最新如何成为卓越的行政助理教学课件.ppt

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1、如何成为卓越的行政助理如何成为卓越的行政助理立足本职立足本职行政助理要为企行政助理要为企业和社会的发展作出更大贡献业和社会的发展作出更大贡献 一、本职：一、本职：1财务清晰财务清晰2费用节约费用节约3团队廉洁，人人奋发向上团队廉洁，人人奋发向上二、怎样才能贡献好呢二、怎样才能贡献好呢1自身修养自身修养2纪律执行纪律执行3互相监督互相监督互动式讨论和演讲互动式讨论和演讲进入角色之心态篇进入角色之心态篇保持积极心态的四个信念保持积极心态的四个信念1、过去非未来、过去非未来过去过去成功成功吕蒙吕蒙被人讥为吴下阿蒙被人讥为吴下阿蒙白衣过江的名将白衣过江的名将勾践勾践举国投降亡国君主举国投降亡国君主成功

2、的复仇者成功的复仇者里根里根好莱坞的二流演员好莱坞的二流演员美国总统美国总统吴士宏吴士宏中等学历的小护士中等学历的小护士TCL集团副总裁集团副总裁心态篇心态篇保持积极心态的四个信念保持积极心态的四个信念2、做事先做人、做事先做人案例：拼图案例：拼图心态篇心态篇保持积极心态的四个信念保持积极心态的四个信念3、我有必成公式、我有必成公式案例：案例：迫切希望迫切希望明确目标明确目标立即行动立即行动勤奋进取勤奋进取贵人相助贵人相助永不放弃永不放弃心态篇心态篇保持积极心态的四个信念保持积极心态的四个信念4、准备立即行动、准备立即行动YES，I AM READY！进入角色之心态篇进入角色之心态篇总结总结1

3、、过去非未来、过去非未来2、做事先做人、做事先做人3、我有必成公式、我有必成公式4、准备立即行动、准备立即行动态度决定一切态度决定一切唐僧师徒之态度与结果比较唐僧师徒之态度与结果比较行动篇行动篇重新认识企业重新认识企业除了军队最讲求纪律除了军队最讲求纪律除了家庭最讲求伦理除了家庭最讲求伦理除了舞台最讲求表演除了舞台最讲求表演案例：一个人坏了一台案例：一个人坏了一台戏戏职业化要求职业化要求1.自动自觉自动自觉2.客户第一客户第一3.团队至上团队至上了解岗位了解岗位职务的构成职务的构成上司和下属上司和下属前手与后手前手与后手进入角色之行动篇进入角色之行动篇权限责任义务服务服务检查检查行动篇行动篇接

4、受命令三步曲接受命令三步曲立刻响应命令立刻响应命令记下事项重点记下事项重点重复确认无误重复确认无误注意点注意点不清楚的地方，询问不清楚的地方，询问清楚为止清楚为止尽量以具体化的方式，尽量以具体化的方式，向主管确认命令的内向主管确认命令的内容容要让主管把话说完后，要让主管把话说完后，再提出意见或疑问再提出意见或疑问进入角色之行动篇进入角色之行动篇评估工作的种类评估工作的种类1.紧急/重要2.紧急/不重要3.重要/不紧急4.不重要/不紧急行动篇行动篇工作目标分类工作目标分类达成状态的工作目标达成状态的工作目标是指维持公司营运或达成公司的年度经营目标，企业是指维持公司营运或达成公司的年度经营目标，企

5、业内的各个员工必须完成的目标内的各个员工必须完成的目标.解决问题的工作目标解决问题的工作目标是指我们在工作上碰到问题发生，使我们的目标与现是指我们在工作上碰到问题发生，使我们的目标与现状产生差距，或和我们的预想与期望不一样，因此，状产生差距，或和我们的预想与期望不一样，因此，必须采取一些解决问题的手段去克服问题，使问题必须采取一些解决问题的手段去克服问题，使问题消失不再发生消失不再发生.进入角色之行动篇进入角色之行动篇解决问题的三个重点解决问题的三个重点1.找出问题的真正的原因找出问题的真正的原因2.找出解决问题的重点对策找出解决问题的重点对策3.订出问题解决的行动计划订出问题解决的行动计划要

