钢材进销存系统功能模块分析.doc

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1、前言钢材行业随着我国市场经济的高速发展，正处于一个快速发展的时期。目前，各钢材经营商之间的竞争越来越激烈，内部表现在企业自身经营管理;外部则表现在怎样更快更多地获取市场信息，怎样更多更长久地保持住客户，怎样争取更好的供货商，得到更好的商品资源等等.因此，运用一套先进的适合企业发展的计算机系统来管理钢材经营活动中的进、销、存，有效的整合企业的内、外部资源，提高企业运营效率，非常重要。基于钢材行业市场变化快、资金流量大且快和交易周期短等特点，要求企业决策者、从业人员对市场有非常敏锐的嗅觉，能准确把握价格变化趋势和市场物资供求，并做出即时准确的反应。目前已经针对行业需求开发了不少钢材进销存管理系统，

2、但由于没有充分深入考虑到钢材进、销、存的特殊性，许多系统不能真实反映实时库存，且对于支持业务和管理决策的信息收集也不完备，很难直观地为对业务、财务和仓储以及员工的业绩评价提供有效的参考数据标准。因此，开发一套能充分考虑钢材进、销、存特点，对企业进、销、存进行有效管理的系统是非常必要的。需求分析钢材批发销售企业正常运营涉及到的资源主要包括:物流、资金流、工作流和信息流。钢材进销存管理系统设计目标:对物流、资金流、工作流和信息流四种资源进行有效集成，整合企业的内、外部资源，在提供进、销、存基本业务操作基础上，为企业搭建一个有效计划、控制、决策与经营业绩评估的全方位和系统化的信息和管理支持平台。下面

3、是企业进销存基本业务流程：进销存基本业务流程图可见，完善的企业进销存管理系统是以物流为中心，是集成企业物流、资金流、工作流和信息流一体化的管理信息系统。作为一个较为完善和完整的进销存管理系统，系统在满足企业基本业务需求的同时，系统还应满足数据完整性、“业务、财务一体化”、多环节一体化、动态控制、多用户系统、远程数据管理、数据安全性等七个基本要求。一、系统数据的完整性 进销存管理系统数据的完整性包括物流、资金流、工作流和信息流四个方面的完整性。在物流方面数据的完整性体现在，系统对企业物资从采购、存储、销售以及运输配送中各个状态有完整精确的记录，并能反映各个状态过程。在资金流方面数据的完整性体现在

4、，系统能够对伴随物流活动产生的各种资金流动作出反应的同时，能把这些信息准确完整地记录下来。在工作流方面数据的完整性体现在，系统在对物流、资金流等信息完整准确记录、反应其状态的同时，能够对与其相关的业务活动采购、销售、存储以及与其紧密相关的资金和运输配送等进行相关的业务处理。在信息流方面数据的完整性则体现在，系统不仅包括关于物流、资金流、工作流的完整数据信息，而且也包含企业经营活动中的各种基础数据，以及与各种业务顺利进行密切相关的客户、供应商、同行等信息，还能够对这些信息进行有效的管理。 只有物流、资金流、信息流和工作流四个方面都保持数据的完整性的进销存管理系统，才是一个完整的、构成信息循环的整

5、体。缺少其中的任何一方面，或任何一方面的某个部分，都将造成系统大量数据的重复录入，同时许多数据由于无法向其他环节传递而失去实际存在意义，利用率低，造成资源浪费;并且，某些缺失的环节还需要专门的系统或手工来处理，大大降低了系统的管理效率，提高企业经营成本。二、业务、财务一体化 企业的采购、销售过程一方面以采购和销售为依据，另一方面又和因此产生的款项支付、资金往来等资金管理业务密不可分。因此，进销存管理系统应该做到 “业务、财务一体化”。整个系统做到以业务处理为核心，各种业务在计算机上直接完成，可以自动生成相关单据，自动进行核算；同时，各种业务数据自动向财务处理环节传送，进而能够进行相应的财务和汇

