现代职业秘书实务 第二章 秘书的基本条件.pptx

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1、第二章 秘书的基本条件第一节 从事秘书工作的前提条件秘书是上司的助手，而上司一般都是企业的领导人。只有具备了一定的条件，才能成为企业领导人的助手，做好秘书工作。一、成熟的白领1、职业要求作为秘书，她(他)必须首先是一个成熟的白领，这一点是由秘书工作的性质决定的。秘书在现代企业中的位置如下图：秘书在现代企业中的位置图2、白领成熟的标志v白领成熟的主要标志是精神上的自立。所谓精神自立，就是当他面对自己工作与生活中的问题时，他会用自己的头脑作出判断，想出解决问题的办法，并且自己动手去解决问题。v一个成熟的秘书，要具备相当的社会常识，了解公司的规章制度(各种潜规则)；其次她做事沉着而又灵活，工作踏实，

2、具备相当的责任感强，富于团队精神，能自觉进行自我管理。二、自我管理v由于秘书处于一个关键而又敏感的位置，所以，秘书必须在工作中随时约束自己的行为，自觉地进行自我管理。1、学习管理随时“充电”2、时间管理做好计划3、健康管理身心健康4、感情管理不感情用事，避免办公室恋情5、金钱管理成本管理，个人“理财计划”第二节 从事秘书工作的思想准备秘书新人即刚刚进入秘书工作岗位的秘书从来人员1、工作“简单”2、工作繁重3、待遇较“低”4、工作“清闲”一、适应秘书新人工作的特点二、注重自我提升1、充分发挥主观能动性实用案例：参见书本第11页发挥主观能动性；秘书并不是算盘珠子2、提高工作的含金量v实用案例：参见

3、书本第12页v秘书并不只是一个简单的“传声筒”，在传递信息的过程中，还尽可能地给它增加“附加值”3、充分发挥职务优势v实用案例：参见书本第13-14页v秘书只是秘书，要求秘书是个“百事通”并不现实v在老板征询自己的意见时，用“不知道”来应付，而不是以积极采取措施的态度来回答“我去查一下”或“我去问一下”，则不可原谅4、在“打杂”中创造机会v实用案例：参见书本第14-15页v不仅要有主动积极的精神，还需要勇气第三节 秘书必备的品质一、认真二、诚实三、谦逊四、合群五、宽厚六、自信七、缜密（实用案例）八、有上进心九、幽默风趣实用案例之：缜密v参见书本第18页v对于秘书来说，那种认为以前没有发生过、以

4、后也决不会发生的想法是不负责任的，秘书必须办事缜密，留有余地，事事考虑在先。第四节 秘书必备的能力v一个优秀的秘书，要圆满完成上司交代的工作，她还必须具备高度的理解能力、敏锐的洞察能力、广泛的信息收集能力、优秀的写作能力和出色的交流沟通能力。一、判断能力与执行能力1、能分析问题v实用案例：参见书本第20页v冷静分析，唯一标准是怎么对上司有利就怎么做；2、具备解决问题的常识和经验3、能迅速采取行动二、理解能力与洞察能力v实用案例：参见书本第21页v作为秘书需要有这样准确的判断能力，对自己上司的工作及整个公司的情况有全面而又深刻的了解。如果你能站在上司的角度看问题，那么，你不仅能理解上司对你各项工

5、作的要求，而且能主动提前做好相应的准备工作。三、信息收集能力和写作能力v对于秘书来说，你首先要知道“什么是信息”，只有这样你才能知道哪些是上司现在需要的信息。秘书收集到信息后要把它们写成专题报告，另外还经常要起草一些公司内外的商业文书，比要代替上司起草讲话稿等，所以，写作能力对于秘书来说是不可欠缺的。四、交流沟通能力v处于企业管理神经枢纽中的秘书，在协助上司与各方面进行交流沟通的作用非常重要。一般来说，上司在公司内外都有广泛的人际关系，作为秘书必须了解上司的这些人脉关系，并在这个基础上协助上司与方方面面进行交流沟通。第五节 秘书的仪表一、打扮的基本原则1、保持大众化2、切忌标新立异3、保持蓬勃

