浅谈公路竣工资料的整理和归档.doc

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1、浅谈公路竣工资料的整理和归档李铁山唐山市公路建设管理处 063000摘要：公路竣工资料是指工程建设项目从规划、立项、勘察设计、施工到竣工使用全过程中形成的具有查考利用价值的应归档保存的文件材料。本文提出了竣工文件归档的重要性，分析了公路工程不同阶段各单位所需准备及整理资料的内容，针对竣工资料归档中的注意事项和存在问题，提出改善公路竣工资料整理的意见和建议，供同行们探讨。关键词：公路 档案管理 竣工资料 归档 一、前言公路工程建设期间形成的资料，反映的是项目建设的客观现状和规律的信息，它包括文字、图表和音像等表达形式。由于公路工程建设时间长，参建单位多，涉及面广，形成资料繁杂，必须及时进行收集、

2、整理归档，以便更好地为项目建设决策服务，为项目建成后的运营服务。与此有关的公路工程建设单位、勘察设计单位、施工和监理单位，应把项目建设期间的资料收集和整理工作纳入到工程建设管理之中，制订编制与管理办法，建立管理网络，并配备专职管理人员，使项目资料收集、整理与工程建设同步，做到边施工、边整理，达到工程完成的同时竣工资料编制完成。竣工文件是公路工程项目全过程的真实写照，它包括公路工程建设项目从决策、立项报批、勘察设计、施工、竣工验收、后期评价等全过程所形成的文字、图表和音像等不同形式的历史记录，是公路工程项目交工验收、质量等级评定、养护管理的主要依据，也是公路工程项目新改建工程及科研工作的主要参考

3、资料。二、竣工资料立卷归档的注意事项(一)竣工资料的收集归档要全面，能准确地反映工程建设的实际过程。从项目申请立项到项目竣工，各类文件资料要整理齐全，保持内容完整，记录全面详实。竣工资料立卷归档应从以下几个主要方面展开：1、项目前期文件：项目立项审批文件、环评水保审批文件，文物保护、安评、行洪评价、地灾、地震评价等审批文件。2、设计文件：初步设计、施工图设计审批文件，地质勘察报告、设计变更审批文件等。3、工程管理文件：建设用地审批文件、占地图、建设用地选址意见书、征地拆迁资料，供水、供电、通讯、排水协议，质量监督申请书及通知书、施工许可批复文件，工程招投标及合同文件，建设期管理文件等。4、施工

4、文件：施工组织设计，工地例会、专题会议纪要，施工监理单位往来文件，工程质量往来文件，主要技术、管理人员、主要机械设备在场情况，测试记录，过程控制文件、各施工工序资料、材料及标准试验资料，分项工程开工申请单及附件，施工日志，总平面图，建筑、结构竣工图，大型设备基础竣工图，电力、照明、给水、排水、煤气、通讯、暖通、监控、电梯等专业竣工图，建设用地范围内地下综合管网图等。5、监理文件：监理日志、备忘录、报告、会议纪要，质量控制措施、规定及往来文件，交工证书及中间交工证书、交工验收工质量评定资料、旁站监理、独立抽检文件资料，监理细则、规程，进度计划管理文件、合同管理文件等。6、竣工验收文件:竣（交）工

5、要收文件，建设、设计、施工、监理单位工作报告，质量监督报告，环评水保等专项验收文件等。（二）竣工资料整理要及时、有序、规范，符合关于印发河北省高速公路建设项目文件材料立卷归档整理规范的通知（冀交办 201141号）的规定。本人在归档竣工文件时，发现和总结出一些容易出现的错误：1、档案封皮和案卷目录内容相同，其上的档号应按要求填写清楚，例如：G25南湖1- ，C唐丰42- ，其中标点符号的点应写在汉字和数字的正中间，“”后填写案卷流水号。2、填写内封皮上的案卷题名时，所附样表即附件3中的“案卷题名”四个字，字体与字号不变。填写立卷单位、起止日期、保管期限用小三号楷体，密级空白不填，起止日期填写本

