2023年办公室管理形成性考核册答案重点材料.doc

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1、中央电大2023办公室管理形成性考核册答案作业1 1一、将办公室实务工作的简要内容填入下列表格，内容基本相同的填在一行中。办公室实务工作一览表序号国内一般性 国外一般性 国内公司（含外企）1 文书撰写 按上司的口头或书面指示完毕信函。 记录上司指令及会谈、会议内容2 文书制作 复印资料。 打印文稿及表格3 文书解决 在权限内按自己的意思发出信函。 信函和邮件的解决。4 档案管理 档案管理。5 会议组织 安排会议事务，并做会议记录或纲要。 记录上司指令及会谈、会议内容。6 调查研究 协助上司准备书面的财务报告、研究报告。7 信息资料 准备好公司要公开的资料； 收集及整理各种信息8 信访工作 替上

2、司接洽外界人士。例如记者、工会职工等。接待来宾和员工的来访。9 接待工作 接待来访来宾； 接待来宾和员工的来访。10 协调工作 以电话往来维持和外界的良好公共关系。11 督查工作 督导一般职工或速记员。12 日程安排 替上司定约会并做好记录；13 平常事务 阅读并分类信件 通讯事务、电话；14 办公室管理 办公室环境的布置和整理,保管办公室设备及用品15 其他临时 以速记记下上司交待的事项； 执行上司交办事项交办的事项-16 替上司申报交纳所得税及办理退税。17 外出办事，如银行、邮局等。公用易耗品重要涉及哪些？ 办公用易耗品重要有： （1）信封、纸张；（2）软盘、光盘等； （3）铅笔；（4）

3、圆珠笔；（5）签字笔或钢笔； （6）修正液或修正带； （7）印盒； （8）各种小型机器，如订书机（涉及订书针）、打孔机、装订机（涉及装订线）、日期号码机、切纸机、计算机、拆信器、碎纸机等； （9）小刀；（10）日历等； （11）其他，如标签纸、直尺、三角尺、透明胶带、粘胶带、绳带、图钉、橡皮筋、大头针、纸夹等。 三、简要阐述文员工作的三个环节，互相关系如何？ 文员工作分为三个环节：计划、实行和检查。 （1）计划的环节，要充足了解即将开始的工作内容，并思考以什么方法进行效率会最佳。 （2）实行的环节，要注意：同时检查是否按照当初所拟定的顺序进行；上司所指示的工作无论是哪一种，都要对的地实行；配合

4、上司预期的期限。 （3）检查的环节，要分析计划和实绩的差异，并把以前进行过的工作或别人做过的工作和目前自己所从事相同性质的工作加以比较分析。 另一方面，说明三个环节之间的关系。 三者的关系为： 先作计划，付诸实行，然后检查结果，围绕“计划实行检查”这样一个滚动的过程开展。三者互相联系形成一个循环。 文员一方面要仔细制定计划，然后根据这个计划去实行，并严格检查其结果，使得这个结果对下一次的计划有所帮助和启示。 四、按照“优先顺序”解决工作原则，虚拟一份半天或一天工作（或家务）计划书。 本题的例子请同学们见教材第30页。同学们可以参照教材上的例子，自己制定一份计划书，不要抄袭。优先顺序表审核1和张

5、小姐联络今天预定下午会议的变更2和司机联络今天预定期间的变更3打印变更计划时间表4复印下午的会议资料5变更资料和会议资料让领导过目6做平常工作7整理档案8准备临时也许需要的资料9结算差旅费10练习电脑打字 五、从下列文员工作方法中，任意选择一种或两种，谈谈你的工作体会或对此工作方法的结识。p35-40 1请示方法和报告方法； 2计划方法和总结方法； 3受意方法； 4传达方法； 5进言方法； 6变通方法和挡驾方法； 7分工方法与合作方法。 受意就是文员接受和领略上司的意图。可以分为直接受意（即领略上司在会议发言、文件批示、工作部署或与文员谈话时，直接就某一问题或某项工作所发表的意见和想法等，易于

