使用Visio流程图阐释业务进程.doc

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1、使用 Visio 流程图阐释业务进程适用于: Microsoft Office Visio 2003Microsoft Office Visio 2003 使用 Visio 流程图，整个业务进程将变得一目了然。您可以阐明团队的任务和信息流中哪些方面进展顺利、哪些方面进展不顺利，分析问题，以及确定有待改进的方面。您还可以展示对这些问题的解决方案，根据需要详细或简要解释进程中的步骤。本文描述如何： 为进程选择正确的流程图 创建流程图 添加文本、链接和编号 连接进程步骤 使用大型流程图 为进程选择正确的流程图下表显示了各种类型的 Visio 流程图相对应的适当数据类型。选择适合于您要展示的业务进程的

2、流程图。注释标记有星号 (*) 的流程图还可从 Microsoft Office Online 的模板网站下载。可下载的模板需要 Visio 2003。审计图展示并分析涉及金融交易和库存管理的进程。基本流程图*描述或分析进程、展示过程、指示工作流或信息流、跟踪成本和效率等。用来展示 Six Sigma 项目中的进程改进和进程管理。因果图*（也称作石川图或鱼骨图）展示影响给定结果的因素。用来检查影响特定情况的因素。展示 Six Sigma 和 ISO 9000 进程。跨职能流程图*显示业务进程和负责该进程的组织或职能单位之间的关系。 数据流图表可通过一组进程或过程来展示逻辑数据流程，包括转换数据

3、的数据行为的外部来源和目的地以及用于保存数据的存储区或集合。（只在 Visio Professional 中提供。）EPC 图创建 EPC（由事件驱动的进程链）图以阐释 SAP/R3 业务进程。故障树分析图显示可能导致故障的事件，以避免故障发生。通常用于 Six Sigma 进程。TQM 图创建用于业务进程重建、TQM、持续改进和质量解决方案的全面质量管理 (TQM) 流程图。工作流程图描述、分析和展示信息流、业务进程自动化以及会计核算、管理和人力资源任务。创建流程图Visio 包括“连接线”工具，您可以使用该工具在将形状添加到流程图时自动连接这些形状，这样在您来回移动这些形状时它们保持连接在

4、一起成为一个整体。“连接线”工具可以节约您创建和修订流程图所用的时间。注释以下创建流程图的方法不适用于因果图和数据流图表。有关这两个图表的更多信息，请参见 Visio 中的“帮助”。创建业务进程流程图1. 在“文件”菜单上，依次指向“新建”、“业务进程”，然后单击“基本流程图”。 2. 将“进程”形状从“基本流程图形状”模具拖到绘图页上。 3. 在“常用”工具栏上，单击“连接线”工具。 如果看不到“连接线”工具栏，请在“视图”菜单上指向“工具栏”，然后单击“常用”。4. 将第二个“进程”形状拖到绘图页上。这些形状将自动连接。 5. 继续添加“进程”、“判定”、“文档”和其他形状，直到在页面上添

5、加完所需的所有形状。 您添加到绘图页上的每一新形状都连接到在您添加它时选择的形状。6. 在“常用”工具栏上，单击“指针”工具 。 7. 要向进程步骤添加文本，请单击表示该步骤的形状，然后键入内容。 8. 要更改两个步骤之间进程流的方向，请单击步骤之间的连接线。然后，在“形状”菜单上，指向“旋转或翻转”，再单击“水平翻转”（如果连接线是水平的）或“垂直翻转”（如果连接线是垂直的）。 9. 要修订流程图布局，请单击您要移动的形状，然后将其拖到新位置。 提示要同时连接一系列形状，请按照您希望的形状连接顺序依次选择您要连接的形状。然后，在“形状”菜单上，单击“连接形状”。注释尽管通常最好使用上述连接方

6、法在 Visio 中创建流程图，但它绝非唯一之选。要了解与连接类型以及如何控制所连接形状的行为方式有关的详细信息，请参见连接进程步骤。添加文本、链接和编号业务进程流程图主要显示进程的概貌，不过，您可以通过添加文本和链接，轻松地传达与每一进程步骤有关的详细信息。您还可以设置文本和连接线的格式，使流程图更具可用性、更有吸引力。例如，您可以更改文本字号和样式，在进程步骤中创建带编号或项目符号的列表，以及给进程中的各步骤加编号。您甚至可以从步骤链接到显示这些步骤的实际复杂程度的支持文档。通过文本、链接和编号使您的进程步骤更有意义在流程图形状中添加文本并设置文本的格式您要为流程图中的各步骤添加细节并增强

