2022年销售合同管理制度.docx

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1、精选学习资料 - - - - - - - - - 宁夏金岛食品有限公司销售合同治理制度 第一条、为了加强销售合同（以下简称合同）的规范治理；保证合同的庄重性、有效性,规避销售风险,削减销售缺失,降低销售成本,依据中华人民共和国 合同法及其相关法规,结合本公司的实际情形,特制定本制度；其次条、总就 1、本制度中的合同是指以销售本公司产品为标的的全部销售合同；2、公司全部销售的产品必需签订销售合同；3、合同的签署应坚持“ 规避风险,降低成本,实现效益最大化” 的原就；4、合同的执行实行营销业务员负责制,即每一合同由营销业务员全权负责治理；负责合同的洽谈、起草、签订、履行（包括：货物的生产、出库、运

2、输、交 付）以及结算（包括：票据的传递、出口退税资料的传递等）；5、主管销售的副总经理、 经理以及公司财务部门有责任指导和监督合同的洽谈、签订、履行和结算工作,其他有关人员和部门应积极协作营销业务员履行合同；第三条、合同的洽谈 1、合同的洽谈工作由营销业务员负责完成；2、营销业务员在洽谈合同时,应做到：1 遵循国家及行业的法律、法规及有关规定；2 遵循公司产品的种类及质量体系；3 遵循公司对各类产品的定价原就；4 尽快明白需方的需求、公司资信等基本情形；5 规避各类风险,特殊是合同回款的风险和汇率风险；第四条、合同的起草 1、营销业务员负责合同的起草工作；2、合同起草应遵循以下原就：1 合同应

3、依据中华人民共和国合同法及有关国际贸易规章,完整、精确地 表述各项条款；2 必需从供需双方的利益动身,明确合同供需双方的权益和义务；1 名师归纳总结 - - - - - - -第 1 页,共 18 页精选学习资料 - - - - - - - - - 宁夏金岛食品有限公司3 全部合同的合同号应按合同编号方法统一编写,同台帐上；第五条、合同的评审按公司规定相关治理制度执行 第六条、合同的签订同时应准时登记在 销售合1、对产品的要求确认后,由授权人代表公司与客户签订合同；2、合同价格需符合定价会议所定产品出厂价格；3、销售合同章由专人治理,只有当合同签署授权人签字后,才可加盖合同章；4、合同为多页的

4、,应加盖骑缝章；第七条、合同的签订权限按公司相关制度执行 第八条、合同的执行 1、合同的执行工作由营销业务员负责；2、产品生产 : 1 对无现货的销售合同,营销业务员应严格依据合同的要求,准时填写客户 定单,通知市场部物流专员； 物流专员结合生产情形准时合理下达生产订 单送达生产单位备货；对有现货的合同物流专员依据公司财务制度准时填 写产品发货详情单 ,经财务部签字后组织支配发货；2 生产单位接到生产订单后,立刻依据要求,保质保量地组织生产货物,并按时交付；第九条、合同的修订 当合同的内容由于某种缘由需要变更时,合同应准时修改；如有必要,对变 更后的内容再次进行评审；变更后的条款必需经过顾客书

5、面认可；第十条、合同的治理及保密 1、营销业务员、档案治理人员及其他人员必需对公司的销售政策和合同内容严 格保密,违反者将依据公司有关制度进行惩罚；2、除公司财务部和业务往来银行有权索取相关业务合同外,其他任何部门取阅 合同,须经销售经理批准；3、营销业务员、档案治理人员平常应留意合同的存放,防止合同被他人偷阅；4、销售合同每月由档案治理人员负责按合同编号整理归档,业务部门应保证合2 名师归纳总结 - - - - - - -第 2 页,共 18 页精选学习资料 - - - - - - - - - 宁夏金岛食品有限公司同的有效性、完整性；附：销售合同治理流程图3 名师归纳总结 - - - - -

6、 - -第 3 页,共 18 页精选学习资料 - - - - - - - - - 宁夏金岛食品有限公司销售合同治理流程图合同洽谈合同营销业务员起草合同合同评审记录表合同费用明细表部 一般合同特殊合同部门经理评审合同 相关部门评审合同部门经理评审合同合同变更特殊情形 销售经理 /副经理评审签订合同销售副总经理签订合同执行合同合同归档储存4 名师归纳总结 - - - - - - -第 4 页,共 18 页精选学习资料 - - - - - - - - - 宁夏金岛食品有限公司客户调查制度第一条 制定客户调查制度的目的：（一）为规范宁夏西香记食品有限公司（以下简称公司） 的客户调查治理行为,推行客户标