6、朝气二、基本的仪表1、发型。秘书最好留短发，短发长度要在肩以上；如果留长发，那在上班时应将长发盘起或扎起。2、化妆。秘书不能素面朝天去上班，但只能化淡妆；口红和指甲油的颜色不能太深。3、饰品。秘书最好不要戴首饰，因为象耳环、戒指、手镯这类东西如果太显眼，在接待客人时，就容易分散客人的注意力，与会见客人所需的宁静气氛不和谐。4、手表。因为秘书工作的时间性很强，所以秘书手表对于秘书是必备的。5、鞋。上班时穿的鞋最好是中跟的，穿着舒适，行走轻便，而且颜色最好是黑色、茶色等稳重的颜色。 三、上班服装C秘书穿什么样的衣服上班，必须考虑以下4个因素：1、是否妨碍工作？如衣袖是否太长？裙子是否太长？用什么料

7、子做的？2、是否舒适？3、是否有口袋？4、是否端庄，能够接待客人？四、举止优雅v秘书在工作中绝对不能出现以下情况：1、坐着时跷起二郎腿。2、说话时盘着胳膊。3、说话时做些摸头发等让对方觉得不专心的动作。4、用一根手指或用下巴指示人或物。5、有意地不回答对方，无视对方的存在。五、健康的生活方式1、保持有规律的生活节奏，做到睡眠充足。2、饮食均衡。3、坚持适当的运动。4、定期做健康体检。5、保持良好的工作姿势。6、保持清洁。7、精神愉快。8、劳逸结合。第六节、秘书的自我调节1、心情舒畅2、释放压力3、情绪管理第七节 秘书的从业要求保密v一、保密的重要性v在这个竞争激烈的商业社会里，一些企业和个人会

8、不择手段地从单位收集情报。秘书在日常工作中会经常看到、听到甚至直接参与处理这类机密，因此，他们往往是一些别有用心的人的重点“公关”对象。在另一方面，现在的秘书大多年轻，社会经验不足，很容易被一些人利用，所以，秘书一定要有一种职业性的警惕性。在公司的所有机密里，人事问题永远是秘中之秘。二、日常保密v秘书在日常工作中应注意以下几点： 1、对于一些机密的事情，不管自己知道不知道，当别人问起你时，你都要回答“不知道”。2、不管是在公共场合还是在家里，都不谈论工作上的事情。3、在谈论一些机密事情时，要根据对方的具体情况来考虑谈话内容的深浅。4、对于那些特别重要的文件，不仅在保管时要注意，而且在销毁时更要

9、注意。三、电子信息保密1、秘书的计算机应该独自使用，打印机密材料时要人不离机，不经本人或上司批准，别人不得使用。2、凡是涉及重要机密内容的计算机，一律不得上网。3、邮箱密码的设置要绝对保密，最好是设置不易被破译的“数字+字母”的密码。4、对输入计算机内的机密信息采取隐藏措施，不要安装借来的程序。5、安装防病毒反“黑客”的“防火墙”，并注意升级换代。6、对装有机密信息软盘的盒子或箱子采取加锁等安全措施。7、携带笔记本电脑外出时，务必做到包不离身。四、保密不是封闭v作为职业秘书，必须有一种职业警惕性，但也不能草木皆兵。比如，当客人起身告辞时，随便问了一句：“请问你们老总住在什么地方？”对于这个问题，你该怎样回答？“对不起，事关机密，无可奉告。”如果你这样回答，从保密的角度来看，的确无可非议。但是，因为像这种级别的信息可以说是公开的秘密，对方可从许多渠能知道，所以，你这种保密，就没有什么实际意义了。v学会如何说“不”第八节 领导人选择秘书的标准三心一、看着舒心二、感到放心三、用着省心1.经验丰富2.身心健康