7、图表的外观。您可以为以下各项添加文本并设置文本的格式： 流程图形状。 连接线。 向流程图形状添加一个或多个导航链接 您要从一个形状直接跳转到提供与该形状表示的进程步骤有关的详细信息的图表、文档或网页。您可以添加从形状到以下各项的链接： 同一图表中的其他页。 其他图表。 在其他程序（例如 Microsoft Office Word 和 Microsoft Office Excel）中创建的文档。 网页。 给流程图形状编号 您要在编号文档中迅速找到对进程步骤的引用。您可以通过以下方式添加编号： 手动或自动将编号添加到流程图中您已创建的形状。 事先设置编号选项，当您在页面上放下形状时自动给这些形状加

8、编号。 添加文本并设置文本格式 向流程图形状或连接线线条添加文本 选择流程图形状或连接线，然后键入内容。 设置文本格式1. 双击形状并选择要设置格式的文本。 2. 在“格式”菜单上，单击“文本”。 3. 在“文本”对话框中，选择所需的格式设置选项。单击“应用”可以在退出该对话框之前看到所作更改。在完成后单击“确定”。 添加导航链接向流程图形状添加导航链接1. 选择要添加链接的形状。 2. 在“插入”菜单上，单击“超链接”。 3. 执行以下操作之一： 要链接到某一网站，在“地址”下键入该网站的 URL 或单击“浏览”。单击“Internet 地址”，然后在 Web 浏览器中导航到该网站。 要链接

9、到某一文档，在“地址”下单击“浏览”，然后单击“本地文件”。导航到您的计算机或服务器上的文件，然后单击“打开”。 要链接到同一图表上的其他页面，则将“地址”保留为空。在“子地址”下，单击“浏览”，然后选择要链接到的页面。 4. 在“说明”框中，键入您要用于链接的名称。在您将鼠标悬停于该链接上方时将显示所键入的文本。 5. 要添加指向同一形状的其他链接，请单击“新建”，然后重复第 1 步到第 3 步。 6. 在您添加完形状的链接后，单击“确定”。 跟随链接到其目的地1. 右击添加了链接的流程图形状。 2. 单击所需链接的名称。 提示 在以全屏或演示视图（在“视图”菜单上，单击“全屏显示”）形式显

10、示一个流程图时，形状上的链接的行为与网页上的超链接近似。给流程图形状编号在现有流程图中添加编号1. 显示包含您要添加编号的流程图形状的绘图页。 2. 如果您只想对特定形状添加编号，则选择这些形状。 3. 在“工具”菜单上，依次指向“加载项”、“其他 Visio 方案”，然后单击“给形状编号”。 4. 在“常规”选项卡上，在“操作”下单击： “自动编号”，在绘图页上先从左到右、再从上到下自动给形状加编号。 “单击以手动编号”，通过按您所需的顺序手动单击形状，控制给形状加编号的顺序。 5. 在“分配的编号”下，键入要从其开始的编号以及编号之间的间隔，然后单击“确定”。 注释 在多页图表中，您需要分

11、别向每一页面上的形状添加编号。要显示某一绘图页，请单击绘图窗口左下角的标签。在创建流程图时添加编号1. 在“文件”菜单上，依次指向“新建”、“业务进程”，然后单击要创建的图表类型。 2. 在“工具”菜单上，依次指向“加载项”、“其他 Visio 方案”，然后单击“给形状编号”。 3. 在“常规”选项卡上的“分配的编号”下，键入起始编号以及编号之间的间隔。 4. 在“操作”下，单击： “自动编号”，在绘图页上先从左到右、再从上到下自动给形状加编号。 “单击以手动编号”，通过按您所需的顺序手动单击形状，控制给形状加编号的顺序。 5. 选取“将形状放到页上时继续给形状编号”复选框，然后单击“确定”。

12、 6. 在您添加完编号后，在“工具”菜单上单击“给形状编号”。清除“将形状放到页上时继续给形状编号”复选框，然后单击“确定”。 提示 要更改给形状自动加编号时所用的顺序，请单击“给形状编号”对话框中的“高级”选项卡。连接进程步骤使用创建流程图中描述的“连接线”工具很难出错。不过，最好还是更为深入地理解有关连接线的知识，因为 Visio 使用多种形状连接类型。如果您无意中混合了多种连接类型，然后更改形状的位置，则可能会产生意外结果。创建流程图中描述的连接方法是“形状到形状”连接。在您移动采用形状到形状连接的形状时，连接线重新安排这些形状的位置，以尽可能保持直接连接。如果要对附加到特定形状的连接线

13、进行更精确的控制，应使用“点到点”连接。 形状到形状连接在连接是形状到形状连接时，连接线的两端连接或粘附到整个形状，而不是每一形状上的特定点。如果您移动形状，连接线也将进行相应调整，以尽可能将连接保持为直接连接。点到点连接在连接是点到点连接时，连接线的两端被粘附到每一形状的特定点。如果您移动这些形状，则连接线保持连接在那些原始点上。如何识别连接类型要确定连接是形状到形状连接还是点到点连接，请单击连接线以选择它。 如果连接线的两端变为较大的红色正方形，则连接是形状到形状连接。如果连接线的两端变为包含有符号（x 或 +）的较小的红色正方形，则连接是点到点连接。如何将一种连接类型改为另一种连接类型要