6、册卷内目录中的最早日期和最晚日期。3、卷盒脊背中案卷题名从右往左竖向填写，最右边一行开头空两个字符，其余行顶格写。4、案卷封皮与卷盒脊背均用牛皮纸打印，粘在档案盒表面，要求字迹清晰，适合长久保存，字迹过浅，难以识清，概不接收归档。5、卷内目录中，所给表格禁止调节表格单元格行高、列宽，文件编号为本册文件中自带编号，若无编号，可以空白不填，编号过长，可以适当调节字体。6、卷内目录中，责任者为此份文件责任单位，例如监理公司、设计院、工程公司，可写单位通用简称。7、卷内目录中，文件名称从左往右顶格写，若第一格中文件名称写满，转至下一格顶格写，此时日期和页码写在下一格中。8、卷内目录中，日期八位填写，如

7、20100101，页码三位，最后一份文字材料中填写起始页码，如021-030。9、每册材料后附卷内备考表，互见号空白不填写，说明填写：文字材料/份，图片/张，照片/张，其他/张，共/页。（三）竣工资料的保管要安全，资料室是档案集中存放的机要重地，必须加强管理。采取必要的防盗、防火、防高温、防虫、防潮、防光、防尘、防鼠等措施，确保档案的完整、安全。资料室内应排列有序，按照保管期限或类别，项目以及项目内保管单位顺序，便于管理和查找。严格控制和保管资料室、箱柜的钥匙，不得随意转借他人，利用者查阅档案，必须登记。资料室内严禁烟火，不得存放有腐蚀性、易燃易爆等其他一切与档案无关的物品，定期打扫卫生、保持

8、资料室的整齐、清洁。经常地对资料室各项安全措施进行检查，并作好记录，发现隐患及时采取措施。要定期进行库藏档案的清理核对工作，做到帐、物相符。对破损或载体变质的档案，要及时修补和复制，库藏档案因移交或销毁时，应注册登记，保存依据。三、竣工档案管理现状分析长期以来，工程界一直存在着“重外轻内”的思想，对工程文档的管理缺乏深入的研究；而档案行业管理部门往往重视的是档案在档案馆内的整理，往往忽视了工程文档产生过程的控制和管理，在工程项目施工文档管理方面一直缺乏深入的研究。 （一）重视程度不够，责任落实不到位。一些施工单位的项目负责人只注重实体工程的实施，工程施工的同时忽视资料的整理和收集，甚至于很多施

9、工单位在工程结束后才开始整理档案资料，内业资料严重滞后，造成资料丢失、不完备的现象，产生虚假资料。（二）工程档案资料的管理没有形成制度。工程实施过程中,施工队伍和内业资料管理人员更换频繁,工程资料的交接制度不完善,有人走档案走、人走档案丢的现象出现,资料整理困难。工程施工过程中，原始记录收集、整理不及时，资料填写不规范，给后期竣工资料的整理造成很大的困难。（三）缺少专业的竣工资料归档培训，工程管理人员和档案管理人员对相互的业务不熟悉,各单位平时的档案管理基本上沿用了文书档案管理的方式, 缺乏高科技的信息化技术手段对工程资料进行管理、利用和编制竣工资料。内业资料整理五花八门，经常造成重复返工现象

10、。概括起来就是思想不重视、制度无保障、业务不熟悉，导致结果就是归档不及时、资料不真实、整理不规范。四、工程竣工档案管理工作的建议加强工程档案的管理，提高工程内业资料的整理水平，确保工程建设质量的全面提高，刻不容缓。我们对于工程竣工资料出现的一些现象和问题，提出几点意见和建议。（一）提高对档案工作重要性的认识，公路建设项目管理部门、项目建设单位和设计、施工、监理单位要从思想上重视工程档案的管理工作，将档案工作纳入各单位的工作责任目标考核之中。使之适应公路建设事业快速发展的大形势。（二）加强制度建设,规范档案管理加强工程档案制度建设是使档案工作迈向科学化、规范化的关键,在档案管理工作中要形成一种制

11、度。(1)加强过程控制。坚持建路与建档同步发展,抓档案质量的关键阶段应当在档案形成过程,而非事后。公路工程档案是公路建设中各个环节的真实记录,是极其珍贵的原始资料和重要的信息资源。工程档案管理应与工程建设同步,在工程建设过程中进行过程管理,建立健全的项目档案,从项目筹划到工程验收各环节,都要严格按照规定对有关文件材料进行收集、整理、归档,杜绝工程结束后“补档案”的不当行为发生。(2)加强档案的合同管理。公路工程建设单位在建设项目发包给承包方时,建议在工程合同中订立档案管理条款,明确公路工程竣工文件材料的形成、整理、组卷要求。(3)工程项目负责人必须把项目档案管理纳入其职责范围、工作计划和工作程