7、准化治理,提升公司客户服务质量,增加客户中意度,与公司客 户建立长期稳固的业务关系,增强市场竞争才能,特制定本制度；其次条 公司客户调查制度的基本原就是：（一）依据客户情形的变化,不断加以调整客户关系治理,并做跟踪记录；（二）客户关系治理的重点是保护现有客户,不断开发将来客户或潜在客户；（三）准时收集和整理客户关系资料,供应应销售公司经理和关联人；利用 客户资料对客户进行分析,使客户关系资料的作用得到充分发挥；（四）建立客户治理档案,由客户治理档案员负责治理,制订严格的查阅制 度；第三条 客户调查制度的内容包括：（一）收集、分析、储存客户信息,填写客户基本信息表客户清单,积存有关客户与竞争对手

8、的信息；（二）定期对客户的情形进行分析,包括客户的构成、与公司的交易数量金 额、货款回收、销售区域等；（三）定期对客户进行回访,明白客户对公司产品质量、包装、运输方式、服务等方面的看法和建议；（四）对客户的投诉看法进行整理,联系相关责任部门,对提出的处理看法 或建议准时反馈给客户；（五）制订客户方案,挖掘现有客户的合作潜力,开发新的客户,重点是终 端大客户；第四条、客户调查制度实施细就：1、营销业务员与客户交谈过程中,留意明白客户家庭状况、个人信息、个 人经受、爱好爱好、业务专长、价值观念等做具体的调查,对此调查记录应严守 保密；5 名师归纳总结 - - - - - - -第 5 页,共 18

9、 页精选学习资料 - - - - - - - - - 宁夏金岛食品有限公司2、营销业务员在取得上述资料时,应当具有涵养和忍让精神,要耐心地倾 听对方的谈话, 并能引导客户自然地透露你所关怀的信息资料,并准时填写 客 户个人信息卡归档；3、营销业务员定期整理客户个人信息卡,适时地对客户做好个人事务 的联络工作,以加深感情；4、关注客户的一切商业动态；譬如,客户的周年庆典准时赐予庆贺,利用 各种机会加强与客户之间的感情沟通；5、每年组织一次的客户恳谈会,加强与客户之间的沟通与沟通,听取客户 对企业产品、服务、营销等方面的看法和建议； 对客户的看法和建议做具体记录；6、每年组织一次企业高层主管与大客

10、户之间的座谈会,加深与客户之间的 感情,增强客户对企业的忠诚度；附：客户个人信息卡 客户基本信息卡 客户清单6 名师归纳总结 - - - - - - -第 6 页,共 18 页精选学习资料 - - - - - - - - - 宁夏金岛食品有限公司客户个人信息卡公司名称诞生年月姓名：职务身份证号血型家庭地址住宅电话办公电话手机邮件地址训练背景毕业院校 毕业时间工作时间爱好 特殊爱好（私人俱 乐 部 、 宗 教 信 仰 等）生活方式（健康状 况 、 是 否 喜 欢 抽 烟、喝酒,饮食习 惯、喜爱的品牌）结婚纪念日家庭状况妻子姓名诞生年月工作单位就读状况爱好子女 信息猎取时间：营销员：7 名师归纳总

11、结 - - - - - - -第 7 页,共 18 页精选学习资料 - - - - - - - - - 宁夏金岛食品有限公司客户基本信息卡公司名称 地址 法定代表人 企业性质 建厂时间 职工人数 电话 传真联系人选购部经理手机号业务经理手机号开票资料营业执照有效期限 税务登记证有效期限 一般纳税人资格证有 效期 主营产品 与我公司合作时间 与我公司合作产品 合作产品在其公司的 重要性 需求量（吨 / 年）年销售收入其他日期：8 名师归纳总结 - - - - - - -第 8 页,共 18 页精选学习资料 - - - - - - - - - 宁夏金岛食品有限公司备注：营业执照、税务登记证复印件存

12、档客户清单产品客户电话传真联系人9 名师归纳总结 - - - - - - -第 9 页,共 18 页精选学习资料 - - - - - - - - - 宁夏金岛食品有限公司第五条 客户接待治理制度：（一） 公司客户来访由销售公司做出方案, 具体记录来访客人的基本情形,包括人数、姓名、性别、民族、年龄、职务、抵离方式准时间、活动内容及要求 等,明白客人的工作、生活习惯；（二） 总经理工作部依据销售公司客户来访方案,支配车辆、会议室、餐 饮、住宿等相关事项；（三） 依据来访客人的职务或者重要程度,由总经理、副总经理、本部部 长、营销员接待洽谈并始终伴随；（四）接待环境要求物品洁净、摆放整齐,地面洁净

