行政助理培训---第一二章.pptx

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1、行政助理培训课程教师 ： 王 俊 婷电话：15929807901邮箱：选课的原因 A、就业需要 B、考虑到考研或公务员考试 C、从众心理行政管理职位现状描述行政管理职位现状描述 一、职责：一、职责： （一）日常管理工作 （二）公文制定 （三）日常商务谈判 （四）组织会议，并完成会议纪要工作 （五）协调公司内部各部门机构和外部机构关系 二、要求：二、要求： （一）中文、行政管理、企管等专业 （二）会使用办公软件，文件资料管理和信息档案管理 （三）起草文件、合同和其他文字资料 （四）有会议组织思想和高效率的组织方法 三、薪资三、薪资 约为20003000人民币 四、晋升空间四、晋升空间行政助理行政

2、事务主管行政部经理行政总监公司结构图董事会总经理行政部行政秘书档案员财务部会计第一章第一章 行政部职责描述行政部职责描述第一节 行政部职能和工作目标一、行政部职能一、行政部职能 （一）参谋职能 （二）沟通和协调职能 （三）行政事务处理 （四）后勤保障 （五）监督控制 二、行政部目标二、行政部目标 （一）积极配合企业领导进行决策的制定、落实与督办 （二）沟通协调企业各部门间的工作 （三）信息的收集 （四）日常事务的管理工作 （五）树立企业良好形象第二节第二节 工作职责工作职责 一、部门工作职责 （一）日常办公事务管理：会议的组织、协调等 （二）办公用品及设备管理 （三）文书资料管理 （四）车辆管

3、理 （五）后勤保障 （六）涉外事务管理等 二、岗位工作职责总经理行政总监行政部经理行政事务主管行政秘书档案管理员行政后勤主管法律事务主管第二章 行政部组织管理第一节 工作目标与工作事项目标:建立规范、高效、便于管理的行政办公组织事项一：组织结构设计事项二：行政管理规章制度建设 一、组织结构设计一、组织结构设计（一）相关概念（一）相关概念 1、组织组织： 巴纳德认为组织是有意识地对人的活动或力量进行协调的关系，是两个以上人的自觉协作的活动和力量组成的一个体系。 组织是一个协作系统，这个系统由许多人组成，这些人只有在一定的相互作 用的社会关系下，同其他人协作才能发挥作用。 2、行政组织：行政组织：

4、 行使国家权力，管理国家行政事务和社会公共事务的机构体系。 企业行政组织是指具体实施生产经营决策的执行组织。 3、组织结构：组织结构： 指组织成员按照专业化分工为实现组织目标而形成的垂直、横向等各种联系状态。 4、组织结构设计：、组织结构设计： 指以企业组织结构为核心的组织系统的整体设计工作 （二）组织结构设计的依据和目的（二）组织结构设计的依据和目的 1、依据：企业的总体战略目标： 行政部职能和目标 2、目的：设计出符合本企业的行政组织 （三）设计内容（三）设计内容 1、基本内容 （1）职务设计职务设计： 即对现有职务的认定、修改或产生新的职务。 指在对企业目标进行分解的基础上，确定和设计组

5、织内的不同岗位及其所需的人员数量，每个岗位人员应当承担的责任、需要完成的任务及应当具备的基本素质条件。 （2）群体设计群体设计： 群体设计的两个阶段：第一阶段、把整个组织中的工作流程、任务和有关人员的关系绘制出来，分析任务、人员与工作流程的相关性；第二阶段、任务和人员构成活动区，搞清活动区之间的联结关系，确定执行任务的活动组，这种活动组构成各种群体。 (3)结构设计 结构设计时的6点要求： 明晰、经济、效能、决策迅速有效、稳定性和适应性、自我更新。 2、主要内容： （1）组织层次和管理幅度组织层次和管理幅度 组织层次组织层次： 从最高的直接主管到最低的基层具体工作人员之间形成的层次数。 管理幅

6、度管理幅度： 组织中上级领导着直接有效地指挥和领导下属的数量。 (2)部门划分部门划分 指对企业的整体行政办公工作内容进行细致的分析和合理明确的分类，并在此基础上进行科学综合。目的在于确定企业行政办公组织中各项任务的分配原则与责任的归属，以求分工合理、职责分明，有效地完成企业目标。 二、行政办公工作程序设计 指对行政办公工作程序的规划，以及对既有工作程序的分析、改进和调整、更新。 （一）设计要求： 1、简单，便于管理 2、分工明确，有效利用专门人员 3、使流程最佳化 4、避免工作重复 5、避免耗费精力的活动 6、尽可能的在执行规章制度时没有例外 7、避免不必要的审查批复 8、程序灵活，易于调整

7、 9、合理划分职责，每件事有专人负责 10、连续管理 11、利用企业设备，采用最好的操作程序 12、文件性的工作应限制到最少 13、有效利用“例外原则” “ 例外原则”是泰罗的科学管理的主要原则之一。 即企业的高级管理人员把例行的一般事务授权给下级管理人员处理，而自己只保留对例外事项的决策权。如重大的企业战略问题和重要的人员更替问题等。这样,既能保证稳定性的正常管理工作,又能应付特殊性的例外管理工作。 （二）设计步骤明确目的，制定计划调查研究分析评价既有程序规划新程序评价新程序方案 三、行政管理规章制度建设 规章制度是一个企业正常运行的有力保障，制定的合理与否，是否可行，直接影响了行政管理水平的提高、企业经营目标和经济效益的实现。 首先首先要根据企业的整体组织结构，在借鉴同行业其他企业相关制度和做法的基础上，结合本企业的实际需要进行综合分析，拟定规章制度的条文，形成制度草案。 随后随后，将形成的草案交给制度相关部门或一定范围的群众讨论，征求意见后，根据讨论结果和意见进行分析、修改和完善。 最终最终形成正式的规章制度条文，提交主管领导审批后颁发执行。辅导员学习委员体育委员生活委员宣传委员班长思考思考： 1、如何理解正式组织和非正式组织的关系？ 2、行政组织结构的形式及其优缺点。非常谢谢各位同学耐心地倾听和学习