6、文员判断和领略）和间接受意（即上司在平时随便交谈的情况下，或与其别人员谈话种就某一问题、某项工作发表的意见和见解等）。 受意方法要注意： （1）善于领略上司意图，不要曲解上司意图； （2）备好记录本，记录下指示要点； （3）注意倾听，专心判断指示的用意； （4）必要时可以提问，直至明了意图为止，但不要打断谈话； （5）如有不批准见，可以公开提出，但要言之成理，并要注意方式、态度；（6）接受指示后，要不失时机地贯彻实行。 结合实际谈体会。 我曾经经历过一件事情，使我充足结识到，在受意时，充足做好记录的重要性。 才开始工作时，我到一家房地产公司当文员。有一天，总经理把我叫到办公室让我写一份公司的简

7、介，内容要涉及四个部分公司的历史、公司的现状、公司的硬件和软件配备、公司取得的成绩。当时，我没有经验，没有带上记录本，记录下指示的要点；事后，又怕显得自己没有能力，而没有去请示总经理。只好凭自己大脑中的记忆写，结果写出来的简介根本就不行。后来，我再次向总经理询问，并备好了记录本做好了记录，根据总经理的授意，才写出了各方满意的公司简介。 从这个事情中，我体会到了在受意时，做好记录的重要性。 注意：同学们在回答这道题的时候，可以只选择其中一个题目进行回答。但是要注意按照以上的思绪作答；并且要注意结合教材，联系实际作答。既要简要说明教材中的相关知识点，又要结合实际谈谈自己的体会。本题失分的因素大多是

8、不结合实际谈自己的感受，同学们在回答本题时要加以注意。 作业2一、从文员工作的角度对比说明打电话和接听电话的异同。 （1）都应先问好，再传达自己的信息； （2）都应保持耐性、热情的态度； （3）通话结束，应让对方感受到自己快乐的心情； （4）都应简明扼要表达自己的意思。 异： （1）打电话应一方面查清楚对方的电话号码；接电话应等电话铃响24声就接听。 （2）打电话应将重点部分在挂电话之前再确认一遍；接电话则没有这一步。 二，怎么做好为领导筛选电话的工作，重要做法有哪些？（1）文秘人员在说了迎接词，对方发出声音之后，就能讯速辨听出对方，这应是一种专业技巧。（2）除了分辨声音之外，文秘人员对名字的

9、辨识一定要有相称的把握，新上任的文秘人员特别要在这方面下工夫。（3）来电者寻找你的上司，应弄清对方的身份和来电目的，然后再通报上司。（4）有时候上司过于繁忙，规定文秘人员编织一些“美丽的谎言”，以应付那些上司不想接待的人；或请对方留下口信，待上司作选择性的回复。（5）应鉴别来电者的问题，根据对方的身份和来电目的分别解决，聪明地转接电话，把来电转接给真正解决该事情的人。（6）文秘人员经常会接到推销等电话，要完全避开这些电话是不也许的。对这些电话也要有礼貌的回绝。（7）文秘人员对待投诉电话要有礼貌，有责任心。 三、简要回答邮件分拣的一般标准。 （1）按照收件人的姓名分拣；（2）按照邮件的重要性分拣

10、； （3）按照收件部门的名称分拣。 四、如何解决上司不在时的邮件？ 本题的答案请同学们见教材第69页。1、文秘人员把需要上司亲自解决的信件先保存下来，并告知发信人已收到，告诉对方何时也许得到答复。2、上司指明在他不在时把收到的邮件转送某个部门或人员解决。文秘人员应制作签收单，规定收到人员署名，并注明时间。3、上司授权文秘人员解决一些应由他解决的邮件，文秘人员应在全面撑握情况的基础上慎重办理。4、假如邮件过多，文秘人员还可以制作邮件摘要表。5、假如上司习惯于天天给办公室打电话，文秘人员应当把需要上司解决的每封信的内容大体记录一下，这样文秘人员就可以随时向上司报告。6、假如上司在临走时留下通讯地址