13、,空气流通清爽；室温适度,灯光合适；会谈以烟茶、饮料、水果等方式款待；外出就餐由销售公 司经理指派人员伴随；（五）需要给客户赠送礼品的, 由销售分公司提出方案, 经销售副总或总 经理批准后,依据方案要求执行；（六）接待人员须严格遵守公司相关规定,留意外表, 对来访客人态度亲切,接待过程中遇有客户提出办理限制事宜,请示主管经理后赐予答复；（七）客户参观工作现场时, 应当佩带安全帽, 由该部门的技术人员伴随 并解答客户提出来的问题, 原就上介绍者在先、 接待经办在后； 未经过主管经理批准,参观的客户不得在生产现场拍照；人员交谈,如有必要可礼貌示意；作业人员须集中精力工作, 不许与参观（八）在接待工

14、作中, 与协议宾馆和其他有关单位发生的费用,由总经理工作部确定的专人签字,其它人员签字一律无效；（九） 客户接待程序及费用标准依据公司客户接待流程及标准的规定执行；（十）档案的整理、存档；归档资料包括：日程支配、接待日志、汇报材 料、重要讲话、新闻报道资料、照片、菜单、生活习惯等,接待任务完成后应整 理、说明,交由客户档案治理员存档、治理,以备查考；第六条 客户回访治理制度：10 名师归纳总结 - - - - - - -第 10 页,共 18 页精选学习资料 - - - - - - - - - 宁夏金岛食品有限公司（一） 客户回访工作的职能治理由相关的销售分公司负责,营销业务员具 体执行,回访

15、书面总结送交档案治理员存档；（二）客户在办理完公司货物提取业务后,由相关销售业务员对客户进行回访,可采纳上门回访、 电话回访、信函回访、 发放客户看法调查表等形式进行；（三）客户业务负责人对客户向公司直接反映的问题进行记录、整理,传递给有关责任部门,并负责将处理看法反馈客户；（四） 对客户反映的问题进行分析,属于一般问题,由相关销售业务员负 责解答,反馈时间不超过二个工作日；属于比较集中的重点、难点问题,准时向 责任部门通报, 并将将有关办理情形汇总、 上报主管副总经理和总经理,反馈时 间不超过五个工作日；（五）客户回访记录应当在五个工作日内归入客户治理档案；（六） 依据客户回访收集到的看法和

16、建议不断改进销售内部治理和服务工 作；第八条 客户保密治理制度 1、营销人员必需要端正思想,树立“ 客户是公司的客户” 意识 , 保护公司 客户资源；2、销售人员向外界泄漏公司客户资料等商业秘密,如有违反者,处以经济 惩罚,情节严峻者将追究其法律责任；3、不得利用所把握的客户资料谋求不正值的个人利益,否就将按公司有关 规定予以惩罚； 给公司造成经济缺失的, 除处以经济赔偿外, 情节严峻的将追究 其法律责任；4、销售人员如有工作调动或岗位调整等情形,应将其客户资料与客户签定 的合同等文件全部交清, 方准予离职； 如因工作调动后, 又从事与营销相同的行业,两年内不得与原公司的客户发生业务,劳动合同

17、条款追究法律责任；如有违反者, 将按其与公司所签定的11 名师归纳总结 - - - - - - -第 11 页,共 18 页精选学习资料 - - - - - - - - - 宁夏金岛食品有限公司销售档案治理制度第一节 总 就第一条 为了规范宁夏西香记食品有限公司（以下简称 “ 公司” ）销售业务和客户信息的收集和治理工作, 增强档案的有用性和有效性, 保证公司信息治理工 作顺当进行,促进公司营销工作,特制订本制度；其次条 本制度所称的档案是包括销售业务流程治理和客户信息治理,本着“ 科学、真实、全面、完整、精确、准时” 的原就,从客户潜在分析、初期接触到签订合同直至日常保护的全过程治理,建立起

18、以市场和客户为导向的流程体系和治理制度,对公司的营销业务供应牢靠的数据支持和操作程序；第三条 公司建立客户档案及销售业务档案的目的是：（一）准时把握客户的基本情形,包括客户的市场潜力、进展方向、财务信 用才能、竞争力等方面的内容；（二）缩减销售周期和销售成本, 有效规避市场风险, 寻求扩展业务所需的 新市场和新渠道,并且通过提高、改进客户价值、中意度、赢利才能以及客户的 忠诚度来改善公司经营的有效性；（三）便利营销工作的各类信息查考、利用,供应全方位的治理视角,帮忙 正确的分析和决策,赐予最大化客户收益率；（四）考评销售人员的业务才能,为营销人员的营销业绩供应考核依据；其次节 档案治理程序第四

