九段秘书.pptx

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1、企业与 文化企业与 文化企业与 文化企业与 文化九段秘书您是否有过类似的经历？您是否有过类似的经历？企业与 文化企业与 文化九段秘书企业与 文化企业与 文化九段秘书年薪年薪12001200万的万的“打工皇后打工皇后”，和黄集团总经理洪小，和黄集团总经理洪小莲说：莲说：“我之所以有今天的成就是因为我有过我之所以有今天的成就是因为我有过1818年年的秘书工作的经历的秘书工作的经历”。 -李嘉诚原秘书洪小莲李嘉诚原秘书洪小莲企业与 文化企业与 文化为什么做秘书比如何做好秘书更重要！为什么做秘书比如何做好秘书更重要！有追求有追求负责任负责任重视细节重视细节九段秘书企业与 文化企业与 文化结果思维结果思

2、维九段秘书企业与 文化企业与 文化九段秘书企业与 文化企业与 文化案例：开会案例：开会电话打完就可以了吗？电话打完就可以了吗？九段秘书企业与 文化企业与 文化例：会议安排例：会议安排九段秘书企业与 文化企业与 文化九段秘书企业与 文化企业与 文化九段秘书企业与 文化企业与 文化九段秘书企业与 文化企业与 文化九段秘书企业与 文化企业与 文化九段秘书企业与 文化企业与 文化九段秘书企业与 文化企业与 文化九段秘书企业与 文化企业与 文化九段秘书企业与 文化企业与 文化创基的 文化秘书要做到九段才算成功秘书要做到九段才算成功结果定义改变员工行为，基于客户价值的结果定义是执行的起点。结果定义改变员工

3、行为，基于客户价值的结果定义是执行的起点。1 1段段2 2段段3 3段段4 4段段5 5段段6 6段段7 7段段8 8段段9 9段段发通知发通知首先会用首先会用电子邮件电子邮件发个会议发个会议通知通知, ,通知通知开会的相开会的相关人员之关人员之后再准备后再准备好相关会好相关会议用品议用品, ,并并参加会议参加会议抓落实抓落实发 通 知 之发 通 知 之后后, ,再打一再打一通 电 话 给通 电 话 给参 加 会 议参 加 会 议的 相 关 人的 相 关 人等确认等确认, ,确确保 每 人 被保 每 人 被及 时 通 知及 时 通 知到到重 检 查重 检 查发通知，落发通知，落实到人后，实到人

4、后，第二天在会第二天在会前前3030分钟提分钟提醒参会者，醒参会者，确定有没有确定有没有变动，对临变动，对临时有急事不时有急事不能参加会议能参加会议的人，立即的人，立即汇报给领导汇报给领导知悉缺席会知悉缺席会议者的情况，议者的情况，也给领导确也给领导确定缺席者是定缺席者是否必须参加否必须参加会议留下时会议留下时间间勤准备勤准备发通知，落发通知，落实到人，会实到人，会前通知后，前通知后，再测试会议再测试会议上使用的投上使用的投影仪、电脑、影仪、电脑、麦克等工具麦克等工具是否工作正是否工作正常，并在会常，并在会议室门上贴议室门上贴上小条：此上小条：此会议室明天会议室明天几点到几点几点到几点有会议有

5、会议细 准 备细 准 备发通知，落发通知，落实到人，会实到人，会前通知，测前通知，测试设备，试设备，还还先了解这个先了解这个会议的主题会议的主题和性质是什和性质是什么？领导的么？领导的议题是什么？议题是什么？然后给参会然后给参会者发去过去者发去过去与这个议题与这个议题相关的资料，相关的资料，供他们参考供他们参考做 记 录做 记 录发 通 知 ， 落发 通 知 ， 落实 到 人 ， 会实 到 人 ， 会前 通 知 ， 测前 通 知 ， 测试 设 备 ， 了试 设 备 ， 了解会议性质？解会议性质？提 供 相 关 会提 供 相 关 会议 资 料 ，议 资 料 ， 还还应 该 在 会 议应 该 在

6、会 议过 程 中 详 细过 程 中 详 细做 好 会 议 记做 好 会 议 记录 （ 在 得 到录 （ 在 得 到允 许 的 情 况允 许 的 情 况下 ， 做 一 个下 ， 做 一 个录音备份），录音备份），整 理 好 会 议整 理 好 会 议记 录 并 把 记记 录 并 把 记录 发 给 相 关录 发 给 相 关人员人员定 责 任定 责 任发通知，落实发通知，落实到人，会前通到人，会前通知，也测试了知，也测试了设备，了解会设备，了解会议性质？提供议性质？提供相关会议资料，相关会议资料，做好会议记录，做好会议记录，整理好记录并整理好记录并把记录发给相把记录发给相关人员，关人员，将会将会议上确

7、定的各议上确定的各项任务，一对项任务，一对一地落实到相一地落实到相关责任人，然关责任人，然后经当事人确后经当事人确认后，形成书认后，形成书面备忘录，交面备忘录，交给领导与当事给领导与当事人 一 人 一 份人 一 人 一 份追 结 果追 结 果发通知，落实发通知，落实到人，会前通到人，会前通知，也测试了知，也测试了设备，了解会设备，了解会议性质？提供议性质？提供相关资料，做相关资料，做好会议记录，好会议记录，整理记录、下整理记录、下发记录，确定发记录，确定任务，一对一任务，一对一落实，当事人落实，当事人确认后、形成确认后、形成书面备忘录，书面备忘录，交给领导与当交给领导与当事人一人一份，事人一人