11、和电话，文秘人员解决邮件时碰到棘手的事情，应及时向上司请示。7、把寄给上司的邮包连续编号（如4-1、4-2、4-3），这样就会知道你寄的邮包是否所有到齐了。8、文秘人员也可以把积压的信件分别放入纸袋，标上“需要签字的信件”、“需要您解决的信件”，“需要读的信件”（这些信件已经答复，但上司也许要过目）、“报告”、“一般阅读村料”（上司也许想读的广告和出版物）。五、如何妥善解决上司拒绝接见的来访者的来访？本题的具体答案请同学们见教材第89页 （1）上司正在开会时；-“让你久等，抱歉。他正在开紧急会议，无法离开，可不可以让代理人与您先谈？” （2）上司繁忙时；-“真不对起，某某（上司）现在正忙，放不

12、下手边的事，你看这样好不好，改日 再与您联系，实在麻烦您，很抱歉。” （3）上司即将外出时；-“对不起，某某先生（上司）已经安排好有事外 出，现在正忙着，没法与您见面。我们上司说让您白跑一趟，真是不好意思，能否由我转达留言。我叫*，是他的秘书。”然后将留言记录下来。 （4）远道来访或有重要事情的来访时。-先告诉来访者“他（上司）即将外出（理由）、”再去通报上司。若上司指示代理人，便向来访者传达“抱歉，让您久等，某某急着外出，但他请代理人与您见面。请住这边走、”使对方能充足了解情况。作业3一，提高会议效率，文秘人员应注意那些方面，请列出相关要点。本题的答案请同学们见教材第162-167页。教材上

13、有明确的答案1、遵循法律法规2、合理拟定会议目的3、拟定必要的与会者4、减会议数量5、缩小会议规模6、简化会议程序7、缩短会议时间8、控制会议经费9、分析会议成本 二、日程安排计划表的种类大体有几种？试以其中一种为例，编制一份预定表。 日程安排计划表的种类： （1）年预定表。是公司在每年度例行的重要业务活动，及有关公司的活动事项一览表，所记载的活动事项有股东大会、董事会、公司创建纪念日、年休假等。一般于年初将整个年度的活动事项整理成表，再告知各部门。 （2）月预定表、周预定表、日预定表。 月预定表是从年预定表中抽出一个月的预定计划，以一个月为单位，填写该月要进行的会议、面谈、出差、访问等预定计

14、划。 周预定表是一个月预定计划中的一周计划，此预定计划比月预定表更具体。 日预定表则是从周预定表里写出一天的预定计划，进一步以时间为单位，具体地预定从早到晚的业务活动。 各种预定表的编制请同学们参照教材P.172P.176上的例子，编写。三，文秘人员应为上司的商务旅行做那些准备工作？本题的答案请同学们见教材第188-189页。教材上有明确的答案四、文秘人员对上司重要工作的辅佐重要涉及哪些方面？1, 提神醒脑的服务。 上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落，文员可适时端些饮料或准备湿毛巾使上司消除工作疲劳、舒缓心情，使上司能精神焕发地工作。2,私事方面的协助。 协助的方法应视实际情况，其

15、一是与业务有关的部分，此外是上司身边的纯粹私事： （1）特别指示事项的时候虽然是上司的私事，但认为关系到上司的形象问题，所以文秘人员必须从头到尾替上司办理这些琐碎的事，使上司得到充足的便利。 （2）纯私人性请求时碰到这种情形，就把它当作上司运用文秘人员是下属同事的关系来协助他解决私人的事务。3, 财物管理。涉及： （1）薪金收入管理薪金收入达成一定的金额，或有两种以上收入来源者，以及薪金以外有超额的收入，都需要按税法申报。特别是稿费、版税、演讲费等副业收入多的时候，由文秘人员保管单据，以备申报所得，或直接替上司办理申报手续。 （2）支票往来的管理最重要的是保管支票簿、支票专用印章。文秘人员应将