19、条 公司的档案依据业务进展流程编制,（一）营销业务员负责填写客户的基本信息；卡；实行动态化治理, 具体内容为：具体内容参见 客户基本信息（二）由营销业务员供应销售合同,档案治理员填写合同重要条款电子档,并收录销售合同复印件（三）营销业务员依据自己日常工作收集的客户市场信息,在客户档案中填 写补充信息12 名师归纳总结 - - - - - - -第 12 页,共 18 页精选学习资料 - - - - - - - - - 宁夏金岛食品有限公司（四）销售业务部部长依据营销业务员供应的客户信息及回款情形进行客户 资质状况进行分析,并提交客户资质评估报告；（五）统计员每周向营销业务员提交销售统计表；（六

20、）档案治理员对每月、每季度、每年度销售市场分析材料存档治理；第五条 档案的基本内容：（一）客户基本信息卡（二）客户资质评估报告（三）销售合同（四）销售统计报表（五）销售市场分析第三节 档案治理的内容第六条基础资料；即企业所把握的客户的最基本的原始资料,是档案治理应最先猎取的第一手资料；基本内容包括：客户的名称、注册地址、电话、法定 代表人及他们的个人性格、 爱好、爱好、家庭、学历、年龄、才能、经受背景等,创业时间、生产的产品、与本公司交易时间、组织形式、企业规模（职工人数、销售额等）；日常运营中一些重要数据资料进行归档,如各级会议记录,客户日常来信、传真,客户预订货记录,销售合同、客户拜访表,

21、日销售报表,月、季、年销售 报表及方案总结,市场分析、客户的夸奖、投诉及处理看法,各大活动方案的计 划、实施、收效等文献档案；日常档案要时时更新,重要记录准时归入各大类档 案中；第七条 客户特点；客户所属的行业及行业位置、市场区域、业务范畴、经 济规模、选购才能、进展潜力、经营观念、经营方式、经营政策、经营特点等；其中对大客户,仍要特殊关注和收集客户市场区域的政府贸易政策动态及信息；第八条 业务状况；客户目前及以往的销售业绩、 经营治理者和业务人员的 素养、与其他竞争公司的关系、与本公司的业务联系及合作态度等；13 名师归纳总结 - - - - - - -第 13 页,共 18 页精选学习资料

22、 - - - - - - - - - 宁夏金岛食品有限公司第九条 交易活动现状；销售活动状况、存在的问题、具有的优势、将来的 计策；信用状况、交易条件、以往对本公司产品及服务的看法和建议、对本公司 的投诉及处理（包括投诉退货、折价,投诉退货及折价审批,退货及折价缘由,责任鉴定）情形等；第四节 档案治理方法 第十条 档案由多个部分构成, 需要从不同的部门收集信息； 需要确认档案 的主要治理部门、主要治理人和文档的归集方法及交接标准；第十一条 建立客户基本信息卡；由营销业务员填写,并在同客户接触 的一个工作日内交给档案治理员；客户基本信息卡 主要记载各客户的基础资料, 取得基本资料主要有以下 四种

23、方式：（一）由销售业务员进行市场调查和客户拜访时整理汇总；（二）向客户寄送客户资料表,请客户填写；（三）通过公开披露的信息收集；（四）托付专业调查机构进行专项调查；档案治理员依据各种渠道反馈的信息,进行整理汇总,填入客户档案卡；第十二条 依据客户的基本信息,对公司的客户进行分类,提高销售效率,促进营销工作的绽开；（一）按客户的性质分类；可分为中间商、终端客户；逐步压缩中间商,发 展终端客户；（二）按客户的规模分类； 可分为大客户、 中等客户、 小客户；开拓大客户、稳固中等客户, 压缩小客户； 以便于对客户进行商品治理、销售治理和货款回收 治理；（三）按销售区域分类； 可分为华北地区、 华南地区

24、、 华东地区、 华中地区、东北地区、西南地区、西北地区；依据不同区域的销售比重,制定营销策略和物 流方案；14 名师归纳总结 - - - - - - -第 14 页,共 18 页精选学习资料 - - - - - - - - - 宁夏金岛食品有限公司（四）按信用等级分类；依据实际情形,确定客户等级标准；可分 A、B、C 三个等级；依据信用等级的级别,确定营销计策和货款回收治理；（五）按产品分类；可分为老产品、新成品；第十三条 依据客户分类情形,对合同签订及履行情形进行登记；（一）合同签订情形；客户与公司签订的合同、协议情形,包括历次签订合 同协议记录,具体合同协议文本；按签订的时间先后登记；（二