6、做什么（要做什么（what）?谁来做谁来做(who)?什么时候完成什么时候完成(when)?各项行动如何进行各项行动如何进行(howto)?行动篇行动篇问题解决的九个步骤问题解决的九个步骤步骤步骤1明确的目标、标准明确的目标、标准步骤步骤2发现问题点发现问题点步骤步骤3分析问题点的产生原因分析问题点的产生原因步骤步骤4确定要解决的课题确定要解决的课题步骤步骤5拟订对策拟订对策步骤步骤6做出行动计划做出行动计划步骤步骤7执行行动计划执行行动计划步骤步骤8效果确认效果确认步骤步骤9标准化标准化进入角色之行动篇进入角色之行动篇职业化的基本守则职业化的基本守则守则守则1比期待的做得更好比期待的做得更好

7、守则守则2不断提升效能效率不断提升效能效率守则守则3在指定时限内完成在指定时限内完成守则守则4集中精神专心工作集中精神专心工作守则守则5用心防止错误出现用心防止错误出现守则守则6养成节约节俭习惯养成节约节俭习惯守则守则7坚持做好整理整顿坚持做好整理整顿进入角色之行动篇进入角色之行动篇总结：总结：PDCA的工作方法的工作方法P计划（计划（plan）D执行执行(do)C检查检查(check)A改正再执行改正再执行(action)赢得合作的关系赢得合作的关系 您对企业的期望：您对企业的期望：知名度高知名度高 待遇不错待遇不错 好的主管好的主管 好的同事好的同事 工作场所工作场所 气氛愉快气氛愉快 企

8、业的人际关系，就是企业的人际关系，就是赢得合作的关系赢得合作的关系 企业的期望企业的期望人是企业成败最重要的人是企业成败最重要的因素因素不懂得如何和别人共同不懂得如何和别人共同完成一件工作的人，在完成一件工作的人，在企业内很难有绩效产生企业内很难有绩效产生赢得合作的正确意识赢得合作的正确意识自我管理自我管理管理好自己的事务，不要给别人带来困扰管理好自己的事务，不要给别人带来困扰自我管理是获得别人的尊重与合作的起点自我管理是获得别人的尊重与合作的起点将心比心将心比心站在别人的立场考虑问题容易达成共识站在别人的立场考虑问题容易达成共识站在别人的立场并不是牺牲自己的立场站在别人的立场并不是牺牲自己的

9、立场主动关怀主动关怀自尊与尊重从来都是一起产生的自尊与尊重从来都是一起产生的上司相处上司相处即时汇报即时汇报有问题第一时间告知直接上司有问题第一时间告知直接上司不理解要和直接上司直接沟通不理解要和直接上司直接沟通执行当中要及时汇报进展程度执行当中要及时汇报进展程度赢得常识赢得常识让上司确认你的能力让上司确认你的能力认真做好上司亲托之事认真做好上司亲托之事不计较个人得失不计较个人得失有效地沟通有效地沟通积极倾听积极倾听运用反馈运用反馈情绪同步情绪同步肢体提示肢体提示沟通禁忌沟通禁忌不良的口头禅不良的口头禅过多专业术语与英文过多专业术语与英文只顾表达自己的看法只顾表达自己的看法用威胁的语句用威胁的