16、支票簿与印章分别收藏，以避免被盗用冒领。 其他。如每年的各种节日，上司收到礼物，有时要文秘人员代写致谢函，并做纪念保管。五，举办一般规模的宴会，需要什么工作?本题的答案请同学们见教材第223页。教材上有明确的答案1、客人的选择 2、拟定期间 3、会场的选择 4、拟订菜单 5、寄发请柬 6、席次的排列 作业4一、简要阐述社交话题的选择。 合适的话题涉及： （1）谈话双方都感爱好的、有共同利益的话题，如合作意向等； （2）一般人喜闻乐见的话题，如天气、时事新闻、体育报道等； （3）显示地方或民族色彩的话题，如本地的经济建设、风景名胜、历史名人、风土人情等； （4）比较高雅的话题，如古典音乐、书法、

17、绘画、中外名著、展览会、新闻任务等； （5）积极、健康的生活体验的话题； （6）风趣、风趣的小故事，无伤大雅的笑话，有时也能活跃气氛。 不合适的话题涉及： （1）应当忌讳的话题。如个人私生活等。 （2）令人不快的话题。如疾病、残疾、死亡、凶杀、丑闻、惨案等。 （3）过于敏感的话题。如个人的特殊的生活习惯、宗教信仰和政治观点的分歧等。 （4）自己不甚熟悉的话题。如对于专业问题略知皮毛就不应随意发挥。 （5）夸耀自己的话题。 （6）庸俗的、色情的话题。 （7）不宜谈论的保密的话题。如涉及商业机密的话题。二、印章的使用重要有哪几种形式，其中落款章、骑缝章、更正章的使用范围如何？ 印章的使用的重要形式

18、为： （1）落款章；（2）更正章；（3）证见章；（4）骑缝章；（5）骑边章；（6）密封章；（7）封存章。 落款章、骑缝章、更正章的使用范围： （1）落款章加盖于文书作者的落款处，用来表白作者的法定性和文献的有效性。 （2）骑缝章用于带有存根的公函、介绍信，加盖在正本和存根连接处的骑缝线上。 （3）更正章用于文书书写中的错字、脱字、冗字、倒字进行改正后，作为法定作者自行更正的凭信。三、简要阐述收文解决的程序及分送的基本原则。 收文解决的程序：签收和拆封登记分送拟办批办承办催办注办。 分送的基本原则： （1）属于方针政策性的，关系本机关工作全局的指挥性文献或重大问题的请示、报告之类的文献，均应先送

19、办公部门负责人或机关领导审阅或解决； （2）属于机关平常事务性的已有明确分工的文献，或早有批示规定和有规可循的例行公文，按主管业务的分工范围分送给有关部门或承办人阅办； （3）分送给机关领导阅批的文献，要先填好“公文解决单”，连同文献一并送批； （4）便函、请柬、介绍信、广告、启事等，不作登记，直接交具体负责人办理； （5）在文献份数少时，阅办阅知部门（或领导）多的情况下，应按先办理、后阅知，先主办、后协办，先正职、后副职的顺序分别审阅解决，并以秘书为轴心，进行轮辐式传阅。四、按照文书立卷特性立卷，重要有哪几种类型？简要说明按照问题特性立卷的基本含义。 类型： （1）按问题特性立卷；（2）按作

20、者特性立卷；（3）按文种特性立卷；（4）准时间特性立卷；（5）按地区特性立卷；（6）按通讯者特性立卷。 按问题特性立卷的含义： 将反映同一问题的文书组成案卷，这种方法能反映对某一方面或某一具体问题的互相联系和解决情况，运用最广泛。 五，简要说明电子文献归档的基本方法。本题的答案请同学们见教材第317页。1、将应归档的最终版本的电子文献存入磁、光介质上，脱机后可存入在别处 2、采用数据压缩工具对网络上应归档的电子文献进行压缩，然后刻入磁，光介质上，但采用压缩工具的过程必须统一、规范； 3、将拟定要归档的电子文献在网络环境下进行一次备份操作，然后将其存放在磁、光介质上。对备份系统归档一般在局域网或其他网络环境下采用 4、采用“双套制”归档，即同时保存电子文献及其纸质形式，一般合用于永久和长期保存的电子文献的归档，这种方法应在两种载体中同时保存规范的机读目录，并在两者建立便于检索的联系。