组织会议的流程和细节原创.doc

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1、组织会议的流程与细节我们是一个会议大国，几乎每天都在大大小小的开会，但是办好会议很不容易，特别是细节问题很容易无视。开会目的不是组织会议的人员所要考虑的，组织人员只是负责把会议办的圆满，这比会议的内容更重要。成功的会议就是要做到有序、高雅，让领导满意，让参会人员舒心。结合多年参加会议与组织会议的经历，整理出一些根本流程与细节，以备组织会议参考。一、制定会议方案1.明确会议的内容、参会人员、时间地点、会议日程一般为会务组、材料组、秘书组、宣传组会务组：要提前考察会场，包括住宿、大会议室、小会议室、用餐环境、交通状况材料组：起草领导讲话、会议主持词、经历交流发言稿的把关、致词、祝酒词等、整理讲话录

2、音、印发领导讲话、秘书组：起草会议通知、会议指南、落实参会人员、收集会议回执、安排会场布置、制作桌签、座次表、联系照相合影。宣传组：负责联系新闻媒体，起草会议通稿，编发会议简报，落实摄影、录像。3.会议组织必须确定一人总体把握催促各项工作的进度、到位程度以及情况发生变化时及时调整方案二、前期考察工作一考察酒店：现在会议一般在酒店开，必须实地考察，了解酒店的档次、接待能力与合作能力。4. 住宿条件，床位数能否满足参会有人缘与办会人员的住宿，房间必须干净整洁，设备齐全。有可上网的电脑最好，现代人已离不开电脑与网络。5.会场情况，会场大小，座位数、桌子数，进出是否方便，主席台的座位数，是否有小会议室

3、供分组讨论用。6.所需费用、财务流程，开会必须根据经费宽裕程度组织，了结酒店的收费情况很重要。另外，会议上难免有一些支出需要现金，也要了解酒店是否能够提供方便，预借现金。7.酒店效劳，酒店的商务部是否能够提供打印、订票、日用品的购置等效劳，以及结算方法。8.用餐情况，用餐场地距离住宿与开会地不能太远，必须大气、高雅，能够提供自助餐与桌餐，有宴请必须提供主桌、桌签、扩音设备等。9.休闲娱乐，会议期间如果要丰富代表的生活，就要安排唱歌等活动，要了解包间大小、费用，是否安康。二考察现场：这一点主要是针对一些带有现场性质的会议，现场要有可参观的价值与条件。10.必须根据时间与路途确定现场的个数，每个现

4、场要有自己的特点与代表性，不能千篇一律。11.现场必须做好迎接参观的准备，参观内容的呈现方式、参观的路线，迎接方式、欢迎方式，讲解员，扩音设备。12.现场要提供一份情况介绍，包括简介、特色。三、会议准备一通知会议13.起草会议通知，要明确会议内容、时间地点、参加人员，这是常规。14.会议通知细节之处有6点：是否要求参会人员准备发言、表演等，是否接站送站、是否收取会议费、是否要求给会议提供材料、食宿与交通费用、是否安排随行人员的食宿。15.必须要求参会人员按时间报回执，包括姓名、性别、民族、单位与职务、联系方式，其他要求如是否需要住单间、是否需要接站，是否订机票与火车票，是否安排旅游，如果是少数

5、民族，饮食有没有特殊要求。16.发出会议通知，必须确保被通知人收到通知。二材料准备17.起草领导讲话，这是会议的核心内容，必须高度重视，提前做好，确定有几位领导讲话，侧重点如何把握。讲话起草要征求讲话人的意见，并提前交给讲话人。18.会议所发材料，经历交流的材料应该包括发言的材料与书面交流的材料。是否有近期需要传达的重要文件，是否有需要讨论文件内容，是否有赠送的资料。19.还需起草的文字材料，包括主持词、总结讲话、致词、祝酒词等。三会务准备20.需要准备几个事情，制作会议横幅、宣传标语、桌签。要通知新闻媒体按时到会，知道会议安排，给记者提供新闻通稿。21.准备材料袋，里面至少包括会议指南或会议

6、日程、会议材料、代表证、餐票，最好有一个目录也放在里面。22.会议报到，至少安排三个人，一个人负责登记，分房间，一个负责发资料，一个预备轮换休息。如果收费还要另安排两人。报到册一定要填写清楚，以备制作通讯录。23.需要制作五个清单，一是最好提前把房间分配好；二是提前安排用餐的座位，餐桌要编号；三是开会的座次表，以便每个人对号入座；四是讨论分组表，每个人知道自己参加哪一个组的讨论分组表要有讨论的会议室、召集人、联络员；五是合影照相的位置表。24.会场布置，必须要有专门人负责布置会场，包括8个细节，横幅的悬挂，主席台座位的排列及桌签的摆放，会场桌签的摆放，发言席的位置，音响要调试好，会场装饰用的花

7、盆、花篮。要准备两支录音笔，做好领导讲话录音。是否准备投影提前考虑并调试好，效劳员按时到位。25.安排领导房间，领导住的房间要提前去看，环境是否安静，是否有沙发给领导汇报工作的地方，要摆放鲜花、水果、洗漱用品，会议日程，领导活动安排表。26.用餐准备，去餐厅的引路牌，餐厅桌子的摆放与编号，音响要提前调试。如果自助餐，特别是早饭，不能让领导去挤，要安排包间及陪领导吃饭的人。四、开会会场的气氛对领导的情绪影响很大，也是检验会议组织是否有序的重要环节，必须到达领导满意的目的。27.会前安排，会务人员要催促参会人员按时提前到会场，如果有座次就可对号入座，否那么要尽量让参会人员靠前坐，显得会场有气氛，开

8、会不愿坐到前面去，这是中国人的毛病，没到的参会人员要及时把他的牌子撤掉，不能让空在那里。要提前要求参会人员关闭手机、不要来回走动。28.要准备领导会前休息室，休息室要有效劳人员，会场准备好要邀请领导上主席台就做。29.领导的讲话要提前备一份，以备领导忘记。年龄大的领导讲话最好用大号字印。30.把录音笔放在主席台桌子上，翻开。31.必须要有人招呼领导的司机，否那么他们不满意会传给领导。必须有人招呼记者。会议开场后会务工作的一大半就完成了，可以享受自己劳动的成果了，但是要坐在会场认真听会。五、后勤保障32.安排合影必须提前摆好座次，以免到时互相推让。最好准备专业的合影梯台架，一般楼前的台阶上效果不好。33. 餐厅要有人专门负责，提前上好凉菜，准备好餐桌编号，准备好音响。34. 用餐的敬酒活动要文明、与谐，限制喝酒，防止有人喝多了，这时吝惜一点也无所谓。35.如果有唱歌的娱乐活动，要安排一两个专业一点的节目，最好有一个主持人，以免混乱局面。36.安排代表离会，尽量不要拖延退房时间。六、会后工作37.整理领导讲话，要印发。38.编发会议的简报，通报会议情况。39.制作会议的展板，展示开会的情况。 每次会议内容不同，可能组织形式不同，但是大同小异，而且这些细节也是一个开放的系统，需要不断补充与完善，希望大家能提供更多的细节。第 6 页