10、语句易受干扰的环境易受干扰的环境忽略无法确认的信息忽略无法确认的信息只听自己想要听的只听自己想要听的被第一印象及身份、被第一印象及身份、名位左右名位左右过度以自我为中心过度以自我为中心不信任对方不信任对方赢得合作的谈话技巧赢得合作的谈话技巧用建议代替直言用建议代替直言直言：直言：“到客户那里怎么可以不打领带，快把领带打起来到客户那里怎么可以不打领带，快把领带打起来”建议：建议：“我们让客户觉得很尊重他，打起领带是不是更好我们让客户觉得很尊重他，打起领带是不是更好一些一些.”提问题代替批评提问题代替批评批评：批评：“这么简单的错误还犯，太这么简单的错误还犯，太B了吧了吧.”提问：提问：“如果别人

11、对你总是小麻烦不断，会怎么样呢？如果别人对你总是小麻烦不断，会怎么样呢？”赢得合作的谈话技巧赢得合作的谈话技巧让对方说出期望让对方说出期望 “经理，我是不是还要经理，我是不是还要.”.”“经理，您看您还有什么安排经理，您看您还有什么安排”诉求共同的利益诉求共同的利益上个月我们都上个月我们都XX，所以我们部门制定了改进办法，所以我们部门制定了改进办法，主要是为了进一步督促服务人员加强自我管理，同主要是为了进一步督促服务人员加强自我管理，同时还会提高我们时还会提高我们XX部门的顾客满意度，当然一些表部门的顾客满意度，当然一些表格需要您安排人配合填写，您看格需要您安排人配合填写，您看.沟通艺术沟通艺

12、术金字塔原则金字塔原则先说结果，再说过程先说结果，再说过程小标题小标题72原则原则企业内的沟通准则企业内的沟通准则迅速迅速正确正确易懂易懂美国海军陆战队的例子美国海军陆战队的例子十二个高效方法十二个高效方法 方法四：先明确工作的目的及目标 方法五：并行您的工作 方法六：认清工作的特性 方法七：培养气氛转换的方法 方法八：拒绝自己的任何拖延理由 方法九：准备八分，当日二分 方法十：制定长远的目标 方法十一：把握工作进行的程序 方法十二：从错误中学习卓越服务卓越服务卓越服务的概念卓越服务的概念卓越服务的卓越服务的工作职责与工作本质工作职责与工作本质做事先做人做事先做人永远自信的人永远自信的人放下成

13、就未来放下成就未来必不可少的人必不可少的人展现你的价值展现你的价值有影响力的人有影响力的人改变从我开始改变从我开始值得信赖的人值得信赖的人坚持诚信为先坚持诚信为先受人尊重的人受人尊重的人自尊缘于赞美自尊缘于赞美青春常驻的人青春常驻的人奉行终身学习奉行终身学习敢于担当的人敢于担当的人责任与使命感责任与使命感一生幸福的人一生幸福的人态度决定一生态度决定一生学习动物的十二种精神学习动物的十二种精神一、尽职的牧羊一、尽职的牧羊二、团结合作的蜜蜂二、团结合作的蜜蜂三、坚忍执着的鲑鱼三、坚忍执着的鲑鱼四、目标远大的鸿雁四、目标远大的鸿雁五、目光锐利的老鹰五、目光锐利的老鹰六、脚踏实地的大象六、脚踏实地的大

14、象七、忍辱负重的骆驼七、忍辱负重的骆驼八、严格守时的公鸡八、严格守时的公鸡九、感恩图报的山羊九、感恩图报的山羊十、勇敢挑战的狮子十、勇敢挑战的狮子十一、机智应变的猴子十一、机智应变的猴子十二、善解人意的海豚十二、善解人意的海豚树立远景树立远景迈向自我塑造的第一步迈向自我塑造的第一步,要有一要有一个你每天早晨醒来为之奋斗的目个你每天早晨醒来为之奋斗的目标标,它应是你人生的目标它应是你人生的目标远景必须即刻着手建立远景必须即刻着手建立,而不要而不要往后拖往后拖.你随时可以按自己的想你随时可以按自己的想法做些改变法做些改变,但不能一刻没有远但不能一刻没有远景景离开舒适区离开舒适区不断寻求挑战激励自己

