文秘管理与写作(ppt30).pptx

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1、文秘管理与写作【上篇】重点、难点分析第一章 文秘管理引论 文秘管理的主要内容文秘管理的主要内容 文秘管理的原则文秘管理的原则 文秘管理机构设置的原则文秘管理机构设置的原则 文秘管理人员的职业道德修养文秘管理人员的职业道德修养第二章 办公环境和人员管理 办公室环境布置和管理的办公室环境布置和管理的 总体要求总体要求 男性文秘人员的着装要求男性文秘人员的着装要求第三章 公关事务管理 电话接打技巧和要求电话接打技巧和要求 接待事务的程序和要求接待事务的程序和要求内宾接待内宾接待外宾接待外宾接待平时来访接待平时来访接待 第三章 公关事务管理内宾接待的程序要求：内宾接待的程序要求： 了解了解情况情况 制

2、订计划制订计划 接待接待准备准备 迎接客人迎接客人 商定日程商定日程 会见会谈会见会谈 参观访问（选择）参观访问（选择） 送客与总结送客与总结第三章 公关事务管理外宾接待的程序和要求：外宾接待的程序和要求： 接受接受任务任务 了解了解情况情况 制订计划制订计划 接待准备接待准备 迎客迎客 日程日程 拜访拜访 宴请宴请 会见会见 协议协议 游览游览 礼品礼品 送客送客 总结总结第三章 公关事务管理平时来访接待的程序和要求平时来访接待的程序和要求 确认与通报确认与通报陌生来访者陌生来访者熟识来访者熟识来访者 同时到达的来访者同时到达的来访者预约的来访者预约的来访者自称与上司有约者自称与上司有约者没

3、有事先预约的来访者没有事先预约的来访者第三章 公关事务管理挡驾、引见与介绍挡驾、引见与介绍对不想见来访者，挡驾。对不想见来访者，挡驾。对可以见来访者，引领。对可以见来访者，引领。对初次来访者，陪同、介绍。对初次来访者，陪同、介绍。第三章 公关事务管理送客与整理送客与整理原则：原则：送到客人离开视线为止。重送到客人离开视线为止。重要要的的，送至车旁。，送至车旁。及时整理及时整理会客室会客室第三章 公关事务管理应用举例应用举例1 1： 一位重要而性急来访者要求见你的一位重要而性急来访者要求见你的上司，但上司只能在一小时后见他，上司，但上司只能在一小时后见他，或者另订一个日期与客人见面。作或者另订一

4、个日期与客人见面。作为秘书你应该怎样应付这位客人？为秘书你应该怎样应付这位客人？第三章 公关事务管理参考答案要点：参考答案要点： 热情接待，问清来因；热情接待，问清来因； 礼貌地告诉必须等候，问是否愿意等待；礼貌地告诉必须等候，问是否愿意等待； 如愿意等待，提供茶水饮料杂志报纸等；如愿意等待，提供茶水饮料杂志报纸等； 不愿意等，另约时间，或者请其通过信不愿意等，另约时间，或者请其通过信函直接与上司联系；函直接与上司联系； 热情送客，及时向上司汇报。热情送客，及时向上司汇报。 第三章 公关事务管理应用举例应用举例2 2： 王先生是公司的一位重要客户，他在王先生是公司的一位重要客户，他在来访前已经

5、和公司经理约好了会谈的来访前已经和公司经理约好了会谈的时间。可经理因为临时有别的急事要时间。可经理因为临时有别的急事要办突然出去了。假如你作为这家公司办突然出去了。假如你作为这家公司秘书，此时，你会怎么办？秘书，此时，你会怎么办？第三章 公关事务管理参考答案要点：参考答案要点： 热情接待；热情接待； 解释原因，诚恳致谦；解释原因，诚恳致谦； 如经理马上能回时如经理马上能回时 如经理一时不能回如经理一时不能回 经理回来后经理回来后第三章 公关事务管理应用举例应用举例3 3： 国外某公司总经理一行国外某公司总经理一行5 5人，将来人，将来A A公司参观访问，初步洽谈合作意向。公司参观访问，初步洽谈

