和合同主体的变更两种情形。问题在于不少负责履行合同的的管理人员缺乏这种及时变更的意识，结果导致了履行合同出现了问题，增加了企业风险，没有能够有效的保障合同目的的实现或更好的履行合同。 风险二：合同履行过程中，经常会发生一些必要

7、的文件、报告、会议纪要等相关资料，这是合同动态管理的需要，是履约的一种手段，也是企业自我保护的一种措施，可惜这一点往往被许多企业忽视了。结果导致了合同履行或结算不畅通，出现风险。风险三：应当及时追究的合同条款而没有及时追究超过了诉讼时效。超过了诉讼时效等于放弃权利主张，等于权利人放弃了诉讼权。如：建筑行业被拖欠工程款的情况相当严重，有些拖欠没有诉诸法律，但当起诉时才发现已超过了两年的诉讼时效，无法挽回损失。风险四：企业作为合同当事人应当行使的权利却没有行使。合同法赋予了合同当事人多种抗辩权，有同时履行抗辩权、不安抗辩权、后履行抗辩权。但大多数公司不会合理及时行使，如：发包方不按合同约定时间支付

8、进度款，承包方可以行使抗辩权停工，但却没有行使，怕单方面停工要承担违约责任，结果客观上造成了垫资施工，发包方的欠款数额愈来愈大，问题更难解决。风险五：应当重视证据(资料)的法律效力的却没有得到足够的重视。并不是所有书面证据都具有法律效力的，有效的证据，应当是原件的、与事实有关的、有盖章和(或)签名的、有明确内容的、未超过期限的，不具备法律效力的书面证据只是废纸一张。二、针对上述风险，企业应采取的措施策略一：订立合同应由企业的专门机构来执行，即由企业法律部门管理。既然企业通过合同所确立的民事关系，是一种受法律保护的民事法律关系，订立合同的行为就是一种民事法律行为。由此可见，由于合同本身的特征，决

9、定了合同不同于企业内部的生产、人事、财务等管理工作，已超越了企业自身的界限，使之成为一种受法律规范和调整的社会关系，涉及大量的法律专业问题，所以由企业法律部门管理可以有效地降低合同风险，更好地维护企业的合法权益。策略二：采取适合企业自身的合同管理模式。企业的经营规模和企业的组织机构不同，其选择合同的管理模式也不尽相同。一些大中型以上的企业，因为其各部门分工不同，业务不同，其合同管理的模式应采取企业法律部门统一归口管理和各业务部门、各单位分口管理的模式。企业法律部门作为企业合同的统一管理部门，对企业合同的签订和履行负有监督、检查和指导的职责。具体操作上，对合同实行分级、划块管理，各业务部门(主要

10、有供应、销售、研发等)和所属各单位等作为合同二级管理单位，由他们负责本部门、本单位的合同签订和履行，向企业法律部门备案，并定期汇报有关合同的执行情况，法律顾问部门随时检查和监督。这样，企业和所属各部门、各单位对合同的管理做到机构、人员、制度三落实，形成完善的合同管理体系，有效避免合同风险的发生。策略三：根据企业的实际情况，制定合同管理制度及流程。要使合同管理规范化、科学化、法律化，首先要从完善制度人手，制定切实可行的合同管理制度，合同审批流程可以使合同的管理、审批工作有章可循，同时通过层层审核把关，可将合同风险降到最低。合同管理制度的主要内容应包括：合同的归口管理制度，合同资信调查、签订、审批

11、、会签、审查、保存，法人授权委托办法，合同档案管理，合同专用章管理，合同履行情况登记，合同纠纷处理办法等。企业通过建立一整套规范、科学的合同管理制度和有效地实施和落实各项制度，做到管理层次清楚、职责权限明确、程序规范具体，从而使合同的签订、履行、考核、纠纷处理都处于有效的控制状态。策略四：合同管理的具体措施。企业的合同管理应当是自始至终的全过程的、全方位的管理。根据合同的订立、履行、结束的时间顺序来分，合同管理分为：合同事前防范、事中控制、事后应对三个阶段，并且是以合同事前防范、事中控制为主，事后应对处理为辅的合同管理方式。1合同管理的事前防范。(1)签订合同之前，必须认真了解对方当事人的基本