25、）合同履行情形；客户历次货款的支付方式、支付时间；拖欠货款的数 量、时间,拖欠款仍款协议,延期仍款审批单；如有诉讼,明确登记诉讼标底,仍款方式,生效判决的执行过程等；第十四条销售公司内部人员鼓励机制的执行情形,具体记录销售产品、 价格、数量、区域等业绩,包括销售业务员、治理人员、其他业务员、内勤的奖罚 结果；第十五条档案应当填写完整的目录并编号,以备查询和资料定位； 档案每年分年度清理, 整理成电子文档和纸面文档两大类；纸面文档按类装订成固定卷储存；负责治理档案人员应正确、详尽地填写档案封面的各项内容,以便便利、快捷地进行业务操作；第十六条、重要文件（包括自制文件）应准时存档；如有必要,可进行

26、多份 复制；第十七条、在销售业务过程中发生的往来传真等,如需长期存放, 必需复印；这类传真包括：提单、订单、合同、关键性的客户确认等；第十八条、 出口业务档案按年度业务发票号排放,排放；已执行完业务档案归档封存治理；内销业务档案按客户名称第五节 客户档案的查阅审批第十九条 客户档案由公司档案治理员统一治理；其次十条 营销员在提交档案前要仔细审核、 校对,确保档案的真实精确性；其次十一条 全部客户档案均需有经办人、部门领导审批签字方可入档；其次十二条 每位营销员有权随时查阅自己所负责客户的档案记录；15 名师归纳总结 - - - - - - -第 15 页,共 18 页精选学习资料 - - -

27、- - - - - - 宁夏金岛食品有限公司其次十三条总经理、市场部部长有权查阅公司全部客户的档案记录；其它营销员或部长需查阅不属本部负责的客户档案时,需办理借阅档案申请表,送销售经理审批后方可查阅；其次十四条 治理档案人员应留意档案的存放,应在便利取用的同时,留意 档案的保密；档案借阅者必需做到：（一）爱惜档案,保持洁净,严禁涂改；（二）留意保密,严禁擅自翻印、抄录、转借,防止遗失；第六节 客户档案的增加、修改、销毁 其次十五条 档案治理应当保持动态性, 依据新的行业进展趋势, 竞争对手 的最新动态等,不断地补充新资料；其次十六条 客户档案存在差错, 应当准时进行修改； 对客户档案进行修改

28、前要经过销售公司经理的同意批示,并在留存修改记录,和修改缘由；其次十七条 销售分公司会同大客户关系治理中心及客户信用评级办公室每年召开一次客户档案补充更新专题会,确定年度重点关注的客户名单； 每年召开一次营销分析会, 并依据客户订单及履行情形, 对其进行各类客户档案动态转 换；其次十八条 对错误和过时行业情报、 死档进行准时的销毁和删除； 由档案 治理员填写档案资料销毁审批表,提交市场部部长审核,经总经理批准后,指定专人监督销毁； 档案治理员应当仔细核对, 经批准的 公司档案资料销毁审 批表和将要销毁的档案资料做好登记并归档；16 名师归纳总结 - - - - - - -第 16 页,共 18

29、 页精选学习资料 - - - - - - - - - 宁夏金岛食品有限公司附：销售档案治理流程图 销售档案治理流程图业务档案建立执行完文件归档合同按生产单位内销客户档案按外销档案按及编号排列客户名称排列发票编号排放查阅销毁外部查阅须经主管附就报公司批准后按文件经理批准方可查阅掌握程度执行销毁档案第七节其次十九条 销售档案治理制度如与公司档案治理制度发生冲突,以公司的 制度为准；第三十条 档案以具有法律效力的文件纸质文档为主（印章和签署是文件 生效的主要标志）,电子文档为辅,纸质、电子两种文件一起归档,形成内容相同的两套客户档案；附：借阅档案申请表档案资料销毁审批表17 名师归纳总结 - - - - - - -第 17 页,共 18 页精选学习资料 - - - - - - - - - 宁夏金岛食品有限公司借阅档案申请表申请部门 申请人借阅缘由借阅档案 名称档案编号审批 日期档案资料销毁审批表申请部门 申请人销毁缘由销毁档案 名称档案编号审核 批准18 名师归纳总结 - - - - - - -第 18 页,共 18 页