最新如何提高会议的效率ppt课件.ppt

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1、如何提高会议的效率如何提高会议的效率本课程学习的目标本课程学习的目标了解为什么要提高会议的效率了解为什么要提高会议的效率l会议的作用与反作用l怎样计算会议的成本学习怎样提高会议效率学习怎样提高会议效率l充分的会前准备l明确的会议角色及职责l会议常见问题及对策l实用的会议记录会议种类 按人数按人数团体一对一按方式按方式面对面会议电话会议视频会议按目的按目的宣讲发布集思广益讨论决议处理突发事件团队例会怎样才能让会议更有效率？会前准备 1.1.明确会议目的明确会议目的明确会议目的明确会议目的 2.2.确定召开的必要性确定召开的必要性确定召开的必要性确定召开的必要性 3.3.选择会议方式选择会议方式选

2、择会议方式选择会议方式 4.4.选择合适的时间地点选择合适的时间地点选择合适的时间地点选择合适的时间地点(如如如如 在公司外要评估场地在公司外要评估场地在公司外要评估场地在公司外要评估场地)5 5.邀请适当邀请适当邀请适当邀请适当的参加者的参加者的参加者的参加者 6.6.预约参加者预约参加者预约参加者预约参加者 7 7.准备相关资准备相关资准备相关资准备相关资料料料料 8 8.预预预预先设想可能的冲突先设想可能的冲突先设想可能的冲突先设想可能的冲突 9.9.发出会议通知和议程发出会议通知和议程发出会议通知和议程发出会议通知和议程 10 10准备会议所需器材文具准备会议所需器材文具准备会议所需器

3、材文具准备会议所需器材文具 11 11检查表检查表检查表检查表明确举行会议的目的l宣讲发布l集思广益l讨论决议l处理突发事件l团队例会确定召开的必要性确定召开的必要性l只开必要的会l优先考虑一对一的会议 选择会议方式 面对面会议电话会议视频会议选择合适的时间地点选择合适的时间地点08:00-09:00 与会者的发言欲望还没被唤醒,对提议的分析及回应不积极09:00-10:00 业务会谈的最佳时间10:00-12:00或13:00-15:00 适合集思广益15:00-17:00 最好不安排会议应与所有与会者事先沟通,选择一个合适的时间应根据会议的不同类型选择合适的时间除非有必要，一般会议尽量不超

4、过一小时会议地点一般不要选择在太过舒适或新奇的地方如是公司外会议要事前评估场地(路途,大小,设施,设备,服务)邀请适当邀请适当的参加者的参加者l对达成决议至关重要l与议题有直接关系l愿意提供意见和建议l相关议题的专家和经验人士 预约参加者预约参加者 l提前一周通知与会者会议时间l预约的同时,讲明会议的主要目的，以便与会者有充分的时间考虑。准备相关资料准备相关资料l收集l核对l提前发放发出会议通知与议程发出会议通知与议程会议通知应为书面的并包括会议通知应为书面的并包括:n邀请理由邀请理由n会议目标会议目标n应准备材料应准备材料会议议程设计应会议议程设计应:明确各议题所预计使用的时间明确各议题所预

5、计使用的时间明确各议题负责人明确各议题负责人最好有固定格式的议程表以避免遗漏最好有固定格式的议程表以避免遗漏会议中的角色会议中的角色会议主持人营造和谐融洽的会议气氛按照议程主持会议及时总结讨论内容引导发言者解释令人困惑或产生争议的发言内容响应请求对临时议程进行管理 减少与议题无关的争辩与讨论保持中立的态度 会议记录者会议记录者l及时请发言人解释令人困惑的发言l适时对要点做出总结以协助讨论进行l向各与会者确认会议记录中的行动计划l整理并及时分发会议记录会议参加者会议参加者l会前确认议程表。l对自己负责的议题充分了解并提供资料给其他与会者。l在会议中主动分享经验和提供建设性意见。l事先了解其他与会

6、者对议题的观点,找出可能存在的反对者，并预先与其协商.l会议中的常见问题会议中的常见问题会议中的常见问题l会议未准时开始：会议未准时开始：1 1、如果主持人未准备就绪而使开会延后，主持人的信任如果主持人未准备就绪而使开会延后，主持人的信任 度将大打折扣；度将大打折扣；2 2、如果与会者不守时，若此人不是攸关决议的人、如果与会者不守时，若此人不是攸关决议的人,最好不等。否则，一贯准时的人也会认为：最好不等。否则，一贯准时的人也会认为：“既然每次开会都延时，那我也没必要准时到既然每次开会都延时，那我也没必要准时到”未按照预定的时间进行讨论未按照预定的时间进行讨论:1 1、防止话多且思路发散的与会者

7、占用太多时间；、防止话多且思路发散的与会者占用太多时间；2 2、若不得不延长重要议题的讨论时间，则应考虑修改议程。、若不得不延长重要议题的讨论时间，则应考虑修改议程。会议中的常见问题会议中的常见问题离题、闲聊：离题、闲聊：原因：1.议程设计不够紧凑 2.讨论当中有更吸引与会者的话题 对策：1.每个议题讨论告一段落时，即时归纳总结，并宣布进入下一个议题。2.适时打断与议题无关的话题 会议中的常见问题会议中的常见问题 没有结论没有结论：l原因：原因：“缺乏归纳总结的能力”，即在议题转换时没能将已有的结论做系统的归纳。l对策：主持人应时时注意将新意见与讨论过的内容进行整合，把各种意见中一致和不一致的

8、的部分做比较。必要时可以打断发言.会议中的常见问题会议中的常见问题缺乏议程设计或开会目标：缺乏议程设计或开会目标：l合理的议程设计是高效会议的开始。合理的议程设计是高效会议的开始。在缺乏议程设计或目标不明的会议里非常容易发生偏离议题、无结论等问题.所以紧凑合理的议程规划非常有必要。会议中的常见问题会议中的常见问题没有会议记录：没有会议记录：l会议记录者的角色非常重要,其对会议进程的把握起着相当大的作用；l若没有会议记录,某些重要建议或结论就有可能被遗漏；l若没有会议记录,会议中已被讨论过并已达成共识的内容就有可能被重复讨论。会议中的常见问题会议中的常见问题l会议记录会议记录的组织与整理会议记录

9、的组织与整理：l言简意赅地记述与会者的讨论重点；言简意赅地记述与会者的讨论重点；l工作分派及完成日期要与所有与会者确认并记录无误；工作分派及完成日期要与所有与会者确认并记录无误；会议记录的内容：会议记录的内容：l开头列明:会议名称、会议目标、主持人姓名、缺席及出席人员名单；l会议中达成的所有共识（应向与会者确认所有结论记录无误）；l支持议题通过的理由及反对意见；l工作分派的详细情形及完成日期。给会议记录的几点建议：给会议记录的几点建议：l重要的会议建议录音，以便会议记录有据可依；l会议主持人最好不要兼任记录员；l会议记录者最好请有一定的语言组织能力的与会者担当，l会议记录尽可能用一页纸的长度；l会议记录者最好和主持人一起检查和修正会议记录l会议记录要发给所有与会者。l谢 谢!