12、情况。包括：对方单位是否具有法人资格、有否经营权、有否履约能力及其资信情况，对方签约人是否法定代表人，除法定代表人外，必须是持有法人授权委托书的法人委托人及其代理权限。做到既要考虑本方的经济效益，又要考虑对方的条件和实际能力，防止上当受骗，防止签订无效经济合同，确保所签合同有效、有利。(2)签订合同时，合同双方当事人权利、义务及违约责任等的规定必须明确、具体，文字表达要清楚、准确。合同内容应注意的主要问题包括：部首部分，注意写明合同双方的全称、签约时间和签约地点。正文部分应注意：产品名称应具体写明牌号、商标、生产厂家、型号、规格、等级、花色、是否成套产品等；技术质量要求要明确、具体；数量要明确

13、计量单位、计量方法、正负尾差、合理称差及自然损耗率等；运输方式及运费负责应具体明确；交(提)货期限、地点及验收方法应明确；价格金额必须执行现行的国家定价或国家指导价、市场调节价；违约责任有法定违约金的按规定写明，法律没规定或规定不具体的，应具体写明约定的违约金数额、比例及计算方法。结尾部分应注意：双方都必须使用合格的印章合同专用章，不得使用财务章或业务章等不合格印章；注明合同有效期限。签订经济合同，除合同履行地在企业所在地外，签约时应力争合同争议由企业方所在区、县人民法院管辖，一旦发生纠纷企业就可以避免许多现实中麻烦。(3)合同的审批中应严格按照合同签订的审批权限及流程执行，由专门的法律管理部

14、门或指派专人负责管理合同。审查合同时应注意以下要点：合同的合法性。包括：当事人有无签订、履行该合同的权利能力和行为能力；合同内容是否符合国家法律、政策和公司规章制度的规定；当事人的意思表达是否真实、一致，权利、义务是否平等。合同的严密性。包括：合同应具备的条款是否齐全；当事人双方的权利、义务及违约责任是否具体、明确；文字表述是否确切无误；签订合同的依据性文件是否齐全，并严格避免事后合同的签订。合同的可行性。包括：当事人双方特别是的方是否具备履行合同的能力、条件；预计取得的经济效益和可能承担的风险；合同非正常履行时可能受到的经济损失。对合同内容等各方面对审核要严格按照审批权限及流程，逐级上报审批

15、，这样可以有效的预防合同纠纷的发生，维护企业合法权益。2合同管理的事中控制。合同管理的事中控制就是对合同履行过程进行跟踪监督和管理。合同签订的主要目的是保障合同的及时有效履行，防止违约行为的发生，所以企业法律管理部门对合同的履行进行跟踪监督是十分必要的。通过监督可以及时了解企业各类合同的履行情况，及时发现影响履行的原因，以便随时向各部门反馈，排除阻碍，防止违约的发生。合同管理的事中控制是既要保证自己严格按合同约定行使权利和履行义务，也促使对方严格按合同履行义务。如果合同履行过程中出现合同变更等情况，应及时对合同变更的协商过程和协商结果进行评估和记录，并采取签字盖章等方法确定。因此，合同的事中管

16、理工作非常关键，为了保证合同得以切实履行，需要法律管理部门同财务部门、供应、销售等相关部门密切配合，实施有效的管理，才能得以实现。3合同管理的事后应对处理。合同关系是一种法律关系，违约行为是一种违法行为，要承担支付违约金、赔偿损失或强制履行等法律后果。合同事后补救主要是合同履行出现问题，即合同的一方当事人出现违约行为后的应对措施，一旦发生违约情形，法律管理部门应区别情况，及时固定证据，并积极准备应对策略，采用协商，仲裁或诉讼等方式予以解决，尽量为企业减少损失。事后应对处理是在事前防范和事中控制没有奏效的情况下，为减少企业的经济损失，维护企业的合法权益不得已的措施之一，但也是合同管理的最后保障。

17、合同管理是企业经营管理中的一项重要工作，它不再是简单的要约、承诺、签约等内容，而是一种全过程、全方位、科学的管理。只有签订合同前周密的防范，履行合同中采取有效的管理，合同履行后进行妥善的补救才能做好合同管理，避免产生损失，实现企业效益，真正提升企业的管理水平。在当前信用体系有待健全、法院民事执行力度疲弱的社会环境之下，企业更应加强自我保护意识，充分运用现有的法律规则来管理合同，企业若能对合同实施有效管理，将为企业管理水平和经济效益的提高产生巨大的推动力。参考文献：1王利明，崔建远合同法M北京：北京大学出版社，20022江伟民事诉讼法专C北京：中国人民大学出版社，2005（作者单位：神华哈尔乌素露天煤矿）