15、不断寻求挑战激励自己.提防自己提防自己,不要躺不要躺倒在舒适区倒在舒适区舒适区只是避风港舒适区只是避风港,不是安乐窝不是安乐窝.它只是你它只是你心中准备迎接下次挑战之前刻意放松自心中准备迎接下次挑战之前刻意放松自己和恢复元气的地方己和恢复元气的地方把握好情绪把握好情绪人开心的时候人开心的时候,体内就会发生奇妙的变化体内就会发生奇妙的变化,从而获得阵阵新的动力和力量从而获得阵阵新的动力和力量但是但是,不要总想在自身之外寻开心不要总想在自身之外寻开心.令你开令你开心的事不在别处心的事不在别处,就在你身上就在你身上.因此因此,找出自找出自身的情绪高涨期用来不断激励自己身的情绪高涨期用来不断激励自己调

16、高目标调高目标许多人惊奇地发现许多人惊奇地发现,他们之所以达不到自他们之所以达不到自己孜孜以求的目标己孜孜以求的目标,是因为他们的主要目是因为他们的主要目标太小、而且太模糊不清标太小、而且太模糊不清,使自己失去动使自己失去动力力如果你的主要目标不能激发你的想象力如果你的主要目标不能激发你的想象力,目标的实现就会遥遥无期目标的实现就会遥遥无期.因此因此,真正能激真正能激励你奋发向上的是励你奋发向上的是,确立一个既宏伟又具确立一个既宏伟又具体的远大目标体的远大目标加强紧迫感加强紧迫感“沉溺生活的人没有死的恐惧沉溺生活的人没有死的恐惧”.自以为长命百岁自以为长命百岁无益于你享受人生无益于你享受人生.

17、然而然而,大多数人对此视而不大多数人对此视而不见见,假装自己的生命会绵延无绝假装自己的生命会绵延无绝.惟有心血来潮惟有心血来潮的那天的那天,我们才会筹划大事业我们才会筹划大事业,将我们的目标和将我们的目标和梦想寄托在梦想寄托在“虚幻岛虚幻岛”的汪洋大海之中的汪洋大海之中其实其实,直面死亡未必要等到生命耗尽时的临终一直面死亡未必要等到生命耗尽时的临终一刻刻.事实上事实上,如果能逼真地想象我们的弥留之际如果能逼真地想象我们的弥留之际,会物极必反产生一种再生的感觉会物极必反产生一种再生的感觉,这是塑造自我这是塑造自我的第一步的第一步迎接恐惧迎接恐惧世上最秘而不宣的秘密是世上最秘而不宣的秘密是,战胜恐

18、惧后迎战胜恐惧后迎来的是某种安全有益的东西来的是某种安全有益的东西哪怕克服的是小小的恐惧哪怕克服的是小小的恐惧,也会增强你对也会增强你对创造自己生活能力的信心创造自己生活能力的信心如果一味想避开恐惧如果一味想避开恐惧,它们会象疯狗一样它们会象疯狗一样对我们穷追不舍对我们穷追不舍.此时此时,最可怕的莫过于双最可怕的莫过于双眼一闭假装它们不存在眼一闭假装它们不存在做好调整计划做好调整计划实现目标的道路绝不是坦途实现目标的道路绝不是坦途.它总是呈现出一条它总是呈现出一条波浪线波浪线,有起也有落有起也有落.但你可以安排自己的休整但你可以安排自己的休整点点,事先看看你的时间表事先看看你的时间表,框出你放