8、一份，并每天或每周并每天或每周跟踪各项任务跟踪各项任务的实际完成情的实际完成情况，并及时汇况，并及时汇报领导报领导做 流 程做 流 程把上述过程做把上述过程做成 标 准 化 的成 标 准 化 的“会议会议”流程流程，让任何一个秘让任何一个秘书都可以根据书都可以根据这个流程，把这个流程，把会议服务的结会议服务的结果做到九段，果做到九段，形成不依赖于形成不依赖于任何能人的会任何能人的会议服务体系议服务体系, ,通通过建立一个培过建立一个培养九段秘书的养九段秘书的机制来复制和机制来复制和超 越 自 己超 越 自 己 ! ! 结果意识强化结果意识强化企业与 文化企业与 文化物业管理方面结果思维结果思维

9、九段秘书企业与 文化企业与 文化九段秘书企业与 文化企业与 文化常规性的秘书常规性的秘书九段秘书企业与 文化企业与 文化九段秘书企业与 文化企业与 文化九段秘书企业与 文化企业与 文化九段秘书企业与 文化企业与 文化九段秘书企业与 文化企业与 文化九段秘书企业与 文化企业与 文化九段秘书企业与 文化企业与 文化九段秘书企业与 文化企业与 文化九段秘书企业与 文化企业与 文化秘书要做到九段才算成功秘书要做到九段才算成功结果定义改变员工行为，基于客户价值的结果定义是执行的起点。结果定义改变员工行为，基于客户价值的结果定义是执行的起点。1 1段段2 2段段3 3段段4 4段段5 5段段6 6段段7

10、7段段8 8段段9 9段段递资料递资料帮领导端帮领导端茶倒水、茶倒水、发通知、发通知、传递资料传递资料等简单的等简单的工作工作做提醒做提醒递资料递资料, 把把领导每周、领导每周、每天的工作每天的工作行程和时间行程和时间安排好，按安排好，按照每周、每照每周、每天行程的时天行程的时间表提前提间表提前提醒领导，比醒领导，比较重要的事较重要的事项提前一天项提前一天提醒、特别提醒、特别重要的事项重要的事项提前一周提提前一周提醒领导并且醒领导并且协助领导做协助领导做好充分的准好充分的准备备审 资 料审 资 料递资料递资料,排行排行程、做提醒，程、做提醒，并且帮助领并且帮助领导审核资料，导审核资料，如何错的

11、或如何错的或者不合流程者不合流程的就返回去的就返回去不往上交不往上交汇工作汇工作递资料递资料, ,排排行 程 、 做行 程 、 做提 醒 ， 审提 醒 ， 审资 料 ，资 料 ， 并并且 每 周 、且 每 周 、每 月 和 每每 月 和 每季 把 领 导季 把 领 导直 接 下 属直 接 下 属的 工 作 结的 工 作 结果 和 计 划果 和 计 划汇 总 起 来汇 总 起 来做 分 析做 分 析递资料递资料, ,排行排行程、做提醒，程、做提醒，审资料，汇审资料，汇下属工作，下属工作，帮助领导分帮助领导分析直接下属析直接下属本周或本月本周或本月的工作结果的工作结果完成情况并完成情况并给出自己的

12、给出自己的建议建议帮 汇 总帮 汇 总递 资 料递 资 料 , , 排排行程、做提行程、做提醒，审资料，醒，审资料，汇下属工作，汇下属工作，分析下属工分析下属工作结果、给作结果、给出自己的建出自己的建议，议，并且帮并且帮助领导把自助领导把自己本周、本己本周、本月的工作结月的工作结果汇总起来果汇总起来及下周、下及下周、下月的工作计月的工作计划做好初步划做好初步的安排的安排追措施追措施递资料递资料, , 做提做提醒，审资料，醒，审资料，汇工作，分析汇工作，分析工作结果、给工作结果、给出建议，汇总出建议，汇总领导工作结果领导工作结果及工作计划，及工作计划，并下发领导修并下发领导修改完成的工作，改完成

13、的工作，重要事项还要重要事项还要求责任人提交求责任人提交完成目标计划完成目标计划的行动措施并的行动措施并及时提交给领及时提交给领导导追 结 果追 结 果递资料递资料, ,排行排行程、做提醒，程、做提醒，审 资 料 ， 汇审 资 料 ， 汇下 属 工 作 ，下 属 工 作 ，分 析 下 属 工分 析 下 属 工作 结 果 、 给作 结 果 、 给出 自 己 的 建出 自 己 的 建议 ， 汇 总 工议 ， 汇 总 工作 结 果 、 工作 结 果 、 工作 计 划 ，作 计 划 ， 下下发 领 导 的 工发 领 导 的 工作 计 划 、 追作 计 划 、 追踪 措 施 、 及踪 措 施 、 及时 汇 报 ，时 汇 报 ， 并并且 每 天 、 每且 每 天 、 每周 、 每 月 根周 、 每 月 根据 行 动 措 施据 行 动 措 施中 的 关 键 节中 的 关 键 节点 追 踪 阶 段点 追 踪 阶 段性 结 果 及 时性 结 果 及 时汇 报 给 领 导汇 报 给 领 导做 流 程做 流 程把上述过程做把上述过程做成 标 准 化 的成 标 准 化 的“秘书秘书”工作工作流程，让任何流程，让任何一个没有做过一个没有做过的秘书都可以的秘书都可以根据这个流程，根据这个流程，把工作的结果把工作的结果做 到 九 段 。做 到 九 段 。结果意识强化结果意识强化企业与 文化企业与 文化九段秘书