6、总核算。“业务、财务一体化”是系统保持 “数据完整性”的直接体现。三、多环节一体化 多环节一体化，“多环节”是指系统可以分解成易于维护的多个相对独立的、甚至可以独立运行的子系统，例如进销存管理系统中的采购管理、销售管理、仓储管理等;“一体化”是指系统内部的数据相互关联，构成一个有机整体，各个环节数据互为因果，每个环节一方面接收其他环节的数据，另一方面也向其他环节传递数据，并且各个部门和环节的数据传递是系统自动完成的，从根本上杜绝单据、数据的重复录入，从而提高系统效率。系统设计时，任何割裂环节间数据关联的做法，都将使系统的自动化程度和处理效能大打折扣。“多环节一体化”是进销存管理系统与单环节、单

7、任务、没有整体处理效能的简单的软件组合的本质区别，是保证系统 “数据完整性”的必需条件。四、动态控制 进销存业务的主要过程对象是销售和采购，销售和采购的发生具有动态、并发的特征。具体表现为：一方面系统数据和工作状态处于变化之中，这些变化必须得到及时的反应；另一方面，业务发生的时序反应不同的业务内容，具有不同的管理意义，例如按商品是否销售和出库的不同次序，分别反映为实际库存，未提库存和可销售库存等不同库存状态。进销存管理系统的根本作用和意义在于及时反映这种 “变化”和最新状态，以便操作和管理人员对业务过程的进行正确控制。 进销存管理系统的动态特征，主要表现为以下几方面: 1、动态处理:所有业务发

8、生的当时，在计算机上直接得到处理，包括所有的记录登记过程都必须在单据确定的同时完成。真正做到数据同步共享，优化业务流程，提高经营效率。至少在业务处理环节，不允许成批事后记录处理的情况。 2、动态控制:系统要保证在业务发生的任何环节，能够取得用于控制、影响或证明该业务发生的合理性、正确性的必要信息。同时，对于当前业务的直接或间接后果给予足够的警示，允许动态调整干预。比如，可以根据客户的帐户金额和可赊欠限额来监督和提醒业务发生额，并且销售单带有“是否允许出库”标记来约束仓库对提货车辆的出库放行等。 3、动态分析:保证随时可以提供最新的管理和决策所需的各种核算，统计和分析资料，以便管理人员更好地作出

9、预测和决策。 良好的动态控制功能是系统数据完整性中工作流完整性的直接体现。五、多用户系统 进销存管理系统，是一个数据完整的“多环节一体化”系统，与单环节、单任务等简单软件有本质区别。系统涉及多部门职能，以及各种业务处理，这些业务处理需要专人操作，所以从本质上要求进销存管理系统是一个多用户系统。系统能够对用户进行管理，并进行相应的权限分配和管理。六、远程数据管理 在经营钢材交易的部分企业中，业务办公和仓储不在同一场所，或有多处仓储、业务分支机构。对于这类企业，系统还必须具备有远程数据管理功能。这样，总公司可以随时了解分支机构的销售和需求，销售部门也可以共享库存，真正达到企业效益和效率的最大化。七

10、、数据安全性 进销存管理系统是一个集成的多用户共享的系统，所以必须严格保证数据安全性和完整性。系统基本功能模块一、 基本信息模块基本信息企业基本信息部门基本信息员工基本信息仓库基本信息物资基本信息配送车辆基本信息其他费用项目信息其他收入项目信息1、 企业基本信息：2、 部门基本信息3、 员工基本信息4、 仓库基本信息5、 物资基本信息6、 配送车辆基本信息7、 其他费用项目信息8、 其他收入项目信息二、 采购管理模块采购管理采购单采购单查询/修改/作废采购明细查询直销采购单先销后进采购单采购单回冲采购在途物资查询采购单审核确认1、 采购单：采购单的新增录入与打印功能；2、 采购单修改/查询/作

11、废：采购单的查询、修改及作废操作；3、 采购明细查询：采购物资明细清单，打印功能；4、 直销采购单：以直销方式进行销售的物资报填的采购单；5、 先销后进采购单：以先销后进方式进行销售的物资补填的采购单；6、 采购单回冲：采购退货时填写与采购单对应的退货单，数量为负，金额红字显示；7、 采购在途物资查询：在途物资为供应商已发货但未到库入库的物资，打印功能；8、 采购单审核确认：对采购单进行审核确认，或取消确认。一旦确认，则采购单数据以及相关的入库、直销数据不能进行再更改。如需对已审核确认采购单进行修改，必须先取消确认。三、 销售管理模块销售管理销售单销售单查询/修改/作废销售明细查询销售单回冲销