19、松、调整、框出你放松、调整、恢复元气的时间恢复元气的时间.即使你现在感觉不错即使你现在感觉不错,也要做好调整计划也要做好调整计划.这才这才是明智之举是明智之举.在自己的事业波峰时在自己的事业波峰时,要给自己安要给自己安排休整点排休整点.安排出一大段时间让自己隐退一下安排出一大段时间让自己隐退一下,即使是离开自己挚爱的工作也要如此即使是离开自己挚爱的工作也要如此.只有这样只有这样,在你重新投入工作时才能更富激情在你重新投入工作时才能更富激情直面困难直面困难每一个解决方案都是针对一个问题的每一个解决方案都是针对一个问题的.二二者缺一不可者缺一不可.困难对于脑力运动者来说困难对于脑力运动者来说,不过

20、是一场场不过是一场场艰辛的比赛艰辛的比赛.真正的运动者总是盼望比赛真正的运动者总是盼望比赛如果把困难看作对自己的诅咒如果把困难看作对自己的诅咒,就很难在就很难在生活中找到动力生活中找到动力如果学会了把握困难带来的机遇如果学会了把握困难带来的机遇,你自然你自然会动力陡生会动力陡生良好感觉使自己在塑造自良好感觉使自己在塑造自我的整个旅途中充满快乐我的整个旅途中充满快乐多数人认为多数人认为,一旦达到某个目标一旦达到某个目标,人们就会感到人们就会感到身心舒畅身心舒畅.但问题是你可能永远达不到目标但问题是你可能永远达不到目标把快乐建立在还不曾拥有的事情上把快乐建立在还不曾拥有的事情上,无异于剥夺无异于剥

21、夺自己创造快乐的权力自己创造快乐的权力.记住记住,快乐是天赋权利快乐是天赋权利首先就要有良好的感觉首先就要有良好的感觉,让它使自己在塑造自我让它使自己在塑造自我的整个旅途中充满快乐的整个旅途中充满快乐,而不要再等到成功的最而不要再等到成功的最后一刻才去感受属于自己的欢乐后一刻才去感受属于自己的欢乐加强业务排练熟能生巧加强业务排练熟能生巧先先“排演排演”一场比你要面对的要复杂的战斗一场比你要面对的要复杂的战斗如果手上有棘手活而自己又犹豫不决如果手上有棘手活而自己又犹豫不决,不妨不妨挑件更难的事先做挑件更难的事先做生活挑战你的事情生活挑战你的事情,你定可以用来挑战自己你定可以用来挑战自己.这样这样

22、,你就可以自己开辟一条成功之路你就可以自己开辟一条成功之路成功的真谛是：成功的真谛是：对自己越苛刻对自己越苛刻,生活对你越宽容；对自己越生活对你越宽容；对自己越宽容宽容,生活对你越苛刻生活对你越苛刻立足现在立足现在锻炼自己即刻行动的能力锻炼自己即刻行动的能力.充分利用对现充分利用对现时的认知力时的认知力不要沉浸在过去不要沉浸在过去,也不要耽溺于未来也不要耽溺于未来,要着要着眼于今天眼于今天.当然要有梦想、筹划和制订创当然要有梦想、筹划和制订创造目标的时间造目标的时间.不过不过,这一切就绪后这一切就绪后,一定要学会脚踏实地、一定要学会脚踏实地、注重眼前的行动注重眼前的行动要把整个生命凝聚在此时此

23、刻要把整个生命凝聚在此时此刻敢于竞争敢于竞争竞争给了我们宝贵的经验竞争给了我们宝贵的经验,无论你多么出无论你多么出色色,总会人外有人总会人外有人.所以你需要学会谦虚所以你需要学会谦虚.努努力胜过别人力胜过别人,能使自己更深地认识自己能使自己更深地认识自己努力胜过别人努力胜过别人,便在生活中加入了竞争便在生活中加入了竞争“游游戏戏”.不管在哪里不管在哪里,都要参与竞争都要参与竞争,而且总要而且总要满怀快乐的心情满怀快乐的心情要明白最终超越别人远没有超越自己更要明白最终超越别人远没有超越自己更重要重要内省内省大多数人通过别人对自己的印象和看法来看自大多数人通过别人对自己的印象和看法来看自己己.获得