14、将形状到形状连接更改为点到点连接，请从形状拖出一个连接线端点，然后将其拖回到您要将其连接到该形状的连接点（用蓝色 X 标记）。要将点到点连接更改为形状到形状连接，请将连接线端点拖到进程步骤形状上，直到一个红色的框围绕整个形状。使用大型流程图许多进程既漫长又复杂，因此流程图常常会延伸出普通纸张大小的页面的打印边界。有若干方法可以便于您使用和共享大型流程图。深入方法 在一页上创建高级的流程图。从每一高级步骤，“深入”到新页上更详细的流程图。离页引用 在一页上绘制尽可能多的流程图。然后，使用离页引用创建一个链接，该链接指向要继续该流程图的页面。页面内引用 沿页面下移或横向移动时绘制尽可能多的流程图。

15、然后，使用页面内引用指示该流程图在该页的顶部或左侧继续。更改绘图页的大小并打印 更改绘图页的大小以包含流程图，然后打印您的图表。 创建深入的流程图1. 在“文件”菜单上，依次指向“新建”、“业务进程”，然后单击要创建的流程图类型。 2. 通过将形状拖放到绘图页上创建高级流程图。 3. 在“插入”菜单中，单击“新建页”。根据需要键入新页的名称，然后单击“确定”。 4. 单击绘图页窗口底部的页标签可以返回到高级流程图页面。 5. 在表示您要在新的绘图页上详细定义的进程步骤的形状上，创建导航链接，该链接跳转到新的绘图页上。 6. 对于您要深入的每一高级进程步骤重复执行第 3 步到第 5 步。 7.

16、将形状拖放到新的绘图页上，以创建您要深入的流程图。 使用离页引用创建流程图1. 在“文件”菜单上，依次指向“新建”、“流程图”，然后单击要创建的流程图类型。 2. 通过将形状拖放到绘图页上创建流程图。一直添加形状，直到接近绘图页的底部或右边缘。 3. 将“离页引用”形状拖到绘图页上，将它放置于页面边缘附近，作为最后一个形状。 4. 单击“确定”以将“离页引用”形状添加到当前页上，创建具有自己的“离页引用”形状的新绘图页。 5. 在新绘图页上选择了“离页引用”形状的情况下，单击“常用”工具栏上的“连接线”工具。 6. 继续添加流程图形状，直到完成流程图或到达新绘图页的结尾。 7. 如有必要，重复

17、执行第 3 步到第 6 步以添加其他离页引用。 注释在 Visio 中，离页引用形状并不包括在随数据流图表、因果图、EPC 图和故障树分析图一起打开的模具中。要在任何此类图表中使用离页引用形状，您可以在“基本流程图形状”模具上找到此类形状。在“文件”菜单上，依次指向“形状”和“业务进程”，然后单击“基本流程图形状”。使用离页引用在页面间导航 双击“离页引用”形状以导航到该形状引用的页面。 使用页面内引用创建流程图1. 在“文件”菜单上，依次指向“新建”、“业务进程”，然后单击要创建的流程图类型。 2. 通过将形状拖放到绘图页上创建流程图。一直添加形状，直到接近绘图页的下边缘或右边缘。 3. 将

18、“页面内引用”形状拖放到绘图页上，将它放置于页面边缘附近，作为最后一个形状。 4. 选择该形状后，键入标识标签，例如编号或字母。 5. 在“编辑”菜单上，单击“重复”，然后将重复的形状拖到绘图页的顶部或左侧。 6. 在新绘图页上选取了“页面内引用”形状的情况下，单击“常用”工具栏上的“连接线”工具。 7. 继续添加流程图形状，直到完成流程图或到达页面的结尾。 8. 如有必要，重复执行第 3 步到第 7 步以添加其他页面内引用。 注释在 Visio 中，页面内引用形状并不包括在随数据流图表、因果图、EPC 图和故障树分析图一起打开的模具中。要在任何此类图表中使用离页引用形状，您可以在“基本流程图形状”模具上找到此类形状。在“文件”菜单上，依次指向“形状”和“业务进程”，然后单击“基本流程图形状”。更改绘图页大小并打印图表1. 在流程图打开的情况下，单击“指针”工具。 2. 将指针放置于页面的某一边缘上，然后按 Ctrl 键。在指针变为双向箭头后，拖动页面边缘。 3. 要在调整页面大小后打印图表，请在“文件”菜单上，单击“页面设置”。在“打印设置”选项卡上，单击“适合 1 页宽 x 1 页高大小的工作表”，然后单击“确定”。 演示：了解 Visio 中的业务流程