12、序中。要明确工程项目负责人为项目档案主要责任人,对工程项目进行集中统一管理,保证工程项目档案系统的完整、真实和安全适用。(4)工程档案不能单独依靠档案管理部门去管理,可以建立全方位的工程档案检查、监督、技术咨询、指导管理体系。每个项目可成立由业主、监理、档案管理人组成的督导小组,担负对工程档案工作制度的学习、宣传及监督、检查、指导工作,并由具体的质量保证部门负责协调督办。 (5)工程档案资料的收集整理工作列入工程参建各方工作实绩的考核项目。定期检查评比,优胜者给予奖励,建议设立工程档案专项验收保证金,将竣工档案的编制工作与计量支付和质量保证金结合起来,可规定如不通过工程档案专项验收或不能及时完

13、成档案的整理归档,不予结算或扣一定金额的质量保证金,以此保证竣工档案及时、顺利地通过验收。（三）重视档案人才的培养,努力提高公路建设档案人员的素质,一方面要加强档案管理新知识、新技术运用的教育,档案人员以学习并贯彻执行现行河北省高速公路建设项目文件材料立卷归档整理规范为契机,使档案工作者在档案的收集、整理、组卷、编目、分类、排列、归档范围及档号编制等方面的业务知识更加精深;另一方面要用现代化的知识和管理手段来武装档案工作者,尤其是要加强档案计算机管理、电子文件归档与电子档案管理方面知识和技能的培养,使档案的管理更加科学化、规范化。为此,对现有的档案人员,可以通过进修、培训、参观学习,与其他单位

14、开展交流等方式,不断拓宽其知识面,增强业务能力。（四）加速推进工程档案信息化管理,早日实现文档一体化传统的工程档案管理是基于人工的管理过程,管理效率低下,档案检索、查找和利用十分不便,在编制竣工档案过程中需投入大量的人力、物力,编制周期长、出错率高,编制完成的工程档案基本上只有纸文档,无法提供作为信息化基础的电子文档资料,很多的资料、档案都成了“死”资料“、死”档案,这就要求我们要紧跟时代发展,尽快采用信息化技术,确保具有保存价值的电子文件(档案)信息,真实、完整、安全地保存在档案管理部门,我们工程档案人员提高运用新知识、新技术的能力，尤其是加强运用计算机管理和电子归档等知识和技能的培养，不久

15、的将来，竣工资料电子化智能化数字化，利用网络技术归档工程竣工资料将会成为交通事业不断向前发展的潮流。（五）重视项目档案的开发利用,加强重点项目档案的编研项目档案是本单位工程建设科技资源的优势所在,我们花费大量时间和心血积累的文件材料,实际上是积累项目建设的经验和技术。项目档案是否得到有效的选用,应作为衡量和检验项目档案管理水平和项目档案发挥作用大小的重要尺度。五、结束语竣工文件是每项工程非常重要的组成部分，贯穿工程的始终，是一个整体，要将其与施工质量等同的高度来对待。其编制立卷归档是一项十分系统的工作，不仅需要工程全过程中的收集管理，也更需要后期耐心细致的编制归档以及各部门的密切配合与协调，更

16、体现一个工程建设单位的管理水平。在今后的工程竣工资料整理过程中，我们要继续完善和建立健全各项规章制度，发扬成绩，团结拼搏，认真总结经验，保质保量完成各项重点工程，适应社会主义市场经济的变化与需要，加强职业道德教育、社会公德和纪律教育，用真心铸造品牌、以诚信营造环境，树立良好的形象，为我们的公路建设事业做出更大的贡献。参考文献1、万素美 对现代档案管理工作的分析J 科技资讯 2009,(24)2、林卫华 信息时代的档案管理及安全性考虑J 科技资讯 2009,(35)3、黄晓艳，王艳 当代档案管理工作采用集成化管理浅析J 中国科技信息 2010,(03) .4、张明丽 对档案管理工作中电子文件管理的若干探讨J 民营科技 2009,(08) .5、崔小丽 浅析现代档案管理J 吕梁高等专科学校学报 2007,(04) .