6、合作意向。A A公司经理办公会议决定由办公室组公司经理办公会议决定由办公室组成一个接待小组负责本次接待工作。成一个接待小组负责本次接待工作。如让你担任这个接待小组的组长，如让你担任这个接待小组的组长，你将如何筹办本次接待工作你将如何筹办本次接待工作? ? 第三章 公关事务管理参考答案要点：参考答案要点： 了解了解情况情况，制订计划，制订计划，做好准备，做好准备 高规格高规格迎迎客客 做好会谈准备做好会谈准备 安排参观、游览，备好礼品，欢安排参观、游览，备好礼品，欢送宾客送宾客第三章 公关事务管理日程安排的概念日程安排的概念记者招待会的组织记者招待会的组织庆典活动的程序和要求庆典活动的程序和要求

7、签约仪式的安排签约仪式的安排第三章 公关事务管理 协调沟通原则协调沟通原则 领导关系协调领导关系协调 员工关系协调员工关系协调第三章 公关事务管理应用举例：应用举例： 王副总经理和李副总经理在激烈争论，王副总经理和李副总经理在激烈争论，张秘书听了一会儿后，当场附和了李张秘书听了一会儿后，当场附和了李副总经理的意见，引起王副总经理的副总经理的意见，引起王副总经理的不悦。该情景涉及到协调工作哪些方不悦。该情景涉及到协调工作哪些方面的内容？如果你是该公司办公室主面的内容？如果你是该公司办公室主任，你将如何处理此事？任，你将如何处理此事？第三章 公关事务管理参考答案要点：参考答案要点： 涉及领导关系的

8、协调问题涉及领导关系的协调问题 肯定张秘书的好意肯定张秘书的好意 告诉张秘书使双方停止争执的方式告诉张秘书使双方停止争执的方式 告诉张秘书注意信息传递的时机告诉张秘书注意信息传递的时机 第四章 会议管理会议的概念会议的概念会前准备的内容和要求会前准备的内容和要求制定会议计划制定会议计划准备会议文书资料准备会议文书资料选择会议场所和准备会场选择会议场所和准备会场拟定议程、程序拟定议程、程序、发送通知发送通知第四章 会议管理会议报到与签到方法会议报到与签到方法会议选举事务的内容会议选举事务的内容第四章 会议管理应用举例应用举例1 1：总公司为了加强和各地分公司的联系，总公司为了加强和各地分公司的联

9、系，及时了解各地的经营情况，决定召开及时了解各地的经营情况，决定召开一次各地分公司经理、财务部长等人一次各地分公司经理、财务部长等人员参加的办公会议。作为总公司的办员参加的办公会议。作为总公司的办公室主任，你受命筹办此次会议，请公室主任，你受命筹办此次会议，请问你应该如何做好本次会议的会前准问你应该如何做好本次会议的会前准备工作？备工作？第四章 会议管理参考答案要点：参考答案要点： 制定会议计划制定会议计划 起草文件材料起草文件材料 选择会场、布置会场、准备会议用品选择会场、布置会场、准备会议用品 拟订议程和程序，发送会议通知拟订议程和程序，发送会议通知 安排好与会人员的接待工作安排好与会人员

10、的接待工作 第四章 会议管理应用举例应用举例2：经过努力，某公司今年顺利实现了经过努力，某公司今年顺利实现了资质升级的目标，为此，公司决定资质升级的目标，为此，公司决定召开隆重的表彰大会，表彰为实现召开隆重的表彰大会，表彰为实现资质升级工作做出贡献的有功人员。资质升级工作做出贡献的有功人员。假如你负责主席台的布置，你会怎假如你负责主席台的布置，你会怎么布置？说说你布置方案。么布置？说说你布置方案。第四章 会议管理参考答案要点：参考答案要点： 会标会标 会徽（徽记）红旗及其他艺术造型会徽（徽记）红旗及其他艺术造型 主席台布置和会场气氛主席台布置和会场气氛第五章 文书资料管理印章的刻制和启用印章的刻制和启用介绍信的概念介绍信的概念公务文书的概念公务文书的概念第五章 文书资料管理发文办理程序和要求发文办理程序和要求电子文件的概念电子文件的概念与与管理方式管理方式归档文件的概念、归档时限和归档文件的概念、归档时限和保管期限、保管期限、归档文件的整理归档文件的整理第六章 信息管理信息的收集、整理、保存信息的收集、整理、保存保密的概念保密的概念信息传递方式方法信息传递方式方法信息保密的内容和要求信息保密的内容和要求信息保密的注意事项信息保密的注意事项 第七章 办公物品管理办公物品订购的依据办公物品订购的依据办公物品的管理与控制办公物品的管理与控制办公自动化系统简介办公自动化系统简介