12、售排行销售价格表销售单审核确认1、 销售单：销售单的新增录入与打印功能；2、 销售单查询/修改/作废：销售单的查询、修改及作废操作；3、 销售明细查询：销售物资明细清单，打印功能；4、 销售单回冲：销售退货时填写与销售单对应的退货单，数量为负，金额红字显示；5、 销售排行：对销售数据进行分类统计并以图示进行显示（线状图、柱状图、饼状图、条型图等），多种排列方式可选：员工-销量、客户-销量、仓库-销量、物资明细-销量明细等；6、 销售价格表：显示当天的物资销售价格，打印功能；7、 销售单审核确认：对销售单进行审核确认，或取消确认。一旦确认，则销售单数据以及相关的出库、先销后进采购单数据不能进行再

13、更改。如需对已审核确认销售单进行修改，必须先取消确认。四、 仓储管理模块仓储管理入库单出库单入库单查询出库单查询未提库存明细实时库存明细库存盘点库存盈亏物资移库库存量预警1、入库单：2、出库单：3、入库单查询：4、出库单查询：5、未提库存明细6、实时库存明细：7、库存盘点：8、库存盈亏：9、物资移库：10、库存量预警：财务管理收款单付款单预收/付款预收/付款明细查询应收/付欠票应收/付欠款其他费用其他费用明细其他收入其他收入明细内部资金往来外部资金往来五、 财务管理模块1、 收款单：2、 付款单：3、 预收付款单：4、 预收付款明细查询：5、 应收付欠票：6、 应收付欠款：7、 其他费用：8、

14、 其他费用明细：9、 其他收入：10、其他收入明细：11、内部资金往来：12、外部资金往来：统计分析采购统计分析销售统计分析直销统计分析先销后进对比分析物资进销存汇总明细其他费用综合分析其他收入综合分析销售毛利统计利润综合分析库存物资价值员工销售业绩物资售价设定六、 统计分析模块1、 采购统计分析2、 销售统计分析3、 直销统计分析4、 先销后进对比分析5、 物资进销存汇总明细6、 其他费用综合分析7、 其他收入综合分析8、 销售毛利统计9、 利润综合分析10、库存物资价值11、员工销售业绩12、物资售价设定七、 运输配送管理模块运输配送管理物资配送单配送单查询配送物资明细查询未配送物资查询配

15、送在途物资查询运费结算1、 物资配送单2、 配送单查询3、 配送物资明细查询4、 未配送物资查询5、 配送在途物资查询6、 运费结算八、 客户管理模块客户管理客户基本信息客户优惠额度业务往来排行客户信誉度排行应收款账龄分析客户投诉信息客户反馈信息区域库存价格信息1、客户基本信息包括客户编号、单位名称、助记词、邮编、地址、联系人、电话、传真、移动电话、电子邮件、主页、帐号、开户行、税号、法人、折扣率、限额、备注地址等信息。2、客户优惠额度对不同客户进行优惠额度设定；3、业务往来排行 对不同客户进行供应、调货、销售的分析，并根据数量、金额进行排序；4、客户信誉度排行 对不同客户进行供应5、应收款账

16、龄分析6、客户投诉信息7、客户反馈信息8、区域库存价格信息系统管理打印机设置系统参数设置用户权限设置期初库存设置期初预收/付款设置期初应收/付款设置期初应收/付票设置期初其他费用设置期初其他收入设置数据备份数据恢复数据整理系统日志修改单据查询作废单据查询修改登录口令返回登录界面九、 系统管理模块1、 打印机设置2、 系统参数设置3、 用户权限设置4、 期初库存设置5、 期初预收付款设置6、 期初应收付款设置7、 期初应收付票设置8、 数据备份9、 数据恢复10、 数据整理11、 系统日志12、 修改单据备查13、 作废单据备查14、 修改登录口令15、 返回登录界面帮助使用说明在线帮助关于十、 帮助信息模块1、 使用说明2、 在线帮助3、 关于第 15 页