24、别人对自己的反映很不错获得别人对自己的反映很不错,尤其正面反尤其正面反馈馈但是但是,仅凭别人的一面之辞仅凭别人的一面之辞,把自己的个人形象把自己的个人形象建立在别人身上建立在别人身上,就会面临严重束缚自己的危险就会面临严重束缚自己的危险.因此因此,只把这些溢美之词当作自己生活中的点缀只把这些溢美之词当作自己生活中的点缀.人生的棋局该由自己来摆人生的棋局该由自己来摆不要从别人身上找寻自己不要从别人身上找寻自己,应该经常自省并塑造应该经常自省并塑造自我自我直面危机直面危机危机能激发我们竭尽全力危机能激发我们竭尽全力.无视这种现象无视这种现象,我们往往会愚蠢地创造一种追求舒适的生我们往往会愚蠢地创造

25、一种追求舒适的生活活,努力设计各种越来越轻松的生活方式努力设计各种越来越轻松的生活方式,使自己生活得风平浪静使自己生活得风平浪静当然当然,我们不必坐等危机或悲剧的到来我们不必坐等危机或悲剧的到来,从从内心挑战自我是我们生命力量的源泉内心挑战自我是我们生命力量的源泉所有战斗的胜负首先在自我的心里见分所有战斗的胜负首先在自我的心里见分晓晓精工细笔精工细笔创造自我创造自我,如绘巨幅画一样如绘巨幅画一样,不要怕精工不要怕精工细笔细笔如果把自己当作一幅正在描绘中杰作如果把自己当作一幅正在描绘中杰作,你你就会乐于从细微处做改变就会乐于从细微处做改变一件小事做得与众不同一件小事做得与众不同,也会令你兴奋不也

26、会令你兴奋不已已总之总之,无论你有多么小的变化无论你有多么小的变化,点点都于点点都于你很重要你很重要不要害怕拒绝不要害怕拒绝不要消极接受别人的拒绝不要消极接受别人的拒绝,而要积极面对而要积极面对你的要求却落空时你的要求却落空时,把这种拒绝当作一个把这种拒绝当作一个问题：问题：“自己能不能更多一点创意呢？自己能不能更多一点创意呢？”不要听见不字就打退堂鼓不要听见不字就打退堂鼓应该让这种拒绝激励你更大的创造力应该让这种拒绝激励你更大的创造力尽量放松尽量放松接受挑战后接受挑战后,要尽量放松要尽量放松在脑电波开始平和你的中枢神经系统时在脑电波开始平和你的中枢神经系统时,你可感受到自己的内在动力在不断增

27、加你可感受到自己的内在动力在不断增加你很快会知道自己有何收获你很快会知道自己有何收获自己能做的事自己能做的事,不必祈求上天赐予你勇气不必祈求上天赐予你勇气,放松可以产生迎接挑战的勇气放松可以产生迎接挑战的勇气一生的缩影一生的缩影塑造自我的关键是甘做小事塑造自我的关键是甘做小事,但必须即刻但必须即刻就做就做.塑造自我不能一蹴而就塑造自我不能一蹴而就,而是一个而是一个循序渐进的过程循序渐进的过程这儿做一点这儿做一点,那儿改一下那儿改一下,将使你的一天将使你的一天（也就是你的一生）有滋有味（也就是你的一生）有滋有味今天是你整个生命的一个小原子今天是你整个生命的一个小原子,是你一是你一生的缩影生的缩影 大多数人希望自己的生活富大多数人希望自己的生活富有意义有意义.但是生活不在未来但是生活不在未来 我们越是认为自己有充分的我们越是认为自己有充分的时间去做自己想做的事时间去做自己想做的事,就越会在就越会在这种沉醉中让人生中的绝妙机会这种沉醉中让人生中的绝妙机会悄然流逝悄然流逝 只有重视今天只有重视今天,自我激励的力自我激励的力量才能汩汩不绝量才能汩汩不绝